Martes técnico: Contabilidad de partes de horas para proyectos en el sistema ERP en la nube de Acumatica

Los usuarios del ERP en la nube de Acumatica disponen de opciones para gestionar la contabilidad de sus tarjetas de tiempo para proyectos. La publicación del Martes Técnico de hoy analizará las ventajas de los diferentes métodos, cada uno de los cuales depende de la implementación de la nómina y de los requisitos de los informes.

Acumatica cloud ERP ofrece diferentes opciones de contabilización de tarjetas de tiempo. Esto permite a los clientes transferir gastos a los proyectos y contabilizar adecuadamente las actividades registradas en las tarjetas de tiempo.

Los clientes que utilizan tarjetas de tiempo tienen diferentes implementaciones de nómina y requisitos de informes que influyen en la opción de implementación más adecuada para un negocio específico. Este artículo está diseñado para ayudar a comprender los beneficios de las diferentes opciones de contabilización:

• Contabilizar transacciones en el libro mayor y el proyecto
• Contabilizar transacciones solo en el proyecto
• No contabilizar ninguna transacción

Consideraciones de nómina e informes

Los datos de las tarjetas de tiempo pueden utilizarse para nóminas, facturación de proyectos, seguimiento de presupuestos e informes. En función de sus necesidades, puede configurar Acumatica logiciel infonuagique ERP para contabilizar transacciones en el libro mayor y en los módulos de proyectos.

Situación 1: Su empresa utiliza tarjetas de tiempo de los empleados para enviar las horas al sistema de nómina, de modo que los trabajadores por horas reciban el pago por las horas trabajadas. Esto requiere que la información de la tarjeta de tiempo se contabilice en el libro mayor.

Situación 2: Su empresa utiliza tarjetas de tiempo de los empleados para registrar las horas trabajadas en un proyecto con fines de facturación. Esto requiere que la información de la tarjeta de tiempo se transfiera al proyecto.

Situación 3: Sus informes financieros requieren dividir los salarios de la nómina en costo de bienes vendidos (directamente relacionado con los ingresos) y gastos generales. Esto se puede lograr mediante la contabilización en el libro mayor o en el módulo de proyectos.

Situación 4: Su empresa requiere que los empleados registren las horas dedicadas a proyectos y las horas de gastos generales para producir informes detallados que describan la proporción de tiempo trabajado en proyectos frente al tiempo de gastos generales. Esto requiere que la información detallada de la tarjeta de tiempo se transfiera a los motores de informes a través del libro mayor.

Implementación y beneficios de la contabilización en el libro mayor y el proyecto

Contabilice las transacciones en el libro mayor cuando necesite enviar datos de tarjetas de tiempo a la nómina o cuando necesite informes financieros que separen las horas de proyecto de las horas que no son de proyecto.

Este escenario se implementa en los datos de SalesDemo que puede descargar como una instantánea en el portal de Acumatica. Las secciones siguientes describen los detalles de la configuración de este escenario tal como aparece en los datos de demostración.

Preferencias de tarjetas de tiempo

En la configuración de informes de tiempo, seleccione la opción de contabilización: Contabilizar transacciones de PM y GL, como se muestra.

Esta opción hace que el sistema cree transacciones en el libro mayor cuando se especifica un proyecto en una actividad de tiempo. También se creará una transacción de proyecto si el código del libro mayor se asigna a un grupo de cuentas de proyecto.

Preferencias de proyecto

Dentro de las preferencias de proyecto, puede establecer el origen de la cuenta para las transacciones de débito (cuenta de gastos) y crédito (cuenta de devengo) para las transacciones del proyecto. Esta configuración le indica al sistema de dónde obtener las cuentas de débito y crédito para cada transacción de tarjeta de tiempo.

Dentro de los datos de SalesDemo, la opción de elemento de mano de obra está seleccionada tanto para la cuenta de gastos (gasto) como para el devengo de gastos (pasivo).

La selección de Elemento de Mano de Obra ofrece más flexibilidad que las otras opciones (Proyecto, Tarea de Proyecto, Empleado) porque se pueden introducir diferentes tipos de ingresos en una tarjeta de tiempo y asignarlos a diferentes (artículos no inventariables).

