El crecimiento explosivo del fabricante de baterías de ventiladores Q-PAC se apoya en Acumatica Manufacturing ERP
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Solución ERP en la nube de Acumatica para Q-PAC Systems, Inc.
Sede central
Elkton, Florida EE.UU.
Industrias
Fabricación, Industrias transversales

Q-PAC Systems, Inc.

  • Implantación de una plataforma de fabricación única, conectada y moderna que ayuda a escalar y crecer.
  • Mejora del servicio al cliente, proporcionando una conexión sin fisuras entre su configurador de proyectos QUIPS y Acumatica Manufacturing, lo que permite que los datos fluyan entre ingeniería, fabricación, envío y facturación.
  • Gestión del inventario con visibilidad de los costes de inventario y producción utilizados para calcular la rentabilidad de los proyectos, reduciendo al mismo tiempo los costes de mantenimiento del inventario.
  • Informes automatizados que ahorran tiempo y permiten tomar mejores decisiones.
  • Obtención de una lista de materiales que acelera la producción y mejora el acceso al historial de revisiones.
  • Sustitución de la introducción manual de datos por procesos automatizados, con el consiguiente ahorro de tiempo.
Piro Zisi
"Acumatica nos permite tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez. Crea una mejor colaboración entre departamentos, lo que ha
sido realmente útil".
Piro Zisi, Director de la Cadena de Suministro
Q-PAC Systems, Inc.
Desafíos
Solución ERP
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Desafíos

Desafíos

Desafíos

Escindido de Mass HVAC en 2019, Q-PAC fabrica sistemas de ventiladores Plug-and-Play personalizados para
sistemas HVAC comerciales para retroadaptaciones de tratamiento de aire y OEM. Su éxito radica en
tener un producto disruptivo que entrega e instala rápidamente. Cada conjunto de ventiladores se fabrica a medida
según las especificaciones del cliente, con instalaciones sencillas y una variedad de características para
optimizar las instalaciones.

La empresa vende sus sistemas de ventilación a edificios de oficinas, universidades, aeropuertos, hospitales y lugares de ocio como estadios y arenas.
y lugares de ocio como estadios y arenas. Como cada lugar tiene requisitos distintos,
Q-PAC diseñó internamente su software de pedidos, QUIPS, que automatiza el proceso de selección y diseño en función de los requisitos de espacio y funcionamiento de las instalaciones del cliente.
selección y diseño en función de las necesidades de espacio y funcionamiento de las instalaciones del cliente.

La empresa operó dentro de Mass HVAC durante ocho años antes de escindirse en 2019,
dice Kevin Van Dyke, director financiero.

"Fuimos incubados dentro de una empresa que fabricaba climatizadores, y nosotros éramos el componente del ventilador,"
dice. "Tenemos una idea muy innovadora de utilizar ventiladores EC y ensamblarlos de forma kitorientada para nuevas climatizadoras y oportunidades de retroadaptación, lo que nos permite reparar y sustituir
ventiladores sobre el terreno".

Cada batería de ventiladores se envía como un kit con todos los componentes necesarios para su instalación, montaje y puesta en marcha en el menor tiempo posible.
a funcionar en el menor tiempo posible. Con su caja de conexión rápida pendiente de patente y su sistema de cableado, los electricistas han reducido en un 75% el tiempo necesario para instalar una unidad.
los electricistas han reducido en un 75% el tiempo necesario para instalar una unidad. Con su controlador opcional
compatible con BACnet, un sistema puede funcionar de forma autónoma sin necesidad de instalar ningún control.

Q-PAC opera bajo la premisa de que "los sistemas de ventiladores deberían ser fáciles; nosotros somos más fáciles".

"En lo que se refiere al componente HVAC que proporcionamos, somos probablemente los más rápidos del
industria cuando se trata de instalación", dice Luis Burgos, Director de Operaciones. "Ofrecemos
un servicio sencillo: nuestros productos son fáciles de seleccionar, instalar y mantener".

A los clientes parece gustarles la facilidad de instalación de los ventiladores Q-PAC. "Estamos creciendo un 30% de media", dice Van Dyke.
dice Van Dyke. "En realidad, ha sido un crecimiento del 40% desde que empezamos como empresa independiente.
Este año haremos cerca de 32 millones de dólares".

Dificultad para operar con hojas de cálculo

Cuando Q-PAC empezó a funcionar como empresa independiente, lo hacía con QuickBooks y hojas de cálculo de Excel.
Excel. La gestión de la producción y el inventario era tediosa, engorrosa, no siempre actualizada y propensa a errores. Era todo menos sencillo, pero típico de una empresa emergente en rápido crecimiento.

