Eastman Music Company

Asequibilidad, facilidad de uso y API abiertas de Acumatica

Primero consideró Sage X3 como una posible actualización. "Pero Sage me dejó un mal sabor de boca por la forma en que gestionaban algunos de los problemas informáticos que teníamos", afirma. Sentía que no tenían intención de apoyar a la empresa.

Torres también revisó Epicor, SAP, Microsoft Dynamics y Oracle NetSuite, reduciendo su lista a Acumatica y Microsoft Dynamics. Eligieron Acumatica por su exclusivo modelo de precios basado en el uso y su plataforma estrechamente integrada.

También le gustó que Acumatica Manufacturing Edition se conectara fácilmente con otras aplicaciones, y que la empresa se centrara en pequeñas y medianas empresas que necesitan una plataforma ERP asequible y fácil de configurar. Tener una estructura de API abierta, sabía Torres, permitiría a BACKUN, su empresa canadiense de accesorios para clarinete, viento de madera y viento de latón, conectarse con Shopify. "La integración de Shopify era una preocupación clave de la única empresa de Eastman que realmente utiliza Shopify, y eran la única empresa que utiliza Global Shop System como su ERP, y sabíamos que queríamos una integración a largo plazo de todas nuestras empresas", dice Torres.

Acumatica también permite a los clientes establecer varios arrendatarios y utilizar varias divisas y varios idiomas. La funcionalidad de transferencia entre empresas del software permite a todas las empresas de Eastman realizar negocios sin problemas en una única plataforma. Esto es útil porque la empresa está gestionada por un equipo central de contabilidad que se ocupa de las finanzas de las 14 entidades.

En Sage 100, todas las entidades tenían bases de datos separadas, lo que dificultaba y llevaba mucho tiempo entrar y salir de los sistemas para realizar transferencias entre empresas y las transacciones financieras correspondientes.

Aplicación

Eastman Music Company implantó Acumatica por primera vez en su sede de distribución, S.E. Shires & Co., y Haynes debido a la estructura de servicios compartidos de sus departamentos de ventas y atención al cliente, que trabajan con una red de minoristas que hacen negocios con distritos escolares y universidades.

El socio de Acumatica, Integrated System Solutions, con sede en Orange, California, ayudó a Eastman Music a implantar Acumatica. Mientras se implementaban las tres primeras sedes, Eastman realizó una adquisición y, a continuación, trasladó cuatro empresas más a Acumatica. Las cuatro ubicaciones restantes se implantaron y completaron antes de finales de año. A pesar de la complejidad y la naturaleza global del despliegue, la implantación de 14 empresas se completó en unos dos años.

Hay que tener en cuenta, dice Torres, que "Eastman creció a un ritmo ridículo durante la misma época. Me sentí un poco como Forrest Gump. Intentábamos que todo saliera bien y, de repente, las nubes se separaron y todo encajó a las mil maravillas".

Muchas empresas del sector musical sufrieron la pandemia y los problemas de la cadena de suministro, pero Eastman prosperó. "Gran parte del crecimiento se debió a que ganamos cuota de mercado, pero estoy seguro de que nunca habríamos podido funcionar y lograr esos resultados con Sage", afirma Torres.

"Uno de nuestros empleados describió el paso de Sage a Acumatica como pasar de un coche de cercanías a un Ferrari", añade. "De repente fue como 'Madre mía, algo tan sencillo como asignar un pedido en Acumatica sustituyó a tantas soluciones manuales en Sage'".

Fácil de implantar

La plataforma intuitiva y fácil de usar de Acumatica facilitó la implantación en otras ubicaciones y la creación de nuevas entidades con rapidez, afirma Torres. De hecho, añade, lo hace todo él mismo.

"Para subrayar la fluidez de la adición de otra empresa, con la adquisición de Malletech, fue literalmente el día en que se hizo público el anuncio, y esa tarde vi la primera factura de Malletech llegar a través de Acumatica y que se enviaba", dice Torres. "Fue increíble que literalmente no hubiera ningún retraso en el negocio. Fue fluido para nosotros, pero lo más importante es que fue fluido para y de nuestros clientes."

