Casos de éxito de clientes Implantación exitosa de ERP - Cornell Cooperative Extension
Acumatica Cloud ERP permite a Extensión Cooperativa conocer en profundidad las subvenciones, los programas y las finanzas
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Cornell Cooperative Extension
Sede central
Estado de Nueva York
Industrias
Sin ánimo de lucro, Minoristas, Agricultura y ganadería, Industrias transversales
Aplicaciones sustituidas
Sage

Extensión Cooperativa de Cornell

  • Obtuvo visibilidad instantánea de todas las subvenciones y programas sin ánimo de lucro, proporcionando una visión precisa de la salud financiera de 65 inquilinos conectados.
  • Automatización de procesos manuales, lo que permite a los empleados disponer de funciones de autoservicio y ahorrar incontables horas.
  • Mejora de la capacidad de respuesta de los informes y eliminación de los largos tiempos de espera gracias a la información en tiempo real.
  • Aumento de la productividad de los empleados y reducción del tiempo de incorporación y formación gracias a una aplicación intuitiva.
  • Implantación de una sólida plataforma financiera que se adapta al funcionamiento de las organizaciones sin ánimo de lucro y gestiona con facilidad la contabilidad de los fondos y las subvenciones.
  • Logró una plataforma conectada para apoyar el crecimiento continuo y cumplir su misión, mejorar la vida de los residentes de Nueva York.
Donna James
"Acumatica es mágico. No hemos encontrado nada que no podamos hacer con Acumatica".
Donna James, Especialista en Finanzas del Estado
Extensión Cooperativa de Cornell
Desafíos
Solución ERP
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Desafíos

Desafíos

Aumentar la demanda de servicios

Los educadores de Cornell Cooperative Extension (CCE) conectan la investigación de la Universidad de Cornell con personas y familias en barrios, hogares, lugares de trabajo y escuelas de todo Nueva York. La misión de CCE es ayudar a los residentes a criar a sus hijos, ahorrar dinero, conservar energía, cultivar y preparar alimentos, mantener granjas, hacer crecer negocios y proteger el medio ambiente.

Los 1.500 empleados de CCE atienden a residentes de 56 condados de Nueva York y los cinco distritos de la ciudad con programas adaptados a cada condado, dice Sarah Fox Dayton, Directora Asociada de CCE. Como el Programa de Frutas del Lago Ontario, los programas especiales facilitan la colaboración y los servicios en varios condados. Además, 12 establecimientos minoristas de Taste NY venden alimentos y artesanía fabricados en el estado. El funcionamiento de la CCE, valorado en 90 millones de dólares, recibe ayudas de fondos públicos, estatales, locales y federales, así como subvenciones y contratos.

El personal de las oficinas del CCE en los condados oscila entre dos personas que atienden al poco poblado condado de Hamilton, en el corazón de los Adirondacks, y más de 200 en el populoso condado de Suffolk. El condado de Suffolk ofrece un programa marino, amplios programas agrícolas y varios campamentos juveniles 4-H que atienden a 1,5 millones de residentes de Long Island. La extensión de cada condado funciona de forma independiente y cuenta con un director ejecutivo y un responsable financiero.

Ineficiencias operativas  

Todos los datos de CCE se transfieren a un equipo financiero central, que realiza informes, análisis y seguimiento de programas y subvenciones. Dado que el sistema Sage heredado no podía proporcionar los informes ni la supervisión financiera que CCE necesitaba, el equipo financiero procesaba manualmente los datos en hojas de cálculo. Además, el software heredado no podía supervisar adecuadamente el cumplimiento en toda la empresa.

"Utilizábamos un sistema Sage heredado, que no estaba en la nube y era bastante anticuado. Funcionaba con Citrix", explica Elizabeth Klug, responsable regional de finanzas de SBN. "Solo hicimos unas pocas actualizaciones y sabíamos que estábamos muy atrasados. Echábamos de menos las actualizaciones porque llevaban mucho tiempo, sobre todo cuando trabajábamos con 65 inquilinos o bases de datos."

