Desde servicios de transporte por camión, ingeniería, Millwright y diseño hasta equipos de manipulación de materiales, la empresa familiar Mid-States Companies lo tiene y lo hace todo. La prolífica empresa de construcción abrió su primera compañía -Mid-States Millwright & Builders- en 2001, y con el tiempo la empresa creció hasta tener 12 compañías, todas ellas con sede en Nevada, Iowa.

En agosto de 2020, una destructiva tormenta azotó Iowa y otros estados del Medio Oeste, provocando un aumento de la carga de trabajo de Mid-States Companies de más del 50%. El evento destructivo causó 11.900 millones de dólares en daños, incluyendo la inundación de 90.000 millas cuadradas de tierras agrícolas; la nivelación de silos de grano, instalaciones de almacenamiento de heno y graneros; y la destrucción de equipos agrícolas por valor de millones de dólares.

"Hubo que reconstruirlo todo rápidamente. De repente, teníamos todo este trabajo por hacer", dice el Director Financiero de Mid-States, Andrew Pistorius.

La capacidad de Mid-States para realizar este trabajo crítico de forma rápida y eficiente se veía obstaculizada por su dependencia durante décadas de QuickBooks y JobBOSS, un software de gestión de talleres y una solución ERP de fabricación. Las ineficiencias de los sistemas se hicieron evidentes tras la devastadora tormenta, lo que obligó al equipo de Mid-States a reconocer su necesidad de una plataforma de construcción moderna basada en la nube (con funciones de inventario) que pudiera gestionar sus crecientes requisitos.

¿La plataforma que encontraron? Acumatica.

Comprender los retos de las empresas medianas antes de Acumatica

La misión de Mid-States es anticiparse, reconocer y superar las expectativas de sus clientes, respaldada por un firme compromiso de establecer relaciones de trabajo profesionales con cada uno de ellos. Este compromiso se extiende a los miembros de la comunidad que quizá no puedan permitirse sus servicios. Por eso, cuando se revelaron las amplias consecuencias de la tormenta, Mid-States dio un paso al frente para ayudar.

Pero había una trampa: este reto era mayor que cualquier otro que hubieran afrontado antes.

"Para nosotros fue un momento catalizador en el que tuvimos que ingeniárnoslas para hacer más trabajo del que habíamos hecho nunca", afirma Pistorius.

Para garantizar el éxito, Mid-States decidió que era necesario aprovechar diferentes estrategias. Además de las nuevas estrategias laborales y la revisión de las relaciones con los subcontratistas, la empresa también determinó que necesitaba transformar digitalmente sus operaciones para reducir su dependencia de QuickBooks, hojas de cálculo y JobBOSS.

Por ejemplo, los empleados de Mid-States dedicaban muchas horas al día a crear hojas de cálculo y calcular costes antes de dedicar otro día a crear una oferta. La información relativa a estos costes y ofertas se almacenaba en los ordenadores de los empleados, y cuando se realizaban cambios en la información, había que actualizar las hojas de cálculo y enviar correos electrónicos comunicando los cambios.

"Se basaba mucho en las personas, no en los procesos", afirma Pistorius.

El problema de Mid-States con QuickBooks y JobBOSS también incluía la falta de funcionalidad de los sistemas:

• • Programación de proyectos
  • Seguimiento del cumplimiento
  • Autoservicio (sólo un contable externo tenía acceso a los datos)
  • Datos y capacidad de análisis
  • Visibilidad operativa
  • Personalizaciones asequibles (por ejemplo, informes personalizados)
  • Cálculo del coste del trabajo
  • Automatización
  • Excepciones en la fabricación

"Tuvimos muchos problemas", dice Pistorius. "Probablemente más de los que sabíamos".

Convertirse en una empresa diferente con Acumatica

El viaje de transformación digital de Mid-States comenzó con la búsqueda del mejor software de construcción que se adaptara a sus necesidades únicas.

De entre muchas opciones de ERP, Mid-States decidió que estaba entre Sage Intacct y Acumatica. Una evaluación exhaustiva de los dos sistemas competidores reveló que la funcionalidad de inventario de Sage y las tarifas de licencia por usuario no eran lo que Mid-States necesitaba, mientras que el completo software de construcción de Acumatica, los módulos integrados (en concreto, Inventario, Nómina y Retención) y las aplicaciones de terceros satisfacían mejor sus necesidades.

"Cuanto más estudiaba Acumatica y cómo funcionaba, más seguro estaba de que nos serviría", afirma Pistorius. Y resulta que su confianza mereció la pena.

Con Acumatica, Pistorius puede ejecutar informes al instante sobre cualquiera de sus 12 entidades operativas. "Ahora puedo pulsar un botón y ejecutar esas finanzas consolidadas".

El seguimiento de las oportunidades y las ventas en tiempo real, el aumento del conocimiento de la marca y los formularios personalizados para los clientes son ventajas adicionales que cambian las reglas del juego, al igual que la flexibilidad y la funcionalidad de código bajo de Acumatica. De hecho, Pistorius afirma que, aunque no es programador, ha encontrado muchas formas de personalizar Acumatica él mismo, como configurar un programa de automatización para enviar por correo electrónico un informe diario a los gestores de proyectos para que lo revisen. También creó docenas de formularios personalizados para ahorrar tiempo en el servicio de campo (y en otras operaciones específicas de Mid-State) que se pueden utilizar en Acumatica.

"Desde el punto de vista de la recopilación de datos, lo más importante es poder disponer de una aplicación sencilla en la que los trabajadores sobre el terreno puedan hacer clic, ir a un lugar, introducir los formularios y cargarlos", explica Pistorius. "A medida que hemos ido creciendo como organización, la capacidad de distribuir los datos a la persona adecuada en el momento adecuado ha sido realmente beneficiosa".

Acumatica: sólo un paso por la superficie

El año siguiente a la gran tormenta de 2020, los ingresos de Mid-States aumentaron un 50%. Este crecimiento tan importante empujó a la empresa a asegurarse un sistema de gestión empresarial moderno y conectado que pudiera agilizar sus operaciones multiempresa y convertirla en una organización más basada en procesos con capacidad para escalar en función de la evolución de sus necesidades.

Según Pistorius, Acumatica fue la elección correcta, pero reconoce que él y su equipo apenas están arañando la superficie de lo que el sistema puede hacer por ellos.

"Hemos dado pasos increíbles en poco más de dos años", afirma Pistorius. "El concepto de transformación digital del que Acumatica ha hablado a lo largo de los años está transformando realmente nuestro negocio. Lo que ocurre es que la mayoría de las transformaciones no ocurren en un instante. Ocurren a lo largo de toda una vida. Y por eso, lo que me entusiasma es que el producto hasta este punto ha sido lo suficientemente flexible como para recorrer el camino de la transformación."

Embarcarse en un viaje de transformación digital es una gran decisión, pero los beneficios, como los experimentados por Mid-States, hacen que el viaje merezca la pena. Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para saber cómo podemos ayudar a su empresa a prosperar y a hacerlo en sus propios términos.