Hacer crecer un negocio con software escalable

Introducción

El crecimiento de una empresa requiere una gran concentración, una planificación estratégica y el software de gestión empresarial adecuado para hacer frente a una complejidad cada vez mayor. Al integrar las finanzas, los recursos humanos y las operaciones, el software moderno evita la fragmentación de los datos y se adapta perfectamente al crecimiento de su empresa.

Cultivar su propio jardín de flores es un pasatiempo popular que requiere concentración, mucho sol y agua, y cuidados continuos para garantizar que florezca con todo su potencial. Cultivar una empresa exige unos cuidados similares, pero, a diferencia de un jardín de flores, no es solo un pasatiempo divertido, sino la forma en que millones de propietarios y empleados se ganan la vida.

Las pequeñas empresas son la espina dorsal de la economía estadounidense por una buena razón. Según la Cámara de Comercio de EE.UU., hay 33,2 millones de pequeñas empresas en el país, que constituyen el 99,9% de todas las empresas estadounidenses y dan empleo al 45,9% de la mano de obra.

Estas pequeñas empresas operan en un entorno altamente competitivo y complejo, y muchas de ellas creen que la simple incorporación de personal adicional puede ayudarles a expandirse. Pero el aumento de personal por sí solo no garantizará un crecimiento continuado y satisfactorio. De hecho, si su empresa funciona con sistemas de software desconectados que crean silos de datos y dificultan la comunicación, añadir más empleados pondrá aún más presión sobre esos sistemas. Lo que realmente necesitan estas empresas es un software de gestión de pequeñas empresas que pueda asumir su creciente complejidad sin frenar su impulso.

El software de gestión empresarial moderno reúne funciones clave como finanzas, recursos humanos, ventas y operaciones. Esto ayuda a los líderes a tomar decisiones inteligentes utilizando datos en tiempo real. Hoy exploraremos brevemente las cinco etapas del crecimiento empresarial, definiremos el software de gestión empresarial y examinaremos cómo el sistema adecuado contribuye a un éxito empresarial rotundo.

¿Qué es un software de gestión empresarial?

El software de gestión empresarial es un sistema que ayuda a las empresas a gestionar las operaciones diarias, los datos, los flujos de trabajo y la elaboración de informes en todos los departamentos. En lugar de mantener la información de finanzas, ventas, inventario, compras, proyectos y clientes en herramientas separadas, el software de gestión empresarial aúna todas esas funciones.

Para las pequeñas empresas, esto es importante porque el crecimiento conlleva una mayor complejidad. Una empresa con diez empleados puede arreglárselas con un software de contabilidad básico y hojas de cálculo. Sin embargo, una empresa con varias sedes, un mayor volumen de pedidos, más empleados y unas expectativas de los clientes más exigentes necesita un mayor control.

El software de gestión empresarial puede ayudar a las pequeñas empresas a gestionar:

• Finanzas y contabilidad
• Relaciones con los clientes
• Pedidos de venta
• Compras
• Inventario
• Proyectos
• Informes
• Flujos de trabajo de los empleados
• Conformidad
• Operaciones
• Cuadros de mando e inteligencia empresarial

La ventaja práctica es sencilla: la gente deja de buscar información y empieza a utilizarla.

Las 5 etapas del crecimiento empresarial

Las cinco etapas del crecimiento empresarial son: Existencia, Supervivencia, Éxito, Despegue y Madurez de los recursos. Este marco ayuda a los propietarios a anticiparse a los retos y a implementar el software de gestión empresarial adecuado en el momento oportuno.

A medida que las pequeñas empresas crecen, pasan por varias etapas. En 1983, Neil C. Churchill, profesor y líder en innovación y espíritu empresarial, y Virginia L. Lewis, investigadora asociada principal del Instituto Caruth de la Universidad Metodista del Sur, presentaron las Cinco Etapas del Crecimiento de la Pequeña Empresa. Este marco se diseñó para ayudar a los propietarios y gestores de pequeñas empresas a evaluar y resolver retos, anticipar requisitos clave en las distintas etapas de crecimiento, evaluar cómo afectarán los requisitos normativos a sus organizaciones y diagnosticar problemas exclusivos de las pequeñas empresas. He aquí una visión general de cada etapa.

Fase I: Existencia

La fase de existencia es la fase de puesta en marcha. El propietario -que aporta la visión, el plan y el dinero- lleva todos los sombreros, incluido el de supervisor de todos los empleados. Churchill y Lewis la describen como la fase en la que la estrategia consiste en "mantenerse vivo", trabajando duro para conseguir clientes y disponer de efectivo suficiente para mantenerse a flote con sistemas mínimos o inexistentes para respaldar estos esfuerzos.

