La visibilidad del inventario cambia las reglas del juego
Con Acumatica, Cave Direct obtuvo una sólida aplicación empresarial con todos los datos bajo un mismo panel de vidrio que ofrecía una transparencia total del inventario en tiempo real. Con la visibilidad en tiempo real y el acceso remoto, el equipo de ventas acortó drásticamente su proceso de ventas porque podía ver lo que había en stock, lo que estaba disponible y dónde se encontraba. Aumentaron la satisfacción de los clientes al limitar las devoluciones de llamadas cuando los artículos estaban agotados, ya que podían ver exactamente cuándo se habían agotado las ofertas especiales.
"Estamos en un sector muy dinámico, al que llegan cada semana 50 cervezas diferentes de distintas cervecerías de todo el mundo", explica Laurence Smale. "Antes, era una pesadilla tratar de seguirle el ritmo a todo. Al actualizar a Acumatica, fue mucho más fácil y ágil, y tenemos toda la información que necesitamos a mano para potenciar las ventas."
"Acumatica hace que sea mucho más fácil vender un producto, sabiendo que tenemos el control total de dónde viene y adónde va", añade. "Es una herramienta increíble para el equipo y nos da un nivel totalmente nuevo de claridad y enfoque cuando consultamos con el cliente, lo cual es clave, ya que el tiempo y la atención de nuestros clientes son limitados tal y como están, gestionando sus propias y ajetreadas operaciones. El enfoque de nuestro equipo es aprovechar su pasión por la cerveza artesanal y su experiencia para hacer recomendaciones como una valiosa extensión del negocio de nuestros clientes".
La total transparencia del inventario tuvo un impacto igualmente importante en la capacidad de previsión de la empresa y supuso una ventaja competitiva frente a sus competidores de cerveza artesana, muchos de los cuales dependen de terceros transportistas logísticos para trasladar los productos.
"Tener ese control de existencias es increíble", afirma Gilhespy. "Eso nos ha puesto a la vanguardia, sobre todo en el sector de la cerveza artesanal. Ahora podemos hacer un seguimiento de todo; todo lo que hacemos está en Acumatica. Cualquier información que queramos, podemos tenerla con solo pulsar un botón y esa es la clave de nuestro éxito. Sabemos lo que hay en cada almacén y cuándo se vende la mercancía".
Antes, el stock "tenía bastante menos rotación, pero siempre supimos que había potencial en nuestro negocio y, para aprovechar ese potencial, necesitábamos algo que gestionara mejor nuestro stock".
Disponer de todos los datos alojados en Acumatica y de una visibilidad total de las existencias resultó fundamental cuando llegó Covid-19 y se establecieron los cierres patronales asociados, así como cuando finalmente se aprobaron los nuevos impuestos del Brexit.
Cambio de actividad durante los bloqueos de Covid
Cuando la pandemia bloqueó el Reino Unido, los 2.000 clientes de Cave Directs, que regentan pubs y restaurantes, cerraron de la noche a la mañana. Algunos restaurantes permanecieron abiertos para el reparto y la comida para llevar, pero la mayoría cesó su actividad durante la pandemia. En aquel momento, sólo el 5% de las ventas de cerveza artesana de la empresa se realizaban a consumidores.
Dado que Acumatica es flexible, ofrece contabilidad interempresarial y cuenta con API abiertas que permiten que las aplicaciones de terceros se conecten sin problemas, Cave Direct pudo realizar los cambios necesarios en su negocio para mantener las operaciones en marcha en una época de incertidumbre y cambios rápidos. En primer lugar, consolidaron fácilmente el inventario de cuatro ubicaciones en una ubicación central física y dentro de Acumatica. Cerraron temporalmente varios almacenes y, a continuación, ordenaron a su tienda web Magento que extrajera el inventario de la nueva ubicación central.
"Eso habría supuesto un esfuerzo mucho mayor si Cave Direct no contara ya con una aplicación flexible como Acumatica", afirma MacMillan, de Arcus.
"Hicimos el cambio necesario y pusimos a casi todos nuestros clientes a procesar los pagos por domiciliación bancaria, que se gestionan a través de Acumatica. Ha sido una gran ventaja para nuestra tesorería y nos funciona muy bien. Es algo con lo que luchábamos antes del cierre. Pero, una vez más, Acumatica nos ayudó a sortear esa situación", afirma Gilhespy.
La flexibilidad de Acumatica permitió a Cave Direct vender directamente a los consumidores a través de su tienda en línea, añadir una tarifa de entrega a los pedidos y seguir atendiendo pedidos de restaurantes que ofrecen entrega a domicilio o comida para llevar. Los clientes solo tenían que iniciar sesión en la tienda Magento de Cave Directy podían seleccionar y hacer pedidos de las cervezas en stock.
