AcumatiCares
Cuando la antigua empresa de Héctor y Brenda Pinto tuvo dificultades para pagar las nóminas en 1991, Héctor tomó la valiente decisión de que los dos tenían que dejarlo. Al llegar a casa ese día, colocó una mesa de cartas y empezó a llamar a sus clientes. Aunque ya no trabajaba para la empresa, dijo a sus clientes que les ayudaría en lo que necesitaran.
Al final de la semana, Héctor consiguió un contrato de 16.000 dólares que puso en marcha Quality Material Handling Inc. Emprender su propio negocio no era su intención inicial, y enseguida contrató a Brenda como segunda empleada. A cualquiera que conozca a Héctor y su fuerte ética de trabajo no le sorprendió el giro de los acontecimientos.
Después de todo, Héctor, que emigró de un pequeño pueblo de Honduras cuando tenía 14 años, siempre ha sido un buscavidas. Su rasgo de trabajador empezó cuando era pequeño y vendía fruta y verdura no vendida del puesto familiar a sus vecinos con descuento para que no se estropeara.
Ahora, 30 años después, Quality Material Handling o QMH está haciendo más eficientes sus propias operaciones. Situada en Rancho Cucamonga, California, QMH se compromete a ofrecer soluciones integrales para empresas con necesidades de distribución, logística y almacenamiento. Desde la gestión de la aprobación de permisos hasta la ejecución de servicios completos desde cero, QMH ofrece soluciones únicas que aportan un valor diferenciado en un tiempo récord
"Quality Material Handling se especializa en soluciones de apoyo al almacén", dice Héctor. "Tenemos todo un equipo que hace sistemas de rociadores, sistemas de estanterías, permisos, equipos de muelles, y nuestra especialidad es ofrecer lo que otros no ofrecen".
La empresa es familiar: Héctor, como Consejero Delegado, dirige las ventas; Brenda, Directora Financiera, se encarga de las finanzas, y su hija Julia Pinto Cisneros, Directora de Operaciones, supervisa las operaciones. Su marido, Ben Cisneros, es el Director de Ventas de la empresa. La empresa llevaba la contabilidad con un sistema heredado Sage 100 on-premises que no se había actualizado. Fuera del sistema heredado, utilizaban papel y hojas de cálculo Excel para hacer un seguimiento del inventario, las facturas y todo lo demás.
"El inconveniente de Sage era que me sentía como si estuviera tratando con un ladrillo duro", dice Julia. "Estaba tratando de cincelar un ladrillo para intentar que hiciera lo que yo quería". La mayoría de las transacciones se realizaban a través del correo electrónico, la programación con Outlook, y múltiples hojas de cálculo rastreaban todo lo demás. "Era mucho trabajo manual, de doble entrada, propenso a errores y que hacía perder mucho tiempo".
El departamento de contabilidad llevaba meses de retraso. "Era muy difícil hacerse una idea de la situación financiera de la empresa porque no teníamos toda la información en el sistema a final de mes y me llevaba mucho tiempo comprobar que era correcta", dice Brenda.
Además, Héctor, el vendedor jefe, se negaba a utilizar Sage porque no era fácil de usar. "Nunca me resultó fácil trabajar con Sage 100", afirma. "No soy muy hábil con los ordenadores y la tecnología. Prefiero usar un trozo de papel que hacer algo en un sistema complicado".
"Estuvo 19 años sin utilizar el programa", añade Julia. "Ni siquiera tenía un inicio de sesión".
Sin el ERP en la nube "estábamos fuera de servicio
Cuando Internet se cayó durante un día entero en una sede anterior, Julia decidió que necesitaban una solución de software financiero mejor. "No teníamos Internet ni teléfono porque éramos VOIP o correo electrónico", dice. "Sin un ERP basado en la nube, estábamos fuera de servicio".
"Sage 100 no estaba hecho para nuestro negocio", añade Julia. "Teníamos algunos complementos, como la lista de materiales, y también intentamos añadir un módulo de fabricación y gestión de proyectos. Intentamos implementarlos, pero era demasiado complicado".
QMH llegó al límite de sus licencias de usuario de Sage y el software heredado funcionaba muy lentamente, afirma. QMH adquirió 13 licencias de uso, por lo que tenía que gestionar constantemente quién podía trabajar con Sage. Como se ejecutaba en un servidor interno obsoleto, nadie podía utilizarlo fuera de la oficina.
"Nadie fuera de contabilidad se benefició realmente", dice Julia. "No podía gestionar lo que estaba pasando. Una reunión operativa semanal me llevaba un par de horas sólo para exportar la información, codificarla por colores y averiguar dónde estaban los pedidos. No podía ver una hoja de recogida, sólo los pedidos abiertos; no podía ver si algo estaba pendiente de pedido o si estaba facturado o no".
Gestionar el inventario era una pesadilla, añade Leilani Hernández, coordinadora de almacén. "Con Sage era muy difícil, tenía que apuntar las cosas para acordarme de algo y, cuando no me acordaba, tenía que volver al artículo en el almacén. El inventario no era preciso en absoluto. Siempre teníamos que volver a comprobarlo todo".