Fase II: Supervivencia

La Etapa de Supervivencia es para las empresas que superan la etapa de puesta en marcha. Churchill y Lewis escriben que una empresa en la Etapa de Supervivencia "tiene suficientes clientes y los satisface lo suficiente con sus productos o servicios como para conservarlos". Aunque la organización sigue siendo sencilla desde el punto de vista operativo (por ejemplo, el número de empleados y supervisores es limitado, el propietario sigue siendo muy práctico), el crecimiento se produce si la empresa puede gestionar su flujo de caja con un desarrollo limitado de los sistemas.

Etapa III: Éxito

Las empresas que alcanzan la fase de éxito se encuentran en un dilema. ¿Cambian a un modelo de mantenimiento, trabajando para mantener el negocio en su nivel de éxito y rentabilidad para que el propietario pueda "desvincularse" y dedicarse a otros intereses? ¿O deben reinvertir los recursos de la empresa para que crezca aún más? Sea cual sea la decisión que se tome, se requiere un trabajo exhaustivo (sobre todo en forma de elaboración de presupuestos) y una planificación estratégica.

Fase IV: Despegue

En la fase de despegue, el objetivo es crecer rápidamente y financiar ese crecimiento. La empresa se descentraliza a medida que el propietario abdica de parte del control y delega responsabilidades en gestores clave. Se implantan sistemas de gestión empresarial más refinados y amplios, y los directivos se dedican a la planificación operativa y estratégica.

Etapa V: Madurez de los recursos

Por último, Churchill y Lewis declaran que las empresas que se encuentran en la Etapa de Madurez de Recursos "han llegado", pero siguen existiendo dos grandes preocupaciones: "en primer lugar, consolidar y controlar los beneficios financieros derivados del rápido crecimiento y, en segundo lugar, conservar las ventajas del pequeño tamaño, incluida la flexibilidad de respuesta y el espíritu emprendedor". Estas empresas están ahora dirigidas por un equipo (no únicamente por el propietario); las finanzas permiten una planificación detallada; y los sistemas son "amplios y están bien desarrollados".

La relevancia del software de gestión empresarial

El software de gestión empresarial agrupa todas las operaciones de la empresa en un único centro tecnológico, lo que proporciona una fuente única de datos fiables en tiempo real. Esto evita que las empresas tengan que volver a etapas de crecimiento anteriores cuando se enfrentan a problemas de liquidez o a cambios en las condiciones del mercado.

Según Churchill y Lewis, las empresas pueden volver a etapas de crecimiento anteriores si se dan condiciones que frenen su impulso hacia adelante, como problemas de tesorería, incapacidad para adaptarse a circunstancias cambiantes y otras condiciones difíciles. Así que, como hacer crecer un negocio es complicado, independientemente de la etapa en la que se encuentre, es importante hacer planes y aplicar estrategias y herramientas fiables para prepararse para estos retos desde el principio. De ese modo, cuando tu empresa llegue a esos retos, no te parecerán desalentadores y podrás superarlos fácilmente.

Para ello, los sistemas de software de gestión empresarial integrales son las herramientas más importantes que hay que explorar. Estas soluciones reúnen todas sus operaciones empresariales en un eje tecnológico central, proporcionando una única fuente de verdad de datos en tiempo real. Facilitan la colaboración entre equipos y partes interesadas, mejoran la atención al cliente, agilizan el cumplimiento de la normativa, automatizan las tediosas tareas financieras y operativas, y mucho más. Pero hay muchos sistemas de gestión empresarial en el mercado, así que veamos los pasos clave para elegir la solución que mejor se adapte a usted.

Cómo elegir un software de gestión empresarial para una empresa en crecimiento

La elección de un software de gestión empresarial debe partir del problema que se quiere resolver, no de la demostración del producto.

Antes de evaluar a los proveedores, responde a estas preguntas:

• ¿Qué procesos están frenando el crecimiento?
• ¿En qué casos recurren los empleados a las hojas de cálculo porque el sistema no puede gestionar el trabajo?
• ¿Qué informes tardan demasiado en generarse?
• ¿Qué equipos no confían en los datos?
• ¿Qué problemas relacionados con la experiencia del cliente se deben a fallos en los sistemas internos?
• ¿Qué aplicaciones deben integrarse con el nuevo sistema?
• ¿Qué requisitos del sector debe cumplir el software?
• ¿Cuántos usuarios necesitarán acceso ahora y en el futuro?
• ¿Qué requisitos de seguridad, cumplimiento normativo e implementación son importantes?
• ¿Cómo será la empresa dentro de tres o cinco años?

