Fabricante de películas para ventanas sustituye Sage 100 por el moderno ERP en la nube de Acumatica que conecta 7 ubicaciones
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Erickson International
Sede central
Sede central en Las Vegas, Nevada, con varios centros de distribución nacionales e internacionales
Industrias
Fabricación, Distribución
Aplicaciones sustituidas
Sage

Erickson Internacional

  • Conectar sistemas financieros dispares en una solución integrada, impulsando el servicio al cliente.
  • Obtención de una visión en tiempo real de las materias primas y el inventario, mejorando la visibilidad.
  • Unificación de 7 sedes, agilizando los procesos en cada una de ellas
  • Se eliminan las exportaciones e importaciones de datos y el tratamiento de datos por lotes, lo que ahorra tiempo.
  • Reducción de los costes de infraestructura tecnológica, eliminando varios servidores y programas informáticos.
  • Mejora de la comunicación entre sedes, eliminando el correo electrónico y el tiempo invertido en hojas de cálculo para intercambiar datos.
  • Adquirió una plataforma única y flexible para agilizar el crecimiento
Elena Mheidze
"Acumatica ofrece la posibilidad de tener la información al alcance de la mano de forma unificada y rápida".
Elena Mheidze, Directora Financiera
Erickson Internacional
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Desafíos

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Con sede en Las Vegas (Nevada) y otros seis centros de distribución en Estados Unidos, Erickson International fabrica láminas para ventanas y transforma el material en revestimientos para ventanas de uso residencial y comercial. La empresa gestiona dos líneas de fabricación: una que fabrica películas para ventanas de última generación y otra de revestimiento y laminado, donde produce sus productos finales. Erickson vende a clientes B2B de los sectores del automóvil, la construcción comercial y otros.

La oficina corporativa actualizó su software financiero de QuickBooks a Sage 100 para controlar mejor sus procesos de fabricación. Sin embargo, varios de sus centros de distribución seguían utilizando QuickBooks.

El módulo de fabricación heredado proporcionado por Sage era difícil de implantar, no ofrecía las ventajas de fabricación por procesos que la empresa necesitaba y funcionaba con una lentitud terrible en los servidores locales de la empresa. Además, Sage 100 no era capaz de gestionar las distintas entidades de Erickson; sólo soportaba las finanzas de la sede central.

"Había que pasar muchos datos de un software a otro solo para gestionar el inventario y las ventas", dice Elena Mheidze, Directora Financiera. "Poníamos muchos en grandes hojas de cálculo y luego introducíamos los datos en otro sistema".

Mheidze, que también gestiona la infraestructura informática de la empresa, buscaba un ERP moderno al que pudiera accederse desde cualquier lugar. Quería eliminar los dolores de cabeza y los costes asociados a los servidores in situ, y quería un sistema asequible que fuera flexible y pudiera crecer con la empresa.

"La nube era el número uno", afirma, y añade que también necesitaba un único sistema conectado que ofreciera un alto nivel de visibilidad de los datos en todas las áreas de la empresa.

Con su antiguo sistema, tenía que entrar y salir por VPN de los distintos centros de distribución para averiguar qué había en el inventario y qué se estaba utilizando para fabricar los productos, lo que le llevaba mucho tiempo. También tenía que comunicarse con cada centro intercambiando información a través de hojas de cálculo en lugar de utilizar Sage 100, dijo.

Solución ERP

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SOLUCIÓN

Trabajando con su socio tecnológico Information Integration Group, Inc., Mheidze consideró brevemente la posibilidad de actualizar Sage 100, pero al examinarlo sintió que no era una verdadera solución en la nube. "Sage Cloud es solo semi-nube, es muy engorroso y lleva mucho tiempo", afirma. "Corregir algo requería pasos complejos; un paso adelante y luego tres pasos atrás para corregir. También había mucho procesamiento por lotes, lo que significaba muchas esperas."

Sage 100 seguía siendo una solución local que sólo ofrecía integraciones "conectadas a la nube". El procesamiento por lotes no admite datos en tiempo real. "Con Sage 100 teníamos que mantener un servidor y ese servidor tenía muchos costes asociados. Así que eliminar el dolor de cabeza que suponía mantener el sistema local fue la razón número uno por la que optamos por Acumatica", afirma Mheidze.