Artículo no inventariable

Cuando el origen de la cuenta de gastos en la pantalla de Preferencias de Proyecto se establece en Elemento de Mano de Obra, el sistema toma las cuentas de la pestaña Cuentas GL en la pantalla Artículos no inventariables.

Al introducir un elemento de mano de obra, la cuenta de gastos debe configurarse como una cuenta de gastos vinculada a un grupo de cuentas de proyecto. Si no está vinculada a un grupo de cuentas de proyecto, el sistema generará un error al liberar la transacción. La cuenta de gastos acumulados puede configurarse como una cuenta de pasivo que registra los salarios devengados pero no pagados. Si la cuenta de gastos acumulados no está vinculada a un grupo de cuentas de proyecto, la cuenta de crédito se creará para el asiento contable, pero no en el proyecto.

Notas importantes de contabilización:

• Las entradas de partes de horas que hacen referencia al código de no proyecto ('X' en SalesDemo) no crean entradas de proyecto ni entradas en el libro mayor.
• Las cuentas vinculadas a un grupo de cuentas crearán una transacción de proyecto. Si las cuentas no están vinculadas a un grupo de cuentas, no se creará una transacción de proyecto.
  • La cuenta de gastos (débito) debe definirse en un grupo de cuentas o se producirá un error.
  • La cuenta de pasivo (crédito) puede o no estar definida en un grupo de cuentas.
• Los partes de horas contienen varias actividades de tiempo diferentes. Cada actividad de tiempo se utiliza para crear transacciones de proyecto. Los costos se recuperan de la tabla de Tasas de Costos Laborales cuando se libera la actividad.

Diagrama de flujo para la entrada de actividad de parte de horas:

Gastos acumulados con Nómina

Los importes de los gastos acumulados deben revertirse después de ejecutar la nómina; de lo contrario, la cuenta de pasivo seguirá creciendo y los gastos salariales se sobreestimarán (como ocurrió durante años en SalesDemo). A continuación, se presentan posibles estrategias para revertir la información de la cuenta de acumulación.

1. Modifique los asientos de diario recibidos de su sistema de nómina. Consulte el ejemplo en el Apéndice 1 sobre cómo hacerlo.
2. Cree una Asignación de GL para debitar Salarios por Pagar y acreditar Salarios cuando la nómina se complete y se contabilice en el libro mayor. Esto automatiza el proceso descrito en la primera estrategia. Consulte el Apéndice 2 para obtener detalles sobre cómo crear esta asignación de GL.
3. Configure la cuenta de gastos acumulados del artículo no inventariable igual a la cuenta de gastos. Esto hace que la transacción sea neta cero para el GL, pero seguirá enviando la transacción al módulo de proyectos. Con este método, debe crear una asignación de proyecto para generar transacciones que reflejen los costos en un proyecto. La creación de esta asignación no se cubre en este artículo.

Beneficios de contabilizar las entradas de partes de horas en el libro mayor

Beneficio: COGS versus salarios de gastos generales

Al contabilizar en el libro mayor, sus entradas de partes de horas están disponibles para informes financieros. Esto le permite dividir fácilmente la mano de obra entre el costo de los bienes vendidos y los gastos generales de operación, como se ilustra a continuación.

El segmento del informe de pérdidas y ganancias anterior ilustra:

1. Los datos de los partes de horas que contienen un código de proyecto y se contabilizan en el libro mayor se colocan automáticamente en el área de costo de los bienes vendidos para reducir las ganancias brutas.
2. Los datos de nómina se colocan debajo de la línea de beneficio bruto. Como se discutió, debe implementar una estrategia para revertir la nómina del COGS y evitar la doble contabilización.

Beneficio: Tiempo de proyecto del empleado

Puede configurar el sistema para recopilar informes de productividad e informes que muestren las relaciones entre el tiempo de proyecto y el tiempo de no proyecto.

Realice lo siguiente para configurar esto en SalesDemo:

1. En las preferencias del proyecto, configure la fuente de la cuenta de gastos en proyecto.

Sugerencia: Si necesita usar las entradas del artículo de inventario, puede usar tipos de ingresos para anular el artículo de inventario predeterminado para todos los empleados que ingresan partes de horas. Esto permite a los empleados ingresar un tipo de ingreso para el tiempo de no proyecto, lo que establece los códigos de cuenta apropiados.

