El proceso "Procure-to-Pay" en la distribución: Buenas prácticas y errores comunes

Para los distribuidores, simplificar los procesos complicados es de vital importancia para salvaguardar los márgenes y garantizar excelentes niveles de servicio a los clientes. Un lugar privilegiado para esta simplificación es el ciclo procure-to-pay (P2P): el procedimiento de varios pasos para abastecerse, comprar y pagar los recursos operativos.

En el sector de la distribución, el cumplimiento rápido, la rotación ajustada de inventarios y la intensa competencia exigen un proceso de adquisición a pago eficiente y eficaz que proporcione visibilidad de principio a fin, incorpore controles de riesgo y, en la mayoría de los casos, requiera automatización. Hoy definiremos P2P, examinaremos el ciclo P2P y debatiremos la mejor forma de gestionarlo evitando los errores más comunes.

Comprender el "Procure-to-Pay" en el contexto de la distribución

Para comprender plenamente el ciclo P2P, primero debemos definir qué significa contratación.

Definición de contratación pública

En pocas palabras, el aprovisionamiento es el proceso de adquisición de suministros y recursos que una empresa no produce por sí misma, y la gestión del aprovisionamiento es el proceso de control de estas adquisiciones. Pero el aprovisionamiento es solo una parte del P2P.

Definición de P2P (y ventajas)

El P2P integra las actividades de compra y las cuentas a pagar. Es decir, cubre todo el flujo de trabajo de aprovisionamiento en cuatro etapas distintas:

1. Requisición y aprobación: Determinar qué bienes y/o servicios necesita.
2. Aprovisionamiento y creación de órdenes de compra: Garantizar el cumplimiento y aplicar un proceso de pedidos estructurado.
3. Recepción e inspección: Recibir del proveedor los artículos solicitados y asegurarse de que tiene lo que ha pedido.
4. Procesamiento y pago de facturas: Recepción de facturas, pago al proveedor y garantía de la exactitud de los registros de transacciones.

Cuando se optimiza y automatiza, el ciclo P2P aumenta la eficiencia, agiliza los procesos y facilita la gestión del riesgo, al tiempo que aumenta la visibilidad del flujo de caja y garantiza unos márgenes sólidos.

El ciclo P2P puede tener un aspecto ligeramente diferente para los distintos tipos de distribuidores, pero independientemente de su metodología y procesos de distribución, su ciclo P2P seguirá constando de las cuatro etapas principales enumeradas anteriormente. Profundicemos un poco más en cada una de ellas.

Etapas principales del ciclo de distribución P2P

1. Solicitud y aprobación

De algún modo (por ejemplo, mediante señales de demanda, previsiones de ventas, activaciones de inventario mínimo/máximo, etc.), se entera de que su empresa necesita suministros o recursos y, en función de esa información, tomará uno de estos dos caminos. Si los artículos o servicios que necesita son los que adquiere habitualmente, puede saltarse el proceso de solicitud y aprobación y pasar directamente a la creación de la orden de compra (PO), un documento contractual que establece los detalles de la compra (por ejemplo, cantidad, precio, fechas de entrega, etc.). Los propios compradores crean la orden de compra cuando le hacen un pedido.

Sin embargo, si los artículos/servicios que necesita son nuevos para su empresa, si no son artículos de los que se abastece habitualmente o si se trata de un pedido especial o excepcionalmente grande, tendrá que crear un formulario interno de solicitud de compra (que incluya la descripción de los artículos, las cantidades y las especificaciones) para su aprobación. Esta solicitud se enviará a la persona o departamento correspondiente para su revisión. La solicitud se rechazará o aprobará de acuerdo con la política de compras de la empresa. Si se rechaza, deberá revisarse para cumplir los criterios necesarios y, si se aprueba, se pasará a la fase 2.

2. Aprovisionamiento y creación de órdenes de compra

Si su compra ha requerido una solicitud de pedido, y si dicha solicitud ha sido aprobada, el formulario de pedido se entrega al equipo de compras, cuyos miembros se encargan de seleccionar a los proveedores y examinar sus costes, fiabilidad y calidad de servicio. El proveedor (o proveedores) seleccionado(s) necesitará(n) un pedido para los artículos adquiridos. Si realiza pedidos continuos de un artículo concreto al mismo proveedor, puede utilizar el software de gestión empresarial para crear órdenes de pedido generales (más información al respecto más adelante) para gestionar automáticamente las referencias recurrentes, reduciendo los errores humanos y ahorrando tiempo, esfuerzo y dinero.

3. Recepción e inspección

Una vez que llega el envío del proveedor, su equipo de recepción puede inspeccionar la mercancía para verificar que se han entregado los artículos y las cantidades correctas según el pedido. Mientras que algunos distribuidores pueden pasar por alto esta inspección, otros -como los distribuidores de alimentos, productos farmacéuticos y químicos- inspeccionan y comprueban rut inariamente la calidad de los pedidos que reciben para asegurarse de que son seguros y cumplen las normas reglamentarias.

