Un fabricante de cerámica artesanal de calidad obtiene una ventaja competitiva con Acumatica Cloud ERP
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Midaya Ceramic Company
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Sri Lanka
Industrias
Distribución, Fabricación
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en ERP en la nube

Midaya Ceramic Company

  • Adquirió una solución asequible basada en la nube, obteniendo acceso desde cualquier lugar
  • Obtuvo una visibilidad de los datos de la que carecía anteriormente, lo que permitió obtener información basada en datos que
    mejoraron las ventas y los márgenes de beneficio
  • Mejora de la gestión del inventario y la producción, racionalizando las necesidades de listas de materiales,
    ser más eficientes
  • Obtuvo una aplicación fácil de usar con acceso para todos, reduciendo el tiempo
    para formar a nuevos empleados y aumentar la productividad
  • Eliminación de la introducción de datos por duplicado, mejorando la precisión de los datos y ahorrando tiempo.
  • Reducción del exceso de inventario, mejorando el flujo de caja
  • Obtuvo una solución de copia de seguridad digital con acceso en tiempo real a los datos históricos,
    eliminando la necesidad de almacenamiento en papel y agilizando la recuperación de las auditorías
  • Proporcionó una plataforma conectada que ayuda a mantener un alto nivel de
    al tiempo que aumenta su competitividad en el mercado.
Anura Warnakulasooriya
"Si está intentando dar sentido a sus datos y quiere una solución en la nube a un buen precio, elija Acumatica".
Anura Warnakulasooriya, Director General
Midaya Ceramic Company
Desafíos
Solución ERP
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Desafíos

Desafíos

De repente, no es competitivo

Anura Warnakulasooriya, que se había licenciado en Estados Unidos y trabajaba en el sector tecnológico, recibió una llamada de su padre, Dayasiri. "Recibí una llamada de SOS de papá, que me dijo que tenía muchos trabajadores pero poco trabajo", recuerda Anura. "Lo primero que hice fue ir a China para ver cómo competir".

El viaje fue una experiencia aleccionadora, en la que aprendió que la empresa familiar no podía sobrevivir compitiendo a precios tan bajos. "Así que me fijé en lo que no podían hacer, en lo que no querían hacer, y ahí es donde podíamos marcar", dice.

De vuelta a Sri Lanka, se centró en una nueva estrategia empresarial y empleó un nuevo enfoque para el negocio que ya contaba con una historia tan rica. En lugar de crear grandes cantidades de bienes de consumo, Midaya podía fabricar artículos de alta calidad hechos a mano y atender a una clientela que necesitaba cantidades más pequeñas. En lugar de depender de cinco o seis marcas muy grandes, la empresa podría ampliar su red estableciéndose en Europa y el Reino Unido y ofreciendo productos de gama alta a una amplia variedad de clientes.

En lugar de hacer figuritas, Midaya fabrica una gran variedad de cerámicas, desde lámparas a jarrones, pasando por accesorios de moda o adornos de cocina, y las vende a diversos nichos de mercado. Anura también ha abierto dos tiendas para vender sus propias cerámicas.

Operaciones ineficaces

Armado con un nuevo plan, Anura abordó entonces las operaciones, que sabía que debían ser mucho más eficientes y racionalizadas si quería que la nueva estrategia tuviera éxito. La empresa funcionaba con Tally (un paquete de contabilidad de la India) y utilizaba Google Sheets y Open Office para gestionar el resto de datos.

"Teníamos un proceso manual que estaba bien, pero nuestro mayor problema era la duplicación de datos", dice. "Recopilamos muchos datos, por ejemplo, sobre calidad y rechazos. Asegurarnos de que los datos no se duplicaban era un engorro".

Intentar hacer un seguimiento de los productos a medida que pasaban por el proceso de fabricación era, en el mejor de los casos, agotador.

Fabricar un artículo de cerámica a medida requiere entre 14 y 16 pasos, explica Anura. La biblioteca de números SKU de la empresa se cuenta por decenas de miles. Pero en un momento dado pueden estar fabricando 300 artículos diferentes para entre 12 y 20 clientes distintos. Algunos artículos tienen que pasar varias veces por departamentos específicos para llegar a la producción final.

