SEACOM

ERP robusto, flexible y abierto

Un nuevo ERP tenía que ofrecer autoservicio, para que SEACOM no tuviera que llamar a un consultor cada vez que quisiera cambiar algo. Además, necesitaban una solución que ofreciera gestión de flujos de trabajo, informes sólidos y la posibilidad de consolidar varias divisas automáticamente.

"Antes de la implantación, teníamos que cargar manualmente los tipos de cambio todos los días", afirma Wilbraham. "Introducir manualmente esa información y otros datos resta tiempo a Reporting, AP y AR, y aunque fuera una pequeña cantidad de tiempo en cada tarea, acumulativamente suma".

Los ejecutivos de SEACOM también evaluaron Microsoft Dynamics, Sage ACCPAC, Oracle NetSuite y SAP B1.

"En aquel momento no estábamos convencidos de las credenciales de Microsoft Dynamics en la nube porque acababan de pasar a la nube, y pensábamos que la solución era un poco inmadura para nuestros requisitos", afirma Wilbraham. ACCPAC era un producto heredado antiguo, y Oracle y SAP B1 "cayeron bastante rápido debido a sus precios y modelos de soporte y desarrollo, que eran bastante onerosos".

Además, "uno o dos miembros del personal habían pasado por implantaciones anteriores de NetSuite y se obstinaron en que no era el camino a seguir".

SEACOM llevaba mucho tiempo colaborando con Bernard Ford, que había guiado a SEACOM en varios proyectos tecnológicos. Ahora en 4sight, Ford sugirió a SEACOM que se fijara en Acumatica, un proveedor de ERP en la nube conocido por su flexibilidad, sus API abiertas y su escalabilidad.

Acumatica: Escalabilidad a largo plazo

"Pensó que Acumatica nos daría mayor longevidad y sería una solución mejor", afirma Wilbraham. "El modelo de licencias de Acumatica y los niveles transaccionales que ofrece eran importantes, al igual que su capacidad para consolidar multidivisa, que era fundamental desde el punto de vista de los informes y las auditorías."

También le gustó de Acumatica "la generación de informes, la gestión del flujo de trabajo y que ofrecía mucha autogestión, lo que realmente me atraía".

SEACOM estuvo de acuerdo, eligió Acumatica y no miró atrás.

La implementación de Acumatica fue bien, dice Wilbraham. "Todo funcionó".

SEACOM contó con un gestor de proyectos especializado que colaboró con los equipos funcionales para garantizar que los datos fueran precisos, se transfirieran los pedidos abiertos y se introdujeran las transacciones históricas. En el momento de la implantación, SEACOM tenía 11 entidades y una entrada de consolidación. Hoy, SEACOM tiene 20 entidades en Acumatica, con múltiples divisiones y múltiples divisas.

"Antes teníamos que consolidarlo todo en Excel", explica Wilbraham. "Era difícil introducir datos en el sistema con las múltiples divisas. La vida se hizo mucho más fácil con Acumatica".

Mejores decisiones con datos en tiempo real

Ahora SEACOM puede acceder a un nivel más profundo de datos y perspectivas estratégicas que los ejecutivos utilizan para tomar mejores decisiones y tomarlas muy rápidamente. Acumatica muestra los datos en tiempo real, por lo que los ejecutivos identifican inmediatamente lo que está sucediendo en la empresa y corrigen el rumbo rápidamente, en lugar de basarse en datos históricos de hace meses.

"Una de las cosas en las que somos fanáticos es en medir el negocio en términos de ingresos en efectivo, lo que antes era muy oneroso", dice Wilbraham. "Ahora tenemos una consulta genérica para los ingresos en efectivo en toda la empresa vinculada a un modelo de Power BI, y la utilizamos desde entonces. Ahora obtengo constantemente información de la aplicación utilizando la herramienta de IG para ver exactamente lo que está sucediendo en tiempo real."

Acumatica permite a los clientes examinar el gasto en todas las regiones y países utilizando los datos que Acumatica extrae y analiza a través de Power BI. Los ejecutivos analizan el gasto de varios proveedores, identifican los beneficios y compromisos asociados a cada gasto, y qué hacer para obtener el precio más beneficioso.

"Esa capacidad de obtener información ha sido transformadora para nosotros".

Antes, SEACOM tenía problemas para asignar los recibos de los clientes a medida que pagaban. Con Acumatica, "implantamos una configuración que ahorró dos horas al día a la persona que gestionaba los libros de caja". Acumatica también gestiona automáticamente los extractos bancarios. Como resultado, el equipo de contabilidad ya no necesita descargar e importar extractos, lo que ahorra aún más tiempo.

