El proveedor de toallas, batas de baño y blancos para hoteles de lujo Boca Terry transforma sus operaciones con la edición de distribución de Acumatica.
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Boca Terry
Sede central
Deerfield Beach, FL
Industria
Venta al por menor
Aplicaciones sustituidas
QuickBooks y Nuevo en ERP en la nube

Boca Terry

  • Implantó una plataforma de comercio única, conectada y moderna que facilitó la vida de los propietarios.
  • Obtuvo visibilidad instantánea de todas las operaciones, mejorando la toma de decisiones y captando oportunidades de crecimiento.
  • Eliminación de la introducción manual de datos mediante informes financieros automatizados, lo que ahorra tiempo a los empleados.
  • Creación de cuadros de mando personalizados con métricas en tiempo real, incluida la rentabilidad por SKU, ubicación geográfica y cliente.
  • Obtuvo visibilidad de la información de envíos al extranjero y en almacenes globales, mejorando el servicio al cliente.
  • Procesos automatizados que aumentan la productividad de los empleados y la satisfacción de los clientes.
  • Se eliminaron los envíos de extractos de cuenta de clientes por valor de 500 dólares al mes, lo que supuso un ahorro anual de 6.000 dólares gracias a un proceso automatizado.
  • Adquirió acceso remoto, aumentando la productividad, ahorrando tiempo y acortando los tiempos de respuesta.
Edward Cohen
"Acumatica me ha hecho la vida mucho más fácil. Es increíble".
Edward Cohen, Director General
Boca Terry
Desafíos
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Desafíos

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Cuando hoteles de 5 estrellas como el Ritz Carlton y el Four Seasons y marcas de lujo como Royal Caribbean Cruises necesitan ropa de cama, albornoces, toallas o zapatillas nuevas, se ponen en contacto con Edward y Bruce Cohen, de Boca Terry, situado en Deerfield Beach, Florida.

Fundada en 1996, estos dos ejecutivos del sector de la confección han creado una impresionante organización basada en ofrecer productos de calidad a precios competitivos y prestar un excelente servicio al cliente.

"Yo llevaba años importando de China y Europa", dice Bruce Cohen, Presidente de Boca Terry . "Y Edward fabricaba en la República Dominicana, así que sabíamos fabricar y vender".

La empresa empezó con toallas y albornoces de rizo y más tarde amplió su línea de productos para incluir otras prendas de lencería, así como fundas para tumbonas y productos de spa de lujo y, cuando llegó la pandemia, mascarillas faciales. La empresa contrata a fabricantes extranjeros, borda los nombres de marca en sus propios artículos o los subcontrata, y envía los productos desde centros de distribución situados en Florida, California, Canadá, China y el Reino Unido.

Boca Terryincluyen la fabricación, la distribución mayorista y el comercio electrónico. Alrededor del 98% es B2B, y el resto, B2C. La empresa tiene su propia tienda de comercio electrónico en BigCommerce, y un socio externo vende sus productos en Amazon.

Hace años, la empresa utilizaba QuickBooks para la contabilidad, ACT! para CRM y un programa personalizado de Microsoft Access para la entrada de pedidos de venta, ninguno de los cuales estaba conectado. El programa de entrada de pedidos fue creado por un amigo del padre de los Cohen, que también mantuvo y dio soporte al software durante más de 20 años.

"Fuimos muy afortunados", afirma Edward Cohen, CEO y responsable de las operaciones financieras de la empresa. "Cada vez que Bruce o yo necesitábamos un informe personalizado, llamábamos (al desarrollador del software) y él lo desarrollaba".

"Pero más tarde, empezamos a darnos cuenta de que si le pasaba algo, ¿qué haríamos?".

Los Cohen también se dieron cuenta de que su dependencia de programas de software anticuados e inconexos obstaculizaba las operaciones y el crecimiento. Por ejemplo, el personal de ventas escribía los pedidos a mano, pero luego otra persona los tecleaba en la base de datos Access. Esa persona también era responsable de los envíos. "Nunca conseguía hacer nada", dice Edward. Ese proceso duplicado también era propenso a errores.

El antiguo sistema informático local era lento, difícil de buscar y, como la información se almacenaba en tres aplicaciones, los ejecutivos carecían de visibilidad de lo que ocurría en la empresa. Bruce, presidente de Boca Terry , tenía que pedir a Edward que creara informes financieros sencillos, como una cuenta de resultados, y se los enviara por correo electrónico. Esto no sólo interrumpía la jornada de Edward, sino que además le llevaba tiempo extraer la información de tres lugares y crear el informe.

Edward recibía constantemente llamadas de clientes para conocer el estado de sus pedidos. Localizar las respuestas le obligaba a buscar información en varias aplicaciones, una tarea ardua.

 

Mayor complejidad de NetSuite

Los hermanos Cohen intentaron sustituir a su desarrollador de Access por alguien nuevo, una decisión que finalmente descartaron debido a la dependencia de una sola persona y de un software más antiguo. Para seguir siendo competitivos a largo plazo, sabían que necesitaban una solución empresarial moderna.