"Podíamos seguir distribuyendo a escala nacional, y la gente estaba muy contenta, al igual que los bares, que podían seguir ofreciendo cerveza para llevar", afirma Louise Smale. "Estaban más que contentos de poder pagar la cerveza y los gastos de transporte para hacérsela llegar. Eso nos funcionó bien durante COVID".
Con muchos en casa y descubriendo nuevos intereses, las cerveceras artesanales vieron un resurgimiento y un cambio en la demanda y las preferencias de los consumidores. Como resultado, las ventas directas al consumidor de Cave Directs aumentaron un 35%, afirma Gilhespy. Cuando se levantó el bloqueo, Cave Direct redirigió fácilmente la gestión y los controles de inventario de Acumatica a sus cuatro almacenes y reanudó su estructura operativa anterior de llevar un inventario completo de cerveza en cada ubicación.
La complicada fiscalidad del Brexit simplificada
Cave Direct también fue capaz de pivotar sin esfuerzo cuando el Reino Unido votó a favor de abandonar la Unión Europea y se elaboraron nuevas normas fiscales, lo que dio lugar a cálculos complejos con los que muchas pequeñas y medianas empresas han tenido problemas, según varias noticias británicas.
"Nuestras existencias se componen del coste de una fábrica de cerveza, el impuesto especial y el transporte", explica Louise Smale. "El impuesto especial se calcula en función del hectarage anual de litros que produce una cervecera en una escala móvil, el alcohol por volumen y el litraje. Así que puedes imaginarte lo difícil que es calcularlo, porque tenemos productos que van del 0,5% al 19% de alcohol, y cada uno tiene un cálculo de impuestos especiales distinto".
"Con el Brexit, si recogemos cerveza en Bélgica, tenemos que despachar la mercancía fuera de la UE y crear un nuevo papeleo de declaración de aduanas para traerla al Reino Unido", dice Gilhespy. "Con tal vez 150 cervezas de diferentes cervecerías en un camión, todas con diferentes impuestos especiales, imagina tratar de que un agente de aduanas se mantenga al día con ese papeleo en tiempo real".
Arcus utilizó la arquitectura abierta de Acumatica para desarrollar informes personalizados que calcularan automáticamente los nuevos impuestos especiales para Cave Direct añadiendo los campos de atributos necesarios, como el porcentaje de alcohol, a la pantalla de detalles del producto.
"Acumatica calcula los impuestos especiales por nosotros", afirma Louise Smale. "Antes del Brexit, éramos distribuidores registrados de impuestos especiales. Tras el Brexit, nos hemos convertido en agentes de aduanas. Obtenemos toda la información que necesitamos de nuestro software y podemos calcularlo todo nosotros fácilmente. Y eso nos ha dado una gran ventaja. Sin Acumatica no habríamos podido hacer los cambios con tanta facilidad. Ha sido algo realmente brillante".
Requisitos empresariales únicos en un abrir y cerrar de ojos con la flexibilidad de Acumatica
Acumatica automatizó muchos de los procesos de Cave Direct, lo que agilizó las operaciones. Por ejemplo, cuando se añade un artículo a un pedido de venta en Acumatica, si el artículo requiere un depósito, éste se calcula automáticamente en el pedido. Del mismo modo, si Cave Direct vende un barril, se añaden automáticamente al pedido el grifo, la tubería y el depósito de barril necesarios. Esa información también se envía al almacén para que pueda recoger y enviar el material necesario, y se avisa a los conductores de reparto cuando tienen que entregar material o recoger devoluciones.
"Cave Direct tiene procesos de negocio muy complejos, y Acumatica tiene cargas de trabajo que se adaptan perfectamente y fueron capaces de satisfacer sus requisitos", dice MacMillan. Los procesos de devolución de barriles y botellas "son un ejemplo fantástico de la flexibilidad de Acumatica para lo que podría ser un requisito complicado". Acumatica habilitó flujos de trabajo para productos y valores como barriles y botellas, independientes de la cerveza, que se activan a través del proceso logístico.
Sólida plataforma de crecimiento
Cave Direct cuenta ahora con una moderna plataforma ERP basada en la nube que proporciona total transparencia en el inventario, total transparencia a través de varios almacenes y total transparencia en la información necesaria desde el campo.
"Con Acumatica, el departamento de ventas tiene libertad para impulsar las ventas y centrarse mucho más en lo que hacen en lugar de preocuparse de todo el back-end", afirma Laurence Smale. "Y si tienes un back end feliz, entonces vas a tener un front of house feliz. Acumatica es un sueño".
Cave Direct también cuenta con una moderna solución de comercio electrónico que se conecta a la perfección con Acumatica, lo que ha permitido a la empresa generar crecimiento en un nuevo segmento de ingresos de clientes.
"Me encanta recomendar Acumatica, pero no a ninguno de nuestros competidores", dice Gilhespy. "Acumatica ha transformado nuestro negocio, nos ha dado acceso a información de existencias en tiempo real y nos ha dado la confianza de que podemos seguir creciendo".
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