En lo que respecta al lanzamiento estratégico de productos, James Mallory lleva trabajando en el sector del software de planificación de recursos empresariales (ERP), fabricación y cadena de suministro desde 1997. Desde abril de 2020, es responsable de la distribución mayorista y el marketing de productos de fabricación de Acumatica, y recientemente ha asumido la responsabilidad de los productos minoristas. James alcanzó el puesto de director principal de marketing de productos, aplicaciones de cadena de suministro, en julio de 2025.

A lo largo de sus años de experiencia en la comercialización del software ERP en la nube de Acumatica, James ha adquirido un amplio conocimiento sobre la cadena de suministro y reconoce la importancia fundamental que tiene el proceso de adquisición en el éxito de las empresas centradas en el inventario, como las del sector de la distribución, el comercio minorista y la fabricación. Los compradores, los planificadores de inventario y los planificadores de materiales de fabricación buscan constantemente formas de optimizar sus procesos de cadena de suministro, y James tiene la información que necesitan.

Estas son sus respuestas a las preguntas candentes sobre adquisiciones que plantean los clientes de Acumatica basados en inventario.

Empecemos por lo básico: ¿qué significa exactamente «aprovisionamiento» y en qué se diferencia de la simple «compra»?

Es interesante. Cada sector utiliza términos diferentes, por lo que oirás denominaciones distintas, como «adquisición», «compra» o «aprovisionamiento». También verás que los términos «adquisición» y «compra» se utilizan a menudo de forma intercambiable.

Si busca una definición formal de «adquisición», el abastecimiento se sitúa a nivel de proveedor, y la adquisición es un elemento de la función de abastecimiento.

En comparación, la compra es la transacción literal entre un comprador y un vendedor, que es menos compleja que el proceso de adquisición.

¿Podría explicarnos el proceso típico de adquisición?

¡Por supuesto! Ten en cuenta que el proceso de adquisición varía según la organización. Por ejemplo, si se trata de un distribuidor, minorista o fabricante más pequeño, es posible que compren el inventario según lo necesiten.

Supongamos que se agota un artículo en la estantería. Si aún no lo han hecho, tendrán que encontrar al mejor proveedor, establecer una relación con él y negociar las condiciones. A partir de ahí, realizarán un pedido de compra especificando el artículo que desean comprar al proveedor, la cantidad que desean y el coste. Los artículos especiales, es decir, aquellos que no se tienen necesariamente en stock todo el tiempo, requieren un formulario de solicitud, lo que implica enviar ofertas a los vendedores y proveedores y obtener la aprobación de las mismas. Una vez aprobado, se compra el artículo. Ese artículo o esos artículos pueden seguir almacenándose, o pueden ser compras puntuales.

Las organizaciones más grandes suelen evitar los pedidos puntuales y, en su lugar, compran productos al por mayor, lo que constituye una buena práctica en materia de adquisiciones. Basan su proceso de adquisición en una previsión, lo que resulta especialmente importante para las empresas que se abastecen de productos a nivel internacional, ya que puede haber un plazo de entrega significativo, de tres o seis meses, por ejemplo. No pueden permitirse esperar a que algo esté en stock para realizar un pedido, ya que podrían tener que esperar mucho tiempo para recibirlo.

La previsión se basa en varias preguntas, como «¿Qué pienso vender o fabricar en los próximos seis meses?» y «¿Qué puedo fabricar con las materias primas que tengo a mi disposición?». Podrán responder fácilmente a estas preguntas si utilizan una solución de planificación de recursos empresariales (ERP), como Acumatica, que ofrece planificación de necesidades de material (MRP), planificación de reposición de distribución (DRP), previsión nativa y previsión avanzada con los socios OEM NetStock y EazyStock (que, por cierto, pueden ayudar a mantener las existencias bajas sin provocar roturas de stock, reducir los costes de transporte y aumentar la rotación de inventario).

Por ejemplo, los datos del ERP ayudan a impulsar la planificación de la demanda, lo cual es una buena práctica de adquisición. La planificación de la demanda ayuda a las empresas a identificar posibles déficits y el plazo (por ejemplo, semanal, mensual, etc.). La solución ERP también puede proporcionar acciones recomendadas, como si se debe transferir el inventario entre almacenes o crear una orden de producción para fabricar un artículo (lo que implica crear una orden de compra para adquirir los materiales necesarios).

Además, si una empresa decide que quiere una cantidad determinada de productos (a un precio negociado) de un proveedor concreto, puede utilizar la función de pedido abierto de Acumatica. El pedido abierto ya está configurado con las condiciones contractuales y las fechas de entrega, y la empresa solo tiene que emitir una autorización. ¡Es una red de seguridad para el inventario eficiente y económica!