"En realidad, no conocíamos nuestros costes con precisión", explica Burgos. "No teníamos números de pieza
y la mayor parte de la visibilidad de los pedidos de venta era a través de archivos Excel. Nuestras operaciones estaban muy orientadas a las tareas,
y era muy difícil conocer el estado de los pedidos. Apenas teníamos números de pieza".

Sin números de pieza, los ejecutivos carecían de información sobre el inventario y los costes de los proyectos, lo que dificultaba la elaboración de presupuestos precisos.
proyectos. Las aplicaciones rudimentarias y desconectadas hacían
las aplicaciones rudimentarias e inconexas dificultaban y prolongaban el proceso de cambios de ingeniería y el montaje de listas de materiales.
Las previsiones eran difíciles.

"Enviábamos algo y, al final del año, podíamos echar un vistazo a la macrovisión", dice
Kurt Thomas, Director de Marketing. "Pero no teníamos ni idea de cuáles eran los márgenes brutos de nuestros trabajos individuales
individuales. Con QuickBooks, no podíamos profundizar tanto y no podíamos vincular todo nuestro inventario.
Además, utilizábamos muchos sistemas y hojas de Excel diferentes, por lo que vincularlos no tenía sentido.
no tenía sentido".

Parte de la dificultad para acceder a la rentabilidad del producto procedía del carácter personalizado de sus
ventiladores y las diferentes configuraciones que necesitaban los clientes. Para facilitar a los clientes
Q-PAC creó un software a medida llamado QUIPS para automatizar el proceso de selección y
y el proceso de diseño en función de las variables proporcionadas por el cliente. Las posibilidades incluían
elegir entre más de 4.000 piezas

El rápido crecimiento de la empresa, la frustración por el trabajo manual y los sistemas desconectados les llevaron a buscar mejores sistemas para gestionar la empresa.
a buscar mejores sistemas para gestionar la empresa. "Llegamos al máximo potencial
de Excel para dirigir una empresa", dice Burgos. "Encontramos formas muy ingeniosas de utilizar Excel y
macros, pero llegó un momento en que ya no podíamos usarlo".

"El volumen de pedidos estaba siendo muy alto y no estábamos siendo tan eficientes". Añade Nick
Tulip, Director de Tecnología, "Cuantos más pedidos teníamos, más aumentaba la demanda de
contratar personal o teníamos problemas para programar el trabajo".

Solución ERP

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Acumatica Manufacturing Edition
La conexión de su sistema de pedidos QUIPS era la máxima prioridad para un nuevo sistema. Q-PAC también quería
un sistema basado en la nube con soporte multirregional y un sistema que pudiera escalar y permitirles
personalizar procesos únicos. "No queríamos adaptarnos a una herramienta", dice Burgos. "Queríamos
tener una gran herramienta con una buena base que pudiéramos modificar un poco y personalizar para nuestro uso".

Q-PAC evaluó Microsoft Dynamics, Odoo y Oracle NetSuite, y después conoció
Acumatica. Redujeron la lista a Dynamics y Acumatica, y eligieron Acumatica por sus precios para usuarios ilimitados, su API abierta y su facilidad de uso.
por su precio para usuarios ilimitados, su API abierta y su facilidad de uso. Acumatica Manufacturing ofrecía una única
y la flexibilidad para integrar aplicaciones de terceros.

En Acumatica, "podías ver las capacidades de integración que estaban expuestas y disponibles", dice Tulip.
dice. "Y se convirtió en una obviedad. Acumatica tenía algunas cosas en las que ni siquiera habíamos pensado
que podríamos necesitar. La API abierta fue el factor determinante para nosotros. Y el precio fue un factor importante".
"Todos los demás tenían una licencia de usuario por puesto y era ridículo, pero Acumatica tenía usuarios ilimitados y se basaba en las transacciones".
usuarios y se basaba en transacciones", explica.