2. Cree un proyecto para gastos generales – configure las cuentas de GL en el proyecto.

3. Al introducir los datos, no seleccione el código de no proyecto para el proyecto, sino el proyecto de gastos generales.

4. Con el sistema configurado de esta forma, puede crear fácilmente informes para calcular los ratios de productividad utilizando consultas genéricas o el gestor de informes analíticos. Las consultas genéricas tienen acceso a la cantidad si desea comparar horas, mientras que la herramienta ARM sólo tiene acceso a los balances financieros.

Ventaja: Exportación de datos a la nómina

Además de las ventajas que supone para la elaboración de informes y el seguimiento, la contabilización en el libro mayor le permite exportar un archivo con las horas de los empleados a su sistema de nóminas. Esto permite pagar a los empleados las horas aprobadas en su tarjeta horaria.

Los detalles de la creación de este archivo de exportación no se incluyen en este artículo.

Aplicación y ventajas de la contabilización sólo en el proyecto

Acumatica también proporciona una opción para contabilizar información en el proyecto sin crear transacciones de diario. Esto resulta útil cuando necesita utilizar datos de tarjetas de tiempo para la facturación y la generación de informes dentro de los proyectos, pero desea simplificar y reducir la cantidad de entradas en el libro mayor.

Las secciones siguientes describen el escenario de configuración simple.

Grupos de cuentas

Cree un grupo de cuentas con el tipo Fuera de Balance, para poder contabilizar transacciones de tarjetas de tiempo sin tener una transacción correspondiente en el Libro Mayor.

Marque la casilla de gastos para que las entradas de tiempo puedan vincularse a la línea presupuestaria de costes de mano de obra.

Preferencias de tarjetas de tiempo

Después de crear el grupo de cuentas para gastos, utilice la Configuración de informes de tiempos para establecer la Opción de contabilización:

La opción Contabilizar MP en grupo de cuentas de orden hace que el sistema cree operaciones de proyecto sin afectar al libro mayor.

Establezca el Grupo de cuentas fuera de balance en el grupo de cuentas que desee utilizar para los gastos. Este será el grupo de cuentas que se utilizará para la asignación y facturación.

Normas de asignación y facturación

El nuevo grupo de cuentas creado será utilizado por las reglas de asignación y facturación. Para demostrarlo, he modificado algunas de las reglas existentes en los datos de SalesDemo.

Ejemplo de regla de facturación.

He añadido un nuevo paso ID a la regla de facturación TM existente. Este paso hace lo mismo que el paso de trabajo 20 existente, excepto que utiliza un grupo de cuentas diferente.

Ejemplo de regla de asignación.

He actualizado la regla de asignación TMR existente ampliando la selección del grupo de cuentas de LABOR para incluir una serie de grupos de cuentas.

SUGERENCIA: Al seleccionar el nombre del grupo de cuentas que está alfabéticamente cerca, mi trabajo se simplificó en gran medida.

Probar la solución

Después de la configuración sencilla, cree un nuevo proyecto que utilice una de las reglas de asignación o facturación que impliquen al grupo de cuentas de orden y contabilice en él una ficha de tiempo.

Cree un proyecto sencillo sin presupuesto:

Introduzca y libere tiempo para el proyecto:

Ver la pestaña de saldos del proyecto:

El gasto se calcula en función del costo introducido en la pantalla de Tasas de Costo de Mano de Obra. Puedo acceder a los detalles de la transacción del proyecto y ver que no se ha creado ninguna transacción en el libro mayor. Esto nos permite crear un presupuesto y un evento de facturación para nuestro proyecto sin afectar el libro mayor.

Ejecute el proyecto para obtener una factura basada en la regla de facturación que creé. Al liberarse, la factura crea una transacción de diario para los ingresos por ventas y las cuentas por cobrar. El costo de mano de obra en el libro mayor es cero porque todos los costos de mano de obra se registran desde la nómina.

Beneficios de contabilizar las entradas de partes de horas solo en el proyecto

La contabilización en una cuenta fuera de balance permite a las empresas simplificar la configuración del sistema y minimizar el número de transacciones en el libro mayor. Al utilizar este mecanismo, el análisis detallado de los gastos de mano de obra debe realizarse dentro del módulo de proyectos.

