¿Qué es la asignación de productos?

La asignación de productos -también conocida como asignación de inventario- es el proceso por el que las empresas dispersan, controlan y gestionan el inventario en sus redes de distribución y canales de venta. Si se hace bien, la asignación de productos permite a las empresas maximizar las ventas y minimizar el exceso de existencias y las roturas de stock, garantizando que el inventario está en el lugar adecuado en el momento adecuado.

Para las empresas de todos los tamaños y sectores, la asignación de productos es crucial para distribuirlos eficazmente por todos los canales y equilibrar la demanda de los clientes con la oferta disponible.

Aunque la asignación de productos puede ser muy compleja, una estrategia de asignación de productos correctamente diseñada puede ayudar a las empresas a satisfacer la demanda de los clientes, aumentar las ventas, disminuir los costes de almacenamiento y envío y reducir los residuos, lo que supone un ahorro y una rentabilidad considerables.

Métodos de asignación de productos

Una buena estrategia comienza con la selección de un método de asignación de productos: asignación equitativa, tendencial o estacional.

Asignación equitativa

La asignación equitativa significa que las empresas distribuyen los productos por igual entre sus distintos puntos de venta. Por ejemplo, supongamos que un minorista con tres tiendas físicas vende botellas de agua. En la asignación equitativa de productos, cada una de esas tres tiendas recibiría el mismo número de botellas de agua de los mismos estilos y colores. Este método es el que suelen elegir las empresas nuevas o las que tienen un inventario limitado.

Asignación de tendencias

Si un producto específico se está haciendo popular en un determinado lugar, región o país, las empresas pueden distribuir estratégicamente sus productos para que cada punto de venta tenga lo que necesita para satisfacer la demanda de los clientes.

Asignación estacional

La asignación estacional se basa en el clima. Por ejemplo, las empresas que venden paraguas pueden enviar más cantidad de su producto a las ciudades más lluviosas, como Hilo (Hawai), donde llueve 211 días al año. Pero, por supuesto, también querrán investigar primero la demanda. Es bien sabido que los residentes de Seattle -que recibe una media de 152 días de lluvia al año- tienden aignorar la lluvia y a equiparar los paraguas con los turistas.

Ventajas de la asignación de productos

Cuando las empresas siguen una estrategia de asignación de productos bien diseñada y con visión de futuro, experimentan las siguientes ventajas.

1. Inventario optimizado:

El inventario distribuido a los lugares adecuados en el momento oportuno permite a las empresas evitar las consecuencias de los costosos excesos de pedidos y las roturas de existencias.

2. Aumento de los ingresos y reducción de los costes:

Un inventario optimizado equivale a una asignación eficaz y precisa de los productos, lo que se traduce en un aumento de los ingresos y una reducción de los residuos y los costes adicionales. El producto no languidece en las estanterías; los clientes obtienen lo que quieren, cuando lo quieren; y las empresas saben exactamente dónde está el producto y dónde debe enviarse, lo que ahorra costes y tiempo de envío.

3. Mejora de la satisfacción del cliente:

La asignación de productos bien hecha garantiza la satisfacción de los clientes y la satisfacción de sus demandas. Las empresas que se adhieren a esta filosofía de dar prioridad al cliente crean una base de clientes fieles.

Retos y buenas prácticas en la asignación de productos

El éxito de una determinada estrategia de asignación de productos no está exento de dificultades. Por ejemplo, un aumento imprevisto de la demanda de un producto concreto, problemas en la cadena de suministro que generen escasez de productos y una toma de decisiones errónea debido a la falta de fiabilidad de los datos. Las empresas pueden seguir tres sencillas buenas prácticas para superar estos y otros retos.

1. Planificación de la demanda:

La planificación de la demanda consiste en prever la demanda a partir de pedidos reales, proyecciones de ventas y modelos estadísticos de previsión. Proporciona a las empresas información continua sobre cómo se está vendiendo un producto, qué cantidad de producto deben pedir y a qué punto o puntos de venta deben asignar el producto.

