Un ERP asequible aporta la funcionalidad que buscaba un fabricante de piedra
Descargar estudio de caso
Solución ERP en la nube de Acumatica para Boulder Creek Stone
Sede central
Con sede en Minneapolis, MN
Industrias
Fabricación, Construcción, Distribución
Aplicaciones sustituidas
Sage

Boulder Creek Stone

  • Operaciones racionalizadas con un nuevo sistema centralizado
  • Ahorro de miles de dólares con un CRM asequible
  • Eliminación de las entradas dobles manuales, lo que ahorra tiempo
  • Consiguió un alto nivel de apoyo al producto
Scott Starkweather
"Acumatica está aportando al sector de las pequeñas y medianas empresas funcionalidades que hace cuatro años estaban fuera de su alcance presupuestario".
Scott Starkweather, Presidente
Boulder Creek Stone
Desafíos
Solución ERP
Resultado
Desafíos

Desafíos

Durante años, Boulder Creek Stone utilizó una combinación de sistemas para gestionar su empresa. Una versión antigua de Sage gestionaba el inventario, el procesamiento de pedidos de venta y las cuentas por cobrar, mientras que Microsoft Dynamics se encargaba del libro mayor, las nóminas y las cuentas por pagar, según Scott Starkweather, Presidente. La migración de datos se realizaba manualmente mediante hojas de cálculo Excel, mientras que Crystal Reports proporcionaba algunos informes empresariales.

"Cierta información era importante para un sistema y otra información lo era en otro, y era extremadamente difícil tener una contabilidad coherente", afirma Starkweather. Llevar la contabilidad desde dos sistemas desconectados era ineficaz, sobre todo cuando se introducían manualmente unas 700 facturas por pagar de un sistema a otro cada mes, añade Glenda Starkweather, copropietaria y vicepresidenta.

A medida que la empresa crecía desde sus orígenes como fabricante hasta ofrecer servicios de instalación y, más tarde, vender chimeneas y accesorios, les resultaba difícil realizar un seguimiento eficaz de las distintas líneas de negocio. No se profundizaba en los datos de la empresa para detectar tendencias o deficiencias operativas. El personal perdía mucho tiempo comprobando si había entradas dobles, verificando la exactitud de los múltiples documentos en papel y conciliándolos cuando surgían dudas.

Al trabajar con "informática para profanos", incluso las pequeñas personalizaciones resultaban difíciles en Sage, lo que significaba que Boulder Creek tenía que gastar miles de dólares en honorarios de consultoría informática cuando quería personalizar Sage para adaptarlo a la forma de hacer negocios de la empresa.

Como Sage era tan difícil de actualizar y el soporte era tan deficiente, Boulder Creek utilizaba una versión de 3 años de antigüedad. Starkweather sabía que la empresa quería una forma centralizada y más eficaz de gestionar la contabilidad y las operaciones comerciales.

Solución ERP

Solución ERP

A sugerencia de su proveedor de soluciones de TI, BHE Consulting, vieron lo que Acumatica tenía que ofrecer, les gustó y se pusieron en marcha con Acumatica Cloud ERP. "BHE comprendió realmente nuestro negocio y ha hecho un trabajo excelente para nosotros", afirma Scott Starkweather.

Acumatica proporcionó un ERP asequible que podía gestionar múltiples facetas de su negocio, incluido el CRM, al tiempo que automatizaba y centralizaba muchos de sus procesos manuales basados en papel.

Resultado

Resultado

Personal más eficiente y productivo

Boulder Creek Stone ha racionalizado muchos procesos empresariales, haciendo que el personal sea más eficiente y productivo ahora que todo se ejecuta a través de Acumatica. El equipo no sólo ha recuperado tiempo improductivo, sino que la interfaz y la programación flexibles y fáciles de usar de Acumatica han ahorrado dinero a la empresa.

"Lo que realmente me gusta de Acumatica es lo mucho que se puede configurar", dice Starkweather. "Realmente aprendí la diferencia entre 'personalizar' y 'configurar'. En Acumatica, muchas cosas son configurables, mientras que en Sage, todo era una costosa personalización. Para una pequeña o mediana empresa, subcontratar cosas a 150 o 200 dólares la hora puede resultar caro. Ahora podemos hacer esa configuración internamente sin tener que desembolsar tanto dinero".

"Me encantan las consultas genéricas que podemos realizar", añade. "Nos proporciona mejores datos para el análisis de nuestros procesos empresariales, de modo que podemos ver lo que estamos haciendo bien y profundizar en lo que tenemos que mejorar."

La búsqueda universal acelera la recuperación de datos

La controladora de la empresa es la usuaria más reciente de Acumatica, y el sistema ERP le resultó tan fácil de aprender como al resto de la plantilla. "Venía de utilizar Dynamics durante 15 años, lo que supuso un cambio bastante grande, pero la navegación de Acumatica es fácil y la perforación es realmente útil", afirma Jean Eiden.

