American Meadows Crece, florece y prospera con Acumatica
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Solución ERP en la nube de Acumatica para American Meadows
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Sede central en Burlington, VT
Industrias
Agricultura y ganadería, Venta al por menor
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en ERP en la nube

American Meadows

  • Eliminación de la entrada duplicada en varios sistemas, lo que ahorra tiempo a los empleados y reduce los errores.
  • Obtención de una única solución para gestionar la empresa, unificando las operaciones.
  • Adquirió datos precisos y en tiempo real con una solución ERP y una tienda en línea totalmente integradas
  • Aprovechamiento de los informes de los cuadros de mando para mejorar la información financiera y operativa.
  • Aumento de la satisfacción de los clientes gracias a una mayor transparencia en todo el proceso de pedido
Ethan Platt
"Acumatica nos ha proporcionado una sólida solución de comercio electrónico que nos mantiene a la vanguardia. Tenemos la flexibilidad y el acceso a los datos que necesitamos para escalar nuestro negocio a medida que crecemos, y para identificar y resolver rápidamente los posibles problemas a satisfacción de nuestros clientes."
Ethan Platt, Presidente y copropietario
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Desafíos

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En 1980, Chy y Ray Allen se mudaron al valle Champlain de Vermont y abrieron una granja para difundir su amor por la jardinería de flores silvestres. Su granja pronto se convirtió en una empresa nacional de semillas de flores silvestres con un catálogo de regalos que llega a más de un millón de jardineros.

Los Allen fueron de los primeros en adoptar Internet, reconocidos como visionarios por Google como una de las primeras historias de éxito, y hablaron en algunas de las primeras Conferencias de Minoristas de Internet. Su presencia en Internet tuvo tanto éxito que en 2002 vendieron la granja y la tienda de regalos para crear un único recurso en línea de productos de flores silvestres, plantas perennes y bulbos de flor.

El negocio prosperó y, a finales de 2008, los Allen vendieron American Meadows a Michael Liotte, empleado desde hacía tiempo, y a su amigo Ethan Platt. En aquel momento, la empresa funcionaba con un sistema de venta por correo heredado y un ERP de contabilidad heredado. Magento eCommerce impulsaba las ventas online. Pero los sistemas no estaban conectados.

"El ERP no era tan robusto y escalable como necesitábamos", afirma Platt. "El sistema gestionaba el procesamiento de pedidos y el inventario, pero no estaba integrado con nuestro sistema contable. Al final, teníamos que hacer asientos en el diario para introducir la información en nuestro sistema financiero."

Los sistemas heredados eran complicados y llevaba mucho tiempo formar a los temporeros en su uso, lo que se convertía en un reto anual.

Platt necesitaba una solución moderna construida para la nube que fuera fácil de usar y que también pudiera gestionar un entorno multiempresa. El nuevo ERP también debía integrarse a la perfección con Magento, Vertex para la tecnología fiscal y una pasarela de pago segura.

Solución ERP

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American Meadows evaluó Oracle NetSuite entre otros sistemas ERP, pero no le gustó su modelo de licencias por puesto de usuario. "Como somos una empresa estacional, a menudo no conocemos nuestro número máximo de usuarios y no quería pagar por 20 usuarios que no utilizarían el sistema durante 9 meses al año", afirma Platt.

"También hubo cierta sorpresa con Oracle NetSuite. Al final, me costó encontrar personas que hablaran maravillas de Oracle NetSuite. La mayoría de las personas con las que hablé estaban bien con ella, pero muy pocas hablaron de cómo había transformado radicalmente su negocio para mejor."

La empresa eligió Acumatica Commerce Edition por su innovador modelo de precios, su conexión con Magento, su API abierta y su flexibilidad. "Nuestro negocio cambia cada año. Me atrajo más el disruptor tecnológico de Acumatica que el monolito atrincherado de NetSuite", afirma Platt.

Confiar en Kensium, un socio de implementación familiarizado tanto con Acumatica como con Magento, también fue fundamental en el proceso de toma de decisiones. AMI dependía de un único empleado interno para gestionar su instancia de Magento y quería una copia de seguridad. "También queríamos un socio que pudiera darnos soporte y mantenernos a la vanguardia", afirma Platt.

American Meadows integró varias aplicaciones de terceros con Acumatica, además de Magento, como StarShip, la herramienta de comparación de RA de Advanced Solutions Co., Vertex para el impuesto sobre las ventas y una aplicación personalizada llamada Ship Season que proporciona información a los clientes sobre cuándo se enviará un pedido en función de la zona de rusticidad de su planta. Otras integraciones fueron PayPal, para una pasarela de pago, y Bronto, una plataforma de automatización de marketing por correo electrónico.

Resultado

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Fuente única de información entre las finanzas y la tienda web

Con Acumatica y su conexión con Magento, los pedidos en línea de AMI fluyen ahora hacia el sistema financiero en tiempo real. La información de los pedidos se envía automáticamente a todos los departamentos, lo que elimina la introducción manual de datos en varios programas y reduce los errores.

