Danforth Pewter necesario:
Danforth Pewter miraron NetSuite, Microsoft Dynamics y otras ofertas de ERP, pero todas eran demasiado caras, dice Kleppner. Resignados a pasarse a Sage 300 y a pagar un dineral para que alguien lo integrara con un sistema de punto de venta, de repente se enteraron de que su empresa de soporte informático iba a cerrar. Afortunadamente, también les recomendaron un nuevo proveedor de TI.
"Después de unas cuantas conversaciones con el nuevo socio, les dijimos que no estábamos tan entusiasmados con Sage y ellos admitieron que tampoco lo estaban", afirma Kleppner. "Dijeron que no habían mencionado ningún otro producto porque pensaban que Sage 300 era todo lo que estábamos mirando".
La tienda de TI recomendó entonces el ERP de Acumatica, que pensaban que se ajustaba mejor a las necesidades de Danforth. "En cuanto oímos hablar de Acumatica, la elección fue fácil. Era el único que cumplía nuestros criterios", afirma Kleppner.
Kleppner eligió la versión local de Acumatica porque "estamos en una pequeña comunidad rural del norte de Vermont y nuestro servicio de Internet no es fiable. Si un tipo con un quitanieves choca contra un poste de la luz, se nos cae Internet". Con más de un tercio de su negocio procedente de las ventas online, no pueden arriesgarse a que su sistema financiero se caiga, afirma Kleppner. El cambio a la versión en la nube de Acumatica llegará más adelante, cuando se aseguren un servicio de Internet más fiable.
Danforth se decidió por Acumatica ERP en septiembre de 2014 y empezó a funcionar nueve meses después, durante la temporada baja del minorista. La empresa también implantó Fusion POS para sus operaciones minoristas y JAAS Advanced Manufacturing Software (JAMS) para la fabricación.
"Se trataba de un gasto enorme para una empresa de nuestro tamaño y de un proyecto enormemente arriesgado", afirma Kleppner. "La mayoría de las implantaciones de ERP fracasan, así que todo eso bastó para que Beth y yo estuviéramos muy centrados en asegurarnos de que trabajábamos todo lo posible antes de salir a la calle".
Desde que implantó Acumatica, Danforth Pewter es mucho más productiva y eficiente. "En el sistema antiguo, tenía que introducir todos los productos dos veces, lo que llevaba mucho tiempo", dice Morrissey. "Ahora ya no tenemos que hacerlo, y facturar en Acumatica nos permite hacer procesos por lotes, cosa que antes no podíamos hacer".
Los pedidos pueden introducirse en el sistema inmediatamente en lugar de esperar a que alguien introduzca manualmente los pedidos telefónicos. Los datos de ventas están al alcance de la mano, no a días vista. "En el sistema antiguo, Beth tenía que extraer los datos del TPV y luego de Sage y combinarlos manualmente, y hacer eso para 2.000 SKU requería una inmensa cantidad de tiempo y esfuerzo", dice Kleppner. "Eso ya no ocurre".
"Al final de cada trimestre, cuando hacía un recuento cíclico, tenía que tachar manualmente el inventario en el TPV para introducirlo en el otro sistema", explica Morrissey. "Eso me llevaba horas. Ahora podemos ver lo que se produce y se mueve por el taller y dónde está el trabajo en curso, por lo que somos mucho más precisos."
Los pedidos que antes se escribían a mano y se amontonaban a la espera de entrar en el sistema financiero ahora se introducen a medida que se toman, lo que ha aumentado el número de pedidos que se envían cada día.
Cuando los jefes de tienda querían información financiera para determinar qué productos retirar, Morrissey tardaba días en preparar esas reuniones. Ahora tarda minutos, porque en Acumatica puede obtener la mayoría de los informes con unos pocos clics. Se están añadiendo informes adicionales con la ayuda de PC Bennett.
Al principio, Kleppner y Morrissey estaban preocupados por cómo se adaptarían al nuevo sistema sus empleados más antiguos, muchos de los cuales llevan más de 20 años en la empresa. "Una de las mejores cosas de Acumatica es lo fácil que es formar a alguien nuevo en el sistema", dice Kleppner. "Todos nuestros empleados han comentado lo fácil que es aprender y lo intuitivo que es".
Acumatica ofrece a Danforth Pewter un acceso mucho mayor a sus datos de consumidores y ventas, de modo que los ejecutivos pueden hacer un mejor trabajo de presentación de productos y aumento de ventas, afirma Kleppner. También pueden segmentar a los clientes de forma más eficaz, lo que les permite potenciar sus esfuerzos de marketing, por ejemplo, enviando correos electrónicos o folletos a los clientes que viven cerca de una determinada tienda, algo que antes no podían hacer.
"Podremos crecer durante bastante más tiempo antes de tener que añadir personal, lo que también nos hará más rentables", afirma Kleppner.
Además de implantar por completo JAMS, Kleppner planea actualizar el sistema telefónico de la empresa, que tiene 20 años, a uno que se integre con Acumatica y también implantar un CRM. Le entusiasma no tener que actualizar Acumatica tras implantar la versión en la nube, ya que "las actualizaciones se producirán mágicamente de la noche a la mañana". Además, como la plataforma de Acumatica se basa en la base de datos SQL, "es estupendo saber que puede crecer a cualquier escala y de cualquier forma que queramos que crezca nuestro negocio."
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