Al principio, Q-PAC se consideraba una tienda exclusivamente de Microsoft. Sin embargo, el precio de Dynamics
Dynamics y su implementación aparentemente demasiado complicada para una pequeña startup les hizo
les hizo reconsiderar su decisión. "Pensé que iba a ser una experiencia cara, y si no conseguíamos
integrar correctamente aplicaciones externas al coste que tenía no tenía sentido", afirma Tulip.
Desde una perspectiva técnica, varios ejecutivos dijeron que Acumatica tenía todo lo que Q-PAC
necesitaba para integrarse y funcionar. "Una vez que aprendí más sobre cómo funcionaba Acumatica y la
arquitectura detrás de las páginas donde vemos los datos y cómo todos los datos están conectados en
en segundo plano, y cómo podemos acceder a ellos y ponerlos a disposición de otros a través de diferentes consultas genéricas.
y cómo podemos acceder a ellos y ponerlos a disposición de otros a través de diferentes consultas genéricas. "Me di cuenta de que iba a ser muy, muy fácil de usar porque podíamos personalizarlo como quisiéramos.
usar porque podíamos personalizarlo como quisiéramos y ver los datos que necesitábamos".

Éxito de clientes
Como empresa de nueva creación, los ejecutivos crearon nuevos flujos de trabajo con la ayuda de I-Tech Solutions, Inc,
su socio integrador. "Necesitábamos configurar nuestros clientes, nuestras cuentas de empresa
cuentas de clientes y otros elementos", explica Tulip.

Una vez instalado y configurado todo, la empresa trasladó más de dos años de datos
de sus numerosas hojas de cálculo. "El proceso de transición a Acumatica implicó comprender
los diferentes conceptos como pedidos de ventas, lista de materiales, proveedores, inventario, artículos de stock,
para configurar los distintos puntos finales que nos permitieron transferir los datos", afirma Tulip.
dice Tulip. "La verdad es que fue bastante sencillo".

Resultado

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Los procesos automatizados ahorran tiempo
Q-PAC obtuvo acceso instantáneo a un único registro de información que antes tardaba días en encontrarse y recopilarse, si los ejecutivos podían encontrarlo entre muchas hojas de cálculo.
y recopilar, si es que los ejecutivos podían encontrarla entre muchas hojas de cálculo. Los informes pueden ejecutarse en
en tiempo real con información precisa, y los ejecutivos comprenden mejor el rendimiento de la empresa a diario, y no después de semanas o meses.
de la empresa a diario, y no semanas o meses después. Un acceso más rápido a los datos críticos permite a
Q-PAC funcionar con mayor eficacia y adaptarse a los cambios del mercado.

"Antes, la información estaba dispersa; nadie sabía cuál era la información más reciente,
y tener que buscarla en distintos archivos de Excel era todo un reto", explica Burgos. "Gracias a
Acumatica y las integraciones que tenemos, obtenemos informes diarios al instante, e informes mensuales
dos o tres días después de que acabe el mes. Tener acceso a los datos en cualquier lugar y en cualquier momento es clave".
A Burgos le gusta poder acceder a cuadros de mando personalizados desde su smartphone sin importar dónde
donde esté. "Lo uso principalmente para nuestro cuadro de mandos, solo para saber cómo va la semana y qué se ha
producido", dice.

Mejora del inventario y la producción
Q-PAC importa ahora sus especificaciones de diseño desde QUIPS directamente a Acumatica, lo que automatiza el proceso de creación de requisitos de fabricación y órdenes de trabajo para los subconjuntos.
automatiza el proceso de creación de requisitos de fabricación y órdenes de trabajo
que, en última instancia, se convierten en un ensamblaje final. Acumatica proporciona visibilidad para que todos vean
si hay componentes en stock y qué capacidad se necesita para un proyecto. Acumatica permite a
Q-PAC ver con precisión el inventario y los costes de producción, lo que permite a los ejecutivos calcular
correctamente la rentabilidad del proyecto.

"Se acabaron los archivos Excel y los errores", afirma Tulip. "Antes de Acumatica tenía que
transcribir manualmente las cosas en una hoja de cálculo y utilizar una función de búsqueda para tratar de encontrar un pedido y
cuál era su estado", dice Randall West, director de operaciones. "Ahora, abro una ventana y le echo un
y no me paso 45 minutos buscando. Ahora sí que podemos hacer un seguimiento".

Antes, el estado de los pedidos era sobre todo una suposición, afirma. "En términos de productividad personal,
Acumatica probablemente me ha ahorrado años de mi vida. Creo que se ahorra mucho tiempo en la gestión de inventarios.
de inventario, y ahora (el taller) tiene la confianza de que cuando empiezan un pedido, no estamos
tres semanas esperando una pieza porque no nos dimos cuenta de que la necesitábamos".

Acumatica proporciona la previsión y gestión de inventario de la que Q-PAC carecía anteriormente.
"No hemos perdido un pedido, o no hemos omitido un pedido porque nos quedáramos sin componentes
en mucho tiempo", afirma Burgos.

Piro Zisi, Director de la Cadena de Suministro, dice que ha reducido drásticamente el tiempo que tarda en acceder a los datos importantes ahora que no pierde tiempo transfiriéndolos y manipulándolos.
ahora que no tiene que dedicar tiempo a transferir datos y manipularlos.
"Recibo datos sobre las entregas puntuales de los proveedores, el inventario, las cantidades en dólares por artículo, de qué tipo según el componente, y qué artículos están por debajo de la media.
en función del componente, y qué artículos están por debajo de los niveles de stock de seguridad", dice. "Esta información
se actualiza en tiempo real en un cuadro de mando".

"Los datos se cargan de inmediato con solo pulsar un botón, por lo que puedo dedicar más tiempo a
asuntos y objetivos importantes". Tener Acumatica como nuestro sistema ERP, nos ha permitido
visibilidad en tiempo real de todos los aspectos de nuestra organización", añade. "Somos capaces de
tomar decisiones estratégicas más rápidamente con Acumatica. Mejora la colaboración entre
departamentos, lo que ha sido realmente útil".

En términos de productividad personal, Acumatica probablemente me ha salvado años de mi vida.

Lista de materiales precisa
Austin Pleasants, director de ingeniería de productos, afirma que Acumatica les proporcionó una información sobre la lista de materiales
que antes no tenían. "Ahora podemos manejar diferentes revisiones (de productos)
y asegurarnos de que la producción está produciendo el pedido correcto, y compararlo con la revisión y
revisión y ver si hay diferencias".

Los cambios de diseño se producen más rápido y la lista de materiales es mucho más precisa. "Cada trabajo que hacemos es
diferente", explica Pleasants. "Todo es único. Cada vez tenemos dimensiones
diferentes. Eso significa que nuestra lista de materiales es diferente para cada proyecto.
La API abierta nos permite integrar nuestro CPQ con Acumatica para crear una lista de materiales diferente para cada pedido y nos permite agrupar un montón de productos diferentes y crear una lista de materiales diferente para cada proyecto.
para cada pedido y nos permite agrupar un montón de productos y artículos de stock diferentes en una
para que coincida exactamente con lo que quiere el cliente".

Almacén más eficiente
Q-PAC está modificando su almacén para incluir cuatro o cinco ubicaciones internas diferentes para el inventario de artículos y añadiendo una sección relacionada con la asistencia para que el equipo comprenda mejor el inventario de artículos.
inventario de artículos y añadiendo una sección relacionada con la asistencia para que el equipo pueda comprender mejor la utilización de los artículos para los pedidos de los clientes o las solicitudes de asistencia.
de los pedidos de los clientes o las solicitudes de asistencia. La empresa también está reconfigurando el inventario
más cerca de los puestos de trabajo para reducir el tiempo necesario para recoger las piezas.

Q-PAC también ha racionalizado sus procesos de envío, proporcionando al responsable de logística
información avanzada sobre la competencia en la producción y la preparación de los envíos. Los datos también están
disponibles para el departamento de contabilidad, que prepara y envía las facturas.

Además de la integración con QUIPS, Q-PAC ha añadido Velixo Reports para informes financieros avanzados y EBizCharge para el procesamiento de tarjetas de crédito.
financieros avanzados y EBizCharge para el procesamiento de tarjetas de crédito. La empresa tiene previsto automatizar
notificaciones a los clientes cuando sus pedidos alcancen hitos, lo que puede aumentar la satisfacción y la experiencia de los clientes.
y la experiencia del cliente.

Fabricante en rápido crecimiento
Al pasar de ser una pequeña empresa limitada por procesos sencillos a ser un fabricante estándar
ahora todo el mundo "entiende perfectamente por qué necesitamos nuevos procesos
como tener números de pieza, si va o no a trabajo en curso, dónde acaba,
y cómo se integra en el conjunto", afirma West. "Acumatica nos ha ayudado a aprender a
operar de la forma correcta y a prestar atención a procesos a los que no estábamos prestando atención y que
son superimportantes".

Según Burgos, Acumatica permitirá a Q-PAC aumentar la producción entre 5 y 10 veces si es necesario.
necesidad. "No creo que Acumatica suponga nunca una limitación. La visibilidad de nuestros datos es
tenemos un cuadro de mando que usamos todos los días para ver cómo nos va cada día, cada mes y hasta la fecha",
y anual".

Y lo que es más importante, "nos hace la vida mucho más fácil", afirma Burgos.

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