La empresa consiguió una pasarela de pago más segura, la capacidad de emitir créditos y la posibilidad de cobrar a las tarjetas de crédito en el momento del pedido, en lugar de en el momento del envío.

Pivotar rápidamente para trabajar desde casa

La instalación de Acumatica fue un salvavidas para American Meadows. "No sé cómo habríamos superado el brote inicial de Covid-19 sin Acumatica", afirma Platt. "Pudimos hacer el cambio para ser totalmente remotos a los pocos días de tomar la decisión".

"También pudimos gestionar nuestra formación de incorporación a distancia, algo que nunca habríamos podido hacer con nuestro antiguo sistema."

La capacidad de pivotar rápidamente también permitió a American Meadows afrontar un crecimiento imprevisto. "Somos de los pocos culpables que se han beneficiado de la pandemia", explica Platt. "Nuestras ventas han subido más de un 75% interanual. Todo el mundo está en casa y cuidando del jardín, y hemos podido escalar muy rápidamente."

Se trata de una hazaña notable si se tiene en cuenta que American Meadows contrata a unas 25 personas en primavera para gestionar su explosión estacional de negocio. Al oír a sus compañeros hablar de las dificultades que estaban encontrando en sus relaciones con China, Platt se dio cuenta del impacto potencial en American Meadows y empezó a planificar rápidamente. "Es una suerte que fuéramos de los primeros en adoptar Microsoft Teams, así que no tuvimos que aprender mucho de la tecnología que otras empresas tuvieron que descubrir", afirma.

Además de distribuir las herramientas tecnológicas necesarias para el funcionamiento de la empresa, el equipo de Platt tuvo que formar a sus nuevos empleados a distancia cuando se desató la pandemia. Fue mucho más fácil de lo esperado gracias a Acumatica, dice. "Muchos de los nuevos empleados no saben nada de jardinería y tenemos que meter mucha información en poco tiempo", explica Platt. "Por suerte, hemos creado una documentación muy buena con Acumatica que nos ha permitido formarles en el uso del sistema rápidamente".

La información basada en datos impulsa la experiencia del cliente

A través de la función de consulta general de Acumatica, el personal de AMI extrae sus datos para obtener más información. "Podemos crear vistas realmente sorprendentes que tienen un impacto en nuestro negocio", afirma Platt. Por ejemplo, ahora pueden identificar rápidamente posibles problemas de envío y actuar antes de que repercutan en el cliente. "Tenemos cuadros de mando que muestran los pedidos impresos pero no enviados y que tienen más de un día de antigüedad", afirma. "Podemos construir vistas que identifiquen problemas potenciales antes de que se conviertan en un problema".

Por ejemplo, cita un incidente que ocurrió cuando se mudaron a un almacén de semillas de 10.000 pies cuadrados en Vermont, que coincidió con la implantación de Acumatica Cloud ERP. Como parte de la mudanza, el equipo encontró 12 pedidos impresos y apartados pero no enviados. "Los identificamos rápidamente, conseguimos que se enviaran y mantuvimos a esos clientes satisfechos", afirma Platt. Evitar retrasos y problemas aumenta la satisfacción del cliente y hace que los compradores vuelvan con frecuencia y anualmente, factores esenciales de la estrategia empresarial de American Meadows.

Aunque este ejemplo pueda parecer trivial, "este es el nivel de detalle que nos importa a nosotros y al cliente", afirma Platt. Amazon ha puesto el listón muy alto en cuanto a entregas rápidas, y las expectativas de los consumidores respecto a cualquier empresa han aumentado como consecuencia. "Es un reto para las pequeñas empresas como nosotros, pero los clientes lo esperan", afirma. "Necesitas tener una herramienta como Acumatica que esté integrada con todas las demás herramientas que tienes en marcha para cumplir con las expectativas de los consumidores al nivel de Amazon".

Los ejecutivos tienen ahora un alto nivel de acceso a los datos del que antes carecían, algo fundamental para la toma de decisiones". A Platt también le gusta poder acceder a los datos de forma segura desde cualquier lugar y en cualquier momento mediante la aplicación móvil de Acumatica.

Dado que la estrategia de American Meadowsconsiste en crecer mediante adquisiciones, como demostró la incorporación de High Country Gardens en 2013 para atender las necesidades específicas de los jardineros de zonas de mayor altitud, también era importante contar con una solución como Acumatica, capaz de gestionar un entorno empresarial multimarca, afirma Platt. "Al igual que la jardinería es diferente dependiendo de dónde te encuentres, ahora tenemos la flexibilidad y el poder de la información para tratar a cada cliente con un enfoque personalizado único", dice. "Ahora tenemos la visibilidad y accesibilidad de los datos para identificar a nuestros principales clientes, entender sus retos y apoyarles con soluciones de jardinería a medida. Ahora podemos hacer todo esto a escala aprovechando la tecnología de vanguardia gracias a Acumatica."

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