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RETOS
Cuando Massachusetts legalizó el cannabis recreativo en 2016, un grupo de inversores obtuvo
una licencia y construyeron unas instalaciones de 45.000 pies cuadrados en Gloucester, donde cultivan y extraen
cannabinoides y fabrican, distribuyen y venden productos de consumo envasados a base de cannabis
bajo la marca Happy Valley.
El equipo tenía planes ambiciosos para convertirse en una empresa verticalmente integrada que cultiva sus propios productos y los vende a través de sus propios dispensarios y de otros locales.
productos y los vende a través de sus propios dispensarios y de otros locales. Una vez que hayan perfeccionado
el negocio estatal, planean expandirse a otros estados. Como el cannabis no puede venderse
cannabis no puede venderse en otros estados, es posible que lleguen a acuerdos de licencia para la marca, los productos y/o las fórmulas.
"Durante mucho tiempo, no se nos consideró un sector legal", afirma Sean Corrigan, Vicepresidente de
Operaciones. "Operar en el sector del cannabis plantea muchos retos. La cadena de suministro
La cadena de suministro ha sido un gran reto para nosotros, al igual que el seguimiento de nuestro inventario y nuestra mano de obra. No creo que
que muchos entiendan realmente cuáles son sus costes".
Con más estados que legalizan el cannabis y más empresas que se incorporan al sector, los precios del cannabis están bajando, lo que hace mucho más difícil obtener beneficios.
los precios del cannabis están bajando, lo que hace mucho más difícil obtener beneficios. Por lo tanto, los ejecutivos están impulsando
la mayor eficiencia posible en todas las operaciones. "Todo lo que podamos hacer para
productos de forma más eficiente y organizar todo lo que hacemos, reducirá nuestros costes.
y queremos poder repercutir ese ahorro en el consumidor", afirma Corrigan.
En 2020, Happy Valley abrió un dispensario minorista in situ en Gloucester. Un segundo dispensario
abrió al año siguiente en East Boston. Durante esos primeros años, la compañía comenzó a
a vender productos al por mayor a otros minoristas de cannabis de Massachusetts. "Empezamos a generar
ingresos en el primer trimestre de 2020 a través de ventas al por mayor, y luego siguió con el lanzamiento
de nuestra tienda minorista, y simplemente nos abrimos camino a través de la locura de ese año Covid", dice Kai
Earthsong, vicepresidente de gestión de la cadena de suministro
Sistema financiero básico
Happy Valley empezó con QuickBooks, un paquete financiero básico. A medida que
procesos, los ejecutivos crearon hojas de cálculo para la gestión de inventarios, la planificación de la producción,
gestión y seguimiento de consumibles, adquisiciones y catalogación de datos de pruebas de
laboratorios independientes, entre otras operaciones.
"Lo que se te ocurra. Teníamos un gran y complicado libro de ejercicios para ello", dice Earthsong. Añade Corrigan,
"Teníamos 50 hojas de cálculo Excel diferentes que utilizábamos para gestionar este negocio. El reto
era que ninguna de ellas se comunicaba entre sí".
Peter DeRoche, director financiero y una de las dos personas que operan en QuickBooks, intentó
conciliar hojas de cálculo aisladas con datos financieros. "La visibilidad y el seguimiento de las transacciones eran muy
difíciles y muy manuales", afirma. También lo era conciliar las facturas con lo que Happy Valley recibía realmente.
Happy Valley. Intentaron hacer un seguimiento de los costes de los bienes vendidos, gestionar el inventario y hacer un seguimiento de las compras en hojas de cálculo separadas.
en hojas de cálculo separadas.
"Antes no teníamos un sistema de recibos para demostrar nada", dice. "Cuando recibíamos una factura
se aprobaba y la pagábamos". Sólo más tarde, cuando se les acabó algo, se enteraron de que
que no habían recibido el importe íntegro. DeRoche perdía mucho tiempo entrando y saliendo de QuickBooks
para gestionar varias ramas de la organización, lo que resultaba frustrante a final de mes, dice.
Consideración de ERP
"En 2020 y 2021 no teníamos ideas", dice Earthsong. "Solo intentábamos mantener
el barco en marcha, hacer un seguimiento de lo esencial y asegurarnos de que nuestros libros estaban conciliados". Más
de seguimiento y análisis de la información, como el seguimiento de los costes reales o el
o el análisis de pistas de aterrizaje, no eran más que destellos a nuestros ojos".
Con la información en silos, a Happy Valley le resultaba difícil saber cuáles eran sus niveles de inventario o qué había pedido.
niveles de inventario o lo que había en pedido. Corrigan añade: "Teníamos una idea, algunos cálculos aproximados de nuestros costes, pero entender realmente y registrar nuestra mano de obra y llegar hasta el último céntimo en todo lo que hacemos es lo que realmente nos va a ayudar a impulsar nuestro negocio".
en todo lo que hacemos es lo que realmente nos va a ayudar a impulsar nuestro negocio en el futuro".
en el futuro".
Happy Valley se planteó por primera vez implantar un ERP a mediados de 2020. "Teníamos la ambición de
una captura de datos exhaustiva y un motor de agregación. Queríamos aprovechar el poder de
de la marca y la base de fabricación", explica Earthsong.
"También reconocimos que los datos, si se recopilaban y mantenían adecuadamente, eran un valor añadido para
la organización".
