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Fundada en 2001, Key Code Media es un integrador nacional de sistemas de diseño y construcción para soluciones de equipos de A/V, radiodifusión y producción.
Más concretamente, ayuda a las empresas con la adquisición de equipos y el diseño completo de las mejoras de las instalaciones, incluidas las de producción de TV y cine, edición colaborativa, estudios de vídeo, salas de control, centros de operaciones de emergencia, salas de conferencias, aulas y mucho más. A menudo, los clientes llegan con un presupuesto y una visión iniciales, y el equipo de ingenieros de Key Code Media diseña, instala, forma y da soporte a las soluciones.
La demanda de los servicios de Key Code Mediase disparó cuando la pandemia obligó a las organizaciones a trabajar a distancia, lo que impulsó a empresas, gobiernos, universidades, iglesias y escuelas a pasarse al aprendizaje virtual, la colaboración en línea y el streaming.
Con el tiempo, Key Code Media puso en marcha Key Code Education, una escuela dedicada a formar a profesionales de los medios de comunicación. También cuentan con ingenieros C-7/C-10, lo que ayudó a ampliar sus mercados para abordar proyectos audiovisuales de mayor envergadura para clientes gubernamentales y del sector educativo.
"En los últimos cinco años, hemos conseguido grandes clientes corporativos, como Microsoft Corp., Walmart, Netflix, Facebook, Google y la ciudad de Los Ángeles", afirma Ka Man Chan, Director Financiero de Key Code Media.
Sistemas separados en silos con software heredado
Durante 18 años, Key Code Media utilizó Sage 100 para la contabilidad, complementándolo con otros programas, como la solución de gestión de proyectos Saleslogix para CRM, y Microsoft Excel para la codificación de proyectos. Cuando Key Code Media empezó a vender sistemas de mayor tamaño a organizaciones más grandes, necesitó una solución más moderna y conectada para soportar su crecimiento y mayores volúmenes de transacciones.
"Teníamos sistemas aislados que no estaban conectados. Por eso, cuando empezamos a ofrecer proyectos más grandes, con 300 o 400 líneas de presupuesto, no podíamos gestionarlos en Excel", explica Chan.
El uso de múltiples sistemas hacía casi imposible obtener actualizaciones en tiempo real del estado de los proyectos, comprender su rentabilidad y consultar sus gastos. Además, los empleados importaban y exportaban datos manualmente de forma constante.
"Fue todo un reto intentar que todo funcionara. El mero hecho de obtener un informe resultó difícil", afirma Chan. "Era un sistema en silos, y llevó mucho tiempo entender dónde estábamos como empresa".
Key Code Media Gestión de proyectos integrada, CRM y flujos de trabajo automatizados necesarios
Key Code Media quería una solución ERP única y conectada que pudiera proporcionar gestión de proyectos, CRM y una sólida codificación de proyectos. La empresa también quería automatizar los flujos de trabajo y eliminar las entradas manuales duplicadas.
Los ejecutivos querían un proveedor de ERP tecnológicamente avanzado y orientado al cliente. "Queríamos alinearnos con una empresa moderna que escuchara a sus clientes y les ayudara a crecer manteniéndose al día de las tendencias del sector e incorporando ideas modernas al producto", afirma Chan.
Key Code Media evaluó varios sistemas ERP, incluidos Microsoft Dynamics y Sage Intacct. Pero se quedaron cortos y no pudieron cumplir los requisitos de la empresa.
"Me fijé en cómo se adaptaban a nuestras operaciones diarias, por ejemplo, la funcionalidad que ofrecían y cómo diseñaban sus flujos de trabajo", explica Chan. "Los equipos de ventas no eran transparentes y no revelaban cómo el sistema contabilizaba los artículos de envío directo que no se recibían en el almacén o cómo hacían coincidir los ingresos con el coste de los bienes vendidos".