2. Seguimiento del inventario:

Las empresas deben controlar constantemente sus fluctuantes niveles de inventario para reducir la posibilidad de sufrir un exceso o una falta de producto.

3. Asignación automática:

La asignación automática es posible mediante la implantación de un moderno software de gestión de inventario integrado en una solución ERP completa y basada en la nube. Este software elimina el procesamiento manual de datos, permite la asignación masiva basada en reglas y aumenta la eficiencia con flujos de trabajo optimizados.

Aplicación real de la asignación de productos

Timebomb Trading Inc., una empresa de distribución canadiense con múltiples puntos de venta (en línea, en tienda), es un buen ejemplo real de una empresa que ha utilizado con éxito el software de gestión de inventario y la solución ERP adecuada para alinear perfectamente sus niveles de inventario con la demanda de productos.

Timebomb Trading se basaba en un sistema ERP Sage local heredado junto con varias aplicaciones desconectadas, como Shopify para comercio electrónico, Elastic para B2B e EasyPost para envíos. Estas soluciones no podían integrarse con el sistema financiero de la empresa, por lo que toda la pila era propensa a la inestabilidad y a sufrir caídas que consumían tiempo y dinero.

Como era de esperar, Timebomb tenía numerosos problemas de inventario, entre ellos:

• Actualizaciones cada hora, que no podían detectar los artículos de gran demanda que se agotaban en una hora.
• Introducción manual de datos de miles de nuevas referencias cada tres o cuatro semanas, que requiere mucho tiempo.
• La incapacidad de realizar un seguimiento eficaz de los pedidos, que se venden y distribuyen a través de una plataforma B2B, sitios web de tiendas Shopify y la tienda en línea limitada de Timebomb.

Los ejecutivos de Timebomb necesitaban una solución ERP fiable y completa que pudiera conectar sus sistemas dispares, proporcionar capacidades remotas, eliminar la introducción manual de datos y agilizar las comunicaciones y las operaciones. Tras comparar varias opciones, entre ellas Oracle NetSuite, la empresa eligió la asequible solución de ERP en la nube de Acumatica e implementó Acumatica Distribution Edition por sus funciones de cumplimiento de pedidos, envío, análisis financiero, generación de informes y gestión de inventario.

Lester Yuen, Vicepresidente de Operaciones y Finanzas, afirma: "Ahora que todo el mundo utiliza Acumatica, hay un único lugar al que acudir para hacer su trabajo. Ha supuesto una gran mejora tener toda esa información en una sola plataforma, ya no hay que rebuscar preguntándose si los datos son correctos."

Ahora, el equipo de Timebomb puede ver al instante las compras de los minoristas, saber qué pedidos tiene cada cuenta y asignar las prendas en función de las cuentas de inventario exactas. Las referencias se generan automáticamente, lo que ahorra dinero y recursos, y la empresa puede realizar asignaciones masivas en función de las preferencias de los minoristas.

Según la historia de éxito de Timebomb , la funcionalidad de asignación a granel "ayuda a los minoristas a planificar mejor el nuevo inventario y les da confianza, haciéndolos más propensos a considerar líneas adicionales y productos de ropa que Timebomb les trae".

Al trabajar en el sector de la moda, Timebomb necesitaba una solución ERP asequible, escalable y flexible, y la encontró en Acumatica.

"Los gustos y las tendencias de la moda evolucionan muy deprisa, por lo que es fundamental reaccionar con rapidez y agilidad como empresa", afirma Yuen. "Tenemos que meter y sacar datos rápidamente para satisfacer y adelantarnos al mercado y seguir siendo líderes del sector en nuestra categoría".

Conclusión

Una estrategia sólida de asignación de productos permite a las empresas distribuir los productos de forma eficaz, haciéndolos llegar al lugar adecuado en el momento oportuno. Y las empresas que implementan el software de asignación de productos adecuado, como Acumatica, ahorran tiempo, dinero y recursos con una asignación de productos automatizada y masiva, al tiempo que pueden responder de forma proactiva a un mercado en constante evolución.

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