La empresa de software Smartnumbers agiliza las operaciones y escala internacionalmente con Acumatica Cloud ERP
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Smartnumbers
Sede central
Londres, Reino Unido
Industrias
Software y tecnología, Telecomunicaciones
Aplicaciones sustituidas
Nuevo en Cloud ERP y Salesforce

Smartnumbers

  • Adquirió una solución ERP única y conectada que redujo los costes operativos de TI en un 80%.
  • Obtención de visibilidad en tiempo real de toda la operación, con una base de datos centralizada que "proporciona un hilo dorado de datos precisos" en toda la empresa.
  • Proporcionó acceso a datos críticos para tomar mejores decisiones que permitieron a los empleados centrarse en iniciativas de mayor valor centradas en el crecimiento y la experiencia del cliente.
  • Mejora de las operaciones, racionalizando los flujos de trabajo y automatizando las tareas, lo que redujo el tiempo de procesamiento hasta en un 90 por ciento en algunos procesos.
  • Una plataforma basada en la nube con funcionalidad multidivisa que favorece la expansión internacional y la escalabilidad.
Chris Drake
"Acumatica ha superado nuestras expectativas. Desde el punto de vista tecnológico y operativo, Acumatica cumple todos los requisitos: Es atractivo para los usuarios, escalable, flexible para satisfacer tus necesidades y crece contigo como empresa."
Chris Drake, Director de Operaciones
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Smartnumbers tiene la misión de hacer más seguras las comunicaciones de voz y reducir el fraude. Smartnumbers autentica a las personas que llaman y detecta a los defraudadores en tiempo real para crear experiencias de llamada sin fricciones para los clientes, al tiempo que les ahorra millones en pérdidas por fraude. Smartnumbers trabaja con algunas de las mayores organizaciones mundiales, abarcando un amplio espectro de sectores como la banca minorista y de inversión, los organismos gubernamentales locales y nacionales, el sector legal, los seguros y el comercio minorista.

Durante años, Smartnumbers gestionó sus operaciones con 12 sistemas aislados que no estaban conectados a su paquete financiero principal. Como resultado, los sistemas desconectados hacían que las operaciones fueran "menos que deseables", afirma Ryan Low, Director Financiero de Smartnumbers.

"Teníamos un sistema de contabilidad, sistemas de informes periféricos, un CRM, que era Salesforce, aplicaciones separadas para reclamaciones de gastos y órdenes de compra y gestión de activos, y dos sistemas de facturación", dice Low. "La visibilidad en toda la empresa era difícil. Sólo algunas personas tenían acceso a los datos. Así que se confiaba mucho en sus informes, pero no eran puntuales porque solo se hacían una vez al mes o de forma ad hoc cuando alguien lo pedía."

Sin un acceso centralizado a datos precisos, la empresa se esforzaba por conciliar las variaciones entre tantos sistemas, lo que resultaba laborioso y difícil. Los sistemas de facturación eran antiguos y frágiles, y procesaban los datos con lentitud.

"Una vez iniciado el proceso, no se podía interrumpir", afirma Low. "Era inflexible porque sólo se podía ejecutar en determinados momentos del mes, y todo lo demás pasaba a un segundo plano. El final de mes era rígido y prolongado. No podíamos cerrar el mes hasta pasados entre siete y diez días laborables".

Los empleados dedicaban mucho tiempo a realizar procesos manuales, como mover datos entre sistemas y dar soporte a los sistemas de hardware y software heredados. Las aplicaciones improvisadas carecían de agilidad y resultaban rígidas y difíciles de adaptar a las nuevas tecnologías. Como resultado, no podían adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa. Los empleados no podían acceder fácilmente a los datos, compartirlos o analizarlos de forma significativa porque carecían de informes en tiempo real y sólo podían recibir datos operativos meses después de que se produjeran las operaciones.

SmartnumbersLos directivos de la empresa sabían que necesitaban una solución empresarial mejor y más capacidad de adaptación para hacer crecer el negocio de forma rentable.

La empresa quería una plataforma fácil de usar y basada en la nube real que diera cabida a un número creciente de usuarios de forma asequible. Smartnumbers necesitaba una plataforma con la flexibilidad necesaria para ampliar la solución incorporando un paquete financiero con CRM, informes integrados y reclamaciones y facturación de gastos.

"Cuando empezamos a buscar una plataforma de sustitución, examinamos las principales alternativas. Estudiamos SAP Business One, Oracle NetSuite y Sage, y probamos SAP B1 y Acumatica", explica Low.

Solución ERP

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Acumatica: Fácil de usar, asequible e intuitivo

Cuatro factores les llevaron a elegir Acumatica Cloud ERP.

La experiencia del usuario era muy importante para nosotros, sobre todo teniendo en cuenta que los ERP tienen la mala reputación de ser difíciles de usar", afirma Chris Drake, Director de Operaciones de Smartnumbers. "No queríamos gastar mucho tiempo y dinero en implantar un sistema que al final no se utilizara". "No queríamos gastar un montón de tiempo y dinero en implantar un sistema que podría acabar sin utilizarse".

Acumatica fue el ERP más intuitivo y configurable que consideraron. "Sabíamos que podíamos adaptarlo a las necesidades de nuestros usuarios en toda la empresa y en todo el proceso del ciclo de producción al cobro. Mostraba mucho potencial".

En segundo lugar, el exclusivo modelo de licencias de Acumatica, que ofrece un número ilimitado de usuarios, resultaba muy asequible.

"Hemos aumentado el número de empleados en el último año, pasando de 60 a unos 100, y seguiremos haciéndolo. Queríamos un modelo de licencia que creciera con nosotros y fomentara la adopción por parte de los usuarios para poder sacarle el máximo partido", afirma Drake.

Smartnumbers También me gustó la arquitectura abierta y las API abiertas de Acumatica.

"No queríamos estar atados a un sistema del que fuera difícil sacar datos o difícil de integrar con otras plataformas que tenemos", dice Drake. "Acumatica facilita el acceso a los datos con su API, la importación y exportación son superfáciles y, aunque maneja el 95 por ciento de nuestros requisitos desde el principio, es flexible y se adapta para personalizarlo exactamente a cómo queremos que funcione. Nos ha impresionado ese aspecto de Acumatica".

La plataforma ERP se conecta a Smartnumbers' plataforma SaaS y otras aplicaciones de terceros.

Por último, Acumatica es una verdadera plataforma SaaS basada en la nube que permite a los empleados centrarse en ofrecer valor al cliente.

"Como experto en tecnología, aprecio que se haya creado con una tecnología nativa de la web", afirma Drake. "Mientras que con otros proveedores que examinamos, hay una especie de modelo pseudo-nube que se basa en sesiones remotas, o estaba claro que habían levantado algo y lo habían trasplantado a la nube. Y ahí es donde Acumatica ganó de forma bastante convincente".

SmartnumbersEl socio tecnológico Tascoli, dirigido por James Morgan, implantó Acumatica Cloud ERP en unas 12 semanas. Adoptaron un enfoque modular, implementando finanzas avanzadas, el CRM de Acumatica con sincronización con Salesforce y la gestión de contratos.

"Gran parte de ese tiempo consistió en intentar sacar datos de sistemas heredados preexistentes", afirma Drake. "Tuvimos una gran experiencia trabajando con Tascoli y Acumatica, a pesar de que lo implantamos durante el cierre de Covid-19. Eso fue un verdadero testimonio de su modelo de implantación de proyectos". Eso fue un verdadero testimonio de su modelo de implementación de proyectos."

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"Acumatica ha superado nuestras expectativas", afirma Drake. "Algunos de los resultados que hemos obtenido son un poco vergonzosos porque, en términos de ahorro de tiempo medible, fue de hasta el 90 por ciento para algunos procesos que estábamos haciendo."

Dado que Acumatica sustituyó a 12 sistemas independientes, Smartnumbers redujo su gasto en tecnología en un 80%. "Esa eliminación de la distracción histórica, de los gastos generales de lo que teníamos antes, permitió a nuestro personal trabajar en actividades estratégicas más valiosas, lo que ha sido importante", afirma Drake.

La empresa también ha experimentado algunos beneficios inconmensurables. "Acumatica es una especie de hilo dorado que recorre nuestro negocio y que también nos apoya culturalmente. La asistencia posterior a la implantación que hemos recibido tanto de nuestros socios en el Reino Unido, Tascoli, como de Acumatica directamente, ha sido insuperable. Te hacen sentir como si fueras su cliente número uno y no se cansan de ayudarte. Estamos muy impresionados", afirma Drake.

Reducción del cierre del mes de 10 días a 1

Smartnumbers ahora tiene visibilidad de todos sus datos. Cualquiera puede acceder rápidamente a lo que necesita.

"La mayor ventaja fue poder contar con esa flexibilidad integrada y ahorrar tiempo a final de mes", afirma Low. "Los informes eran inmediatos, lo que era muy beneficioso. Aunque mi función cambió, ahorró alrededor del 75 por ciento del tiempo empleado a final de mes, que pasó de 10 días a uno."