Una buena solución de ERP en la nube debe poder crecer al ritmo de la empresa. Busca opciones de implementación flexibles, una estructura de precios clara, facilidad de uso, capacidades de integración, funcionalidades específicas del sector, seguridad, generación de informes, automatización y un proveedor que invierta en la innovación del producto.

Desconfía de los programas que parecen asequibles hasta que cada nuevo usuario, módulo, integración o cambio en el contrato se convierte en una negociación. Las empresas en crecimiento necesitan una estructura de precios que puedan entender.

Señales de que tu pequeña empresa ha superado las capacidades de un programa de contabilidad básico

Muchas pequeñas empresas empiezan utilizando un programa de contabilidad básico. No hay ningún problema en ello. El error es seguir utilizándolo cuando está claro que el negocio ya lo ha superado.

Entre los indicios de que tal vez sea el momento de pasarse a un ERP en la nube se incluyen:

• Los equipos recurren a las hojas de cálculo para llevar a cabo sus procesos fundamentales.
• La elaboración de los informes lleva días o semanas.
• Las cifras de inventario, ventas y finanzas no coinciden.
• Los empleados introducen los mismos datos en varios sistemas.
• Los directivos no pueden ver los resultados financieros en tiempo real.
• La empresa cuenta con varias entidades, sedes o divisas.
• La falta de información ralentiza el servicio de atención al cliente.
• Las aprobaciones manuales retrasan los pedidos, las facturas o las compras.
• La empresa necesita competencias específicas del sector.
• El crecimiento hace que la empresa parezca menos controlada, en lugar de más próspera.

Esa última señal es la que los líderes no deben pasar por alto. El crecimiento debe generar un impulso. No debe hacer que cada mes se viva como una emergencia del sistema.

Encontrar e implantar la mejor solución ERP

Para encontrar la mejor solución de ERP en la nube, identifica los puntos débiles de tu operación, evalúa tu infraestructura tecnológica actual y establece un presupuesto estricto. A continuación, elige una opción de implementación y comprueba que el software cumple con los requisitos específicos de tu sector.

1. Siga estos pasos iniciales

Antes de elegir el sistema ERP adecuado, tendrá que dar unos primeros pasos:

• Identifique los puntos débiles:
  • ¿Qué está frenando su negocio? ¿Qué procesos son ineficaces y le hacen perder tiempo? ¿Dónde no consigue obtener los datos y la información que necesita para funcionar?
• Examine su pila tecnológica actual:
  • ¿Cuáles de las aplicaciones que utiliza actualmente son de misión crítica y cuáles deben desaparecer? Si tiene aplicaciones que debe conservar, tendrá que asegurarse de que el sistema ERP que elija ofrezca sólidas capacidades de integración con esas aplicaciones, garantizando una conectividad sin fisuras en toda su pila tecnológica.
• Fija un presupuesto antes de empezar a buscar:
  • Inicie el proceso sabiendo lo que está dispuesto a gastar y lo que puede gastar. Para evitar cargos adicionales innecesarios (y a menudo inescrupulosos), elija un proveedor de software ERP que sea franco sobre los precios desde el principio. Busque licencias para usuarios ilimitados, en las que pague por los recursos que utilice, no por el número de personas que utilicen el sistema. De este modo, el sistema crece con usted y, como todos los empleados pueden acceder al sistema según sus funciones y sus protocolos de seguridad, disponen de los datos que necesitan para hacer su trabajo en tiempo real. En lugar de estar aislados por silos de datos, pueden ver el panorama general y trabajar juntos con mayor eficacia.
• Considere opciones de alojamiento e implantación:
  • ¿Cómo desea desplegar su solución? ¿Prefiere una implantación en la nube totalmente gestionada, en la que el proveedor se encarga de alojar, proteger, mantener y actualizar el software y el hardware? ¿O prefiere una nube privada totalmente segura, en la que sus datos se alojan en una nube dedicada exclusivamente a su empresa? (Esta opción la eligen a veces empresas de sectores regulados: farmacéutico, alimentario, cosmético, etc.).
• Piense en su necesidades específicas del sector:
  • ¿Qué requisitos específicos necesita que cumpla la solución? Por ejemplo, las empresas de construcción necesitan herramientas de gestión de proyectos. Los fabricantes necesitan compatibilidad con múltiples métodos de producción. Los distribuidores necesitan herramientas de gestión de inventarios y almacenes. Los minoristas necesitan soluciones de venta omnicanal. Y así sucesivamente. Si utiliza un software de contabilidad básico, es posible que ya disponga de algunas aplicaciones específicas del sector. Busque una solución ERP completa que cubra todas estas necesidades del sector en un solo sistema. Una vez más, si el software de terceros que utiliza es fundamental para su empresa, la solución ERP también debe poder integrarse perfectamente con ese software, para que esté bajo el mismo paraguas integral de una única solución.

