Científico

La vicepresidenta de Finanzas de Sciessent, Jennifer Moore, afirma que la empresa había utilizado Sage MAS 500 durante unos siete años, y en 2015 se enfrentaron a la pérdida de soporte de Sage para MAS 500. Su socio les recomendó Acumatica para sustituir y actualizar su sistema de gestión financiera.

Sciessent adquirió las suites Acumatica Financial Management, Distribution Management y Customer Management. También utilizan Manufacturing Edition de JAAS Systems, que está integrada con Acumatica.

La Sra. Moore afirma que una ventaja clave del cambio a Acumatica es la movilidad: "Lo que realmente lo hizo más atractivo para nosotros fue el hecho de que está basado en la nube". Y añade: "Antes teníamos un servicio VPN, por lo que podía entrar en MAS 500, pero era lento y torpe, y como esto está basado en la Nube puedo trabajar desde cualquier sitio y en cualquier momento."

Incluso después de sólo unos meses de utilizar Acumatica, el personal de Sciessent lo aprecia, dice la Sra. Moore. "Todos los que utilizan distintos aspectos del software están contentos", afirma. Añade que el nuevo sistema es fácil de usar: "La interfaz es fácil de usar, a la gente le resulta más fácil navegar; los procesos son más sencillos que los de MAS 500".

Acumatica ha permitido a Sciessent mejorar sus relaciones con los clientes, según la Sra. Moore: "Nos ha proporcionado un mejor contacto con nuestros clientes, porque lo hemos configurado para que todo se envíe electrónicamente desde el sistema. Cuando recibimos un pedido del cliente, éste recibe automáticamente un acuse de recibo de que hemos recibido el pedido y, una vez enviado, se le envía automáticamente la factura, para que sepa que se ha enviado". Moore añade que el nuevo sistema también ha mejorado las conexiones con sus proveedores: "Ha hecho que el proceso comercial sea más fluido".

Otra mejora clave de Acumatica es la aplicación móvil. "Toda la empresa está encantada con el nuevo sistema de gastos... Les gusta la aplicación, que es realmente buena", afirma Moore. Añade que un representante de ventas que viajó a Asia durante tres semanas descubrió que Acumatica le ahorraba tiempo y esfuerzo: "La aplicación le permite introducir los gastos sobre la marcha y utilizar el teléfono para hacer fotos de los recibos, por lo que no tiene que preocuparse de llevar la cuenta de tres semanas de recibos... El otro sistema era un poco torpe y no les gustaba".

En su propio trabajo, la Sra. Moore afirma que Acumatica ha reducido los pasos necesarios para procesar los datos: "Tenía que hacer una importación y unos cinco pasos más en MAS 500". Con Acumatica, sólo tiene que dar un par de pasos para hacer el mismo trabajo, dice.

Moore afirma que otra área en la que han observado mejoras es el traslado de sus productos entre almacenes: "Hacemos muchas transferencias de almacén a almacén. Ahora es una entrada sobre la marcha; en MAS 500 eran necesarios unos 10 pasos. Con Acumatica, el proceso es mucho más fluido y ahorra tiempo".

A medida que la empresa adquiera más experiencia en el uso de Acumatica, la Sra. Moore espera que en el futuro disfruten de ahorros de tiempo y mejoras de productividad aún mayores.