Dakota Red Corporación

Dakota Red Los ejecutivos de la corporación querían un sistema ERP que fuera asequible, que pudiera gestionar múltiples entidades, que mejorara las capacidades de generación de informes y que les permitiera dar cabida a más usuarios a medida que crecieran y adquirieran más empresas. Consideraron Sage, NetSuite, Acumatica y varias soluciones específicas del sector. Eligieron Acumatica principalmente por su precio para usuarios ilimitados, su capacidad para gestionar múltiples entidades y su facilidad de integración con software de terceros. Pero lo que cerró el trato fue que Brad Kain, de K&R Consulting Group, Inc.

"Brad Kain, de K&R, dedicó mucho tiempo a entender nuestro negocio y a ayudarnos a introducir cambios en los procedimientos, no sólo en el software. Fue mucho más allá de la mera personalización de nuestro software y la limpieza de nuestros datos", añade Sauter.

La opción de Acumatica de comprar y alojar el software por sí misma en lugar de bloquearse en una solución SaaS también fue un gran argumento de venta. "Lo vemos como una solución estratégica a largo plazo y como una asociación con K&R y Acumatica", afirma Sauter.

La empresa implantó la edición de fabricación de Acumatica, que incluye software de gestión financiera, fabricación y distribución, entre otros, y tiene previsto añadir el sistema de nóminas y CRM de Acumatica.

Con Acumatica, Dakota Red Corporation está preparada y posicionada para un rápido crecimiento, afirma Stoner. "Será mucho más fácil incorporar nuevas ubicaciones al redil, y ahora tenemos visibilidad en múltiples ubicaciones y múltiples entidades".

La empresa, que cuenta con 215 empleados, pasó de tener 10 personas que utilizaban Sage a más de 70 que utilizan Acumatica y puede seguir añadiendo sin gastar miles de dólares adicionales.

Reducir el inventario con un mejor conocimiento

Dakota Red tiene una visibilidad del inventario de la que carecía antes. "Ahora podemos hacer pedidos más rápidamente y reaccionar antes a las ventas. Como resultado, creo que podremos reducir nuestro inventario total entre 1,5 y 2 millones de dólares".

La empresa dispone ahora de estados financieros más puntuales, y Acumatica ha automatizado muchas transferencias entre empresas, ahorrando tiempo y reduciendo errores. "Ahora podemos cargar partidas en todas las sucursales y hacer un seguimiento automático de cuánto debe una entidad a la otra. Antes, teníamos que hacer varias entradas o extender varios cheques", explica Stoner.

Y añade: "Estamos viendo cómo se reduce enormemente el tiempo que dedicamos cada mes a limpiar los estados financieros. Esto nos ayuda a hacer mejores análisis de negocio, y libera a nuestro personal de contabilidad para concentrarse en otras tareas estratégicas."

Liberar al departamento de ventas para que venda de verdad

Dakota Red vende artículos en diferentes unidades de medida, como por pieza, por pie cuadrado, por tonelada o por palé. El equipo de ventas pasaba mucho tiempo convirtiendo palés en piezas, por ejemplo, al crear pedidos de venta. "Tener las conversiones matemáticas en Acumatica y almacenarlas todas en un solo lugar ha supuesto un gran ahorro de tiempo para nuestro personal de ventas", dice Sauter.

Mejores informes

Dakota Red contaban con un software de redacción de informes financieros independiente y manipulaban los datos en Excel, lo que les obligaba a recrear manualmente los informes cada mes. Utilizaban un programa personalizado de Microsoft Access para gestionar las transacciones de los puntos de venta y cada establecimiento tenía sus propias bases de datos independientes que incluían el inventario. Como no se conectaban a Sage, tenían que mover los datos manualmente.

"Las funciones de elaboración de informes de Acumatica nos ofrecen una visibilidad mucho mejor de nuestros datos. Si cambiamos una entrada, basta con pulsar un botón para volver a ejecutar el informe", afirma Sauter.

Acumatica también les permite gestionar mejor las líneas de crédito y las cuentas de clientes de toda la empresa, una visibilidad que antes no tenían. Con Acumatica pueden ver al instante quién debe qué y a quién.

"Acumatica es tan flexible y eficiente que nos está ayudando a gestionar la empresa de forma más inteligente".