Sin entrar en demasiados detalles, es importante señalar que tecnologías como Acumatica pueden facilitar una transacción de compra fluida a través del intercambio electrónico de datos (EDI). Básicamente, esto consiste en tomar los datos de compra de Acumatica, prepararlos en el formato digital correcto a través de un proveedor externo (como SPS Commerce, una aplicación de Fulfilled by Acumatica) y transmitirlos directamente a la otra parte.

Sin salir de Acumatica, puede transmitir y recibir documentos EDI de forma fácil y segura.

Es un proceso bastante largo, lo que explica por qué puede tardar tanto tiempo. ¿Hay otras razones por las que el proceso de adquisición podría prolongarse?

Sí, los hay. Uno es la necesidad de incorporar nuevos proveedores. Se trata de un proceso que requiere la aprobación de las autoridades competentes, y eso no siempre es rápido. Afortunadamente, los usuarios de Acumatica se benefician de nuestros flujos de trabajo de aprobación integrados y configurables, que se pueden aplicar a casi cualquier proceso.

La transparencia es otro problema. Si una empresa se está quedando sin materiales, o si tiene pocas existencias o existencias obsoletas, pero no lo sabe porque no tiene visibilidad del inventario, puede llevar tiempo comprobar manualmente el inventario. Una vez más, los usuarios de Acumatica no sufren este problema porque nuestras notificaciones internas y externas les avisan cuando hay discrepancias en el inventario, y nuestros informes automatizados de proveedores se transmiten en el momento adecuado.

Por último, muchas organizaciones, grandes o pequeñas, tienen que lidiar con problemas de calidad de los proveedores. Es un reto que requiere mucho tiempo si una empresa no dispone de una forma rápida de identificar las piezas buenas o defectuosas y devolverlas al proveedor, pero con eWorkplace Apps, una aplicación integrada de forma nativa en el marco de Acumatica, sí que pueden hacerlo. Se trata de un módulo de control de calidad que permite a los usuarios identificar las piezas que no están en buen estado, rechazarlas y devolverlas al camión para su devolución.

Si la velocidad es un problema tan importante, ¿qué buenas prácticas de adquisición pueden ayudar a los equipos a ahorrar tiempo sin tomar atajos?

Las empresas no quieren tomar atajos en su afán por agilizar el proceso de adquisición.

Una de las cosas que recomiendo es gestionar las relaciones con los proveedores. Las relaciones «estrechas» con los proveedores garantizan que estos estén dispuestos a colaborar con la empresa cuando se enfrentan a retos de inventario (por ejemplo, cuando necesitan existencias lo antes posible debido a escaseces inesperadas o aumentos repentinos de las compras). Para crear y mantener estas relaciones, las empresas deben utilizar una aplicación de gestión de relaciones con los clientes (CRM), preferiblemente una proporcionada por su solución ERP, como la CRM de Acumatica.

El software CRM no solo sirve para gestionar clientes. Las empresas de inventario pueden almacenar contactos de proveedores, adjuntar contratos de proveedores, programar reuniones, documentar incidentes y mucho más en un solo lugar, lo que ayuda a mantener a los miembros de su equipo y a los proveedores en sintonía.

Otra cosa que recomiendo, y esto nos lleva de vuelta a nuestra discusión anterior sobre previsión y planificación de la demanda, es contar con un sistema automatizado, como DRP o MRP, para gestionar los procesos de adquisición. Esto es especialmente importante para las empresas más pequeñas que dependen de hojas de cálculo Excel para buscar, adquirir y comprar bienes y servicios. La gestión manual del inventario es una receta para el desastre debido a los requisitos de mano de obra y los errores de los usuarios que pueden producirse.

A medida que Acumatica sigue creciendo como solución ERP en la nube basada en inteligencia artificial, es emocionante ver cómo la promesa de la IA de crear una cadena de suministro autónoma se acerca cada vez más a la realidad. ¡Es algo que veo venir! Dicho esto, otra buena práctica para optimizar el tiempo es auditar anualmente los sistemas y procesos.

Por ejemplo, las empresas deben revisar los proveedores de su sistema, prestando atención a factores como los plazos de entrega. Supongamos que el plazo de entrega de un proveedor era de dos semanas, pero que mejoró los procesos de envío y redujo los plazos de entrega a una semana. Esta es información que las organizaciones deben conocer para poder aprovecharla y atender a sus clientes de forma más rápida y eficiente.