Una vez que haya seguido estos pasos y esté comenzando su investigación sobre ERP, examine las calificaciones de usabilidad de cada opción para ver lo que los clientes del mundo real tienen que decir al respecto. Compruebe si los protocolos de seguridad del sistema son transparentes y de primera categoría. Evalúe la hoja de ruta de productos del proveedor. ¿Está centrado en la innovación continua o se limita a mantenerse a flote? Y, por último, asegúrese de que el proveedor que está examinando será un socio para su empresa, no un depredador.

"Los depredadores se centran en el corto plazo y en la chequera", afirma David De Rego, vicepresidente de marketing de producto de Acumatica, refiriéndose a un estudio del analista Brian Sommer. "Ponen trampas y utilizan contratos confusos y voluminosos. Los socios están comprometidos con una relación a largo plazo. Alinean sus objetivos con los de los clientes y mejoran continuamente sus productos."

En general, lo que busca es un proveedor con una mentalidad demostrada de dar prioridad al cliente y a la innovación.

2. Asegurarse de que las capacidades del software se ajustan a las etapas de crecimiento

Las pequeñas empresas en crecimiento necesitan un software de gestión empresarial que pueda ampliarse y adaptarse a la mayor complejidad que conlleva cada etapa de crecimiento. Una solución ERP completa (a diferencia de las piezas de software independientes e inconexas) incluye funciones avanzadas diseñadas para apoyar a las pequeñas empresas en cada etapa de crecimiento, desde la gestión de tesorería hasta la automatización del flujo de trabajo.

Por ejemplo, si su empresa está en la etapa de supervivencia, su solución ERP debe tener herramientas de gestión de efectivo que ayuden a gestionar las transacciones diarias, los saldos de caja, las transferencias de fondos y las conciliaciones de cuentas bancarias en un sistema centralizado. Para la etapa de éxito, una solución ERP debe tener capacidades de automatización del flujo de trabajo que garanticen que los miembros del equipo se centran en actividades que mejoran el negocio en lugar de en tareas manuales que les roban su valioso tiempo y energía. Y para la etapa de despegue, la inteligencia empresarial avanzada y el análisis con IA son vitales, ya que equipan a las empresas con la información que necesitan para tomar decisiones estratégicas basadas en datos que les ayudarán a superar los retos que conlleva un crecimiento vertiginoso.

Estas y otras funciones deben ser lo suficientemente avanzadas como para responder a la evolución de las necesidades, pero no tanto como para que los usuarios no puedan utilizarlas fácilmente.

3. Implantar con éxito la solución adecuada y gestionar el cambio

Después de encontrar la mejor solución ERP para su empresa, implantará el sistema con la ayuda del proveedor de ERP o de un socio de implantación de ERP de confianza. El proceso de implantación varía en función de la solución, pero los pasos estándar incluyen:

• Conseguir la implicación de los directivos, los informáticos y los empleados para que, cuando se produzca el cambio tecnológico, los miembros del equipo estén preparados y dispuestos a utilizarlo.
• Instalación de la solución según la opción de alojamiento elegida.
• Migración de datos del sistema antiguo al nuevo.
• Formación de todos los miembros del equipo.
• Probar y validar el sistema ERP.
• La puesta en marcha, que puede hacerse de una sola vez o programarse en distintas fases. (También puede utilizar los sistemas antiguos y nuevos juntos durante un tiempo, como ruedas de entrenamiento para sus procesos empresariales).
• Comentarios y mejoras continuas, para que puedas hacer ajustes a medida que creces.

Crecimiento sostenible con la solución ERP adecuada

Las pequeñas empresas pueden lograr un crecimiento sostenible mediante la implementación de soluciones ERP en la nube intuitivas, asequibles e innovadoras, como Acumatica. Estas plataformas proporcionan las herramientas, los recursos y los datos necesarios para alcanzar la etapa de madurez de los recursos.

Las pequeñas empresas pueden esperar llegar a etapas específicas dentro del viaje de crecimiento. Si implementan un software de gestión empresarial intuitivo, asequible e innovador, como Acumatica, dispondrán de las herramientas, los recursos y los datos que necesitan para alcanzar fácilmente y con éxito su etapa de madurez de recursos.

Para obtener más información sobre el cambio a un software nuevo y escalable, lea nuestro libro electrónico gratuito "Leading Through Change: Transición exitosa de un software básico de contabilidad a un sistema ERP".

