El fabricante de ladrillos Dukathole Group acelera su crecimiento y afronta la crisis inmobiliaria sudafricana con Acumatica ERP
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Solución ERP en la nube de Acumatica para el Grupo Dukathole
Sede central
Sudáfrica
Industrias
Fabricación, Distribución, Construcción
Aplicaciones sustituidas
Sage

Grupo Dukathole

  • Adquirió una solución integrada, basada en la nube, que proporciona información financiera e informes precisos.
  • Acceso en tiempo real a los datos para integrar y rentabilizar con éxito tres importantes adquisiciones.
  • Se ha conseguido una gestión precisa del inventario, se ha descubierto el uso indebido de recursos y se ha mejorado la transparencia en toda la empresa.
  • Obtención de una solución de gestión empresarial fácil de usar, que reduce el tiempo de formación de los nuevos empleados y aumenta la productividad.
  • Obtención de datos precisos relacionados con la producción, mejorando la gestión de los centros de costes e impulsando la cuenta de resultados.
  • Mejora de la experiencia del cliente con el uso de notificaciones push, que avisan a los clientes de las entregas in situ.
  • Expansión al negocio de la construcción con un sólido uso de la funcionalidad de proyectos
  • Proporcionó una plataforma conectada para el crecimiento continuado, permitiendo a Dukathole construir casas a tiempo y dentro del presupuesto, aumentando las oportunidades de empleo para la mano de obra.
Graham Leonard
"Cualquier ERP con el que se pueda entrar en funcionamiento durante un bloqueo duro y tener a todo el personal formado y funcionando a distancia debe ser una solución a tener en cuenta por todos".
Graham Leonard, Director Financiero y de Operaciones
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Desafíos

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Fundado en Aliwal North (Sudáfrica) hace 20 años, el Grupo Dukathole se convirtió en el mayor fabricante de ladrillos de hormigón de alta calidad del país, con una tasa de crecimiento anual del 52% en la última década, al dispararse la demanda de sus ladrillos.

Los ladrillos de cemento son el principal material de construcción de las casas asignadas a unos 12,5 millones de sudafricanos, que viven en cuclillas en asentamientos fuera de las ciudades y en los jardines de las viviendas formales. El gobierno sudafricano calcula un déficit nacional de 2,1 millones de viviendas. Según la BBC, con un ritmo de entrega anual de 136.000 viviendas, en 2030 sólo habrá 1,5 millones de los 2,1 millones necesarios. Mientras tanto, la población sigue creciendo.

Con la esperanza de ayudar a cerrar la brecha de la vivienda, el emprendedor fundador de Dukathole, Charles Kieck, y su esposa Landi ampliaron el negocio a la provincia de Queenstown, en Cabo Oriental, en 2009, y empezaron a fabricar otros productos de cemento, como tejas, adoquines, dinteles y productos prefabricados. Estos movimientos transformaron la empresa en un proveedor integral de productos de cemento. También abrieron otro centro de producción de ladrillos en Herschel tras un repunte de la demanda.

Tres importantes adquisiciones aceleran el crecimiento de la empresa

Consciente de que sus instalaciones de Queenstown no podían abastecer de ladrillos a toda la Provincia Oriental del Cabo, Landi decidió pujar por dos fabricantes de ladrillos en apuros en rescate empresarial, INCA, que tiene dos sucursales, cada una a dos horas en direcciones distintas de Queenstown y Laman.

Sin embargo, fabricar y vender ladrillos no era suficiente. Al participar en el mercado de la vivienda del Programa de Desarrollo de la Reconstrucción o RDP del gobierno, los Kieck determinaron que cada rand sudafricano (1 rand = ~0,06295 dólares) ahorrado significaba que alguien que vivía en una chabola podía conseguir una casa. Landi se dio cuenta de que la adquisición de MMS Developments, una empresa de construcción también en rescate empresarial, permitiría expandirse en el mercado de la construcción de viviendas. Dukathole pujó por las tres empresas a pesar de que MMS perdió 40 millones de Rupias en dos años y Laman no era rentable desde 2006.

"Confiábamos tranquilamente en que seríamos capaces de absorber este crecimiento exponencial y que nuestro historial financiero, nuestras prácticas de gestión ajustadas y nuestra sólida base de activos nos permitirían obtener con éxito la financiación necesaria", escribió Landi en una carta anual en la que resumía las adquisiciones.

Parte de esa confianza se debía a la implantación de Sage. Dukathole tenía previsto poner en marcha el sistema ERP para compartir información antes de cerrar las adquisiciones. Las cifras financieras detalladas reforzarían sus ofertas y les ayudarían a conseguir financiación.

Los costes crecientes de una implantación fallida de Sage ERP

Dukathole ganó y cerró las tres adquisiciones: INCA en enero, MMS en febrero y Laman en julio. Pero la implantación de Sage estaba fallando y amenazaba el negocio. Por ejemplo, de agosto a octubre, la empresa no pudo generar extractos de clientes, extraer extractos de deudores de acreedores para informes de antigüedad ni ver los niveles de existencias de inventario.

