Plataforma única y centralizada
Acumatica centralizó las transacciones y los flujos de trabajo de Additive-Xen una única solución de gestión empresarial que eliminó la dependencia de la empresa de las hojas de cálculo. Acumatica Manufacturing Edition mejoró significativamente las operaciones diarias con flujos de trabajo integrados que proporcionaron a los ejecutivos una potente herramienta de previsión, un mejor acceso a los datos y nuevas formas de reducir costes.
La estrategia de API abierta de Acumatica facilita la conectividad de aplicaciones de terceros, lo que facilitó a Arcus Universe la vinculación de Ship Theory con el sistema empresarial principal. "La victoria más rápida fue la integración de Ship Theory", dice Young. "Desde el primer día, empezamos a imprimir etiquetas para que nadie tuviera que teclear las direcciones. Eso nos ahorró tiempo de inmediato. Luego pudimos gestionar automáticamente las facturas de aduanas cuando se implantaron los requisitos del Brexit."
La intuitiva interfaz de usuario de Acumatica permitió a los empleados ser más eficientes con menos formación, afirma Young. "Encuentran información sobre clientes, facturas, historial de pagos y otros datos al instante, sin tener que buscar en varios programas ni perder mucho tiempo buscando. Ahora pueden profundizar fácilmente para encontrar más información cuando la necesitan", afirma. Los cuadros de mando de Acumatica se pueden configurar fácilmente según las funciones individuales, con preferencias de KPI e información procesable en tiempo real.
Los flujos de trabajo automatizados ahorran tiempo
Acumatica ofrece flujos de trabajo automatizados para la conciliación de extractos bancarios, almacenamiento nativo de documentos para anexos de garantías de clientes e impresión sin fisuras de etiquetas y trámites aduaneros. Young calcula que estas funciones compensarán el equivalente a cuatro miembros del equipo, incluido uno en las operaciones de almacén de la empresa.
El almacenamiento digital de documentos y las copias de seguridad externalizadas por Arcus Universe han eliminado el archivado manual y los costes y el tiempo de almacenamiento físico de hasta 18 cajas de documentos bancarios al año. "Prácticamente no tenemos papel".
La posibilidad de añadir notas a las facturas y otros documentos "fue enorme, dice Young. "No sabes lo entusiasmados que están mis empleados con las notas que pueden introducir en el sistema en cualquier lugar. Pueden poner notas en productos, clientes y transacciones y todo el mundo puede verlas. Ya no tenemos que averiguar por qué algo no se ha enviado porque podemos poner una nota y todo el mundo sabe lo que está pasando".
En general, calcula que el equipo financiero ha experimentado un aumento de la productividad de entre el 10 y el 15 por ciento gracias a la automatización de Acumatica. Additive-X también ha reducido en un 25 por ciento el tiempo que antes tardaban en prepararse para una auditoría, porque la información está alojada en una única solución y ya no pierden tiempo importando y exportando información.
Realizar una auditoría también es más fácil porque "los auditores tienen acceso al sistema y pueden hacer la investigación que necesitan por su cuenta en lugar de entregarnos una larga lista de los datos que necesitan", añade. "Simplemente pueden acceder a Acumatica y profundizar directamente dentro del sistema para ver el documento o archivo que necesitan".
Mejora de la gestión de inventarios
Acumatica Distribution Edition mejoró la gestión del inventario de Additive-X, proporcionando a la empresa una transparencia instantánea. Por ejemplo, cuando una persona ajena a la empresa se puso en contacto con ella para alquilar un espacio de almacén, Young pudo extraer al instante un informe de existencias antiguas de piezas con 40 meses o más, encontrar la ubicación de las existencias, hablar con el jefe de almacén y autorizarle a vaciarlas para dejar espacio al posible inquilino, todo ello en unos minutos. "A continuación, creé la salida de inventario, hice un ajuste de 3.300 piezas, las despejé, las deseché, las liberé y listo", explica.