Por último, recomiendo a las empresas que cuenten con proveedores de respaldo. Si se abastecen en el extranjero y se agota algún producto, no pueden esperar tres o seis meses para satisfacer los pedidos de los clientes. Deben considerar la posibilidad de añadir un proveedor nacional para cubrir el vacío hasta que su proveedor habitual pueda entregar su pedido.

¿Qué consejo le darías a alguien, por ejemplo, en una startup, que está desarrollando la capacidad de adquisición como un equipo de una sola persona?

Es habitual que las empresas emergentes y las pequeñas empresas cuenten con un equipo de compras reducido. Para evitar sobrecargar a los miembros del equipo responsables de gestionar el complejo proceso de compras, la empresa deberá invertir en la tecnología adecuada, como la solución ERP integral de Acumatica, que proporciona información precisa y completa en tiempo real. Esto les ayudará a funcionar como un equipo único o, si crecen y cuentan con diferentes compradores para diferentes líneas de productos o instalaciones, ya dispondrán de las herramientas necesarias para gestionar a más personas.

Y hablando de más gente, la mano de obra es una gran limitación para las empresas en este momento. Es difícil encontrar empleados cualificados y, cuando se encuentran, no es fácil retenerlos. Cuanto antes y más automatice una empresa, más podrá hacer con menos personal, lo que ayuda a reducir los costes y aumentar los beneficios.

Además de las herramientas de automatización del sistema, la solución ERP que elija una empresa también debe proporcionar un servicio de asistencia completo. Para los miembros de la comunidad Acumatica, ese soporte puede consistir en establecer contactos con otros miembros para compartir cómo resuelven los problemas en sus cadenas de suministro a través de nuestro foro online Acumatica Community o asistiendo a nuestra cumbre anual. También proviene de la capacidad de los miembros de la comunidad para apoyarse en la experiencia de nuestros distribuidores de valor añadido (VAR), que son socios tecnológicos expertos que proporcionan la información y los conocimientos necesarios sobre el uso de Acumatica para facilitar un proceso de adquisición fluido de principio a fin.

En lo que respecta a las solicitudes de propuestas (RFP), ¿cómo pueden las organizaciones evaluar a los proveedores de forma justa y estructurada?

Encontrar proveedores, los proveedores adecuados, es otro obstáculo que deben superar las empresas basadas en inventario. La buena noticia es que el software de gestión de solicitudes de Acumatica automatiza el proceso para nuestros usuarios. Este «

Es una forma estructurada, fácil y justa de evaluar a los proveedores.

¿Cómo puede la adquisición alinearse con los objetivos de sostenibilidad y medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG)?

Es una buena pregunta. El hecho es que, si una empresa cuenta con un proceso de aprovisionamiento sólido respaldado por tecnología avanzada, puede reducir el número de envíos que necesita. Esto se traduce en un menor consumo de combustible, menos emisiones de carbono, menos embalajes y mucho más.

Al gestionar de forma más eficiente a sus proveedores y la calidad de los productos, los distribuidores, minoristas y fabricantes también tendrán menos devoluciones de pedidos, menores costes de transporte y un impacto medioambiental minimizado, lo que también se consigue al realizar pedidos de compra y digitalizarse con EDI.

¿Qué KPI y puntos de referencia son realmente importantes a la hora de medir el rendimiento de las compras?

De hecho, trato los KPI en un libro electrónico que escribí sobre métricas de distribución. Aunque pueda parecer que el libro electrónico está dirigido exclusivamente a distribuidores, los minoristas y fabricantes pueden utilizar los mismos KPI para medir su rendimiento en materia de aprovisionamiento.

Algunos ejemplos de KPI son:

• Cumplimiento del proveedor/calificación de calidad.
• Plazos de entrega de los proveedores.
• Compras dentro del presupuesto y del plazo.
• Tasa de agotamiento de existencias.
• Recuento y coste de pedidos urgentes de emergencia.
• Precisión en la previsión de la demanda.
• Valor medio de compra.
• Y mucho más.

Las compras no solo tienen que ver con ahorrar dinero, así que, ¿cómo se pueden integrar la gestión de riesgos, el cumplimiento normativo y la transparencia en el proceso?

Las empresas pueden mitigar las preocupaciones sobre el riesgo, el cumplimiento normativo y la transparencia mediante la implementación de una solución integral como Acumatica.