Cómo ayuda Acumatica a las empresas en crecimiento

Acumatica Cloud ERP está diseñado para pequeñas y medianas empresas en crecimiento que necesitan un software de gestión empresarial flexible y escalable.

Acumatica integra funciones empresariales básicas como la gestión financiera, la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la contabilidad de proyectos, la gestión de inventario, la gestión de pedidos, los servicios de campo, la construcción, la distribución, la fabricación, el comercio minorista , la elaboración de informes, los paneles de control y la inteligencia empresarial. Las empresas pueden seleccionar las funciones que mejor se adapten a sus necesidades y ampliarlas a medida que crecen.

Acumatica también ofrece opciones de implementación en la nube, capacidades de integración, ediciones específicas para cada sector y licencias para un número ilimitado de usuarios basadas en los recursos utilizados, en lugar de cobrar por usuario. Este modelo puede resultar muy útil para las empresas en crecimiento que desean que más empleados accedan al sistema sin limitar la visibilidad, con el fin de controlar los costes de software.

Para los líderes que se preguntan cómo hacer crecer una pequeña empresa, la respuesta no es «compra un sistema ERP y todo funcionará». Eso sería demasiado fácil. La mejor respuesta es esta: crea los procesos, la visibilidad de los datos y la base tecnológica que permitan a la empresa gestionar el crecimiento sin perder el control.

El ERP en la nube forma parte de esa base.

Preguntas frecuentes: Cómo hacer crecer una empresa con un software de gestión empresarial

¿Cuál es la mejor manera de hacer crecer una pequeña empresa?

La mejor forma de hacer crecer una pequeña empresa es combinar una fuerte demanda de los clientes con procesos repetibles, visibilidad financiera, informes claros y sistemas escalables. El crecimiento resulta más fácil de gestionar cuando los equipos pueden acceder a datos precisos y trabajar con un software de gestión empresarial integrado.

¿Cómo ayuda el software de gestión empresarial al crecimiento de una empresa?

El software de gestión empresarial ayuda a las empresas a crecer al integrar funciones clave como las finanzas, las ventas, las operaciones, el inventario, los proyectos y la elaboración de informes. Reduce el trabajo manual, mejora la visibilidad y ayuda a los responsables a tomar decisiones basadas en datos empresariales actualizados.

¿Qué es el ERP en la nube?

El ERP en la nube es un software de planificación de recursos empresariales que se ofrece a través de la nube. Ayuda a las empresas a gestionar las finanzas, las operaciones, el inventario, las ventas, los proyectos, la elaboración de informes y otros procesos fundamentales en un único sistema integrado.

¿Cuándo debería una pequeña empresa pasarse a un ERP en la nube?

Una pequeña empresa debería plantearse la adopción de un ERP en la nube cuando los programas básicos de contabilidad, las hojas de cálculo o las aplicaciones aisladas ya no sean capaces de satisfacer sus necesidades de crecimiento. Entre los indicios más comunes se encuentran la lentitud en la generación de informes, la introducción duplicada de datos, los problemas de inventario, la visibilidad financiera limitada y la dificultad para gestionar varias sedes o entidades.

¿El ERP en la nube es solo para grandes empresas?

No. El ERP en la nube puede ayudar a las pequeñas y medianas empresas que necesitan sistemas escalables sin tener que mantener una infraestructura local compleja. Muchas empresas en crecimiento utilizan el ERP en la nube para mejorar la visibilidad, automatizar el trabajo e ir incorporando nuevas funciones con el tiempo.

¿Qué deben buscar las pequeñas empresas en un software de gestión empresarial?

Las pequeñas empresas deben buscar un software de gestión empresarial que se adapte a su sector, conecte los procesos clave, ofrezca informes en tiempo real, se integre con aplicaciones importantes, garantice una seguridad sólida, permita la automatización y pueda adaptarse a medida que la empresa crece.

Crear una base más sólida para el crecimiento

Para hacer crecer un negocio se necesita algo más que ambición. Se necesitan sistemas capaces de gestionar un mayor número de clientes, más datos, más empleados y más decisiones.

Si tu pequeña empresa depende de herramientas inconexas, informes que tardan en llegar y soluciones manuales, es posible que el crecimiento empiece a parecer más complicado de lo que debería. Un software de gestión empresarial escalable puede ayudarte, ya que ofrece a tu equipo una visión global de la empresa y las herramientas necesarias para actuar con mayor rapidez.

Descubra cómo Acumatica Cloud ERP ayuda a las empresas en expansión a gestionar la complejidad, mejorar la visibilidad y sentar unas bases más sólidas para la siguiente fase de crecimiento.