Atribuye a los escenarios de importación de Acumatica y a los procesos creados previamente, ambos repetibles, el haberles ayudado a añadir empresas tan rápidamente. Todo lo que tuvo que hacer fue añadir proveedores y clientes que diferían de las otras empresas. El departamento de contabilidad añadió los registros AP y AR y los equilibró con los sistemas antiguos. "En realidad, cada vez es más fácil porque podemos ajustar las cosas y aprender de las veces anteriores", dice Torres.

Plataforma flexible y personalizada

Eastman Music dispone ahora de una plataforma ERP de fabricación flexible que los ejecutivos pueden personalizar fácilmente según su forma de hacer negocios sin tener que ser desarrolladores de software. Acumatica ofrece formas sustanciales de configurar la plataforma con automatización de procesos, capacidades de búsqueda intuitivas y opciones de personalización no técnicas.

Los ejecutivos han racionalizado y automatizado los procesos financieros, de ventas y de fabricación, al tiempo que han eliminado muchas operaciones manuales, ahorrando a los empleados incontables horas con una productividad mejorada. Los empleados adaptan los cuadros de mando con los indicadores clave de rendimiento (KPI) que son vitales para sus funciones, y pueden profundizar en datos como órdenes de compra, facturas o listas de materiales para recopilar la información que necesitan.

Con una visibilidad total de sus 14 operaciones globales, los ejecutivos de Eastman Music disponen de mejores datos, que utilizan para tomar decisiones estratégicas y dirigir la empresa de forma más eficiente. Disponer de la misma plataforma de fabricación en todos los centros ha hecho más eficientes las operaciones en cada uno de ellos, lo que ha ayudado a los empleados a ser más productivos. Gracias a la racionalización del almacén y los envíos, los pedidos se realizan con mayor rapidez, lo que aumenta la satisfacción y fidelidad de los clientes.

"Ahora puedo gestionar nuestras operaciones globales 24 horas al día", afirma Torres, y añade que puede acceder a información en tiempo real desde cualquier lugar del mundo.

"La cantidad de datos y el tipo de datos que tenemos ahora son mucho más impactantes y útiles, y nos permiten tomar mejores decisiones", afirma Jay Schreiber, Director de Ventas. "Somos mucho más eficientes en el seguimiento de pedidos, presupuestos y búsqueda de inventario. La información se actualiza en tiempo real, lo que nos permite transmitir esa información a nuestros clientes de una manera mucho más eficiente y oportuna."

"Hemos tenido noticias de numerosos clientes que nos han dicho que Eastman es su proveedor más fiable, que les proporciona información puntual y precisa sobre el plazo estimado de entrega y la disponibilidad de existencias, entre otras cosas, lo que realmente significa mucho para nuestros clientes", añade.

Transformación de Wm. S. Haynes

El fabricante de flautas Wm. S. Haynes Co, con sede en Boston, MA, fue la primera empresa que compró Ni y una de las primeras en implantar Acumatica. Su transformación operativa sirve como ejemplo brillante de los profundos cambios que se produjeron en toda la empresa global al pasar a Acumatica.

Acumatica Manufacturing proporciona detalles y datos que Wm. S. Haynes Co no tenía antes, dice Elizabeth Horowitz, asistente de operaciones.

"El informe de materiales críticos me permite ver lo que falta y lo que no tenemos en el almacén adecuado", afirma. "MRP nos muestra qué piezas hay que pedir y qué piezas hay que fabricar. Los puntos de pedido de Acumatica nos dicen exactamente cuándo tenemos que hacer un pedido de un artículo concreto. Ahora puedo ver una previsión de cuándo se va a producir y cuándo las fechas previstas de recepción del inventario pueden poner en peligro las fechas de producción. Nos ha ayudado a detectar un par de cosas que antes se nos pasaban completamente por alto".