El último desarrollo de SEACOM incluyó la implantación del módulo de ingresos diferidos de Acumatica. Esto significa que los ingresos de miles de transacciones se reconocen automáticamente sin necesidad de laboriosas hojas de cálculo Excel y diarios manuales. Según los primeros análisis, esto ha ahorrado unos 15 días de trabajo al año por contable. Un ahorro significativo.

"Estas pequeñas cosas suman", dice Wilbraham. "Pretendemos ahorrar a los contables entre un 15 y un 20 por ciento de su tiempo cada mes, lo que significa que pueden centrarse en tareas más importantes".

La elaboración de informes también mejoró considerablemente con Acumatica. SEACOM recibió informes estándar rápidamente y conectó sin problemas Acumatica con Solver BI360, una herramienta de informes corporativos de terceros. "Enviamos los pedidos más rápidamente porque se distribuyen automáticamente, lo que nos permite aprovisionar los servicios de nuestros clientes mucho más rápido, lo que se traduce directamente en el mantenimiento de nuestra ventaja competitiva."

Conexiones sin fisuras con otras aplicaciones

Wilbraham afirma que la funcionalidad abierta y la conectividad son muy importantes para la empresa, aunque inicialmente no consideraron la arquitectura abierta y las API de Acumatica como factores clave en su decisión de compra. Además de Solver, SEACOM utiliza Microsoft Power BI para ayudar a los empleados a entender y visualizar los cambios en los cuadros de mando críticos de la empresa. SEACOM conectó fácilmente su aplicación de facturación personalizada y Enterprise Service Pass a Acumatica y transfirió automáticamente información entre los distintos sistemas.

"Tener esa API abierta y flexibilidad es clave, y lo estamos viendo cada vez más", dice Wilbraham, añadiendo que también conectaron YAY Pay para la gestión de cuentas por cobrar.

Acumatica tiene una interfaz fácil de usar e intuitiva que facilita la incorporación de nuevos empleados, independientemente del país en el que residan, afirma Wilbraham. "Acumatica es excepcionalmente fácil de navegar, es muy intuitivo y súper fácil de aprender. La aplicación móvil hace la vida mucho más fácil" a los ejecutivos y empleados sobre el terreno.

"La formación sólo lleva media hora para poner a una persona en marcha, y eso es todo lo que necesitas para hacer lo que necesitas. Poner a la gente al día fue fácil".

Adquisiciones múltiples en varios países

La rápida expansión de SEACOM continúa, afirma Wilbraham. "Estamos considerando varias adquisiciones en el futuro y desplegarlas rápidamente con Acumatica es fundamental. Hemos desplegado Acumatica en 13 empresas en cinco meses, por lo que sabemos que podemos incorporar fácilmente nuevas empresas a la plataforma con gran rapidez."

Calcula que la plantilla pronto superará los 500 empleados.

Con el modelo de licencia transaccional de Acumatica, Wilbraham no se preocupa por los costosos costes de licencia por puesto. "Resulta muy fácil para Acumatica mantenerse en el juego con su modelo de licencias", dice Wilbraham. "Es muy fácil añadir entidades y transacciones adicionales y no tener que pasar meses y meses formando a nuevos usuarios".

Plataforma escalable para un crecimiento continuo

Hacer crecer una empresa tan rápidamente como SEACOM no es fácil, y cualquier empresa que aborde múltiples adquisiciones y ofrezca servicios en numerosos países se enfrenta a muchos retos. Pero con Acumatica, Wilbraham afirma que SEACOM dispone de una sólida plataforma financiera y tecnológica en la que puede confiar y que puede ampliarse para satisfacer sus necesidades cambiantes. Por ejemplo, Acumatica proporciona una plataforma ERP centralizada con un plan contable estándar que gestiona los informes de todas sus empresas.

"No me he visto limitado en nada de lo que quiero hacer con la plataforma, y eso incluye las limitaciones comerciales", afirma. "Todo lo que queríamos hacer está disponible y a un precio razonable; Acumatica es un gran producto que se puede orientar a diferentes niveles de negocio".

Además, "No necesitamos pensar en qué ERP podríamos necesitar en el futuro porque Acumatica nos proporciona lo que necesitamos, tanto si estamos cambiando el negocio que tenemos como si nos estamos trasladando a otros negocios. Acumatica acelera nuestros procesos de toma de decisiones".