cbdMD sustituye Oracle NetSuite por la edición de manufactura de Acumatica y obtiene un ERP más fácil de usar y mejores informes
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Solución ERP en la nube de Acumatica para cbdMD
Sede central
Charlotte, NC
Industrias
Fabricación, Venta al por menor
Aplicaciones sustituidas
NetSuite y QuickBooks

cbdMD

  • Implantación de una plataforma de fabricación única, conectada y moderna para expandirse.
  • Se eliminaron varias cuotas de licencias de software, lo que supuso un ahorro anual de 200.000 dólares.
  • Aceleró la tramitación de pedidos en un 30%, eliminando transferencias de datos innecesarias.
  • Mayor visibilidad de los datos y conexiones con otros programas con sólo pulsar un botón, lo que ahorra tiempo.
  • Eliminó la manipulación manual de datos entre NetSuite y Microsoft Excel para la elaboración de informes, ahorrando tiempo.
  • Aumentó los envíos de 3.000 al día a 1.000 a la hora, ahorrando tiempo y reduciendo los costes de mano de obra.
  • Reducción del tiempo de recuento de inventarios de un mes a menos de una semana.
  • Mejora de la gestión informática con un sistema centralizado.
  • Adquirió un sistema integrado de gestión de la calidad de eWorkplaceApps, ahorrando horas.
  • Cumplimiento racionalizado con una trazabilidad rigurosa de los lotes.
Casey Lassiter
"Estamos constantemente sacando nuevos productos y nuevas innovaciones basadas en nuestros esfuerzos de investigación. Con Acumatica, estamos bien preparados para afrontar lo que venga".
Casey Lassiter, Director de ERP
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Solución ERP
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Abandonado por NetSuite

Fundada en 2015, cbdMD, Inc. (NYSE American: YCBD) se ha convertido rápidamente en una de las principales marcas de cannabidiol (CBD) derivado del cáñamo con una completa línea de productos de CBD sin THC fabricados en Estados Unidos, así como productos de THC de espectro completo y Delta 9. La marca cbdMD incluye tinturas, gominolas, tópicos, cápsulas, somníferos y mucho más. La marca pawCBD de la empresa incluye tinturas, masticables y tópicos formulados para mascotas con distintas concentraciones.

La empresa, con sede en Charlotte (Carolina del Norte), empezó a cotizar en bolsa a finales de 2017 y vende sus productos de consumo y para mascotas en línea y a través de miles de puntos de venta, incluidos GNC, las tiendas de comestibles Wegmans en el noreste, y en 32 países.

El uso de productos de CBD está creciendo rápidamente a medida que más y más estados legalizan su venta y más productos están disponibles en formas fáciles de tomar, como los comestibles. Para revelar con exactitud los ingredientes cannabinoides de sus productos, CbdMD utiliza procesos de fabricación de calidad, somete sus ingredientes y productos a pruebas de pureza y potencia, y se adhiere a los mandatos de cumplimiento y requisitos de etiquetado, todo lo cual permite a cbdMD mantener el más alto nivel de certificación cGMP de terceros independientes por la NSF.

Como empresa emergente, cbdMD se lanzó con QuickBooks, pero los ejecutivos pronto se dieron cuenta de que necesitaban una solución ERP, una con gestión de calidad y procesos y que cumpliera con SOX. El equipo anterior, que funcionaba con poco personal y crecía rápidamente, estaba familiarizado con NetSuite, por lo que decidieron seguir adelante con su implantación.

Sin embargo, apenas unos meses después de implantar NetSuite en 2021, cbdMD recibió la noticia de que Oracle, el nuevo propietario de NetSuite, no iba a apoyar a la industria del cannabis, y que cbdMD solo tenía un año para encontrar un nuevo ERP.

 

Oracle-NetSuite se desconecta

Esa noticia fue preocupante, sobre todo porque toda la implantación de NetSuite se retrasó un año entero debido a Covid-19, afirma Casey Lassiter, responsable de ERP de cbdMD. Aunque encontrar un nuevo ERP e implantarlo supondría un reto en tan poco tiempo, permitió a cbdMD solucionar varios problemas que tuvo al implantar y luego poner en marcha Oracle NetSuite.

La implantación de NetSuite en cbdMD fue accidentada, lo que se debió principalmente a los diferentes estilos de comunicación y a la falta de comunicación, ya que todo el equipo de implantación de NetSuite se encontraba en el extranjero, afirma Lassiter. Después, durante los primeros seis meses de uso, el equipo de cbdMD se dio cuenta de que el ERP no proporcionaba varias de las eficiencias que esperaba conseguir, ni los datos detallados que querían los ejecutivos.

A los ejecutivos de la empresa les resultaba difícil profundizar en la información de los clientes y descubrir tendencias, y descargar datos de NetSuite era difícil y "llevaba una cantidad de tiempo considerable." Era difícil extraer datos a tiempo, afirma Lassiter. El ERP era un devorador de recursos porque algunas operaciones necesitaban transferir datos entre múltiples sistemas en silos, una aplicación cada vez, lo que ralentizaba la recuperación de datos y causaba mucha frustración.