CCE también utilizaba el antiguo sistema Sage para los informes financieros y gestionaba los activos fijos por separado. Cada oficina hacía un seguimiento diferente de los clientes. Registraban las entradas de efectivo en Excel y enviaban la hoja de cálculo a una persona de finanzas, que tenía que introducir los datos en el sistema.

Los informes de fin de mes o las actualizaciones de la situación financiera de los programas tardaban más de un mes. Dado que el personal del condado a menudo introducía los datos financieros (ingresos en efectivo) en lotes mensuales, obtener una imagen financiera precisa resultaba aún más difícil.

La falta de acceso a información oportuna y precisa frustra a los directores ejecutivos de los condados.

"No podía facilitar información al momento cuando alguien me preguntaba por un número determinado", dice Robert Batt, Director Ejecutivo de CCE en el condado de Orleans. "Normalmente tardaba entre 24 y 48 horas en responder a una pregunta. Encontrar una respuesta a menudo significaba caminar por el pasillo y rebuscar en un archivador o llamar a alguien de finanzas. A veces había que hablar con representantes regionales. Había que dar muchos pasos más para obtener información que debería haber estado a nuestro alcance".

Mientras tanto, sólo 56 empleados podían acceder al sistema financiero heredado debido a la limitación de licencias. Como funcionaba en servidores anticuados, el lento software heredado se bloqueaba con frecuencia y no podía soportar eficazmente las operaciones a distancia. Cuando la pandemia de Covid-19 paralizó el estado, trabajar a distancia planteó muchos nuevos retos.

Falta de seguimiento de subvenciones y programas

El CCE quería una nueva solución "basada principalmente en la nube para adaptarnos al siglo actual", afirma Roxanne Churchill, responsable regional de finanzas de SBN. "También necesitábamos que fuera muy fácil de usar, porque en el CCE tenemos un amplio abanico de conocimientos y capacidades. También queríamos asegurarnos de que teníamos lo que necesitábamos para todas las personas y todas las cosas; una ventanilla única, donde pudiéramos encontrar toda la información -especialmente subvenciones y contratos- en un solo lugar sin tener que mirar hojas de cálculo adicionales."

Además, el CCE necesitaba un sistema asequible que pudiera llevar la contabilidad de los fondos, gestionar fácilmente los fondos restringidos y las subvenciones, y admitir numerosos usuarios. "Si queríamos involucrar a todo el mundo, podíamos tener miles de usuarios y teníamos que asegurarnos de que el coste no fuera prohibitivo", afirma Churchill.

Solución ERP

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Plataforma intuitiva y base de datos centralizada

Prelude Consulting Inc., socio tecnológico de CCE desde hace muchos años, recomendó Acumatica porque la plataforma ERP preparada para el futuro podía adaptarse a los estrictos requisitos de las organizaciones sin ánimo de lucro y, al mismo tiempo, facilitar la formación rápida y sencilla de los usuarios.

"Estudiamos otras soluciones, pero descubrimos que Acumatica era sin duda la mejor", afirma Churchill.

El equipo de evaluación determinó que Acumatica podría flexibilizarse para hacer un seguimiento de subvenciones y programas gubernamentales específicos y gestionar la contabilidad de organizaciones sin ánimo de lucro.

La estructura de subcuentas y la API abierta de Acumatica también resultaron esenciales durante el proceso de evaluación, mientras que las licencias de usuario ilimitadas ayudaron a cerrar el trato.

Antes de implantar Acumatica, el CCE renovó su plan contable, creando una lista de cuentas estatal que consolidaba las 65 entidades. Cada miembro de finanzas del condado acordó limpiar sus datos para evitar llevar más de un juego de libros.

