¿Por qué la computación en nube es el futuro de la implantación de ERP?

Ventajas del ERP en la nube

Según un artículo de CIO sobre tendencias en ERP, el paso a la nube es un hecho y las ventajas son evidentes. El autor, Yashvendra Singh, escribe: "Al llevar sus soluciones ERP a la nube, los CIO pueden beneficiarse de costes más bajos, nuevas funcionalidades, movilidad, implantación más sencilla, elasticidad, menor necesidad de recursos informáticos internos y la posibilidad de añadir usuarios y funciones para adaptarse al crecimiento de la empresa".

Veamos con más detalle algunas de las muchas ventajas que las empresas pueden esperar al implantar una solución ERP en la nube.

Menores costes operativos y de implantación

Los elevados costes operativos y de implantación se han esgrimido a menudo como la principal razón para no invertir en una solución ERP. Se trata de una preocupación válida cuando se elige un sistema in situ, que requiere que las empresas inviertan en el software de la solución, la licencia del software y el hardware necesario. Y los departamentos de TI de las empresas se encargan de encontrar un lugar para almacenar el hardware, instalarlo y mantenerlo (por ejemplo, soporte, actualizaciones y seguridad), lo que requiere mucho tiempo, dinero y energía.

Por otro lado, las soluciones ERP en la nube cobran una cuota de suscripción que cubre el coste de uso del software, la cantidad de recursos utilizados y el número de usuarios. Dado que los usuarios acceden al software a través de Internet utilizando cualquier dispositivo habilitado para la web, la implantación es más fácil y rápida que con una solución local. Además, el proveedor de ERP en la nube proporciona actualizaciones automáticas y asume la responsabilidad del mantenimiento y la seguridad.

Movilidad total para los usuarios

Según Forbesel trabajo a distancia ha llegado para quedarse, lo que significa que las empresas deben ofrecer a sus empleados la posibilidad de trabajar desde casa. Con una solución ERP en la nube, la movilidad es una capacidad integrada. Aparte de necesitar una conexión a Internet fiable y un dispositivo de acceso a la nube, la solución ERP permite a los empleados conectarse sin esfuerzo a la solución ERP desde cualquier lugar y zona horaria. Ver información, comunicarse con los miembros del equipo, compartir archivos (y mucho más) es posible con sólo pulsar un botón.

Potente copia de seguridad y protección de datos

Como se ha señalado anteriormente, la seguridad de los datos en las soluciones ERP tradicionales in situ recae en los expertos informáticos de la empresa. La seguridad en una solución ERP in situ incluye la institución de medidas de copia de seguridad y recuperación, como el almacenamiento de datos en discos duros, discos y/o servidores in situ. Lamentablemente, si una catástrofe daña el hardware o el sistema, los datos pueden ser irrecuperables.

En cambio, las soluciones ERP en la nube se alojan en plataformas seguras, como Amazon Web Services (AWS), que cifran todos los datos que entran en sus redes globales. Y los proveedores de ERP en la nube -que saben que su reputación está en juego y no quieren pagar por una filtración de datos- supervisan, prueban y realizan copias de seguridad de los datos de sus clientes, además de protegerlos de ciberataques cada vez más sofisticados.

Pasar a la nube

Después de ver los beneficios de pasarse a una solución ERP basada en la nube, es comprensible por qué tantas empresas están optando por pasarse a la nube. Pero es importante que estas empresas reconozcan los diferentes sistemas en la nube que tienen a su disposición.

• Sistemas multiusuario: Los clientes comparten una única instancia del software ERP, que incluye su infraestructura de soporte, la aplicación y la base de datos. Aunque se trata de un entorno compartido, los datos de los clientes están separados de los de otros inquilinos.
• Sistemas de inquilino único: Los clientes tienen su propia instancia del software sin compartir infraestructura, aplicación o base de datos.

Cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes, y cada empresa deberá decidir cuál le conviene más.

Éxito en la implantación de ERP en la nube

Por supuesto, es fácil decir lo maravilloso que es un producto o servicio, pero los clientes exigen pruebas. El analista (y bloguero) Jon Reed de Digonomica también exige pruebas, por eso se sentó con el equipo de Cornell Cooperative Extension (CCE) para explorar por qué describen Acumatica Cloud ERP como "mágico".

En su artículo, Reed señala que la palabra "magia" está "fuera de mi zona de confort de software empresarial", y escribe: "La dirección de Acumatica es bastante enérgica acerca de lo que su ERP en la nube puede hacer, empleando frases clave como 'ERP ágil'. Si utiliza frases clave audaces, voy a ver si resuenan con los clientes".

Sarah Fox Dayton, directora asociada de CCE, explicó a Reed que CCE -una organización sin ánimo de lucro dedicada a mejorar la vida de los ciudadanos de Nueva York y cliente del año 2022 de Acumatica Impact- es una "organización dolorosa y mágicamente compleja" con "extraordinarios requisitos de presentación de informes a nivel federal, estatal y local". CCE eligió Acumatica porque era flexible y capaz de adaptarse a sus necesidades variables y únicas.

Reed profundiza en los detalles y revela que CCE fue capaz de implantar con éxito 56 asociaciones en Acumatica (con 66 inquilinos para cubrir otras entidades de la organización que funcionan por su cuenta) en poco menos de un año. En cuanto a por qué CCE considera que Acumatica es "mágico", Dayton dice: "Es realmente divertido trabajar con él, es como si la información apareciera delante de ti. Es como si apareciera mágicamente, porque no es información que pudiéramos obtener cómodamente en el pasado. Por eso es mágica para nosotros".

Dayton también explicó que el acceso a los datos de Acumatica marca la diferencia en el funcionamiento del CCE:

Cambia la forma en que la universidad toma decisiones o ve la información. Proporciona a los directores ejecutivos de la asociación en su junta directiva un grado de información sobre su propia organización al que antes no tenían acceso. Así que ahora tienen una capacidad de decisión mucho más informada que antes.

Para Reed, la experiencia de CCE con Acumatica es un gran ejemplo de resultados reales.