"Fue una implantación horrible, que no funcionó y que no tuvo ningún tipo de soporte", afirma Graham Leonard, que se incorporó al Grupo Dukathole como responsable de finanzas y operaciones a mediados de ese año. Para empeorar las cosas, "el socio de implantación de Sage no entendía nuestro negocio, lo que se tradujo en grandes facturas y largos plazos de entrega para las solicitudes de cambios menores". Además, la gestión de inventario de Sage era muy poco fiable. Cualquier cambio de configuración tenía que remitirse al Reino Unido y, menos de dos años después de implantar Sage Live, dejaron de comercializar el producto".

Dukathole contaba con un único informático en plantilla, que tenía que lidiar con el mantenimiento de la tecnología, una electricidad poco fiable, varios proveedores de Internet inalámbrico y servidores remotos. "Sage era una nube remota que requería mucho mantenimiento y se caía a menudo", explica Leonard.

Seis sistemas financieros desconectados

Sin Sage, las seis divisiones de la empresa funcionaban con seis sistemas financieros diferentes que incluían varias instancias del software de contabilidad Pastel heredado de Sage. Para proporcionar la documentación necesaria para la adquisición, "teníamos que proporcionar una hoja de cálculo consolidada. Todo tenía que estar consolidado en Excel, y eso era una pesadilla", dice Leonard.

Sabían que necesitaban un nuevo sistema financiero que proporcionara datos precisos para poder:

  • Menores costes de explotación
  • Limitación de existencias
  • Mejorar la producción en cada planta de fabricación
  • Construir más casas para resolver los problemas de vivienda de Cabo Oriental y el Estado Libre, así como dar empleo a más de 450 sudafricanos.

Leonard y el nuevo responsable de la cadena de suministro empezaron a investigar sistemas ERP, como SAP BusinessOne, Microsoft Dynamics 365, Sage Evolution, Oracle NetSuite y Acumatica, un ERP de rápido crecimiento.

Dukathole redujo su lista. Tras el fiasco de Sage, "no queríamos que nos hicieran grandes promesas, sino ver cómo funcionaban los sistemas y conocer a las personas que los implantarían", afirma Leonard. "Los principales proveedores no respondieron o enviaron a personal subalterno que no podía mostrarnos cómo funcionaban sus sistemas y a menudo decían 'ya nos pondremos en contacto con ustedes'".

Solución ERP

Solución ERP

No fue el caso de Acumatica Cloud ERP y su socio QEDO, que ofrecieron una demostración detallada de cómo funcionarían varios procesos de Dukathole en Acumatica.

El equipo de Dukathole eligió Acumatica por su interfaz fácil de usar, su modelo de licencia único, su funcionalidad interempresarial y su capacidad para conectarse a otras aplicaciones. Además, también destacaron los módulos de fabricación, distribución, contabilidad de proyectos y otros de Acumatica.

Dukathole implantó Acumatica por fases, empezando por su nueva rama de construcción, MMS. A continuación se puso en marcha Dukathole Brickworks, seguida de Dukathole Logistics dos meses más tarde. Cada sucursal se puso en marcha con los principales módulos financieros de Acumatica. A continuación, añadieron los flujos de trabajo entre módulos de Acumatica restantes en medio de la pandemia de COVID.

"Cualquier ERP que pueda ponerse en marcha durante un bloqueo duro y tener a todo el personal formado y funcionando a distancia debe ser un sistema a tener en cuenta por todos", afirma Leonard.

Resultado

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En la actualidad, Dukathole fabrica un millón de ladrillos de hormigón al día, gestiona 40 camiones de reparto y construye diez casas diarias. También gestionan una división minera que extrae materias primas para los procesos de producción. La empresa pasó de tres plantas de fabricación de ladrillos en 2017 a ocho, con operaciones que abarcan toda la cadena de valor, desde la fabricación de ladrillos hasta la entrega y construcción de casas RDP (subvencionadas). Además, el Grupo Dukathole abrió dos establecimientos minoristas y forjó relaciones de distribución con cuatro ferreterías.

Contar con Acumatica como base financiera, de fabricación y construcción proporcionó a Dukathole la información que necesitaba para transformar un fabricante de ladrillos de hormigón en uno de los principales constructores de viviendas y proveedores de productos para la construcción de viviendas de Sudáfrica.

Dukathole es muy eficiente y ágil gracias a una solución empresarial flexible que proporciona acceso en tiempo real a los datos críticos de todas las unidades en una plataforma unificada. "Tener una visión de cada entidad nos permite ver si una entidad no está rindiendo al máximo para poder hacer ajustes rápidamente", dice Leonard. "No quieres que el grupo sufra si una de las otras divisiones tiene dificultades".

"Landi es una máquina de ideas", añade. "Cuando ve una oportunidad, la despliega inmediatamente, y por eso desplegamos Acumatica con tanta eficacia. El software proporciona datos muy rápidamente, y podemos utilizarlos para tomar decisiones."

