AcumatiCares
Mozaic es una organización sin ánimo de lucro 501(c)(3) nacida de la fusión de dos secciones de The Arc of New York: The Arc of Seneca Cayuga y The Arc of Yates. La organización atiende a más de 2.000 personas con discapacidad intelectual y del desarrollo y a sus familias, en la región de Finger Lakes en Nueva York, lo que les convierte en el mayor proveedor de servicios para personas con discapacidad en la región central de Nueva York.
Unos 700 empleados ofrecen una compleja gama de servicios: servicios de empleo, transporte, educación preescolar, servicios de custodia, retirada de nieve y cuidado del césped, así como servicios basados en Medicaid: servicios clínicos, servicios de día y residenciales, apoyo comunitario y servicios de repago para particulares, lo que significa que Mozaic gestiona el dinero de los particulares.
Además, gestiona una próspera empresa integrada, Finger Lakes Textiles, que lleva más de 25 años fabricando gorros de invierno y otras prendas para las Fuerzas Armadas estadounidenses y, más recientemente, para el público en general bajo la marca minorista Arctic Gear, cuyos beneficios revierten al 100% en la misión.
"Somos muy complejos para una operación de 30 millones de dólares", dice Tammy Raub, Directora Financiera de Mozaic. "Nuestra iniciativa estratégica más reciente es gestionar y salvar a otras organizaciones sin ánimo de lucro".
Retos tecnológicos de las organizaciones sin ánimo de lucro
Raub conoce muy bien los retos a los que se enfrentan las organizaciones sin ánimo de lucro con fondos limitados, crecientes requisitos gubernamentales, bases de donantes cada vez más reducidas y una mayor demanda de servicios. Antes de Mozaic, fue Directora Financiera de Arc of Yates, que ofrecía servicios de apoyo diurnos y comunitarios, así como transporte, a personas con discapacidades de desarrollo. También gestionaba unidades de vivienda residencial y la escuela Keuka Lake, que ayudaba a niños y sus familias desde los 18 meses hasta preescolar con servicios para necesidades especiales a través de aulas integradas.
En Yates, la escasez de fondos obligaba a Raub a trabajar con un sistema financiero heredado ineficaz. "Me metí en un lío; tenían un sistema heredado de Microsoft Dynamics que a veces funcionaba y a veces no, y estaba instalado en las instalaciones", dice Raub. "Era susceptible de que se cayera nuestra red y teníamos problemas de seguridad en ese entorno".
Como Yates ya había perdido a su CEO en 2014, la organización sin ánimo de lucro había explorado oportunidades de fusión antes de que Raub se incorporara en 2016. Según el manual del capítulo Arc NY, cada vez que un Arc pierde un CEO o CFO, están obligados a explorar posibles fusiones. La Junta de Yates no quería gastar dinero en una nueva plataforma financiera porque pensaban que adoptarían la que estaba en uso por un socio de fusión.
Sólo que la fusión que Yates estaba evaluando en ese momento no resultó.
Comienza la adopción de Acumatica en The Arc of Yates
Cuando estudió la posibilidad de actualizar el sistema Microsoft Dynamics heredado, Raub descubrió que estaba tan obsoleto que costaría tanto actualizarlo como implantar una nueva solución. En aquel momento, la organización sin ánimo de lucro se veía obligada a operar fuera del sistema heredado con hojas de cálculo y bases de datos Access, un sistema ineficaz que requería entradas dobles.
Raub convenció a la junta directiva de Yates de que necesitaba una plataforma financiera escalable, basada en la nube, con funciones de autoservicio y lo suficientemente flexible como para gestionar servicios con y sin ánimo de lucro, así como la contabilidad de fondos, algo de lo que carecía el sistema heredado Microsoft Dynamics.
"Estábamos planeando expandirnos y queríamos escalar sin tarifas por usuario", dice Raub. "Una de las cosas más importantes que queríamos era la escalabilidad, y eso es lo que Acumatica puso sobre la mesa. Era el único que cumplía todos nuestros requisitos y muchos otros que nos gustaban".