"(Durante la implementación) nadie estuvo fuera de servicio más de tres días, y todo fue extremadamente bien", dice Donna James, Jefa Regional de Finanzas de SBN. "Pasamos una hora con los usuarios para recorrer todo y también tuvimos lo que llamamos Show and Tells antes de la implementación para mostrar las características de Acumatica."

Aplicación rápida

 CCE implantó Acumatica durante la pandemia y lo hizo a tiempo y por debajo del presupuesto. "Implementamos unos tres inquilinos por semana. Los inquilinos se convirtieron fácilmente y operaron con éxito en Acumatica en 1-2 semanas", afirma Klug.

En menos de seis meses, la organización sin ánimo de lucro tenía 65 inquilinos funcionando con las funciones financieras de Acumatica.

"La implantación fue tan fluida que resultaba ridículo; no hubo tiempo de inactividad. De repente, conseguíamos las cosas mucho más rápido", afirma Batt, Director Ejecutivo del Condado de Orleans.

La formación coordinada favorece la adopción por los empleados

El equipo financiero estatal, formado por Elizabeth Klug, Donna James y Roxanne Churchill, llevó a cabo un programa de formación que facilitó la transición.

"A veces había más de 100 personas viéndonos pasar por todo", dice James, responsable financiero de SBN. "Entonces empezamos a hacer reuniones semanales de una hora con grupos de usuarios, en las que mostramos elementos, distintas formas de hacer las cosas y atajos. Ahora hacemos una cada dos semanas y entre 50 y 60 personas se quedan toda la hora".

Klug añade: "La gente también aprende de los demás. Tenemos usuarios desde asistentes hasta directivos, por lo que las competencias varían enormemente en todo el estado."

Resultado

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Transparencia financiera total

Cornell Cooperative Extension obtuvo al instante acceso a la información en tiempo real y agilizó los procesos. Acumatica también proporciona acceso de autoservicio a datos financieros críticos, lo que mejora significativamente los tiempos de respuesta de CCE a los funcionarios y residentes que solicitan informes.

Ahora Batt contesta a las preguntas y responde a las solicitudes en un minuto. "Puedo mirar un recibo de un club 4H o mirar una beca en mi smartphone y aprobarla al instante. La aplicación móvil de Acumatica es fantástica".

CCE automatizó muchos procesos y mejoró el servicio al cliente. En muchos casos, redujeron la creación y distribución de informes de semanas a minutos. También obtuvieron acceso instantáneo a la situación financiera y pudieron profundizar en los datos en tiempo real para identificar tendencias y oportunidades.

"Acumatica es increíble. No hay ningún software creado específicamente para organizaciones sin ánimo de lucro, pero Acumatica se acerca bastante a todo lo que necesitamos. No hemos encontrado nada que no podamos hacer con Acumatica", dice Klug.

Batt añade: "Los educadores no tenían acceso a la información financiera, no podían generar informes y dependían totalmente de otros para obtener esta información. Ahora, con Acumatica, tienen mucha independencia, saben lo que hacen sus programas, saben qué presupuesto les queda para gastar y tienen más poder de decisión instantánea."

La funcionalidad de autoservicio de Acumatica, junto con Velixo, un complemento de terceros, permite a los usuarios crear cualquier informe que deseen para ver los resultados al instante. La solución centralizada eliminó la mayor parte del trabajo manual y los procesos redundantes.

"Ahora ellos (los empleados del condado) pueden configurar los cuadros de mando exactamente como quieran y supervisarlos por sí mismos utilizando distintos periodos de tiempo y distintos periodos de subvención que a menudo no coinciden con los años naturales", dice James.

La formación ayudó a los empleados del condado a revisar los procesos y comprender la importancia de introducir la información cuando la reciben, en lugar de registrarla más tarde y publicarla por lotes. "Si introducen los datos a tiempo, están ahí todo el tiempo, de modo que todos los informes están vivos y actualizados cuando una persona los solicita", dice Klug. "Antes, tenía que decirle a la gente que tenía que esperar dos semanas porque aún estaba cerrando un mes. Ahora pueden consultar un informe ellos mismos. Nos libera para hacer otras cosas".

