xByte mejora el nivel de servicio con Acumatica Cloud ERP
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Solución ERP en la nube de Acumatica para xByte Technologies
Sede central
Bradenton, FL
Industria
Venta al por menor

Tecnologías xByte

  • Mejora drástica de la visibilidad de los datos financieros, incluidos los pagos pendientes

  • Mayor flexibilidad para conectarse fácilmente con software de terceros, como FedEx.
  • Aumento de la capacidad de respuesta y la productividad de las ventas con funciones de búsqueda más rápidas, lo que ahorra a las ventas un par de horas al día.
  • Reducción de la facturación diaria en tres horas diarias, lo que permite a contabilidad realizar otras tareas.
  • Racionalización de las operaciones de almacén, lo que se traduce en un almacenamiento más eficiente y un ahorro de horas de trabajo para el personal.
Ryan Brown
"La clave para nosotros con Acumatica es que no sólo estaba basada en web, sino que no era puramente en la nube. Nos gustaba poder controlarlo nosotros mismos, así que compramos el modelo in situ. Acumatica también facilita mucho la integración con otro software y tiene muchas más funciones."
Ryan Brown, Director General
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Desafíos

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Tom Santilli fundó xByte Technologies para ofrecer equipos informáticos de alta calidad con un servicio de atención al cliente de primera clase. En la actualidad, la empresa factura unos 24 millones de dólares, frente a los 12 millones de hace cinco años, con una tasa de crecimiento de aproximadamente el 10% anual. El éxito de la empresa se basa en disponer de una infraestructura tecnológica de alta disponibilidad y siempre activa que les permite ofrecer un servicio superior.

"TI sin complicaciones es como describimos lo que hacemos", dice Ryan Brown, CEO de xByte. "Respondemos a los clientes en menos de una hora. De hecho, nos disculpamos si tardamos hasta una hora en responderles con un presupuesto".

Cuando los directivos de la empresa empezaron a notar que su ERP se ralentizaba cada tarde, supieron que tenían que tomar medidas. "Sabíamos que en algún momento tendríamos que pasar a una plataforma más preparada para el futuro y a un ERP que pudiera automatizar muchas de nuestras operaciones", afirma Brown.

Negocio complejo de reacondicionamiento de servidores

XByte vende servidores Dell y conmutadores de red de varios fabricantes, comprando lotes masivos de ordenadores como unidades completas. A continuación, descompone cada máquina y conmutador en sus componentes básicos y serializa cada pieza.

"Desglosamos los servidores en piezas individuales con números de serie, pero como no los vendemos necesariamente como esa pieza, nuestro proceso de inventario puede ser un poco complejo", afirma Brown. Por ejemplo, un cliente puede pedir un disco duro de 300 gigabytes, lo que podría cumplirse utilizando cualquiera de las 10 piezas diferentes. "Tenemos nuestra complejidad normal causada por el cambio del genérico por una pieza específica, pero puede complicarse más cuando tenemos que añadir piezas adicionales como cables o bandejas. Todo esto tiene que ocurrir automáticamente antes de que el pedido vaya al almacén".

Solución ERP

Solución ERP

Brown investigó cómo los actores habituales de ERP -como NetSuite y Microsoft Dynamics- habían modernizado su software en los últimos años.

Sabía exactamente lo que quería en un nuevo sistema ERP:

  • Una empresa comprometida con el desarrollo continuo de su software.
  • Flexibilidad para integrarse con software de terceros sin costosos complementos ni personalización.
  • Automatización para reducir la carga del personal de contabilidad, compuesto por dos personas.
  • Cuadros de mando con funciones de desglose rápido para una mejor visibilidad de las operaciones.

Brown eligió Acumatica por su oferta flexible, sus continuos esfuerzos de desarrollo y sus capacidades de automatización.

"Lo fundamental para nosotros con Acumatica es que no solo estaba basado en la web, sino que no era puramente en la nube", afirma. "Nos gustaba poder controlarlo nosotros mismos, así que compramos el modelo on-premises. Acumatica también facilita mucho la integración con otro software y tiene muchas más funciones."

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La integración agiliza las operaciones de venta

El departamento de ventas puede ahora tomar un pedido genérico de un cliente y, con sólo pulsar un botón, puede convertirlo en piezas específicas y hacer que Acumatica cree automáticamente una lista de materiales. Si el pedido llega en línea, un comercial puede ver el pedido en la cesta de un cliente, añadir un presupuesto dentro de Magento y enviárselo al cliente.

La integración de Acumatica con el sitio web de Magento es fundamental porque, aunque muchas de las ventas de xByte pueden empezar en línea, sólo el 10 por ciento se completan allí debido a que muchos clientes llaman para pedir asesoramiento sobre lo que pueden ser pedidos de decenas de miles de dólares.

xByte también ha podido vincular fácilmente herramientas de terceros a Acumatica. "Por ejemplo, tenemos una relación muy estrecha con FedEx", afirma Brown. "Pudimos trabajar con nuestra herramienta de gestión de envíos existente para extraer toda la información para enviar cualquiera de nuestros equipos. No tuvimos que reconstruirla para Acumatica".

Mayor productividad del almacén

Acumatica ha mejorado significativamente la capacidad de xByte para atender a sus clientes, automatizando muchos procesos de facturación y contabilidad, y agilizando las operaciones de picking y extracción en el almacén.

Antes de utilizar Acumatica, el equipo del almacén de xByte tenía que almacenar entre 10 y 15 carros que contenían a veces más de 40 piezas, y lo hacía carro a carro, ya que no tenía visibilidad del contenido de cada carro. Pero con Acumatica, tienen esa visibilidad y les permite agrupar artículos similares para reabastecerse más rápidamente. "Esto supone un gran ahorro de tiempo", afirma Brown, que calcula que el equipo del almacén ahorrará una o dos horas al día que podrán dedicar a otras tareas productivas.

Una mayor visibilidad permite mejorar la eficacia y el servicio al cliente

XByte está empezando a crear cuadros de mando financieros con acceso mediante un solo clic que no sólo les darán más visibilidad de las operaciones, sino que también liberarán al personal de contabilidad, formado por dos personas, para que puedan concentrarse en tareas de mayor valor para las que, de otro modo, la empresa tendría que contratar a más personas.

Además, la mayor visibilidad ayuda a xByte a mejorar el servicio al cliente. "Hace poco estuve cenando con un cliente que nos preguntó si teníamos disponibilidad de una pieza", dice Brown. "Con Acumatica, pude consultar nuestro inventario en mi teléfono, ver exactamente lo que teníamos y hacérselo saber. Es muy agradable tener esa capacidad web, pero también ha sido extremadamente agradable tenerla en las instalaciones."

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