Le gusta poder ver la lista de materiales y el trabajo en curso en tiempo real durante todo el proceso de producción. Sólo tiene que seleccionar la lista de materiales, crear una orden de fabricación y liberarla. Acumatica extrae los materiales y las cantidades correctas. "Es muy sencillo comparado con lo que solía hacer con Sage, que era engorroso y muy reactivo", afirma. "Puedes hacer cambios sobre la marcha si es necesario. Ahora podemos ver realmente lo que está en producción".

En lugar de mirar una pizarra o esperar a que el equipo de producción le informe de la situación, simplemente mira en Acumatica y puede ver si un pedido se ha quedado atascado en producción o si está esperando un envío de uno de los muchos metales de materias primas especiales que utilizan.

"Antes no teníamos esa visibilidad", afirma Horowitz.

Recuperar los costes de la chatarra

Horowitz ha ahorrado mucho tiempo utilizando los procesos automatizados de Acumatica. Por ejemplo, explica, sus flautas están hechas de plata, oro y, a veces, platino. Una vez fabricado un instrumento, el proceso de fabricación genera chatarra que recogen y venden para recuperar parte de su inversión en materiales.

"Antes, fabricaba los artículos. Luego tomaba el peso de las piezas, las fabricaba y después tomaba el peso de la chatarra", explica. "Por último, lo convertía en un código de artículo de desecho".

Como el proceso era manual y requería muchos pasos, a veces se olvidaba de hacer el ajuste del rechazo. Con el proceso de subproductos de Acumatica, sólo tiene que añadirlo a la lista de materiales como último paso y liberar los materiales. "Puedo ajustar la cantidad o el precio, y puedo hacer que la orden de producción cree la transacción de rechazo por mí como parte del proceso de producción", dice. "Automatizar los ajustes de rechazo es un cambio de juego para mí".

Realizar cambios materiales

Horowitz afirma que la funcionalidad de versiones de Acumatica ha eliminado el tiempo que antes dedicaba a teclear los cambios y actualizar las listas de materiales. "Nuestras flautas tienen diferentes opciones, como llaves de pulgar variables", dice, y pone un ejemplo. Aunque las llaves de mariposa cuestan lo mismo, si se les acaba una y necesitan sustituirla por otra, ella simplemente la cambia en la lista de materiales existente en un solo paso, en lugar de volver a teclear la información.

Mejora de almacenes y distribución

Eastman Music tiene un modelo de distribución complejo. En Estados Unidos, muchas mercancías pasan por el centro de distribución de California. Este centro recibe envíos del extranjero y prepara pedidos para sus distribuidores. También recibe mercancías de empresas de fabricación nacionales, algunas de las cuales fabrican piezas utilizadas por sus otras entidades. Cada fabricante también recibe envíos del extranjero y gestiona sus propios esfuerzos de distribución, como los envíos directos a los consumidores.

Acumatica mejoró la eficiencia de la distribución, el almacenamiento y los envíos en toda la organización.

Con la funcionalidad de gestión de almacenes de Acumatica, las instalaciones de distribución de Eastman Music perfeccionaron sus prioridades de picking, ahorrando tiempo a los empleados y haciendo que el equipo fuera más eficaz. "El sistema indica al personal del almacén dónde ir en función de la prioridad de picking, en lugar de que sea el personal el que elija dónde ir", afirma Torres.

El sistema flexible puede bloquear envíos o artículos que necesitan controles de calidad, lo que permite a la empresa gestionar mejor su inventario. "Muchas de las funciones del sistema de gestión de almacenes ayudan específicamente a mi servicio de atención al cliente a saber dónde está un producto y a conocer en qué fase del proceso de asignación se encuentran las existencias disponibles".

Los artículos que están listos para su entrega se envían más rápidamente, afirma Schreiber. Antes, el servicio de atención al cliente notificaba a los clientes que los pedidos se enviarían en 10 o 14 días, porque solían esperar de 2 a 3 días o más antes de enviarse". Ahora este tipo de productos se envían el mismo día o, como muy tarde, al día siguiente", afirma.

