Safety Management Group

Ogle habló con Somerset Cloud ERP, socio tecnológico de SMG desde hace muchos años, sobre las necesidades de la empresa para respaldar su rápido crecimiento y sus requisitos empresariales únicos. "Mi lista de necesidades estaba bastante definida y no había muchos competidores que pudieran entrar en ella", afirma Ogle, quien añade que no había muchas plataformas verdaderamente en la nube. "Al final, sólo teníamos dos opciones: Sage Intacct y Acumatica". Una vez que Somerset Cloud ERP hizo una demostración de Acumatica y explicó el modelo de precios favorable al crecimiento y la capacidad de integrarse perfectamente con aplicaciones de terceros, se hizo evidente que era la mejor opción, dice.

ERP asequible

"Creo que una de las razones por las que nos quedamos donde estábamos durante tanto tiempo es que cuando empiezas a buscar software integrado, es muy caro", dice Ogle. "Pero Acumatica es muy moderno y progresista y tiene un modelo de precios muy diferente al de todos los demás software que miramos. Me encantó el precio basado en transacciones".

La aplicación móvil con todas las funciones de Acumatica también resultaba atractiva; daría al equipo de servicio de campo remoto que trabajaba desde 37 estados un acceso mucho mejor a una única fuente de verdad y ofrecería a los gestores una mayor visibilidad y las herramientas necesarias para gestionar sus proyectos.

En colaboración con Jason Leveson, de Somerset Cloud ERP, que dirigió la implantación, se puso en marcha el "Proyecto 7 a 1". Ogle dijo que su mayor preocupación durante la implementación fue "traer suficientes datos para eliminar adecuadamente los siete sistemas y al mismo tiempo limitar cualquier interrupción a nuestros asociados". SMG cambió primero su departamento de contabilidad (facturación, libro mayor, cuentas por pagar, conciliaciones bancarias, etc.) y el control horario. El cambio de los gastos de Concur se escalonó en un periodo de un mes. A continuación, se programaron los cuadros de mando, CRM y las integraciones de terceros para fechas posteriores a la "puesta en marcha".

Más eficiente, más rentable

El equipo de contabilidad y el director financiero de SMG se centran ahora en iniciativas empresariales estratégicas, mientras que el equipo ejecutivo tiene una visión mucho más profunda del negocio con el nivel de precisión necesario para tomar decisiones en una empresa mediana en crecimiento. "Poder ver ahora el tiempo de inactividad de un asociado, que puede estar infrautilizado, o qué cuentas tienen facturas pendientes o cómo nos va desde el punto de vista de la tesorería con sólo pulsar un botón es emocionante para mí", dice Gieseking.

Ogle calcula que los cuadros de mando de Acumatica y la posibilidad de trabajar a partir de una única fuente de datos le han liberado unas 12 semanas de su tiempo al año. Ya no pasa horas creando informes financieros ejecutivos, intentando cerrar informes de tiempo y gastos u horas intentando conciliar todo para final de mes. Los datos están en un solo lugar y fácilmente disponibles en Acumatica.

"Ahora se puede bloquear el sistema horario, cerrar y controlar los módulos financieros, y Acumatica me permite una semana extra cada mes en la que puedo trabajar en proyectos o iniciativas", dice Ogle enumerando las ventajas de Acumatica. "También me ha ayudado desde el punto de vista de los costes".

Esto se debe a que la consolidación de los informes de tiempo y gastos en una única fuente de datos ahorró varias horas al personal de contabilidad de 5 personas y les permitió evitar la contratación de una persona adicional. Como la plantilla móvil carga la información de tiempo y gastos directamente en Acumatica, la persona encargada de las nóminas redujo el tiempo necesario para ejecutarlas de unas 40 horas a 10.

Parte de esa reducción se produjo porque Acumatica se conecta fácilmente con aplicaciones de terceros, incluida Paylocity, que la empresa utiliza para las nóminas. Somerset Cloud ERP inició personalizaciones que ahora hacen que procesar las nóminas sea pan comido. "Ella ha sido capaz de asumir otros proyectos y ayudarme con una nueva división de cumplimiento, mientras que también reanudó un horario a tiempo parcial", dice Ogle. "Eso es enorme".

Los trabajadores móviles disponen ahora de información en tiempo real

Al utilizar la aplicación móvil de Acumatica, el equipo de servicios de campo dispone de capacidades empresariales que no tenía antes. Los responsables de SMG se conectan y "ven lo que necesitan con un nivel de detalle que nunca habían tenido antes en todos los puntos importantes de un proyecto", afirma Ogle. Ahora ven datos como las facturas que necesitan aprobación, las horas facturables de los empleados y si los clientes han pagado una factura. Antes, con SAP Concur, cuyo coste era cada vez mayor, podían aprobar el tiempo y los gastos, pero no había visibilidad de los proyectos. "La visibilidad se ha multiplicado por 10", afirma.

"Acumatica también nos permite tener una herramienta de ofertas que es coherente, de modo que todos los gerentes que licitan pueden estimar el trabajo correctamente", añade Gieseking. Antes, dependían de una hoja de cálculo bloqueada que no se actualizaba a menudo, y algunas ofertas se hacían con información antigua. "Habíamos utilizado Salesforce, pero lo dejamos porque era difícil mantener el sistema por separado", explica Ogle. "La posibilidad de tenerlo todo en un solo lugar es una gran ventaja con Acumatica".

Fácil transición al trabajo desde casa

Cuando se produjo la pandemia, el personal de la sede central de SMG pasó de su oficina de Indianápolis a trabajar desde casa, prácticamente de la noche a la mañana. Gracias a la plataforma basada en la nube de Acumatica, el cambio fue "milagrosamente fácil", dice Ogle. "En un día confirmamos que todo el mundo tenía lo que necesitaba, se llevaron el trabajo de la oficina a casa esa noche y empezaron a trabajar desde casa al día siguiente".

"No podía imaginar que hubiéramos podido levantarnos en un día y estar a distancia sin Acumatica", dice. "Me estremezco al pensar en la cantidad de tiempo y coordinación que nos habría llevado con nuestro sistema anterior".

Preparados para seguir creciendo con un negocio conectado

A pesar de la incertidumbre que rodea a la crisis de Covid-19, Safety Management Group prevé un crecimiento continuo y puede tomar mejores decisiones basadas en datos en tiempo real. Desde la puesta en marcha de la empresa han incorporado fácilmente a unos 50 empleados.

Acumatica también ha permitido a SMG evitar las costosas licencias de software, que en sus siete sistemas anteriores habían ascendido a más de 50.000 dólares, frente a los 7.000 dólares de hace varios años.

"Acumatica definitivamente nos posiciona para el crecimiento", dice Gieseking. "La forma en que estábamos haciendo las cosas era anticuada y no nos permitía operar de la manera más eficiente y rentable. Acumatica se alinea mejor con nuestra trayectoria de crecimiento y las necesidades empresariales en constante evolución."