¿Qué significa esto? Con Acumatica, los usuarios disponen de las herramientas necesarias para automatizar y estructurar sus procesos de adquisición. Esto incluye:

• Automatización del proceso de compra a pago mediante IA con aprendizaje automático.
• Gestión completa de proveedores (incluida la configuración de proveedores con valores predeterminados por clase de proveedor, la importación de catálogos de productos de proveedores y la configuración de contactos y datos de facturación de proveedores).
• Automatización de solicitudes que permite a las empresas automatizar la facturación de proveedores, recopilar ofertas digitales y convertir dichas ofertas directamente en registros de proveedores y órdenes de compra.

¡Eso es solo la punta del iceberg! Las capacidades de gestión de inventario de Acumatica abarcan compras, ventas, producción, servicio, contabilidad de proyectos, construcción y aplicaciones financieras en un solo lugar, de modo que cada parte del proceso de adquisición sea transparente y optimizada, desde la gestión de almacenes, el reabastecimiento y las devoluciones, hasta la gestión de la calidad, la automatización avanzada de AP/PO, EDI, las relaciones con los proveedores con CRM y todo lo demás.

Además, los datos y la documentación del sistema, incluidos los datos de inventario obtenidos mediante el escaneo de códigos de barras, la inteligencia artificial y las previsiones estadísticas, garantizan que los miembros del equipo dispongan de toda la información necesaria para la planificación. Con un sistema completo y centrado en las compras como Acumatica, obtendrán información y transparencia, y mitigarán los riesgos.

Nuestro manual Mitigar las interrupciones en la cadena de suministro profundiza en cómo gestionar de forma proactiva las cadenas de suministro con Acumatica para cualquier persona interesada en obtener más información.

¿Cómo optimizan los sistemas ERP y la automatización el proceso de adquisición?

¡Esta es otra gran pregunta y una excelente continuación de la anterior! La optimización de las compras consiste en obtener visibilidad de los procesos y comprender la oferta y la demanda. Con una solución ERP como Acumatica, las empresas de todos los tamaños pueden configurar su proceso de compras para automatizar las tareas manuales y ver en qué punto del proceso se encuentran.

También disponen de los datos necesarios para tomar decisiones empresariales inteligentes. Un ejemplo concreto son los datos que reciben al conectarse a los sistemas de sus transportistas. Con esta información, pueden evaluar qué transportista utilizar en función del tiempo que tarda cada uno en entregar los productos, si son propensos a las huelgas laborales o si tienen algún problema de envío en general.

Afortunadamente, los usuarios de Acumatica disponen de opciones de transporte superiores, como 3G Pacejet Shipping (una empresa del grupo Descartes Systems). La conexión con este software de envío multitransportista puede ayudar a reducir costes, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la eficiencia operativa.

Desde una visibilidad y transparencia totales hasta envíos garantizados, las empresas pueden disfrutar de un proceso optimizado de adquisición a pago.

¿Por qué las compras son estratégicamente cruciales para el éxito y la resiliencia empresarial?

Creo que todo lo que hemos discutido hasta ahora pone de relieve por qué los procesos de adquisición estratégica son tan importantes, pero, en definitiva, la adquisición es esencial para las empresas que fabrican o venden productos. Los productos son el alma de estas empresas, y si no gestionan bien sus cadenas de suministro y adquisiciones (es decir, si no cuentan con buenas prácticas de adquisición), las consecuencias serán negativas.

Una de estas consecuencias negativas es que los costes aumentan, y si los costes aumentan, la empresa pierde competitividad. Actualmente operamos en un mercado global en el que muchas empresas se abastecen de productos en el extranjero, y sabemos que existen proveedores de bajo coste. Por lo tanto, si las empresas no pueden ajustar sus costes, quedarán fuera del mercado por sus precios.

No quieren que eso suceda, y la única forma de evitarlo es implementar procesos de adquisición optimizados y estratégicos basados en tecnologías modernas.

En resumen: si tuvieras que dar un consejo sobre las mejores prácticas en materia de adquisiciones, ¿cuál sería?

Esto es fácil: convierta las compras en una prioridad, lo que significa invertir en una plataforma empresarial moderna que consolide la oferta y la demanda mediante la automatización, agilizando todo el proceso de compra a pago.

También significa revisar periódicamente las estrategias de adquisición para garantizar una mejora constante. Una o dos veces al año, las empresas deben preguntarse: «¿Es nuestro proceso de adquisición eficiente, rentable y competitivo? ¿Entendemos todo lo que estamos haciendo?».

Si la respuesta es «no» a cualquiera de las preguntas o a ambas, entonces deben asegurarse de que están aprovechando al máximo su tecnología. Acumatica puede ayudarles con eso.

Para obtener más información sobre cómo el galardonado software ERP en la nube de Acumatica puede mejorar exponencialmente sus procedimientos de adquisición, póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo.