Power Storage Solutions

Funcionalidad todo en uno en un ERP asequible basado en la nube

"Lo que realmente nos convenció de Acumatica es que ofrecía un ciclo completo de presupuesto a caja y que se superponía a un sólido de nuestro sistema de contabilidad. Acumatica ofrecía un paquete de servicios, compras, inventario, gestión de las relaciones con los clientes (CRM), presupuestos, gestión de proyectos y pedidos de venta, todo ello en un único sistema operativo", afirma Elledge.

Acumatica también es asequible y, al estar basado en la web, permite el acceso desde cualquier lugar. Incluso ofreció a Power Storage la posibilidad de compartir datos a través de un futuro portal de clientes. "Debido a la forma en que Acumatica está licenciado -permitía que todos nuestros empleados estuvieran en el mismo sistema con una sola licencia- nos dimos cuenta rápidamente de que Acumatica era el sistema que queríamos utilizar para hacer crecer la empresa sin necesidad de añadir nada más", afirma.

"Nos sorprendió encontrar toda esta funcionalidad en un solo sistema".

Elledge trabajó anteriormente con PeopleSoft y Oracle, que "eran muy difíciles y costosos de implantar y requerían muchos conocimientos", añade. "Cada paquete tiene complementos, pero no parecen funcionar bien juntos. Sus paquetes se comunicaban, pero no fluían por el sistema como nos parece que lo hace Acumatica".

Otra razón por la que a Power Storage le gustó Acumatica fue su movilidad. "Una de las mayores quejas (sobre su software anterior) era que cuando viajaban, el equipo no podía ponerse detrás de la VPN", dice Elledge. "Con Acumatica, la movilidad y la solución basada en la nube permiten que cualquiera pueda conectarse desde cualquier lugar".

Ante la inminente fecha de cierre del sistema financiero, Client's First y Power Storage Solutions implantaron Acumatica rápidamente.

"En 60 días, pasamos de no tener nada en Acumatica a lanzar una empresa de 24 millones de dólares con 20.000 piezas, 5.000 clientes y tener pedidos de ventas, proyectos, inventario, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, y salir a la luz el 1 de diciembre", dice Elledge.

"Es astronómico cuando ves lo que hicimos y cómo nos apoyó el sistema ERP en la nube de Acumatica".

Rápida implantación con menos personal y menor coste

Cuando Salesforce se lanzó en Interstate, tardó nueve meses, 1,5 millones de dólares y 15 personas en ponerse en marcha, según Elledge. Cuando el controlador de Power Storage, Ryan Penton, cambió su anterior empresa mediana a NetSuite, tardó seis meses, 20 personas y unos 500.000 dólares.

"Implantamos Acumatica con dos personas aquí, tres consultores y aproximadamente 200.000 dólares", dice Elledge. "Eso supone un enorme ahorro de tiempo y costes".

Elledge dice que no es un informático, sólo un usuario avanzado de software, y da crédito a la flexibilidad de Acumatica junto con el gran apoyo de Client's First, que se tomó el tiempo para entender cómo funciona Power Storage, qué implican sus proyectos, y luego configuró Acumatica para que todo funcionara.

Las decisiones estratégicas allanan el camino para una rápida aplicación

Para lanzar Acumatica tan rápidamente, el equipo de Power Storage tomó varias decisiones clave. Dado que no tenían herramientas de cotización para migrar desde Interstate, lo tacharon de la lista de lanzamiento inicial. Dieron prioridad a las funciones básicas de contabilidad, como cuentas por pagar y cuentas por cobrar, pedidos de ventas y proyectos. Los gastos se añadieron después de que esos sistemas estuvieran en funcionamiento.

"Ahora estamos trabajando en la incorporación de tarjetas de tiempo al sistema, la implantación de CRM, la cotización de pedidos de venta y, a continuación, se añadirán los proyectos y el módulo de servicios", explica Elledge.

"Una vez que nos pusimos en marcha, fue increíble", dice. "Durante el primer mes facturamos 1,7 millones de dólares directamente desde Acumatica, y cerramos el mes en 45 días. En enero sólo tardamos 30 días en cerrar, febrero 15 días y marzo 5 días. Seguimos encontrando pequeñas cosas que necesitamos afinar en torno a la contabilidad de proyectos, el área de nuestro negocio que es más complicada."

"Nuestro principal beneficio fue el coste y el tiempo de puesta en marcha del sistema", afirma Elledge. "Ahora que empezamos a crear cuadros de mando y a comunicarnos a través del sistema, estamos cambiando la forma de gestionar nuestra empresa".

Reducción del plazo de revisión de proyectos de seis semanas a una

Antes se tardaba entre seis y ocho semanas en determinar el coste real de un proyecto. Esto se debía a que recopilar información de seis sistemas desconectados suponía una gran pérdida de tiempo. Los gastos a través de Concur llegaban cada dos semanas. Esa información se cotejaba con el tiempo de Workday, que también fluía cada dos semanas. Había muchos costes de arrastre debido a estas malas integraciones de sistemas.