Tener acceso a los datos desde cualquier lugar es vital para una empresa distribuida. "La aplicación móvil de Acumatica permite a los propietarios consultar los cuadros de mando en sus teléfonos mientras viajan, de modo que si tienen que desplazarse al este de Londres, pueden seguir siendo productivos durante cuatro horas", explica Leonard.

El personal dedica menos tiempo a introducir datos y crear hojas de cálculo manuales y más a utilizar los datos para mejorar la toma de decisiones. Por ejemplo, analizan los datos en tiempo real en cuadros de mando. Los cuadros de mando personalizados proporcionan informes flexibles que les ayudan a visualizar las operaciones y a desglosar los detalles de cualquiera de sus ocho sucursales, lo que les permite detectar rápidamente los problemas y hacer los ajustes necesarios.

Los datos centralizados agilizan los informes financieros trimestrales y anuales y proporcionan datos fundamentales a los organismos públicos que emiten los contratos de vivienda.

Impulsar la eficiencia y la productividad a largo plazo

Dukathole implantó un paquete completo de módulos de Acumatica, incluidos los de fabricación, distribución, contabilidad de proyectos para la construcción y CRM. Además, la suite permitió a la empresa expandirse rápidamente a nuevas líneas de negocio con procesos operativos y de fabricación que les ayudan a realizar un mejor seguimiento de los costes, como las listas de materiales.

La empresa mejoró la planificación logística del suministro, lo que les ayudó a entregar los ladrillos a tiempo. Además, la mejora de la precisión del inventario les ayudó a descubrir robos que antes se percibían como errores de introducción de datos en su anterior sistema Sage.

Los cuadros de mando personalizables de Acumatica ayudan a los ejecutivos a ver rápidamente los márgenes a nivel de producto, que utilizan para identificar los productos no rentables y aumentar el resultado final.

Fácil conexión a la nómina y notificación push por SMS

La plataforma flexible de Acumatica se conecta con aplicaciones de terceros, lo que permite a Dukathole conectar "cualquier cosa que se nos ocurra", afirma Leonard. Por ejemplo, antes Dukathole extraía los datos de varios sistemas de nóminas y creaba los diarios manualmente, lo que le llevaba entre dos y tres horas. Ahora, la empresa utiliza PaySpace, un sistema de nóminas local que se conecta sin problemas a Acumatica y les ayuda a cumplir los estrictos requisitos del gobierno sudafricano en materia de nóminas y recursos humanos.

"Ahora, basta con pulsar un botón porque Acumatica es muy abierto y permite integraciones sencillas".

La API abierta de Acumatica combinada con su modelo de licencias para usuarios ilimitados permitió a Dukathole crear un sistema de alertas de entrega para sus más de 30 camiones mediante notificaciones de texto SMS, mejorando los tiempos de entrega y la experiencia del cliente. "Los conductores pueden notificar automáticamente a los clientes y a los propietarios de los proyectos que un camión ha salido, lo que facilita el seguimiento durante todo el proceso de entrega."

La elección de una solución fácil de usar era esencial para apoyar a la diversa plantilla. Además de sus repartidores, los conductores independientes también pueden enviar datos críticos a Acumatica mediante la aplicación móvil.

Crecimiento acelerado y donación de viviendas para paliar la crisis de la vivienda en Sudáfrica  

Acumatica proporciona a Dukathole una sólida base financiera para desempeñar un papel esencial a la hora de abordar la crisis de la vivienda en Sudáfrica. "La vivienda es un gran problema, y nunca nos pondremos al día", afirma Leonard. "Hace sólo unos meses, el Gobierno nos dijo que éramos el único contratista que cumplía sus plazos y se mantenía dentro del presupuesto, así que en lugar de construir una de cada tres casas, quieren que construyamos todas las del Cabo".

"La flexibilidad de Acumatica ayuda a respaldar nuestro espíritu emprendedor", afirma Leonard. "Cuando añadimos una nueva empresa, no tenemos que comprar licencias de usuario de software adicionales. En su lugar, simplemente creamos una nueva sucursal en Acumatica y las integramos rápidamente en Dukathole Group."

Ahora que todas las sucursales disponen de cuadros de mando y datos financieros en tiempo real, Dukathole está recibiendo peticiones de clientes para integrar EDI en sus negocios, afirma Leonard. Como parte del compromiso de la empresa de gestionar un negocio ágil, eficiente y rentable, está desplegando tantas funcionalidades de Acumatica como le es posible.

Dukathole se ha comprometido a construir una casa más por cada 100 construidas por el gobierno y dársela a los necesitados. Con Acumatica al timón impulsando la eficiencia, Dukathole y los Kieck han donado más de 30 casas, incluida una para una indigente de 101 años.

"Acumatica es realmente una solución todo en uno, adaptable, que habilita rápidamente todo lo que necesita para dirigir su empresa. Y se utiliza sin esfuerzo", afirma Leonard.

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