"Cada dato requería la mano de un desarrollador", afirma Lassiter. "Teníamos que tener un desarrollador en plantilla que conociera SuiteScript, la versión de NetSuite de Java".

 

Los retrasos en los datos del almacén ralentizaron los envíos

"Teníamos muchos problemas con nuestras capacidades de recogida, embalaje y envío. Era bastante lento y, en los días de mucho trabajo, el personal tenía que sentarse a esperar a que se actualizaran los escáneres de radiofrecuencia. Había muchos días en los que se perdía tiempo esperando a que el sistema procesara 30 pedidos para que los preparadores pudieran pasar al siguiente paso. Teníamos muchas quejas del almacén", afirma Lassiter.

NetSuite no tenía una aplicación de gastos que cumpliera sus requisitos, por lo que cbdMD añadió Expensify. El equipo de ventas utilizaba Salesforce, que la empresa había implantado cuando utilizaba QuickBooks. Con los sistemas en silos, era difícil obtener una imagen completa de sus clientes y comprender adecuadamente la rentabilidad de los proyectos y los costes de los trabajadores.

CbdMD realizaba el seguimiento de la calidad y la trazabilidad de los materiales mediante un sistema manual que almacenaba la información crítica en un disco duro independiente. Esto complicaba y a veces retrasaba el proceso de fabricación cuando había que imprimir la documentación adecuada y entregarla en mano en la planta de fabricación para cada lote o cuando se perdía la documentación.

Solución ERP

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Acumatica Edición Fabricación

La empresa evaluó Microsoft Dynamics, Rootstock, Sage Intacct, Acumatica y SAP Business One, con los que Lassiter estaba familiarizado por su experiencia laboral anterior.

"Necesitábamos encontrar un sistema que pudiera gestionar la cantidad de datos que procesábamos cada día, preferiblemente una solución en la nube, y que tuviera todas las funciones que necesitábamos listas para usar o que pudiéramos integrar fácilmente", explica Lassiter. Rápidamente redujeron la lista a SAP Business One y Acumatica.

La facilidad de uso de Acumatica y su moderna plataforma sellaron la decisión frente a SAP, afirma Lassiter.

"Me inclinaba por SAP, pero es cierto que su interfaz de usuario final no es la mejor".

"La interfaz de SAP parece Windows 95 y funciona como Windows 95", afirma. "Es muy cuadriculada. Tiene una opción de menú en forma de árbol y cada página está asociada a un código T, por lo que los usuarios tienen que memorizar códigos T para llegar rápidamente al punto del sistema en el que necesitan estar. Es un poco tosco y no se ha adaptado a la experiencia de usuario típica de los ordenadores de la década de 2020".

SAP Business One, que también era bastante más caro, "mencionó que la experiencia del usuario final era algo nuevo que estaban poniendo en marcha, pero era exactamente el mismo producto que había utilizado en el pasado con algunas optimizaciones menores".

Acumatica es tan fácil de usar como un navegador de Internet y es muy intuitivo, afirma.

Para cimentar aún más la decisión, el socio de Acumatica, NexTec Group, estaba dispuesto a movilizar a su equipo de inmediato, mientras que el socio de SAP quería retrasar la implantación unos meses. "En cuanto firmamos los documentos, NexTec se puso manos a la obra de inmediato", afirma Lassiter.

NexTec Group implantó el moderno ERP con rapidez, dentro del plazo de finalización de Oracle NetSuite y dentro del presupuesto.

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La plataforma conectada ofrece una gran visibilidad de los datos

La implementación de Acumatica Manufacturing Edition y de la gestión de gastos y CRM de Acumatica en una plataforma conectada permitió a cbdMD eliminar Expensify, Salesforce y los costes de licencia añadidos de NetSuite. Con ello, la empresa ha ahorrado más de 200.000 dólares, afirma Lassiter.

Acumatica mejoró enormemente la visibilidad de los datos en toda la empresa. CbdMD dispone ahora de sólidos informes financieros que incluyen herramientas de inteligencia empresarial que se conectan a la perfección con Acumatica. "Ahora podemos ver nuestros datos empresariales desde todos los ángulos", afirma Lassiter. "Estamos supervisando la rentabilidad mes a mes, por ejemplo, y podemos profundizar y ver los beneficios de un lote de productos específico".

La empresa también creó una instantánea diaria de las ventas que se envía automáticamente por correo electrónico a las partes interesadas, y los ejecutivos analizan las tendencias de ventas y las tasas de retención de clientes con mayor precisión.

Ventas tiene visibilidad directa de los pedidos de los clientes y puede ver en qué punto se encuentra un pedido, si se ha recogido, empaquetado o enviado, afirma Lassiter. "No hay ninguna integración loca que pueda romperse; todo está ahí para su visualización inmediata, lo cual es impresionante".

Antes, la información no fluía sin problemas de NetSuite a Magento y Salesforce. En su lugar, los datos fluían de un programa a otro y viceversa a través de integraciones, explica. "Las integraciones se rompían, la información no era precisa y todo el mundo acababa viendo información diferente".