"Por ejemplo, algunos artículos deben someterse a tres cocciones tras otros procesos, por lo que nuestra producción puede llegar a ser bastante complicada", explica. "Casi todos los artículos son exclusivos, así que no cogemos ese artículo y lo reproducimos para nadie más. Y recuerde, todo está hecho a mano. Utilizamos moldes para obtener una forma básica, pero el acabado, el pulido, el esmaltado y todo lo demás se hace a mano."

Fabricar objetos de cerámica a mano requiere una habilidad increíble. "Se tarda un año en formarse en el arte de la fabricación; tenemos magos de la cerámica", dice Anura. "Lo que hacen mucha gente no cree que se haya hecho a mano".

Demasiadas existencias

Sin un recuento exacto del inventario, Midaya fabricaba más productos para asegurarse de que no se les acabaría si algo se rompía o agrietaba. Sin buenos datos para saber qué tipo de producto, color o cliente era más rentable, seguían fabricando cualquier cosa para cualquiera. El exceso de inventario inmovilizaba efectivo y reducía los beneficios.

Lista de deseos ERP

Anura, que trabajó en tecnología antes de incorporarse a la empresa familiar, sabía que necesitaba acceder a mejores datos y tenerlos todos en un solo sistema.

"Busqué un sistema ERP durante un año, pero no tenía presupuesto para un ERP caro y de gama alta como SAP, que nos habría llevado mucho tiempo implantar", dice. "Probé con alguien local, pero cuando vieron nuestros procesos, me dijeron que su producto no estaba orientado a algo tan complicado".

Entonces se fijó en un ERP popular y vio una demo, pero las comprobaciones de referencias le orientaron en otra dirección.

"En aquella época eran caros y un amigo del Reino Unido me dijo que la mayoría eran complicados y difíciles de usar. Así que no me inspiraban mucha confianza. También me informó de que la mayoría cobraban por número de usuarios, y yo no estaba seguro de a cuántos llegaríamos una vez empezáramos a formar a todo el mundo."

Solución ERP

Solución ERP

El modelo de precios para usuarios ilimitados de Acumatica es la clave

Anura dice que conoció Acumatica Cloud ERP a través de una llamada en frío. Le gustó que Acumatica ofreciera un sistema todo en uno con una sólida funcionalidad y que fuera fácil de usar, lo que además significaba que sería fácil formar a los empleados y fácil de gestionar, ya que no necesitaría un equipo de TI para gestionarlo.

También le gustó el modelo de precios exclusivo de Acumatica, que le permite que todos los empleados utilicen la aplicación, y la estabilidad de tener la plataforma funcionando y con copias de seguridad en la nube, ya que en Sri Lanka son frecuentes los cortes de electricidad.

"Como el precio por usuario es ilimitado, cuantas más personas pueda formar, más podrán acceder al sistema e introducir la información diaria", afirma.

También le gustó que la concesión de licencias de Acumatica fuera buena para las dos empresas.

"Tenemos una empresa hermana que fabrica envases", explica. "Formaba parte de Midaya porque era difícil encontrar los envases específicos que necesitábamos para la cerámica. Pronto la demanda de sus servicios superó al mercado de la cerámica y la separamos". Desde entonces han crecido
desde entonces y, de hecho, son más grandes que Midaya".

El hermano mayor de Anura dirige la empresa de envasado, y a continuación implantarán Acumatica.

"Cuando se toma el coste y se divide entre las dos empresas, tiene mucho sentido", afirma, y añade que el coste es muy asequible en comparación con lo que podría haber sido si hubieran optado por Oracle NetSuite y se les hubiera cobrado por usuario para más de 400 empleados en total.
Eranda Maldeniya, del socio de Acumatica Enterprise Analytics (Pvt) Ltd, se encargó de la implantación de Midaya Ceramic. Antes de la implantación, el equipo examinó sus procesos, los formalizó y los mapeó para que fluyeran sin problemas en Acumatica.

Seguir procesos formales infundía una disciplina de la que a veces carecía la empresa, ya que el nuevo sistema exigía unos pasos que debían completarse antes de que un artículo pasara por cada fase del proceso de fabricación. Los empleados aprendieron que no podían saltarse pasos, introducir datos o cambiar cosas aquí o allá.