Information Integration Group presentó a Erickson Acumatica Cloud ERP, una plataforma conectada única que ofrece un modelo de precios basado en el uso en lugar de por puesto. "El precio de Sage con usuarios adicionales estaba en una cantidad estrambótica", dice Mheidze. "Me gustó que a Acumatica no le importe cuántos usuarios tienes, sino cuántos datos utilizas. No tenemos que preocuparnos de que nuestros datos vayan a crecer exponencialmente, pero ¿y si tengo más gente trabajando para mí? No tengo que preocuparme de que los costes aumenten rápidamente".

Con la orientación de Information Integration Group, Mheidze gestionó la implementación de Acumatica Cloud ERP desde el lado de Erickson por sí misma mientras seguía ocupándose de sus funciones de directora financiera en un agresivo plazo de 3 meses. "Todo el mundo decía que estaba loca por intentar hacerlo tan rápido", afirma. Pero la experiencia de Information Integration Group y la facilidad de uso de Acumatica lo hicieron más fácil, afirma. "Ahora, es como si Sage nunca hubiera ocurrido".

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Una empresa conectada mejora las operaciones

Cuando se le pregunta por las principales ventajas de Acumatica Cloud ERP, Mheidze no duda: "Movilidad, accesibilidad, unificación", afirma. Pasar de gestionar sistemas desconectados en varias ubicaciones a tener todos los datos en un único lugar "fue una gran ventaja", afirma. "Tuvimos que llevar California y Ohio, que aún funcionaban con QuickBooks, a Acumatica para unificar a todo el mundo. Ahora todo el mundo puede acceder al ERP, y ya no hay diferentes sistemas de codificación o de Libro Mayor."

Ahora, todo el mundo está en la misma página con datos alineados en siete ubicaciones. "Ver todos los datos mejora mucho nuestra capacidad de servicio al cliente y de fabricación", afirma Mheidze.

"Podemos ver los inventarios válidos, y si necesitamos saber qué vamos a fabricar la semana que viene, podemos ver qué hay en stock y utilizar esta información. En Sage, la información no estaba en una sola pantalla, y teníamos que hacer mucho más montaje manual de la información para saber lo mismo."

Un ERP seguro inspira confianza

Con su gorra de informática, Mheidze ya no se preocupa por la seguridad de las conexiones a Internet, el estado de los cortafuegos en las distintas sedes o el aumento de los costes de mantenimiento de los servidores. "Antes había muchos costes, mantenimiento y bloqueos por la seguridad", dice. "Me preocupaba constantemente. Ahora, todo lo que necesito es una conexión sólida a Internet para acceder al ERP desde cualquier lugar." Acumatica Cloud ERP alojado en AWS proporciona copias de seguridad y seguridad automáticas.

A Mheidze le gusta que Acumatica Cloud ERP tenga una API abierta que permite que las aplicaciones de terceros se conecten con facilidad. Sin embargo, como todavía está en las primeras fases de uso de la nueva plataforma, no ha añadido ninguna aplicación adicional. "Acumatica tiene todo lo que necesito".

La interfaz intuitiva facilita y acelera la formación

Mheidze es la formadora principal de software para el fabricante, y estudió a fondo los manuales de Acumatica Cloud ERP, la formación en línea y, a continuación, formó a los empleados a distancia. "La interfaz de usuario de Acumatica es absolutamente fantástica, atractiva e intuitiva", afirma. "Si te mueves entre pantallas o lugares, te devuelve al mismo sitio: no tienes que volver a escribir o recordar algo. Acumatica es muy dinámico, intuitivo y personalizable; todos nuestros usuarios están contentos."

Uno de sus mayores retos fue la gestión del cambio que conlleva la implantación de un nuevo software. "Es difícil romper los hábitos de la gente", dice. "Están acostumbrados a hacer las cosas de determinada manera, así que tengo que explicarles muchas cosas, lo cual es difícil y un reto para cualquier empresa".

A los empleados les gusta que puedan personalizar los cuadros de mando de Acumatica Cloud ERP para presentar información importante para sus funciones y mover y modificar columnas fácilmente. "Es como un Lego", afirma.

Mejora de la comunicación

Erickson International ha impulsado la comunicación porque Acumatica Cloud ERP permite a todo el mundo ver datos sobre cualquier ubicación al instante; ya no es necesario manipular los datos ni importarlos o exportarlos fuera del sistema, por lo que las conversaciones se producen al instante.

"Si usted es una mediana empresa que desea crecer y tiene la necesidad de unificar sus ubicaciones, Acumatica le aporta esta asombrosa ganancia: conecta a las personas. En el mundo actual necesitamos comunicación, y Acumatica ofrece la posibilidad de tener la información al alcance de la mano, unificada y entregada con rapidez", afirma Mheidze.

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