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Abandonado por NetSuite
Fundada en 2015, cbdMD, Inc. (NYSE American: YCBD) se ha convertido rápidamente en una de las principales marcas de cannabidiol (CBD) derivado del cáñamo con una completa línea de productos de CBD sin THC fabricados en Estados Unidos, así como productos de THC de espectro completo y Delta 9. La marca cbdMD incluye tinturas, gominolas, tópicos, cápsulas, somníferos y mucho más. La marca pawCBD de la empresa incluye tinturas, masticables y tópicos formulados para mascotas con distintas concentraciones.
La empresa, con sede en Charlotte (Carolina del Norte), empezó a cotizar en bolsa a finales de 2017 y vende sus productos de consumo y para mascotas en línea y a través de miles de puntos de venta, incluidos GNC, las tiendas de comestibles Wegmans en el noreste, y en 32 países.
El uso de productos de CBD está creciendo rápidamente a medida que más y más estados legalizan su venta y más productos están disponibles en formas fáciles de tomar, como los comestibles. Para revelar con exactitud los ingredientes cannabinoides de sus productos, CbdMD utiliza procesos de fabricación de calidad, somete sus ingredientes y productos a pruebas de pureza y potencia, y se adhiere a los mandatos de cumplimiento y requisitos de etiquetado, todo lo cual permite a cbdMD mantener el más alto nivel de certificación cGMP de terceros independientes por la NSF.
Como empresa emergente, cbdMD se lanzó con QuickBooks, pero los ejecutivos pronto se dieron cuenta de que necesitaban una solución ERP, una con gestión de calidad y procesos y que cumpliera con SOX. El equipo anterior, que funcionaba con poco personal y crecía rápidamente, estaba familiarizado con NetSuite, por lo que decidieron seguir adelante con su implantación.
Sin embargo, apenas unos meses después de implantar NetSuite en 2021, cbdMD recibió la noticia de que Oracle, el nuevo propietario de NetSuite, no iba a apoyar a la industria del cannabis, y que cbdMD solo tenía un año para encontrar un nuevo ERP.
Oracle-NetSuite se desconecta
Esa noticia fue preocupante, sobre todo porque toda la implantación de NetSuite se retrasó un año entero debido a Covid-19, afirma Casey Lassiter, responsable de ERP de cbdMD. Aunque encontrar un nuevo ERP e implantarlo supondría un reto en tan poco tiempo, permitió a cbdMD solucionar varios problemas que tuvo al implantar y luego poner en marcha Oracle NetSuite.
La implantación de NetSuite en cbdMD fue accidentada, lo que se debió principalmente a los diferentes estilos de comunicación y a la falta de comunicación, ya que todo el equipo de implantación de NetSuite se encontraba en el extranjero, afirma Lassiter. Después, durante los primeros seis meses de uso, el equipo de cbdMD se dio cuenta de que el ERP no proporcionaba varias de las eficiencias que esperaba conseguir, ni los datos detallados que querían los ejecutivos.
A los ejecutivos de la empresa les resultaba difícil profundizar en la información de los clientes y descubrir tendencias, y descargar datos de NetSuite era difícil y "llevaba una cantidad de tiempo considerable." Era difícil extraer datos a tiempo, afirma Lassiter. El ERP era un devorador de recursos porque algunas operaciones necesitaban transferir datos entre múltiples sistemas en silos, una aplicación cada vez, lo que ralentizaba la recuperación de datos y causaba mucha frustración.
"Cada dato requería la mano de un desarrollador", afirma Lassiter. "Teníamos que tener un desarrollador en plantilla que conociera SuiteScript, la versión de NetSuite de Java".
Los retrasos en los datos del almacén ralentizaron los envíos
"Teníamos muchos problemas con nuestras capacidades de recogida, embalaje y envío. Era bastante lento y, en los días de mucho trabajo, el personal tenía que sentarse a esperar a que se actualizaran los escáneres de radiofrecuencia. Había muchos días en los que se perdía tiempo esperando a que el sistema procesara 30 pedidos para que los preparadores pudieran pasar al siguiente paso. Teníamos muchas quejas del almacén", afirma Lassiter.
NetSuite no tenía una aplicación de gastos que cumpliera sus requisitos, por lo que cbdMD añadió Expensify. El equipo de ventas utilizaba Salesforce, que la empresa había implantado cuando utilizaba QuickBooks. Con los sistemas en silos, era difícil obtener una imagen completa de sus clientes y comprender adecuadamente la rentabilidad de los proyectos y los costes de los trabajadores.
CbdMD realizaba el seguimiento de la calidad y la trazabilidad de los materiales mediante un sistema manual que almacenaba la información crítica en un disco duro independiente. Esto complicaba y a veces retrasaba el proceso de fabricación cuando había que imprimir la documentación adecuada y entregarla en mano en la planta de fabricación para cada lote o cuando se perdía la documentación.