"Todavía tenemos algunos productos que requieren pasos adicionales de control de calidad, pero en el caso de los productos listos para enviar, se ha reducido realmente el tiempo que pasan inactivos en nuestro almacén. Ahora pueden identificar claramente un artículo que está en stock y que puede enviarse esta tarde. Pueden verlo todo en Acumatica sin tener que ir corriendo al almacén para resolverlo".

Racionalización de los envíos de contenedores

Acumatica agilizó la recepción de contenedores en el extranjero, reduciendo los plazos de entrega de dos semanas a menos de dos días. "En el caso de los productos para estudiantes, ahora tenemos un plazo de entrega de dos días en aproximadamente el 80% de los contenedores, porque hemos podido configurar sistemas en Acumatica que revelan qué hay en un recibo de pedido y para quién son los pedidos", afirma Schreiber.

El servicio de atención al cliente asigna los artículos rápidamente porque Eastman agilizó el proceso en Acumatica y el almacén puede empezar a empaquetar los artículos y enviarlos.

Mejora de las previsiones de ventas

Ahora que Schreiber tiene acceso a los datos históricos de ventas, a las proyecciones de ventas y a la evolución del equipo de ventas con respecto a sus objetivos, puede actualizar los informes de ventas en menos de dos días, en lugar de las dos semanas que tardaba antes. "Es un cambio bastante drástico y me ha liberado mucho tiempo para centrarme en otras cosas que contribuyen a la empresa, aparte de hacer números".

Por ejemplo, dice, en lugar de establecer previsiones de ventas "sobre lo que desearíamos poder vender, hacemos previsiones sobre lo que realmente podemos fabricar y vender". El acceso a los datos de producción en tiempo real le ha permitido prever mejor las referencias de la empresa que Eastman vende a su mayor cliente cada 12 meses. Antes, la tarea era manual y había que "hacer conjeturas de arriba abajo a lo largo de toda la cadena de suministro, y no funcionaba bien", afirma.

"Con Acumatica, el proceso de previsión se suavizó realmente y hemos tenido una mejora espectacular en la puntualidad de las entregas con nuestro principal cliente, lo que obviamente se traduce en ser también mejores a la hora de suministrar puntualmente a todos nuestros clientes."

Informes DYI

Gracias a las herramientas intuitivas y fáciles de usar de Acumatica, Schreiber y otros usuarios pueden crear ellos mismos cualquier número de informes y cuadros de mando personalizados. "Si antes quería actualizar los informes, tenía que pagar a alguien para que hiciera el trabajo", dice Schreiber, y añade que a menudo optaba por vivir con lo que tenía y prescindir de ello.

"Poder crear las consultas genéricas y controlar los datos por nuestra cuenta fue enorme", añade Torres. "Una vez que nos sentimos cómodos haciendo nuestros propios informes, eso fue un gran punto de inflexión para nosotros".

"Ahora, sin tener que aprender a codificar para utilizar Power BI, podemos extraer nosotros mismos muchos datos de Acumatica que antes no podíamos porque teníamos que pagar a un consultor para que lo hiciera", afirma. Para añadir un campo a un informe, sólo tiene que hacerlo él mismo en unos minutos.

Crecimiento continuado

No hay duda de que Eastman Music Company seguirá creciendo mediante adquisiciones, y añadir empresas adicionales, sin importar en qué parte del mundo se encuentren, será mucho más fácil con la plataforma de Acumatica.

Con Acumatica implantado en toda la empresa, Torres y otros están aprendiendo qué otras eficiencias puede ayudarles a conseguir la plataforma.

"Apenas estamos arañando la superficie con la forma en que podemos utilizar Acumatica para seguir mejorando y rediseñando nuestros procesos empresariales", afirma. "Ya hemos hecho cosas muy interesantes con Acumatica teniendo en cuenta los recursos que tenemos y la complejidad de nuestras empresas".