"La disciplina fue buena para Midaya", dice Anura. "Recuerda que pasábamos de un sistema muy manual, así que los empleados necesitaban entender el valor de introducir datos en la nueva herramienta".

En general, la implantación fue bien, afirma. "Enterprise Analytics fue de gran ayuda".

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Solución integral para datos

"Toda nuestra información está ahora en un solo lugar, es accesible desde cualquier sitio y recibimos notificaciones para estar al tanto de los datos", dice Anura. "Ahora tenemos la opción de trabajar desde casa, cosa que antes no podíamos hacer".

En lugar de dedicar mucho tiempo a revisar datos en papel, crear hojas de cálculo y consolidar datos sólo para obtener una visión semicrítica de los datos históricos, Midaya dispone ahora de información en tiempo real sobre la que tomar decisiones mejores y más precisas.

"Hemos ahorrado mucho tiempo al no tener que buscar las cosas", afirma Anura. "Si antes quería saber cuánto debían los clientes, llamaba al contable o al equipo de contabilidad. Ahora sólo miro en Acumatica. Puedo decirle a un cliente lo que debe o lo que aún debe. Todos los jefes de departamento pueden acceder a los datos".

Anura también tiene acceso a datos que antes no tenía. "Ahora sé en qué clientes concentrarme, en cuáles no, y tengo mejores datos para ayudar a orientar a nuestros clientes a tomar mejores decisiones a la hora de trabajar en los proyectos", afirma.

Conocer mejor lo que se vende en la tienda le ayuda a decidir qué artículos seguir fabricando y cuáles descatalogar. También le permite probar los artículos localmente antes de ofrecerlos -e invertir en más- en los mercados internacionales con su propia marca.

"Tener acceso al inventario en tiempo real es una gran ventaja", afirma. "Solíamos tener un gran búfer en lo que respecta al inventario disponible, pero lo hemos reducido porque podemos ver el inventario a medida que se actualiza en tiempo real".

Midaya también está estudiando la posibilidad de implantar el módulo de gestión de la producción de Acumatica para ayudar al equipo de producción a comprender aún mejor qué se ha pedido y cuáles son sus necesidades de producción futuras, de modo que puedan planificar su lista de materiales y saber qué pueden necesitar pedir.

"No hace falta que todo sea una suposición", dice Anura.

"Podemos ver lo que está haciendo la producción. Si tenemos muchos pedidos de pintura a mano durante dos o tres meses, podemos entender mejor nuestros retrasos. Esperamos agilizar aún más el proceso de pedido a producción, añadir flujos de trabajo automatizados como el envío de correos electrónicos automáticos sobre los pagos, añadir banderas para rastrear mejor y hacer un seguimiento de los clientes que no pagan a tiempo, y poner automáticamente a los clientes en espera de pago sin que tengamos que hacerlo manualmente."

Como Acumatica es una plataforma totalmente digital de la que se hacen copias de seguridad en línea, Midaya ya no almacena cajas y cajas de información histórica en papel. "Estamos obligados a conservar los registros durante 10 años. Ahora nos estamos acostumbrando a escanear y cargar archivos en Acumatica. Si nos hacen una auditoría, todo lo que tenemos que hacer es proporcionar acceso en línea u obtener una copia impresa. No se pierde ni se omite nada".

Una plataforma para el crecimiento y el futuro

Implantar Acumatica es un gran paso para una pequeña o mediana empresa como Midaya, afirma Anura. "Pero es un buen paso a largo plazo si eres una empresa en crecimiento como nosotros y quieres mantener los datos seguros y en un solo lugar", afirma. "Y si estás luchando por dar sentido a tus datos y quieres una solución en la nube a un buen precio, Acumatica puede ayudarte. Es una opción viable si, como nosotros, no tienes un ERP o si estás en un sistema heredado."

Disponer de una sólida plataforma tecnológica está ayudando a Midaya a crecer y recuperar su ventaja competitiva.

"Nuestra ventaja competitiva reside en nuestra disposición a hacer un esfuerzo adicional para satisfacer las expectativas y necesidades de los clientes, así como para entregar las mercancías a tiempo", afirma Anura. "Acumatica nos permite cumplir esos objetivos con datos en tiempo real que podemos utilizar para tomar mejores decisiones y reaccionar con rapidez".

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