Ahora, cuando se realiza un trabajo una semana, los gastos y el tiempo se cargan completamente el lunes, de modo que todo lo facturado la semana anterior puede ser revisado por un gestor de servicios. Si la rentabilidad o el coste con respecto al presupuesto no son correctos, el equipo de ventas y los jefes de servicio pueden discutir al instante cómo ajustar futuros proyectos. Si el proyecto sale según lo previsto, el equipo puede verlo inmediatamente y felicitarse mutuamente. "Estamos empezando a ver grandes conversaciones que están mejorando la productividad y nuestro beneficio bruto porque todo el mundo ve exactamente la misma información, de la misma manera en el mismo sistema al mismo tiempo", dice Elledge. "Eso es extremadamente poderoso".

Al equipo de Power Storage le encanta introducir gastos en Acumatica. "Es el sistema más sencillo que existe, y me repiten una y otra vez lo fácil que es asignar gastos a un proyecto, hacer una foto de un recibo desde un teléfono y en dos minutos tenerlo registrado en el sistema", afirma Elledge.

La empresa dispone ahora de datos al instante para tomar medidas correctivas dinámicas en tiempo real, lo que ha transformado las operaciones y los beneficios brutos. Si han presupuestado un proyecto para 10 horas pero se enteran de que alguien ha registrado 40 horas, o si un proyecto está programado para dos días y tarda cuatro, pueden tomar medidas inmediatas, no esperar 8 semanas para obtener la información.

Los servicios de campo mejorarán la productividad

Los proyectos de Power Storage duran entre cuatro horas y 6 u 8 semanas, hasta 40 semanas, y el equipo utiliza Excel y Outlook para programar a los técnicos y los proyectos. Power Storage tiene previsto implantar el módulo Field Services en Acumatica, que les permitirá comunicarse mejor con los técnicos y los clientes.

Podrán enviar información como, por ejemplo, con quién hay que ponerse en contacto en un sitio, qué procedimientos deben seguir, qué cualificaciones se necesitan para trabajar en sitios de alta seguridad, qué autorizaciones necesitan y otros detalles específicos del proyecto.

Elledge espera pasar de Excel a Acumatica para agilizar la programación y la comunicación y ser más eficiente. Facturar las ventas y los servicios por separado y luego poder integrar cada uno de ellos en un proyecto les da una visión holística de un proyecto.

Acumatica proporciona detalles dinámicos para que pueda actuar con rapidez

La posibilidad de crear cuadros de mando con permisos permite a Power Storage proporcionar acceso a información crítica en función de las necesidades o a toda la empresa. La creación de un panel de cuentas por cobrar no sólo ayuda al equipo de contabilidad a identificar las principales prioridades de cobro, sino que, al proporcionar acceso al equipo de ventas, Power Storage redujo las cuentas vencidas, por ejemplo.

"Disponemos de un panel de control de aspecto agradable que muestra las cuentas vencidas en este momento y las que llevan 60 o 90 días de retraso; está codificado por colores, y podemos desglosarlo y ver notas sobre la cuenta. También podemos ver las 10 cuentas más vencidas y los impagos por vendedor, lo que nos ha ayudado a cobrar de forma más eficaz", afirma Elledge.

El software ERP conectado supera a la estrategia "Best of Breed

Elledge afirma que las empresas que buscan una solución integral que ofrezca servicios financieros y gestión de pedidos de venta deberían considerar Acumatica ERP.

"Nada de lo que he visto por ahí hará tanto como Acumatica", afirma. "Puede que Acumatica no sea el mejor de su clase en ninguna función, pero está por encima de su clase en muchísimas funciones. Ofrecerlo todo en un solo sistema es más potente que tener aplicaciones dispares, las mejores de su clase."

En Interstate PowerCare, Elledge implantó una estrategia de "mejor en su clase" utilizando Concur, Workday, Salesforce y otros. "Ahora, si intentara volver a Salesforce o Concur, creo que me echarían de la empresa", afirma, y añade: "No estoy exagerando su importancia. La gente subestima lo importante que es tener un sistema que puedes modificar para lo que quieres hacer en comparación con tener programas fragmentados que hacen una cosa en especial."

La implantación de Acumatica ha permitido a Power Storage eliminar lo que Elledge calcula que son entre 40.000 y 50.000 dólares al mes en pérdidas de sus sistemas, desde pérdida de ingresos hasta pérdida de tiempo intentando obtener la información que necesitan de tantos sistemas diferentes.

Todo el equipo de Power Storage está ahora en la misma página, con acceso a información en tiempo real que les permite comunicarse mejor internamente y con sus clientes, mejorando el servicio al cliente.

Por primera vez, la empresa puede tomar decisiones basadas en datos con un alto grado de confianza. "Por primera vez podemos ver una imagen clara del negocio", afirma Elledge. "Ahora es difícil incluso recordar todos los pasos que teníamos que dar antes de Acumatica sólo para tener una visión de lo que estaba pasando en nuestro negocio, y no me gustaría volver atrás".