Antes, esa tarea habría llevado varios días y mucho trabajo manual.
"Acumatica también es muy bueno para mantener los niveles de reaprovisionamiento. Los nuevos niveles de reposición se cargan automáticamente y los revisamos con más frecuencia que nunca", afirma Young. "Hay mucha menos devaluación de existencias porque estamos ajustando los perfiles de compra en tiempo real, por lo que no nos quedamos atascados con artículos sobrantes, eliminando el desperdicio".
Cuando un proveedor avisó de que iba a cerrar un almacén por vacaciones, Additive-X "examinó rápidamente los niveles de inventario, sacó el historial de cuentas, estimó las necesidades, creó una orden de compra y, en una hora, tenía el stock adecuado a tiempo para cumplir los plazos cruciales", afirma Young. La agilidad empresarial que proporciona Acumatica también les ayudó a optimizar los niveles de inventario incluso durante los retos de la cadena de suministro global.
Mejora del servicio al cliente
Acumatica Cloud ERP ayudó a Additive-X a mejorar el servicio al cliente con menos roturas de stock y una mejora significativa de las tasas de cumplimiento de pedidos, lo que contribuyó a elevar la marca de la empresa y la fidelidad de los clientes.
"Ahora puedo decir que sí a cosas que los clientes piden relacionadas con su negocio único", dice Young. "Puedo encontrar rápidamente la información que quieren directamente desde Acumatica o recurrir a nuestro excelente recurso de socios en Arcus Universe para satisfacer las solicitudes si es algo que no puedo encontrar por mi cuenta."
"Me daba vergüenza cuando se estropeaba el sistema antiguo", añade. "Me parecía muy poco profesional. Ahora proyectamos una imagen mucho mejor a nuestros clientes. Hemos enlazado con nuestra tienda web Magento, que alimenta automáticamente los pedidos a Acumatica, agilizando el proceso de pedido del cliente y el cumplimiento de los pedidos."
Los empleados dedican más tiempo a atender las necesidades de los clientes gracias a la automatización del flujo de trabajo y a las opciones de autoservicio de Acumatica. El cliente actualiza los informes por sí mismo en lugar de esperar a un informe programado, como tenía que hacer antes. "Respondemos rápidamente a las preguntas porque obtenemos información puntual y precisa más rápido que nunca", afirma Young.
La mayor precisión y rapidez de los datos proporciona a Additive-X una ventaja competitiva frente a clientes y proveedores.
Mayor compromiso del personal
La interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar de Acumatica, junto con una mayor transparencia de los datos, han aumentado el compromiso del personal. Los empleados entienden ahora cómo encajan sus trabajos y cómo se interconectan con todo el proceso, desde la venta de una impresora 3D hasta la fabricación y el cumplimiento del pedido, pasando por el servicio postventa de atención al cliente. "Ahora podemos tener gente trabajando en múltiples áreas, a veces en el almacén, otras en finanzas, porque Acumatica es muy familiar para todo nuestro personal", explicó Young.
Antes, todo el mundo estaba aislado y no sabía lo que hacían los demás departamentos. "La gente ha crecido en sus funciones desde que avanzamos con Acumatica", afirma. "Acumatica está preparado para el futuro y el sistema es fiable, así que la gente confía en él, lo cual es importante".
Expanda fácilmente hacia el futuro
Additive-X planea añadir los módulos CRM, Field Service y otros de Acumatica y crear flujos de trabajo avanzados en el futuro. "Podemos crecer con la solución implementando continuamente las funciones existentes y utilizando las nuevas mejoras del sistema", afirma Young. "Me sorprendería que dentro de 5 o 10 años llegara un momento en el que dijera: 'Dios mío, Acumatica no puede hacer eso'".
Additive-X apenas ha "arañado la superficie con Acumatica", afirma Young. "Sé que si queremos expandirnos con más almacenes, puedo hacerlo fácilmente; si queremos expandirnos a nuevos países, puedo hacerlo fácilmente con Acumatica".
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