4. Tramitación y pago de facturas

Tras la recepción de una factura verificada, el departamento de cuentas a pagar (AP) procesa la factura y paga al proveedor. La automatización con tecnología puede ayudar mucho a su empresa en esta fase, con funciones como herramientas de reconocimiento de documentos basadas en IA que pueden procesar automáticamente las facturas de los proveedores y prepararlas para el pago. Un ciclo P2P eficiente que le permita pagar a sus proveedores con rapidez y precisión mantiene sólidas las relaciones de su cadena de suministro al tiempo que impulsa la rentabilidad.

Mejores prácticas para la eficiencia y el cumplimiento

Dado que el proceso P2P implica a tantas personas y partes móviles, puede resultar complicado si carece de políticas estandarizadas, flujos de trabajo automatizados y análisis en tiempo real. Tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas para aumentar la eficiencia y simplificar el cumplimiento, tanto de las políticas internas como de los requisitos normativos externos y de los proveedores.

1. Automatizar e integrar sistemas

El mundo digital actual requiere que empresas de todos los tamaños utilicen tecnología moderna con capacidades impulsadas por IA -como soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP)- para gestionar las operaciones y seguir siendo competitivas. La tecnología automatiza y estandariza los procesos manuales, agilizando las tareas y reduciendo la fatiga de los empleados. La integración de varios sistemas en una solución centralizada y avanzada le permite conectar la información de gestión financiera y de compras con los datos de inventario, lo que le proporciona visibilidad y conocimiento de todos los aspectos de su negocio y le ayuda a agilizar los flujos de trabajo de los procesos P2P.

2. Reforzar los controles y el cumplimiento

Con una solución ERP integrada, puede establecer controles exhaustivos sobre su ciclo de compras. El análisis de datos y la visibilidad en tiempo real le permitirán realizar un seguimiento de las tareas en cada paso del proceso P2P, auditar el rendimiento y el gasto en compras, y optimizar los procedimientos identificando y corrigiendo problemas (por ejemplo, correspondencia a tres bandas, segregación de funciones, etc.). Conectar las finanzas y las compras garantiza que se tomen decisiones basadas en hechos. También le ayuda a estar seguro de que su presupuesto, transacciones y procesos cumplen la normativa legal/industrial aplicable y los requisitos de los proveedores. Estos requisitos pueden variar mucho de un país a otro y de un proveedor a otro. Algunas de estas diferencias pueden ser significativas, mientras que otras (como los distintos requisitos de intercambio electrónico de datos [EDI] entre proveedores) pueden ser más matizadas, con las diferencias en los detalles. Pero todas ellas deben cumplirse para que su empresa siga funcionando y esté en buenas relaciones con todas las partes interesadas. Una solución ERP moderna proporciona un espacio único y consolidado a través del cual agilizar y automatizar la gestión del cumplimiento, para que pueda centrarse en pilotar su empresa, no sólo en mantenerla a flote en un mar de normativas.

3. Colaborar con los proveedores

Colaborar con los proveedores puede facilitar el proceso P2P. Por ejemplo, puede proporcionar un portal de autoservicio a los proveedores que ofrezca acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, les ayude a resolver problemas sin demora y les proporcione recursos adicionales que les ayuden a trabajar mejor juntos. Además, puede establecer un acuerdo de reposición conjunta para garantizar que el inventario se reponga en función de una cantidad acordada, lo que agiliza la gestión del inventario y reduce las posibles roturas de stock. Las órdenes de compra globales (BPO) son otro método importante de colaboración. Los BPO consolidan varias compras del mismo artículo o servicio en un único acuerdo. Para sus proveedores, los BPO significan que usted se compromete a comprarles a largo plazo, lo que puede mejorar las negociaciones de precios para su empresa y ayudar a sus proveedores a predecir la demanda de sus productos a lo largo del tiempo. Las BPO pueden beneficiar enormemente a todas las partes implicadas.

Obstáculos comunes a los que se enfrentan los distribuidores y cómo la tecnología y la automatización ayudan a superarlos

Los distribuidores que se apoyan en estas mejores prácticas, incluida la implantación de una solución integral de gestión empresarial con funciones P2P integradas, están en el buen camino para convertirse en empresas prósperas y eficientes. Para aquellos que aún no han adoptado estas prácticas, existen algunos escollos que deben evitarse, como el gasto inconformista (empleados que realizan compras no autorizadas fuera de la lista de proveedores aprobados) y la desviación de políticas (cambios graduales en la aplicación de las políticas de la empresa a lo largo del tiempo).

Otros escollos son los silos de datos y los procesos manuales, que pueden dar lugar a complicaciones como registros de SKU duplicados o retrasos en la contabilización de la recepción de mercancías, y controles de correspondencia deficientes, que pueden dar lugar a costosas devoluciones de cargos y litigios con los proveedores. Otro posible escollo es la escasa visibilidad de las demandas de los clientes. Si no sabe qué pueden pedir los clientes, le resultará difícil saber qué comprar, cuánto comprar y cuándo hacer el pedido. Esto es especialmente cierto para los distribuidores de productos estacionales o con largos plazos de entrega.

