AcumatiCares
Como empresa boutique de servicios profesionales, Interaction Associates ayuda a sus clientes a desarrollar líderes, crear equipos integradores y mejorar sus culturas de reuniones con formación y contenidos propios sobre liderazgo. En resumen, Interaction Associates o IA muestra a las empresas cómo trabajar mejor juntas.
La empresa se esfuerza continuamente por mejorar también sus propias operaciones, afirma Chris Williams, Director de Operaciones Comerciales. Para aumentar la eficacia de sus 20 empleados y más de 50 consultores, y mejorar las operaciones, los directivos decidieron pasar al 100 % virtual en 2018.
"Nuestros empleados temían tener que desplazarse al distrito portuario de Boston, en el centro de la ciudad", explica Williams. "Era de una hora a hora y media en un buen día, y nos dimos cuenta de que los empleados estarían más contentos y serían más productivos si no tuvieran que desplazarse". El equipo ejecutivo también se dio cuenta de que podían contratar a escala nacional sin preocuparse por el lugar de residencia de los candidatos ni por los costes de traslado en los que pudieran incurrir.
Pero pasar de la noche a la mañana a la remota no era un paso que Interaction Associates pudiera dar con su plataforma tecnológica heredada. Contaba con un antiguo sistema Sage MAS 500 que se ejecutaba en un servidor local y que se había personalizado en gran medida. Aunque el sistema funcionaba a un nivel básico, la empresa carecía de un sistema de copia de seguridad y las múltiples personalizaciones de Sage obstaculizaban las actualizaciones. La recuperación de datos empresariales procesables era extremadamente difícil. Como el antiguo sistema no estaba preparado para la nube y el contrato de arrendamiento de IA finalizaba en 30 días, los ejecutivos decidieron externalizar la contabilidad.
Empresa subcontratada no basada en proyectos
La solución externalizada duró siete meses. "El acuerdo fue difícil; el sistema y el flujo de trabajo que utilizaba la empresa subcontratada no se ajustaban a nuestras necesidades empresariales", afirma Williams. "Utilizaban Intacct con Nexonia Time & Expense Plug in. Dado que nuestro negocio se basa en gran medida en proyectos, es fundamental que nuestros datos de tiempo y gastos se integren directamente en un módulo de proyectos."
Williams descubrió que la empresa subcontratada trataba a AI como una empresa de fabricación que vende widgets. No configuraron IA con un módulo de proyectos, sólo con un libro mayor. "Me di cuenta en los primeros 30 días de que no teníamos la configuración técnica adecuada para nuestro negocio", dice Williams. "Tenemos diferentes tarifas de facturación y diferentes plazos, y nuestro socio contable había asumido que todos nuestros clientes eran de 30 netos, mientras que nosotros ofrecemos plazos de 60, 90 y 120 netos. Además, el personal técnico estaba en el extranjero, en Bangalore (India); para funcionar, dependíamos de la comunicación a través de documentos de Google, muchas hojas de cálculo y nos enfrentábamos a la barrera del huso horario."
La empresa utilizó Nexonia porque Intacct no disponía de una aplicación móvil para tiempo y gastos. Además, los datos brutos de tiempo y gastos (de cada uno de los más de 400 clientes de la empresa de contabilidad) se transferían una vez a la semana a un almacén de datos y luego a Intacct.
"No había una correspondencia o estructura clara entre los datos de los proyectos que utilizaban un libro mayor y los de los proyectos de Intacct, por lo que elaborar las facturas de los clientes era una auténtica pesadilla", afirma Williams.
"Me pasaba el 50% de la semana leyendo contratos e informando al equipo de soporte sobre cómo configurar nuestros proyectos en el sistema Intacct", añade. "Era una situación frustrante. La empresa de contabilidad subcontratada enviaba las facturas a nuestros clientes, pero su política era no hacer llamadas de cobro, por lo que a menudo las facturas de los clientes se quedaban en una cola."
Reunión de urgencia
Williams convocó una reunión de emergencia con el director general de IA y, a continuación, destinó a la mitad del personal de operaciones de ventas de IA a revisar las facturas y realizar llamadas de cobro. En un segundo plano, el equipo de IA empezó a buscar una nueva plataforma tecnológica para poder volver a incorporar la función de contabilidad a la empresa.
"Reunimos a todas las partes interesadas en una sala durante un día", explica Williams. "Recorrimos todo nuestro flujo de trabajo y esbozamos nuestros requisitos frente a nuestras necesidades. Trabajamos en grupo para aportar un contexto histórico importante y evaluar realmente nuestros requisitos mínimos; en otras palabras, practicamos lo que enseñamos a nuestros propios clientes sobre la importancia de la participación de las partes interesadas, lograr claridad sobre el nivel de participación en la toma de decisiones y las formas de alcanzar el resultado deseado."
Armada con una breve lista de requisitos, AI contrató a un experto independiente en ERP para que analizara 15 plataformas de ERP y le devolviera una breve lista de tres opciones. Tras ver demostraciones de esas tres opciones, las partes interesadas acordaron que una plataforma destacaba sobre las demás: Acumatica.
"Estaba tan claro", dice Williams. "La primera vez que vi la interfaz de usuario de Acumatica, supe que era el camino a seguir. Recuerdo que miré la interfaz de usuario de Intacct y pensé que la mitad de la pantalla estaba en blanco, no respondía y casi necesitaba una lupa solo para ver los campos."