Informes en tiempo real

Para Dayton, subdirector del CCE, la plataforma en tiempo real de Acumatica reduce drásticamente la generación de informes y aumenta los tiempos de respuesta. "Había ocasiones en las que tenía que recopilar datos y la gente tardaba literalmente meses en responder", afirma. "Recuerdo un informe específico que quería un decano sobre programas para jóvenes y familias en cinco condados. Tardé tres días en conseguir los datos. Cuando envié el informe, me dijo que era demasiado tarde. Ahora puedo obtener esa información en minutos".

Por ejemplo, la elaboración de informes sobre programas agrícolas estatales, como la producción de jarabe de arce o los programas lácteos, antes tardaba meses y quedaba obsoleta cuando se entregaba. "Ahora tengo fácil acceso a esa información y puedo cumplir los plazos de los legisladores, que a veces son de un par de horas en lugar de un par de días", dice Dayton.

Capacidad para colmar rápidamente las lagunas de personal

El nuevo plan contable estándar y los procesos estandarizados permiten a CCE crear una redundancia instantánea de personal cuando sea necesario. Por ejemplo, cuando alguien se va de baja, pueden encontrar un sustituto temporal porque tienen una única aplicación, los mismos procesos y la posibilidad de acceder a la información a distancia.

Además, disponer de una plataforma en la nube amplió su reserva de candidatos a un área geográfica más extensa. "Si tenemos una vacante, no tenemos que enviar a alguien al condado de al lado; podemos contratar a distancia", dice Klug. "También tenemos cierta redundancia en finanzas, para que ningún condado se quede corto de personal".

Con innumerables puestos vacantes y un mercado laboral competitivo, CCE puede ofrecer ahora puestos que utilizan la última tecnología. "Nuestro sistema anterior era muy antiguo y no era bonito, funcional pero no divertido", dice Dayton. "Los candidatos que inician su carrera profesional tienen grandes expectativas y esperan utilizar tecnología moderna. Acumatica es muy atractivo para los usuarios, y es divertido y fácil de usar."

Mayor participación e ingresos

Tener Acumatica en funcionamiento durante la pandemia permitió a CCE pivotar y responder a las nuevas prioridades empresariales. La nueva y moderna plataforma les ayuda a trabajar eficientemente desde casa, reducir los costes de papel y llegar a más participantes.

En lugar de limitarse a los programas presenciales, CCE ofrece ahora varios programas en línea, lo que atrae a participantes de todo el país y aumenta los ingresos.

Una plataforma moderna potencia la misión y mejora la asistencia a los residentes  

 CCE utiliza Acumatica Cloud ERP para gestionar las finanzas de sus 12 tiendas de Taste NY y tiene previsto implantar Acumatica for Big Commerce Connector para las ventas en línea. También implementará el CRM integrado de Acumatica para unificar las capacidades de gestión de las relaciones con los clientes e impulsar la eficiencia en toda la organización.

"El CRM va a ser enorme. Nos ahorrará mucho tiempo", afirma Klug. "Y cuando tengamos a todo el mundo en marcha, nos va a liberar más tiempo para concentrarnos en asuntos más importantes".

Con Acumatica como soporte de todas las operaciones de CCE, la organización sin ánimo de lucro puede responder rápidamente a las necesidades cambiantes de sus comunidades.

"Gran parte de nuestro trabajo se basa en subvenciones y contratos, por lo que disponer de una solución que gestione más fácilmente la información, los datos y los documentos reduce el trabajo humano y la carga de gestionar la información de los contratos", afirma Dayton. "También facilita a los educadores ver cómo pueden crecer porque tienen una solución moderna para apoyarlos".

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