¿La buena noticia?

La tecnología adecuada le proporciona las herramientas, recursos y funciones que le ayudarán a automatizar y transformar su proceso P2P. Algunos ejemplos de estas ayudas tecnológicas son:

• Capacidades de IA diseñadas para extraer datos, detectar anomalías, gestionar excepciones y prever la demanda.
• Análisis de IA para la demanda predictiva y la puntuación de riesgos.
• Suites basadas en la nube que permiten a los usuarios acceder a los datos de toda la empresa desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, y ofrecen escalabilidad, despliegue rápido y actualizaciones continuas.

Indicadores clave de rendimiento y mejora continua

Medir y perfeccionar el rendimiento P2P es fundamental para mejorar continuamente las operaciones y puede hacerse a través de indicadores clave de rendimiento (KPI). La tecnología moderna de gestión empresarial, como un sistema ERP basado en la nube, puede ayudarle a gestionar, recopilar datos y tomar decisiones basadas en estos KPI de aprovisionamiento críticos, como:

• Duración del ciclo de un pedido: el tiempo que se tarda en completar un pedido de principio a fin.
• Tasa de concordancia a la primera: Porcentaje de facturas que coinciden con el pedido y el recibo correspondientes en el primer intento.
• Porcentaje de pagos puntuales: El porcentaje de pagos que tu empresa realiza a tiempo.
• Coste por factura: Coste total de tramitar una sola factura a través del departamento AP.
• Rendimiento de los proveedores: Medida que muestra si los vendedores han cumplido lo prometido. Compara las fechas de entrega realizadas y la calidad real del producto con las fechas de entrega prometidas y la calidad prevista del producto.

Recurra a Acumatica para sus necesidades de procesos de adquisición y pago

El ciclo procure-to-pay para distribuidores puede gestionarse eficazmente mediante una única solución especializada que automatiza el proceso y conecta su empresa con sus proveedores para aumentar la agilidad y la productividad. Con Acumatica, dispondrá de la inteligencia empresarial, el aprendizaje automático y los flujos de trabajo configurables que necesita para que su proceso P2P sea ágil y eficiente.

Los flujos de trabajo configurables y la automatización de Acumatica pueden adaptarse a sus requisitos específicos. Acumatica también ofrece una gestión avanzada de proveedores, que le permite realizar un seguimiento sencillo tanto de los proveedores como de los pagos correspondientes a los mismos.

"Si no pusiera al día a los clientes y vendedores todas las semanas, no sabrían cuáles son las fechas de entrega estimadas, y para mí actualizarlas todas las semanas, me llevaría una semana hacerlo....[Ahora], cuando un contenedor sale de Extremo Oriente o de donde sea que venga, cargamos todo el contenedor con todo lo que contiene esa orden de compra. Ponemos una fecha estimada de embarque, porque una vez que sale al mar, sabemos en tres días cuándo llegará al país. Cuando llega un contenedor, todo lo que tenemos que hacer es pulsar 'recibido', y ya está". - Edward Cohen, Director General, Boca Terry

Con la captura automatizada de facturas de Acumatica, las facturas en papel pueden escanearse con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y añadirse al motor de reconocimiento para su procesamiento. A partir de esos escaneos, el sistema identifica automáticamente el proveedor, los plazos, la moneda, las partidas, los importes y otros detalles de las facturas y conecta esta información con sus registros de cuentas a pagar.

"Ahora [nuestro papeleo] se hace automáticamente cada día. Acumatica nos ha aportado mucho más control sobre nuestro negocio. Antes había veces en que las facturas se pasaban por alto [por completo] y eso ya no ocurre". - Chad Treadwell, Vicepresidente de Operaciones, FSC Lighting

La alimentación bancaria automatizada con Advanced Expense Management agiliza el proceso de conciliación de las compras con tarjeta de crédito de la empresa, generando recibos de las transacciones y solicitando a los empleados que gestionen el proceso de conciliación de recibos.

"Sinceramente, no sé cómo lo haría sin un ERP de 360 grados. Antes de implementar la parte de inventario y aprovisionamiento de Acumatica, lo hacía todo con Excel. La empresa era mucho más pequeña entonces, pero aún así me volvía loco intentando mantener todo sincronizado. Hoy en día, es absolutamente fundamental disponer de los datos de aprovisionamiento que tenemos con Acumatica con fechas de fábrica, fechas prometidas, recibos de compra y nuestra funcionalidad MRP. Es la columna vertebral de lo que hace mi departamento". - Kai Earthsong, vicepresidente de gestión de la cadena de suministro, Happy Valley

Ésta es sólo una pequeña muestra, con casos de la vida real, de cómo las capacidades de Acumatica para la gestión de compras pueden servir a su empresa de distribución. Para obtener más información, consulte nuestro eBook, Automate Procure-to-Pay with Acumatica, y póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo si tiene alguna pregunta.