Inicialmente, Boca Terry eligió Oracle NetSuite. "Necesitábamos una solución para unir nuestras tres aplicaciones diferentes en una sola, y no conocíamos Acumatica cuando nos decantamos por NetSuite", afirma Edward.

Pero tres meses después, reabrieron la búsqueda de un ERP mejor porque NetSuite aumentaba la complejidad de algunos de sus flujos de trabajo en lugar de agilizarlos.

"NetSuite era bastante difícil de usar, y los ID de inventario estaban limitados a un número determinado de dígitos. Teníamos que cambiarlos todos porque utilizábamos guiones", explica Bruce. Boca Terry también tuvo dificultades con los equipos de asistencia de NetSuite fuera del país.

Solución ERP

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Acumatica Retail Edition

Tras una segunda búsqueda de ERP, Boca Terry decidió implantar Acumatica Retail Edition con la ayuda del socio de Acumatica i-Tech Support Inc.

"La integración y la facilidad de uso de Acumatica parecían mejores que las de NetSuite", afirma Edward. "Cuando vimos las demos, era mucho más sobresaliente que cualquier otra cosa que miramos. Encajaba como un guante y la integración de lo que hacemos como empresa parecía que sería una transición sin problemas."

Resultado

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Con Acumatica, los ejecutivos de Boca Terry tienen plena visibilidad de la información empresarial crítica que utilizan para tomar decisiones en tiempo real basadas en datos. Saben dónde se encuentra el inventario, qué tienen en stock y pueden entregar los productos adecuados en los lugares y momentos adecuados. La información financiera está disponible al instante a través de varios cuadros de mando. Boca Terry funciona ahora de forma mucho más eficiente, afirman los Cohen.

"No tenemos que dedicar una hora a averiguar qué está pasando", dice Edward. Tampoco tiene que interrumpir su jornada para compilar hojas de cálculo y enviar actualizaciones por correo electrónico a Bruce, que trabaja desde California y antes no tenía acceso a los datos necesarios.

Boca Terry ha reducido el número de días que tarda en enviar un pedido porque Acumatica les proporciona una visibilidad total de lo que tienen en inventario, información de la que antes no disponían. El gestor de envíos se concentra en la tarea que tiene entre manos y ya no pierde el tiempo tecleando manualmente largos pedidos de ventas.

Cuando las cadenas de suministro se vieron interrumpidas por la pandemia, los pedidos de inventario de Boca Terrypasaron de unos pocos meses a más de seis. Con Acumatica, Boca Terry obtuvo visibilidad de lo que estaba en el agua y de cuándo se esperaba que llegara, para poder dar a los clientes estimaciones más precisas. Una visibilidad que antes no tenían.

Ahora, cualquier persona conectada a Acumatica ve cuándo está prevista la llegada de batas o toallas y puede facilitar esta información a los clientes. La visibilidad y las notificaciones en torno al seguimiento de existencias y contenedores permitieron a Boca Terry mejorar su servicio al cliente.

La empresa también ha mejorado su ciclo pedido-cobro. Ahora aceptan más tarjetas de crédito y procesar los pagos es mucho más fácil con el procesamiento de tarjetas de crédito integrado de Acumatica.

Con Acumatica, muchas de las tareas administrativas de Boca Terryestán ahora automatizadas, lo que ha supuesto un ahorro de tiempo y dinero incalculable.

 

Mejora de la eficacia operativa

El equipo de Boca Terry es más eficiente. El equipo de ventas introduce los pedidos directamente en Acumatica, lo que ha eliminado la necesidad de contar con una persona a tiempo completo para la entrada de pedidos. Esa persona se centra ahora en el envío y en conseguir que los pedidos salgan más rápido.

Para hacer un seguimiento del estado de los pedidos, los empleados se conectan a Acumatica y pueden ver al instante un pedido y su estado.

Antes, tenían que llamar a Edward, que manualmente tenía que dedicar tiempo a buscar y rebuscar la información necesaria. Con la información en tiempo real siempre disponible en Acumatica, Edward ha eliminado al menos ocho llamadas al día, dice, y ha recuperado horas que ahora utiliza para concentrarse en dirigir el negocio.

"Acumatica me ha hecho la vida mucho más fácil. Es increíble", afirma Edward.

Por ejemplo, "si no pusiera al día a los clientes y vendedores cada semana, no sabrían cuáles son las fechas de vencimiento estimadas, y para mí actualizarlos cada semana, me llevaría una semana hacerlo", dice.

"Acumatica e i-Tech pudieron desarrollar un sistema para nosotros que, cuando un contenedor sale del Lejano Oriente o de dondequiera que venga, cargamos todo el contenedor con todo lo que contiene esa orden de compra. Ponemos una fecha estimada de embarque, porque una vez que sale al mar, sabemos en tres días cuándo llegará al país".