Este método simplifica la contabilidad de nóminas porque todos los números recibidos del proveedor de nóminas se pueden insertar en el ERP (Enterprise Resource Planning) en la nube de Acumatica sin necesidad de hacer copias de seguridad de los datos de las tarjetas de registro de horas.

Gestión financiera

Explorar la solución

Las opciones de contabilización de partes de horas de Acumatica funcionan para cualquier empresa.

Las plataformas logiciel infonuagique ERP y ERP de Acumatica admiten distintos procesos contables para la elaboración de informes de tiempo y la facturación de proyectos. Con un enfoque simplificado, puede contabilizar los datos de las tarjetas de tiempo en el módulo de proyectos para la facturación y el seguimiento del presupuesto del proyecto. Los clientes que necesiten informes financieros más complejos pueden recuperar detalles adicionales de su sistema de nóminas o activar la contabilización de tarjetas de tiempo en el libro mayor dentro de Acumatica.

La contabilización de datos de partes de horas en el libro mayor puede llevar a la doble contabilización de los gastos de mano de obra. Esto se puede gestionar mediante la contabilización de asientos de diario manuales o configurando asignaciones automáticas en el libro mayor.

Los datos de los partes de horas también pueden ser rellenados a partir de la información generada por los módulos de servicios de campo y fabricación. Los datos recibidos de estos módulos siguen el mismo proceso de contabilización y liberación, lo que optimiza los datos de toda la empresa a través de un único proceso.

Si desea obtener más información sobre Acumatica Cloud ERP, nuestra plataforma ERP o sobre las opciones de contabilización de partes de horas, contacte con nuestro equipo. Para más tutoriales como el de hoy, consulte nuestra serie Martes Técnicos. Los dos más recientes se centran en la autenticación multifactor a través de un inicio de sesión único y en el uso de eventos de negocio para automatizar procesos, pero hay muchos más con información detallada sobre cómo aprovechar al máximo la solución integral de Acumatica.

Leer más en la serie Martes Técnicos

APÉNDICE 1: Ejemplo de cómo modificar la contabilidad de nóminas para las obligaciones de partes de horas

En el siguiente ejemplo, modificamos la información contable de la nómina para revertir las obligaciones creadas a partir de los datos de los partes de horas.

Este ejemplo asume que la nómina incluye salarios, horas incluidas en los partes de horas de Acumatica y horas que no están incluidas en los partes de horas de Acumatica. Esta muestra corresponde a datos de SalesDemo de enero de 2018:

Entrada 1: Datos de Nómina

Entrada 2: Informe que contiene las obligaciones de partes de horas (salarios por pagar)

En este ejemplo, apliqué un filtro para seleccionar solo las transacciones de mano de obra porque todos los artículos de inventario y no inventariables tenían la misma cuenta de acumulación de gastos (20100).

Proceso

El objetivo es eliminar los salarios por pagar y reducir la doble contabilización de salarios.

Paso 1: Recuperar datos (ver arriba).

Paso 2: Localizar la entrada de lote del libro mayor para la nómina y seleccionar Acción > Reclasificar

Paso 3: Dividir la línea que contiene el gasto de Salario – utilizar el monto de rotación de arriba para debitar la cuenta de pasivo como se muestra a continuación.

En SalesDemo, esto resulta en lo siguiente:

• Los salarios (que previamente se habían contado dos veces) se reducen
• Los salarios por pagar (llamados Acumulación de Compras de Inventario antes de julio de 2018 y 12400 antes de diciembre de 2018) se eliminan
• Los salarios de COGS permanecen intactos. Los COGS se crearon a partir de las entradas de partes de horas.

Resultado

El nuevo informe de pérdidas y ganancias refleja con precisión los sueldos y salarios en dos ubicaciones diferentes: una ubicación de COGS que contiene datos de tarjetas de tiempo y un área de Salarios que refleja los gastos generales o de operación.

APÉNDICE 2: Asignación de GL para automatizar la eliminación de pasivos y gastos salariales

El proceso manual del apéndice anterior puede automatizarse creando una asignación de GL. La asignación recupera todas las entradas de salarios por pagar y las asigna a los gastos de nómina.

Una vez realizadas las entradas en la cuenta de nómina, la ejecución de esta asignación elimina el exceso de salarios y suprime el pasivo de salarios por pagar.