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Gestionar una empresa de construcción en crecimiento con QuickBooks y Salesforce puede resultar un poco complicado, especialmente cuando se añaden más empresas a lo largo de varias décadas. Por lo general, se adoptan y atornillan aplicaciones aisladas y la introducción manual de datos se dispara hasta niveles inmanejables.
"Empezamos como una pequeña empresa de pintura manual y, con el tiempo, añadimos una empresa de tejados, otra de revestimientos y luego nos dimos cuenta de que necesitábamos una empresa para alojar a todos los empleados que supervisaban las tres empresas", explica Joel Sisto, director financiero de IOC Construction. "Antes de que nos diéramos cuenta, teníamos cuatro instancias distintas de QuickBooks que no se comunicaban entre sí. Y junto con eso, utilizamos Salesforce para unirlo todo". Pero consolidar y conciliar los datos no era fácil.
La empresa, con sede en Batavia, Illinois, gestiona proyectos de construcción comercial de principio a fin, desde la construcción hasta el techado, la pintura y el mantenimiento de complejos multifamiliares, comerciales de gran altura e industriales. IOC Construction también ofrece servicios de mantenimiento a instalaciones médicas y gestión de propiedades comerciales. "Como nuestros sistemas no se comunicaban entre sí, los datos entre empresas eran increíblemente difíciles de mantener", dice Sisto. "Perder una entrada en una empresa, pero no en otra, se convirtió en un enorme quebradero de cabeza para nosotros".
A final de trimestre y de año, las conciliaciones eran dolorosas. Un proyecto de construcción que incluía techado y pintura se representaba en tres instancias de QuickBooks, y la asignación de costes para cualquier proyecto era propensa a errores, dice Sisto, y "la conciliación era una pesadilla".
"Salesforce fue donde lo unimos todo", continúa. "Al final de estos proyectos, utilizábamos Salesforce como herramienta de medición de ingresos brutos, lo que era una idea realmente mala porque todos estos sistemas diferentes no se comunicaban entre sí y no se conciliaban realmente, lo que creaba números que podían ser correctos o no". "Era un caos", añade Jessica Hill, responsable de ERP. "Éramos seis personas las que diariamente introducíamos datos en todas las plataformas. Casi nada cuadraba".
Conciliar múltiples tarjetas de crédito de cuatro empresas y asignar correctamente los distintos costes de los proyectos fue otro quebradero de cabeza. La tarea se complicó tanto que los empleados empezaron a colocar los recibos no conciliables en carpetas de papel. Gestionaban los proyectos manualmente con carpetas de manila, lo cual, con unos 150 proyectos en curso y unos 300 o más proyectos al año, hacer las conciliaciones era todo un reto.
"Antes de que nos diéramos cuenta, llegábamos al final del año intentando cerrar los libros y teníamos una carpeta de gastos varios de tarjetas de crédito que quizá se conciliaron o no, y algunos gastos varios nunca se contabilizaron", dice Sisto. "Son costes duros, pero el coste real es no saber si la cifra que crees que tienes como rentabilidad del trabajo es correcta y no saber si realmente lo es".
David Benning, Consejero Delegado, resume los retos: "La complejidad de nuestra contabilidad era una caja negra de incógnitas y datos erróneos. Intentábamos utilizar varios sistemas no como estaban previstos, sino de una forma excesivamente compleja. No sabíamos hasta qué punto los datos eran malos porque los propios datos se introducían de forma incoherente". Si a esto añadimos que QuickBooks carece de controles de usuario y permite a cualquiera hacer cambios libremente, es fácil imaginar el caos resultante.
Los procesos papeleros frenan el crecimiento
Como empresa de gran éxito, COI se las arregló. Hasta que el crecimiento de la empresa causó estragos. "Después de 30 años, estábamos llegando a un punto en el que solo necesitábamos consolidarnos en una sola entidad", dice Sisto, que se unió a la empresa en 2020. "El primer paso de eso es poner la contabilidad en orden".
