Fuente única de información entre las finanzas y la tienda web
Con Acumatica y su conexión con Magento, los pedidos en línea de AMI fluyen ahora hacia el sistema financiero en tiempo real. La información de los pedidos se envía automáticamente a todos los departamentos, lo que elimina la introducción manual de datos en varios programas y reduce los errores.
La empresa consiguió una pasarela de pago más segura, la capacidad de emitir créditos y la posibilidad de cobrar a las tarjetas de crédito en el momento del pedido, en lugar de en el momento del envío.
Pivotar rápidamente para trabajar desde casa
La instalación de Acumatica fue un salvavidas para American Meadows. "No sé cómo habríamos superado el brote inicial de Covid-19 sin Acumatica", afirma Platt. "Pudimos hacer el cambio para ser totalmente remotos a los pocos días de tomar la decisión".
"También pudimos gestionar nuestra formación de incorporación a distancia, algo que nunca habríamos podido hacer con nuestro antiguo sistema."
La capacidad de pivotar rápidamente también permitió a American Meadows afrontar un crecimiento imprevisto. "Somos de los pocos culpables que se han beneficiado de la pandemia", explica Platt. "Nuestras ventas han subido más de un 75% interanual. Todo el mundo está en casa y cuidando del jardín, y hemos podido escalar muy rápidamente."
Se trata de una hazaña notable si se tiene en cuenta que American Meadows contrata a unas 25 personas en primavera para gestionar su explosión estacional de negocio. Al oír a sus compañeros hablar de las dificultades que estaban encontrando en sus relaciones con China, Platt se dio cuenta del impacto potencial en American Meadows y empezó a planificar rápidamente. "Es una suerte que fuéramos de los primeros en adoptar Microsoft Teams, así que no tuvimos que aprender mucho de la tecnología que otras empresas tuvieron que descubrir", afirma.
Además de distribuir las herramientas tecnológicas necesarias para el funcionamiento de la empresa, el equipo de Platt tuvo que formar a sus nuevos empleados a distancia cuando se desató la pandemia. Fue mucho más fácil de lo esperado gracias a Acumatica, dice. "Muchos de los nuevos empleados no saben nada de jardinería y tenemos que meter mucha información en poco tiempo", explica Platt. "Por suerte, hemos creado una documentación muy buena con Acumatica que nos ha permitido formarles en el uso del sistema rápidamente".
La información basada en datos impulsa la experiencia del cliente
A través de la función de consulta general de Acumatica, el personal de AMI extrae sus datos para obtener más información. "Podemos crear vistas realmente sorprendentes que tienen un impacto en nuestro negocio", afirma Platt. Por ejemplo, ahora pueden identificar rápidamente posibles problemas de envío y actuar antes de que repercutan en el cliente. "Tenemos cuadros de mando que muestran los pedidos impresos pero no enviados y que tienen más de un día de antigüedad", afirma. "Podemos construir vistas que identifiquen problemas potenciales antes de que se conviertan en un problema".
Por ejemplo, cita un incidente que ocurrió cuando se mudaron a un almacén de semillas de 10.000 pies cuadrados en Vermont, que coincidió con la implantación de Acumatica Cloud ERP. Como parte de la mudanza, el equipo encontró 12 pedidos impresos y apartados pero no enviados. "Los identificamos rápidamente, conseguimos que se enviaran y mantuvimos a esos clientes satisfechos", afirma Platt. Evitar retrasos y problemas aumenta la satisfacción del cliente y hace que los compradores vuelvan con frecuencia y anualmente, factores esenciales de la estrategia empresarial de American Meadows.
Aunque este ejemplo pueda parecer trivial, "este es el nivel de detalle que nos importa a nosotros y al cliente", afirma Platt. Amazon ha puesto el listón muy alto en cuanto a entregas rápidas, y las expectativas de los consumidores respecto a cualquier empresa han aumentado como consecuencia. "Es un reto para las pequeñas empresas como nosotros, pero los clientes lo esperan", afirma. "Necesitas tener una herramienta como Acumatica que esté integrada con todas las demás herramientas que tienes en marcha para cumplir con las expectativas de los consumidores al nivel de Amazon".
Los ejecutivos tienen ahora un alto nivel de acceso a los datos del que antes carecían, algo fundamental para la toma de decisiones". A Platt también le gusta poder acceder a los datos de forma segura desde cualquier lugar y en cualquier momento mediante la aplicación móvil de Acumatica.
Dado que la estrategia de American Meadowsconsiste en crecer mediante adquisiciones, como demostró la incorporación de High Country Gardens en 2013 para atender las necesidades específicas de los jardineros de zonas de mayor altitud, también era importante contar con una solución como Acumatica, capaz de gestionar un entorno empresarial multimarca, afirma Platt. "Al igual que la jardinería es diferente dependiendo de dónde te encuentres, ahora tenemos la flexibilidad y el poder de la información para tratar a cada cliente con un enfoque personalizado único", dice. "Ahora tenemos la visibilidad y accesibilidad de los datos para identificar a nuestros principales clientes, entender sus retos y apoyarles con soluciones de jardinería a medida. Ahora podemos hacer todo esto a escala aprovechando la tecnología de vanguardia gracias a Acumatica."
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