Como todos los artículos de una orden de compra están disponibles automáticamente, el equipo de Boca Terry no pasa una hora recibiendo manualmente cada uno de los artículos de una orden de compra cuando llega un contenedor. "Cuando llega un contenedor, todo lo que tenemos que hacer es pulsar 'recibido' y ya está", afirma Edward. Una vez recibidos los artículos, cualquiera puede ver esa información y compartirla con los clientes.

Además, Boca Terry tiene información sobre la rentabilidad de cada artículo que vende, información que los ejecutivos no tenían antes. "Antes, lo que hacíamos cada trimestre o cada mes era entrar en QuickBooks. Y luego buscábamos nuestro FOB (flete a bordo) y teníamos las cifras totales de flete y aranceles", dice Bruce. "Podíamos obtener un margen bruto global. Pero ahora podemos obtener un margen bruto de cada estilo individual al instante".

"También podemos profundizar en los pedidos de compra para consultar las notas, mientras que antes me llevaría tres o cuatro pasos".

 

Tareas manuales automatizadas

Cuando se introduce un pedido en el sistema, se envía automáticamente una confirmación de pedido al cliente; nadie tiene que acordarse de enviar un correo electrónico. Ya no se imprimen ni se envían por correo los extractos de los clientes, lo que ha supuesto un ahorro de unos 500 dólares al mes, afirma Edward.

Cuando se reserva un pedido personalizado, Bruce y Edward -que aprueban y crean las órdenes de compra para las fábricas en el extranjero- reciben una notificación automática; el personal de ventas no tiene que acordarse de enviarles un correo electrónico. Antes, "si alguien no te avisaba, nosotros ni nos enterábamos", dice Edward.

Si se pide un determinado estilo de albornoz o toalla que debe proceder de un proveedor concreto, un informe automatizado notifica a los Cohen si no se ha escrito una orden de compra para esos artículos. "Ahora no se nos escapa nada", dice Edward. "Antes era una pesadilla".

"Cada vez que alguien introduce un pedido, aparece el precio correcto", dice Bruce. "Antes no ocurría así. Había que buscar el precio base e ir a la hoja de cálculo de una fábrica para asegurarse de que la información era correcta".

El conector nativo de Acumatica para BigCommerce transfiere automáticamente los pedidos en línea, dice Edward. "En el antiguo sistema Access, no podíamos ingresar ventas, y probablemente estábamos perdiendo 500.000 dólares al año porque no lo estábamos conectando realmente. Nos limitábamos a hacer anotaciones en el diario de las entradas de efectivo y no las asociábamos cada día. Ahora, cada orden de venta que llega del sitio de comercio electrónico se carga automáticamente en Acumatica, por lo que podemos ver esa venta".

El envío de pedidos de comercio electrónico es más fácil y requiere menos pasos, añade. En lugar de entrar en BigCommerce, descargar toda la información, imprimir las órdenes de compra y devolver la información a los clientes, "todo se hace automáticamente".

 

Acceso remoto

La aplicación móvil de Acumatica permite a los ejecutivos acceder a la información desde cualquier lugar, lo que les ha liberado para trabajar desde cualquier sitio y disfrutar más de las vacaciones. "Acabo de volver de la Antártida", dice Edward. "Estaba a bordo de un barco que tenía Wi-Fi muy limitado, pero fue genial porque podía sentarme en mi camarote y sacar (archivos de la empresa) y mirar lo que estaba pasando". En viajes anteriores, dice, era difícil conectarse remotamente a un servidor local, y muchas veces no podía asegurar la conexión.

El equipo de ventas remoto puede conectarse desde cualquier lugar y tiene acceso instantáneo a la información, estén donde estén. Ya no tienen que llamar por teléfono a Edward en busca de información y pueden ser más productivos. Gracias al acceso instantáneo, Boca Terry no está limitado por las VPN, afirma Bruce.

Acumatica ofrece un número ilimitado de licencias de usuario, lo que significa que los ejecutivos no tienen que preocuparse por la escalada de los costes de software al añadir empleados adicionales. Anteriormente, los Cohen retrasaban la incorporación de más comerciales debido al aumento de los costes por usuario y a los problemas de acceso remoto.

Preparados para crecer

Los Cohen siguen perfeccionando las operaciones de Boca Terryy están considerando añadir funciones a través de la amplia biblioteca de proveedores de aplicaciones de terceros de Acumatica, incluida una que automatizaría más funciones de envío, dice Bruce. Confían en que la hoja de ruta y el plan de mejora continua de Acumatica ayudarán a Boca Terry a crecer en el futuro.

"Acumatica es muy receptiva a la hora de escuchar a sus clientes y asegurarse de que podamos seguir creciendo", afirma Edward, que elogia las inversiones anuales de la empresa en la plataforma y la creciente comunidad de desarrolladores externos.

"Si alguien trabaja con dos, tres o cuatro aplicaciones diferentes durante todo el día, Acumatica es la solución", afirma. "Acumatica es una obviedad".

"Acumatica nos permite gestionar mejor la empresa", añade. "Somos mucho más eficientes, tenemos respuestas más rápidamente y nos da confianza en lo que hacemos a diario. Tenemos información precisa al alcance de la mano y podemos tomar decisiones rápidamente".

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