Con la plataforma optimizada y conectada de Acumatica, cbdMD ha aumentado su rendimiento, afirma Dustin Dickerson, analista de ERP de cbdMD. "Mientras que antes tal vez enviábamos 3.000 pedidos al día durante ocho horas, ahora procesamos 1.000 pedidos a la hora. Eso supone un gran ahorro de tiempo y mano de obra".

 

Mejora del inventario y reducción de los recuentos cíclicos

"Inmediatamente, el almacén estaba más contento", dice Lassiter. "Tenían más opciones de picking y embalaje y están trabajando para prescindir del papel, algo que nunca iba a ocurrir con NetSuite".

Acumatica mejoró y agilizó la gestión del inventario de cbdMD. "Antes, el recuento de ciclos podía llevarnos un mes entero", afirma Dickerson. "Ahora podemos exportar un recuento de ciclos, hacer que varias personas trabajen en él y cargarlo de nuevo en el sistema, y eso ahorra semanas de trabajo a la gente".

Aunque muchos de los productos que vende cbdMD son fabricados por laboratorios externos, mantiene una línea de producción para las tareas de envasado y etiquetado. "Aunque nuestro enfoque principal es la distribución, es beneficioso tener capacidades de fabricación en nuestro ERP", dice Lassiter. "Por ejemplo, diariamente ejecutamos un informe MRP en Acumatica para activar órdenes de compra y producción".

 

Calidad optimizada y trazabilidad mejorada

Debido a que opera en la industria del cannabis, cbdMD mantiene el cumplimiento de NSF cGMP 455, y sus productos deben adherirse a rigurosas pruebas y mandatos de cumplimiento. La empresa prueba sus productos para garantizar los estándares de calidad y consistencia y proporciona trazabilidad de lotes hacia delante y hacia atrás. Antes de implantar Acumatica, estas tareas eran manuales y se alojaban en una unidad aislada a la que había que acceder por separado.

Encontrar la documentación necesaria llevaba horas y no estaba relacionada con una orden o plan de producción. "No eran conjeturas, sino mucho más trabajo para ver dónde estaba relacionada (una prueba o información)", dice Dickerson. "Podía llevar horas".

Con Quality Management Suite de eWorkplace Apps, el equipo de calidad sólo tiene que introducir un número de lote y toda la documentación relacionada -como el origen, el estado de la ubicación, las pruebas del producto hasta la venta- está disponible al instante. "Podemos cargar todos nuestros certificados de análisis, nuestras pruebas microbianas y de calidad, y si nos someten a una auditoría y alguien quiere saber qué pasó en abril, podemos sacar un PDF. El departamento de calidad siempre me dice que ahora es mucho más fácil", afirma Dickerson.

La empresa se ha ahorrado días de trabajo durante los simulacros de retirada. "La última vez que ayudé, me llevó varios días de trabajo revisar todos los registros de lotes", explica. "Ahora todo es digital, así que tenemos un margen de error menor, y podemos tener muchos informes de trazas con solo pulsar un botón".

El sistema de gestión de calidad está perfectamente conectado a Acumatica, emplea la misma interfaz de usuario y ha eliminado el papeleo y las hojas de cálculo adicionales necesarias en caso de una retirada simulada o una auditoría. "Definitivamente nos ha ayudado mucho", dice Dustin. "Ha acortado el proceso de días a 10 o 15 minutos; tienes toda la información que necesitas ahí mismo".

Además de distribuir sus productos a minoristas, cbdMD vende sus productos en todo el mundo a través de varios sitios web de marca basados en Magento que NexTec implementó utilizando una herramienta de Kensium, un ISV de Acumatica. Otro sitio de la empresa funciona con WooCommerce y se conecta a Acumatica mediante AcuWoo. Desde el lanzamiento de Acumatica, cbdMD ha migrado todos los sitios Magento a Shopify, integrándolos a través de iPaaS integrator.io de Celigo.

CbdMD está trasladando ahora su negocio mayorista a la plataforma Acumatica, y ese proyecto incluye añadir el procesamiento de tarjetas de crédito para los clientes mayoristas.

 

Crecimiento continuado

Gracias a la racionalización de sus operaciones y la profundización en el conocimiento de los datos, cbdMD tiene previsto seguir ampliando su línea de productos a nuevos mercados y países. Está invirtiendo mucho en investigación y desarrollo, lo que incluye estudios clínicos para estudiar los beneficios para la salud del CBD y el THC como potenciadores del dolor, el estado de ánimo, el sueño y la inmunidad.

CbdMD también lanzó una nueva línea de tintura y geles blandos de espectro completo y empezó a vender gominolas y comprimidos Delta 9.

Este año, lanzó cbdMD Max, un nuevo producto que incluye Univestin™ patentado que tiene afirmaciones clínicas sobre el dolor. La empresa sigue forjando relaciones con nuevos minoristas y vendiendo en nuevos países; hace poco empezó a vender productos en Japón y se lanzó en Amazon UK.

"Estamos constantemente sacando nuevos productos y nuevas innovaciones basadas en nuestros esfuerzos de investigación", dice Lassiter. "Con Acumatica, estamos bien preparados para afrontar lo que venga después".

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