M3 Technology ha crecido de forma espectacular desde que implantó Acumatica. Con el cambio de la antigua solución local al ERP en la nube de Acumatica, M3 experimentó un crecimiento de los ingresos del 60 % en solo los dos primeros años, todo ello manteniendo la misma plantilla en el departamento financiero. "Salimos de la puerta facturando pedidos más grandes que nunca. Las transacciones aumentaron sustancialmente, pero cubrimos las tareas con las mismas personas", afirma Burns. "No estábamos estresados de más ni trabajábamos horas extra para mantener el ritmo, y sin embargo estábamos haciendo mucho más en ventas y transacciones a través de Acumatica".
Los servicios de campo impulsan el crecimiento de M3
A medida que las empresas aumentan sus operaciones en todo el país y las instituciones de enseñanza superior amplían sus programas de educación a distancia, la necesidad de servicios gestionados con soporte de red y videoconferencia se ha disparado. Hace varios años, M3 Technology empezó a ofrecer asistencia sobre el terreno con un solo empleado y un despachador en los casos en los que la asistencia telefónica no conseguía resolver un problema.
A medida que crecía la oferta de servicios de campo, M3 añadió más empleados y empezó a ofrecer planes de mantenimiento preventivo. M3 adquirió otra pequeña empresa en 2017, añadiendo 20 nuevos usuarios a Acumatica, al tiempo que evitaba las costosas tarifas de licencia por usuario que cobran los competidores de Acumatica. La división Field Services aporta ahora alrededor de una cuarta parte de los ingresos de la empresa.
"Ahora tenemos 25 Field Services Reps, cinco operando como técnicos de soporte in situ a tiempo completo en universidades y campus corporativos", dice Burns. "En 2017 registramos casi 1300 tickets de servicio, 2018 fue el doble como mínimo. Usamos el sistema de casos de Acumatica y Field Services para rastrear los tickets."
La edición Field Service de Acumatica permite a M3 agilizar los envíos, reducir los tiempos de respuesta y minimizar los costes. No se trata de una aplicación complementaria, sino que funciona directamente con los demás módulos de ERP, incluidos los de ventas, inventario, compras, contabilidad e informes financieros. Los trabajadores móviles pueden conectarse a Acumatica a través de una aplicación para introducir directamente datos como los gastos, ahorrando tiempo.
En lugar de pasar media hora luchando con aplicaciones que se bloquean, el equipo de ventas móvil ahora crea presupuestos en minutos sin ningún tiempo de inactividad ni los problemas de latencia experimentados antes de Acumatica.
Acumatica proporciona tranquilidad
Anteriormente, con su ERP heredado, el uso de las notificaciones era irregular. Burns, que trabaja en Tennessee, donde la estructura fiscal es de tres niveles, configuró el software para que enviara alertas cuando se creara un nuevo cliente. La alerta notificaba al departamento de crédito y al controlador para que pudieran crear certificaciones exentas de impuestos y aplicar el impuesto correcto a un presupuesto antes de enviarlo al cliente.
"Pero era un dolor diario preguntarse si las notificaciones se producirían o no", dice Burns. "Con Acumatica, no tenemos que preocuparnos. Es sólido como una roca. El sistema simplemente funciona, así que no tenemos que preguntarnos si está funcionando correctamente". Burns también ha implementado fácilmente software fiscal de terceros de Avalara, socio de Acumatica, y Power BI de Microsoft, así como APS Payment Solutions.
Información en tiempo real
Cuando M3 Technology Group se actualizó a las últimas versiones de Acumatica, pudo conocer los gastos de los proyectos a diario. Anteriormente, esa información se recopilaba al finalizar el proyecto y luego se introducía manualmente en una hoja de cálculo, que solo proporcionaba información a posteriori.
"Ahora podemos ver las pérdidas y ganancias progresivas del trabajo a diario, en lugar de al final de un proyecto, cuando ya es demasiado tarde para hacer ajustes", dice Burns.
Acumatica es fácil de usar
A Burns le gusta la "interfaz de usuario muy limpia" de Acumatica y elogia los controles de usuario de la aplicación, la facilidad para añadir nuevos usuarios, su seguridad a nivel de campo, junto con sus capacidades de búsqueda superiores.
"La búsqueda contextual de Acumatica es eficaz y muy fácil de usar", afirma Burns. "Hoy en día rara vez utilizo un menú. En lugar de eso, simplemente utilizo el campo de búsqueda principal y empiezo a escribir unos cuantos caracteres de la pantalla que quiero o la referencia del documento que alguien me ha proporcionado en un correo electrónico... la navegación es locamente buena y ahorra mucho tiempo y dolores de cabeza. La gente puede decir '¿en serio? ¿Buscar es lo mejor?' y yo digo que sí, que realmente lo es".
"La personalización dentro del diseñador de informes es fantástica", añade. "Además, el diseñador de informes es muy fácil de aprender".
Las API abiertas amplían Acumatica
La interfaz API abierta de Acumatica facilita la incorporación de software de terceros y el desarrollo de personalizaciones, afirma Burns, lo que significa que el desarrollo personalizado puede realizarse más rápidamente y por menos dinero.
"Subcontratamos a una empresa para que nos ayudara a desarrollar una solución que recopila varios silos de datos de diferentes aplicaciones y quedaron muy satisfechos con lo fácil y limpio que es trabajar con la API de Acumatica. Dijeron que no lo habían experimentado muy a menudo".
Acumatica: Empresa orientada al cliente
Aunque M3 Technology Group implantó Acumatica hace varios años, "todavía estamos arañando la superficie", afirma Burns. Con la implementación completa del CRM de Acumatica este trimestre, Burns sigue desplegando aplicaciones adicionales de Acumatica y de terceros conectados para mejorar aún más las operaciones de M3 Technology Group.
"Envidio a las empresas que empiezan con las últimas versiones de Acumatica", afirma. "Acumatica les va a sorprender de verdad. No puedo imaginar venir de cualquier otro ERP y estar insatisfecho con Acumatica".
Esta afirmación se debe en parte, dice, a que Acumatica escucha realmente a sus usuarios y da prioridad a añadir las funciones que desean sus clientes.
"Siempre intentan mejorar el producto basándose en las opiniones de los usuarios", afirma Burns. "Tienen una gran comunidad de clientes que es abierta y servicial y que realmente utiliza el tablón de sugerencias. No he visto que eso funcione tan bien como lo hace con Acumatica de otros que lo están probando."
En lo que respecta al servicio de atención al cliente, Acumatica está a la altura de marcas legendarias como Apple y Starbucks, afirma Burns.
"Bebo mucho café y me encanta cómo me tratan en Starbucks. Es lo mismo que cuando entras en una tienda de Apple, casi te sientes como si hubieras entrado en el cielo, y todo el mundo quiere ayudarte de inmediato. Para mí, esas son dos de las mejores experiencias de cliente que se pueden tener, y Acumatica está justo ahí arriba."
Burns dice que Acumatica siempre ha sido muy abierto y honesto cuando un problema puede requerir tiempo extra para resolverse y que nunca le han dado falsas entregas, lo que realmente aprecia.
"Se trata de cómo te escuchan y de lo rápido que responde Acumatica. Realmente quieren escuchar a los usuarios, comprender nuestros procesos empresariales y cómo utilizamos el software para poder empezar a incorporar nuevas funciones y mejoras que faciliten aún más las cosas. Es simplemente increíble. No hemos tenido ningún problema con el soporte de Acumatica, ni con nuestro socio, Cloud 9 ERP Solutions, que también ha hecho un esfuerzo adicional: todos son realmente fantásticos."
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