Por qué es importante la distinción entre IA y automatización en el ámbito del ERP

Cuanto más hablamos de los últimos avances tecnológicos, más se han convertido la inteligencia artificial y la automatización en términos casi intercambiables en los debates sobre los sistemas ERP, y es fácil entender por qué. La tecnología sigue avanzando a un ritmo tan rápido que la terminología no da abasto, y los proveedores rara vez se detienen a explicar la diferencia.

Lo cierto es que la inteligencia artificial y la automatización no son lo mismo, y conviene hacer esta distinción. ¿Por qué? Porque cambia lo que cabe esperar razonablemente de cada una de ellas.

Hoy, tras la primera entrada de nuestro nuevo blog, destinada a ayudarte a comprender mejor los aspectos clave de la IA y cómo pueden aplicarse a tu trabajo y a tu organización, esta segunda entrada abordará las distinciones y diferencias importantes entre la IA y la automatización, y por qué son importantes para tu empresa.

Definición de la automatización y la IA (y establecimiento de expectativas realistas al respecto)

Para comprender las diferencias entre la automatización y la inteligencia artificial, es importante definir qué son y cómo funcionan. Empecemos por la automatización.

La automatización es determinista. Sigue las reglas que tú defines y se ejecuta siempre de la misma manera. Si una factura coincide con una orden de compra dentro de los límites de tolerancia, se aprueba automáticamente. Si se añade un nuevo empleado al sistema, se activa el flujo de trabajo de incorporación. La conciliación de facturas, el proceso de aprobación y los asientos contables recurrentes son tareas de automatización.

Para las pequeñas y medianas empresas que gestionan flujos de trabajo financieros y operativos críticos, esa coherencia es un requisito operativo fundamental. Los procesos que cierran los libros contables, tramitan las órdenes de compra y activan los controles de cumplimiento deben funcionar de forma predecible, en todo momento.

En comparación, la IA es probabilística. En lugar de seguir reglas fijas, como la automatización, la IA se basa en el contexto para razonar y responder. Puedes preguntar por qué ha variado la antigüedad de tus cuentas por cobrar este trimestre o señalar los pagos a proveedores que parezcan inusuales en comparación con los patrones históricos. No hay ninguna regla que genere esas respuestas. La IA analiza la situación y responde basándose en lo que se le ha enseñado, y eso es lo que la hace tan potente y explica por qué funciona de manera diferente y va más allá de la automatización tradicional.

Pero la IA solo es tan fiable como el contexto en el que opera. Una misma funcionalidad que funciona bien para una empresa puede que no funcione igual para otra. Depende de cómo esté configurado el sistema, de cómo sean los datos, de en qué área de la empresa se utilice y de lo que signifique «correcto» para tu empresa. Tener esto en cuenta desde el principio determina dónde implementar la IA en tu organización.

Por ejemplo, si la IA ayuda a alguien a elaborar un informe o a resumir una tendencia, normalmente es posible detectar una respuesta imperfecta antes de que cause daños. Sin embargo, si opera dentro de los flujos de trabajo de cierre financiero, aprobaciones de compras o reconocimiento de ingresos, lo que está en juego es muy diferente. Especialmente para las pequeñas y medianas empresas, que a menudo carecen de un equipo dedicado a detectar esos errores, la decisión de implantarla cobra mayor importancia.

Cómo Acumatica pone la automatización y la inteligencia artificial a tu servicio

Como solución ERP en la nube basada en inteligencia artificial, Acumatica separa deliberadamente la automatización y la inteligencia artificial.

En el ámbito determinista, Business Events ofrece a los usuarios una forma estructurada de definir condiciones desencadenantes y acciones automatizadas que se ejecutan siempre de la misma manera: si ocurre esto, haz aquello, de forma fiable y a gran escala.

En el ámbito probabilístico, el asistente de IA y la detección de anomalías mediante IA se encargan de las tareas que las reglas no pueden realizar: preguntas en lenguaje natural, recomendaciones contextuales y reconocimiento de patrones que permite detectar lo que ningún umbral podría detectar.

Y para aquellos equipos que necesitan que ambos elementos funcionen conjuntamente para convertirse en una empresa inteligente, AI Automation ofrece una vía híbrida que combina flujos de trabajo estructurados con instrucciones de IA muy específicas para gestionar tareas que se sitúan entre la automatización pura y la inferencia abierta.

Cuando evalúes cualquier función de IA de un ERP, empieza por preguntarte de qué lado de esa línea se sitúa. Esa pregunta es el punto de partida adecuado, y estamos aquí para ayudarte a responderla. También puedes ver nuestro seminario web bajo demanda, «Acumatica AI: Transformando el ERP para la era de los negocios inteligentes», para conocer mejor el enfoque reflexivo y práctico de Acumatica respecto a la IA y la automatización, mientras esperas nuestra tercera entrada del blog de esta serie: «En qué se equivocan los proveedores de ERP cuando incorporan la IA desde fuera».