La empresa ya no tiene que lidiar con bloqueos tecnológicos, como esperar a que termine un devorador de recursos para ejecutar otra aplicación, y ahora dispone de análisis en tiempo real para tomar decisiones estratégicas.

"La función de elaboración de informes es fundamental y está en consonancia con nuestra cultura empresarial de colaboración y trabajo conjunto para crear valor para el cliente", afirma Drake. "Todo el mundo puede consultar las mismas cifras y acceder a la información en tiempo real. Todo está en un conjunto completo de módulos, y es como tener un hilo dorado que va desde una oportunidad de venta hasta la factura de un cliente y el pago puntual. Podemos responder a los cambios con mayor rapidez, cómo vendemos, cómo fijamos los precios, y somos capaces de adaptar la aplicación y mantener un alto nivel de eficiencia a pesar de un entorno cambiante."

Facilidad de uso Velocidad de adopción

La interfaz de usuario de Acumatica confirmó que era la elección correcta. "Históricamente, teníamos varios sistemas con aspectos muy diferentes que eran toscos y poco intuitivos. A alguien nuevo en la empresa le resultaba muy difícil aprender a utilizarlo, y el módulo financiero funcionaba a la antigua usanza", explica Low.

"Con Acumatica, todo se ve y se siente igual, es familiar en todos los módulos y la incorporación fue sencilla. Pudimos adaptar las vistas para que los empleados vieran lo que sólo ellos necesitaban ver. Redujimos y personalizamos otras pantallas en las que los empleados sólo necesitaban un acceso menor".

"Las preguntas y la frustración fueron mínimas, y todo el mundo estaba bastante entusiasmado con la forma en que utilizarían la solución", añade Low. "La posibilidad de adjuntar archivos PDF o imágenes fue genial. Todo estaba disponible en Acumatica, lo que supuso una gran ventaja. Es intuitivo y fácil de usar".

Ahora los empleados se centran en crear valor para el cliente en lugar de realizar tareas administrativas manuales y navegar por un sistema desconectado.

"Queríamos que todo fuera ágil y funcionara con eficiencia, y eso sólo funciona si las cosas son sencillas y fáciles. Ahí es donde la flexibilidad de Acumatica ayuda porque podemos proporcionarles lo que necesitan y nada más", afirma Drake. "Acumatica hace feliz a nuestro equipo porque pueden hacer su trabajo de forma más eficaz, rápida y sencilla, y reduce el tiempo que dedican a la administración. Esto les permite centrarse más en las cosas que les gustan, lo que crea más valor para nuestros clientes."

Visión de 360 grados del cliente

Dado que el CRM forma parte de una plataforma transparente vinculada a los datos financieros, el equipo de ventas puede ver vistas de 360 grados de la actividad de los clientes, lo que incluye el historial completo del cliente, como los productos en uso, los problemas o consultas de facturación, el historial de pagos y los servicios que el cliente puede estar explorando. El equipo de ventas recibe ahora la información que necesita para llevar a cabo actividades más eficaces de venta adicional, venta cruzada y renovación.

Desde el punto de vista financiero, el CRM permite a "finanzas ver cómo se crea una oportunidad dentro del sistema, cómo progresa hasta la fase en la que la oportunidad se cierra como ganada, y ver cómo progresa hasta convertirse en un pedido de venta y pasa a la fase de contrato y facturación", afirma Low. "Podemos ofrecer una experiencia de cliente sin fisuras, y no tardamos tres o cuatro días en proporcionar información. Proporcionar datos al instante mejora nuestra imagen de profesionalidad".

"Podemos responder más rápido porque la información está ahí para el equipo adecuado en el momento adecuado", añade Drake.

A escala internacional

Con Acumatica como base, Smartnumbers empezó a ofrecer su plataforma SaaS a empresas y centros de llamadas de fuera del Reino Unido.

"Recientemente hemos lanzado productos en Norteamérica y Asia", afirma Drake. "Gracias a su capacidad para gestionar varias divisas y arrendatarios, Acumatica nos permite dar cabida fácilmente a nuevos clientes en todo el mundo".

La plataforma de operaciones empresariales proporciona datos en tiempo real y la agilidad que el equipo necesita para tomar decisiones estratégicas con rapidez. Acumatica es un activo competitivo en lugar de un obstáculo como el sistema anterior.

"Desde el punto de vista tecnológico y operativo, Acumatica cumple todos los requisitos", afirma Drake. "Es atractivo para los usuarios, escalable, flexible para satisfacer tus necesidades y crece contigo como empresa. Acumatica nos ha ayudado a expandirnos y crecer en nuevos mercados que tienen un impacto positivo en nuestro negocio."

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