Estrategias modernas de ERP de nóminas que su equipo de contabilidad necesita

Tanto si su pequeña o mediana empresa tiene dos como 200 empleados, las nóminas pueden ser complejas y llevar mucho tiempo. Las responsabilidades de su equipo de contabilidad cambian constantemente a medida que los empleados entran y salen y que cambian los requisitos fiscales. Por eso, la gestión de procesos de nóminas complejos requiere una solución de nóminas eficaz.

Algunas pymes confían sus necesidades de nóminas a proveedores de servicios externos, mientras que otras confían en la tecnología interna. Otra opción es un sistema de administración de nóminas que funcione con un software de planificación de recursos empresariales (ERP) basado en la nube.

Hoy veremos qué es un sistema de gestión de nóminas y por qué es importante para las pequeñas y medianas empresas (PYME). También hablaremos de las ventajas de utilizar un software de gestión de nóminas con una solución ERP. Por último, hablaremos de lo que hay que tener en cuenta al comparar las opciones de sistemas ERP de gestión de nóminas.

¿Qué es un sistema de gestión de nóminas y por qué es importante para las PYME?

Un sistema de gestión de nóminas, o software de nóminas, ayuda a las empresas a gestionar sus necesidades de nóminas. Esto incluye la recopilación de información de los empleados, el seguimiento del tiempo, el cálculo de la paga y la determinación de las deducciones. También aplica prestaciones, retiene impuestos, ajusta cuentas y elabora informes. A diferencia del procesamiento manual de nóminas, un sistema de gestión de nóminas automatiza y agiliza estas tareas con las siguientes características clave:

• Control de presencia
• Depósito directo
• Declaración de la renta
• Informes de nóminas
• Gestión de gastos e indemnizaciones
• Autoservicio del empleado

La implantación de un nuevo sistema de gestión de nóminas puede llevar tan sólo 30 días a las pequeñas empresas. Para empresas más grandes, puede llevar hasta 3 meses. Las personalizaciones, las integraciones solicitadas y la falta de apoyo de los miembros del equipo pueden ralentizar el proceso.

Implantar un sistema de gestión de nóminas puede ser costoso y requerir mucho tiempo. Sin embargo, ayuda a garantizar que la empresa pague a los empleados con rapidez y precisión. Además, el software ERP de nóminas gestiona los requisitos de cumplimiento, las deducciones fiscales y los pagos automáticos. Esto reduce los errores, aumenta la eficiencia y ayuda a su pequeña empresa a competir con empresas más grandes.

Diferencias entre el tratamiento manual y el tratamiento automatizado de las nóminas

¿Cuáles son las ventajas de integrar un software de gestión de nóminas con una solución ERP en la nube?

Una solución de nóminas independiente ofrece muchas ventajas. Sin embargo, un sistema de gestión de nóminas que funcione con una solución ERP basada en la nube ofrece aún más ventajas.

Una solución ERP actúa como repositorio central de los datos de toda la empresa. Estos datos son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento. También se sincronizan y comparten en tiempo real con todos los departamentos.

Esto garantiza que todo el mundo disponga de la misma información precisa. Un sistema unificado de gestión de nóminas y una solución ERP en la nube proporcionan a su equipo de contabilidad datos precisos sobre nóminas, finanzas y operaciones. Pueden acceder a esta información desde una única fuente fiable.

Sus empleados se beneficiarán de los procesos de nómina automatizados. Esto les facilita el trabajo y les ahorra mucho tiempo. Pueden emplear este tiempo en actividades que ayuden al crecimiento de la empresa.
Este ahorro de tiempo sería una buena razón para invertir en funciones de nómina en una solución ERP. Sin embargo, hay aún más beneficios.

Gestión de recursos y mano de obra

Muchas empresas de todo el mundo se enfrentan a una grave escasez de mano de obra. Les resulta difícil seguir abiertas con menos empleados.

Es posible que se enfrente a escasez de mano de obra en estos momentos. La buena noticia es que el software de gestión de nóminas basado en ERP puede ayudarle. Proporciona una plataforma y un panel de control únicos. Desde allí puede gestionar todas sus necesidades de recursos laborales.

Usted y su equipo de contabilidad verán cuántos empleados están disponibles para proyectos y tareas. Podrá supervisar y ajustar fácilmente la asignación de recursos a medida que cambien sus necesidades y su disponibilidad.

Nómina de los empleados

Para los empleados, recibir una nómina a tiempo -y correcta- es fundamental, pero es igual de importante para su empresa. Los errores de pago o deducción hacen que su equipo se detenga para solucionar el problema. Esto provoca retrasos, trabajo extra y empleados descontentos.

La gestión de la nómina, el tiempo libre y los seguros de cada empleado con procesos automatizados de ERP de nóminas garantiza la precisión necesaria. También reduce las tareas manuales y repetitivas, lo que aumenta la productividad de su equipo.

Acceso seguro a las carteras de los equipos

Los registros de los empleados incluyen direcciones personales, información de contacto, documentos de identidad y mucho más. De usted depende mantener esta información confidencial a salvo de agentes malintencionados. Las estrategias adecuadas de ERP de nóminas y el software moderno de gestión de nóminas proporcionan funciones de seguridad críticas, pero le permiten acceder fácilmente a los registros de los empleados cuando sea necesario.

Qué buscar en un sistema ERP de nóminas

Existen varias opciones de software de nóminas. El reto consiste en determinar cuál satisfará las necesidades específicas de su sector. Al evaluar cuidadosamente cada opción, asegúrese de buscar las siguientes características imprescindibles.