Starkweather elogia la barra de búsqueda universal por su capacidad para buscar en casi todos los módulos, lo que facilita mucho la búsqueda de transacciones. "Ahora es casi imposible introducir pedidos por duplicado", añade. "Cuando vamos a cuentas de empresa, se enumeran todos los pedidos, por lo que podemos calificar rápidamente si existe un pedido. Antes hacíamos bastantes entradas de pedidos duplicadas".

Starkweather está deseando lanzar el módulo de nóminas y conectar aplicaciones de terceros, como la herramienta de automatización de marketing HubSpot, a la flexible plataforma de Acumatica. "Cuando hablamos de Acumatica, no se trata solo de contabilidad, sino de dónde hacemos todos nuestros negocios. Trabajamos en Acumatica y no necesitamos salir". 

Un CRM asequible agiliza la comunicación

Boulder Creek Stone abandonó Salesforce y optó por utilizar el CRM de Acumatica para agilizar la comunicación entre sus departamentos de ventas y atención al cliente. "Salesforce tenía demasiadas campanas y silbatos para una empresa de nuestro tamaño", afirma Starkweather. "Acumatica CRM tiene buenas tripas que pueden gestionar eficazmente el personal de ventas y conectarlos con los datos que necesitan sin molestar al servicio de atención al cliente".

El personal de ventas de fabricación de la empresa no redacta pedidos; en su lugar, los pedidos se introducen a través del servicio de atención al cliente, un proceso que implica mucha coordinación entre los dos grupos. Con las notificaciones automatizadas de Acumatica, están creando activadores que avisan a ventas cuando se produce un pedido, lo que elimina las múltiples llamadas telefónicas.

"Los precios de Acumatica CRM son mucho mejores que los de Salesforce", añade Starkweather. "Acumatica es al menos cuatro veces menos, para ser conservadores".

Plataforma de crecimiento

"Con la automatización que ahora podemos implantar, a medida que crezcamos no necesitaremos añadir más mano de obra para ejecutar las tareas administrativas", afirma Starkweather.

Asimismo, el precio por usuario ilimitado de Acumatica les permite centrarse en el crecimiento del negocio, sin preocuparse por los costes adicionales por usuario. "Cuando tienes que pagar un par de miles de dólares más para añadir más usuarios, tiendes a no obtener suficiente capacidad para lo que realmente necesitas, y entonces no es tan fácil desplegar funcionalidades adicionales", afirma Starkweather. "Es difícil justificar el coste con el modelo tradicional. Con Acumatica, no es así".

Acumatica cumple con creces

"Con Sage, el soporte técnico era muy lento. Enviabas un ticket y quizá te respondían dos o tres días después. Con Acumatica, recibes una respuesta casi inmediata", afirma Glenda Starkweather.

La "respuesta de Acumatica a las necesidades de los clientes es fantástica", afirma Scott Starkweather, que añade que le gusta enviar sugerencias al portal del cliente, ver cómo se votan y se implementan, y le gusta conocer la hoja de ruta de Acumatica a medida que perfecciona el producto y añade módulos en el futuro.

"Es un producto fantástico y nos entusiasma crecer con Acumatica", afirma Starkweather. "Es raro estar entusiasmado con un producto ERP. Hace ocho años, pensaba. '¿Por qué querría alguien vender ERP? Parecía que todo consistía en gestionar expectativas, conseguir una venta y luego lidiar con toda la bronca de los clientes cuando las empresas no podían ofrecer una solución con un presupuesto manejable para pequeñas/medianas empresas'".

"El coste era de 250.000 dólares, miráramos a la empresa que miráramos", continúa. "Nuestra decisión inicial se basaba en quién podía darnos el 70 por ciento de lo que necesitábamos, lo cual era frustrante. Con Acumatica, tenemos la sensación de que aportan el 110% de lo que necesitamos porque aportan integración, ideas y automatización". Acumatica está aportando funcionalidades al sector de las pequeñas y medianas empresas que hace cuatro años estaban fuera de nuestro alcance desde el punto de vista presupuestario."

Descubra historias de clientes relacionadas

cbdMD implanta con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
cbdMD
cbdMD sustituye Oracle NetSuite por Acumatica Manufacturing y obtiene un ERP más fácil de usar y mejores informes
Telesis, Inc. implanta con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Telesis, Inc.
La empresa diversificada de Nebraska Telesis, Inc. gestiona seis empresas con Acumatica ERP
Portacool LLC implanta con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Portacool LLC
Portacool supera el calor y aumenta el rendimiento con Acumatica Manufacturing Edition

¿Listo para ver Acumatica en acción?