• Gestión de impuestos: En Estados Unidos existen diversos impuestos federales, estatales y locales. Los impuestos son aún más variados para las PYMES que operan en distintos países.
  Cumplir las normas gubernamentales y las leyes sobre nóminas requiere esfuerzo. Sin embargo, el software ERP de nóminas puede ayudar. Agiliza y automatiza la declaración de impuestos. También proporciona actualizaciones fiscales sin necesidad de descargas manuales.

• Gestión y administración de salarios y prestaciones: El seguimiento de los sueldos, salarios y prestaciones es casi tan difícil como la gestión de los impuestos. Los sistemas ERP modernos de gestión de nóminas deben proporcionar información sobre sueldos, salarios y prestaciones en una solución conectada. Esta información debe ser de fácil acceso siempre que la necesite y esté donde esté.

• Gestión del gasto operativo: El gasto operativo (u Opex) es la cantidad de dinero que su empresa gasta cada día para mantener las operaciones. Esto incluye la cantidad que paga a sus empleados. Para que pueda gestionar los costes con eficacia, su nueva solución ERP debe reunir toda la información de Opex en un repositorio de acceso rápido y fácil comprensión.

• Informes y análisis: Las buenas estrategias de ERP de nóminas le ayudan a informar y analizar los datos de nóminas. Esto permite tomar decisiones rápidas e inteligentes. La solución ERP en la nube que elijas debe tener pantallas de consulta fáciles de usar y funciones de generación de informes sencillas y listas para usar.

Elegir Acumatica Payroll

El equipo de Fisher Brother Exteriors decidió que Acumatica Pay roll era el software de nóminas ERP para sus necesidades de nóminas en evolución. Dice Sam Fisher: "Con Acumatica Payroll, el procesamiento se agiliza de principio a fin, y tenemos acceso a los costes laborales en tiempo real como parte del cálculo de costes del trabajo para tomar decisiones inteligentes y estratégicas."

Acumatica Payroll elimina el riesgo de tener que confiar en proveedores externos de servicios de nóminas y, si elige una licencia basada en la nube, también elimina los costes de mantener hardware interno dedicado a las nóminas. El sistema ERP en la nube de Acumatica puede ayudarle a controlar los costes, gestionar la valiosa información de los empleados y procesar sin problemas las nóminas con acceso a datos detallados de GL y proyectos.

Acumatica Payroll también elimina muchos puntos problemáticos de las nóminas, como la introducción de datos por duplicado, los sistemas desconectados y el complejo registro del tiempo con la ayuda de las siguientes funciones clave:

• Grupos salariales
• Clases de empleados
• Tipos impositivos
• Atributos de la nómina
• Códigos de tipo de ganancia
• Normas sobre horas extraordinarias
• Deducciones y prestaciones
• Informes y cuadros de mando

Acumatica Payroll ofrece aún más funciones clave, y nuestro equipo de expertos estará encantado de responder a cualquier pregunta relacionada con la gestión del sistema de nóminas o de programar una demostración.

Si no está seguro de estar listo para implementar estrategias modernas de ERP de nómina con una solución como Acumatica, entonces descargue una copia gratuita de nuestro eBook, "¿Su solución de nómina actual satisface las necesidades de su empresa?" Es una lectura rápida e informativa sobre las ventajas de utilizar un software de gestión de nóminas basado en ERP.

Preguntas frecuentes

¿Puede un sistema de gestión de nóminas integrarse con otros programas informáticos de recursos humanos y contabilidad?

Cuando su sistema de nóminas de empleados funciona con una solución ERP completa, se conecta con las aplicaciones de RRHH y contabilidad del ERP. La información de cada aplicación fluye hacia el ERP y proporciona acceso a cualquier empleado (en función de los permisos). Los sistemas independientes de gestión de nóminas a menudo pueden funcionar con aplicaciones de terceros. Sin embargo, esto depende de la solución que elijas.

¿Puede un sistema de gestión de nóminas procesar las nóminas de empresas de distintos tamaños y sectores?

Con Acumatica, empresas de todos los tamaños y sectores pueden gestionar el procesamiento de sus nóminas de forma sencilla y eficaz.

¿En qué medida puede una empresa personalizar un sistema de gestión de nóminas para adaptarlo a sus necesidades específicas? ¿De qué tipo de asistencia y formación se dispone para utilizar el sistema?

Las opciones de bajo código y sin código de Acumatica le permiten personalizar fácilmente su sistema de gestión de nóminas. No necesita que los desarrolladores tradicionales escriban código por usted.

Puede utilizar herramientas de arrastrar y soltar y generación automática de código para diseñar, desarrollar y mejorar aplicaciones. También obtendrá ayuda de su socio experto en implementación de Acumatica. Trabajan con usted antes, durante y después de la implementación.

Su socio está siempre disponible para ofrecerle formación y asistencia. También puede utilizar nuestra Acumatica Open University gratuita. Cuenta con cursos, herramientas y recursos para el aprendizaje continuo.

¿Qué medidas de seguridad se aplican para proteger los datos sensibles de las nóminas?

Las amplias medidas de seguridad de Acumatica están diseñadas para proteger los datos confidenciales de las nóminas. Por ejemplo, los datos de cada suscriptor se almacenan en una base de datos independiente, todos los datos se almacenan en los servidores de Acumatica y todas las transmisiones de datos se cifran mediante tecnologías SSL. El sistema de detección de intrusiones (IDS) de Acumatica detecta cualquier intento de comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de sus datos, o de eludir los controles de seguridad.

Para obtener más información sobre cómo Acumatica supervisa el entorno y garantiza la protección frente a virus, el control del nivel de acceso de los usuarios, la protección frente a amenazas físicas y ambientales, y qué hacer si se produce una infracción/incidente de seguridad, vaya a Preguntas frecuentes sobre Acumatica SaaS.

Más información sobre Acumatica Payroll