Desde 1996, Boca Terry empresa familiar Boca Terry crea productos personalizados que hacen que la gente se sienta bien. Han desarrollado un negocio de éxito suministrando a hoteles de cinco estrellas, líneas de cruceros, balnearios, instalaciones médicas y empresas de productos promocionales de todo el mundo lujosos albornoces, toallas y zapatillas, junto con elegantes fundas para tumbonas y una amplia variedad de accesorios para balnearios.

Sus productos personalizables se fabrican meticulosamente con tejidos de rizo y microfibra de calidad a través de sus estrictos procesos de fabricación y se envían a través de sus propios centros de distribución, todo ello respaldado por un equipo que cree en ofrecer precios competitivos con un excelente servicio al cliente.

Pero el alto nivel de fabricación y servicio que Boca Terry se exigía a sí misma no estaba siendo satisfecho por la tecnología en la que había confiado.

Por eso, sus fundadores -y hermanos- Edward y Bruce Cohen decidieron que necesitaban una solución empresarial moderna. Inicialmente optaron por Oracle NetSuite, pero ese sistema sencillamente no les funcionaba. Así que se pasaron a Acumatica con unos resultados sorprendentes.

Cómo empezó todo

Según Edward, que ostenta los títulos de propietario, director general y responsable de operaciones financieras, Boca Terry surgió de su propia experiencia trabajando con su padre en el negocio de la fabricación de ropa deportiva femenina para grandes almacenes. Cuenta en un blog deBoca Terry Terry que con el tiempo decidió que quería hacer algo diferente y se puso en contacto con su hermano con la idea de iniciar o comprar su propio negocio.

"Le dije que tenía ciertos criterios en mente. El negocio tenía que estar relacionado con la confección de ropa, debía tener una gran plataforma de clientes y tendríamos que crear nuestra propia marca."

Bruce se unió al proyecto y fue él quien encontró la primera opción: un fabricante de albornoces de San Francisco que vendía sus productos a hoteles. Se ofrecieron a comprar el negocio, pero ante la negativa del propietario, decidieron montar su propio negocio de albornoces de lujo, bautizándolo Boca Terry por la ciudad en la que vivía Edward (Boca Ratón, Florida) y por el tejido que utilizaban en sus productos (terry).

Esta empresa de gran éxito obtiene el 98% de sus ventas de operaciones entre empresas (B2B) y el 2% de actividades entre empresas y consumidores (B2C). Entre sus actividades de fabricación global, distribución mayorista y comercio electrónico (que incluye su propia tienda de comercio electrónico en BigCommerce y un socio de subcontratación que vende productos en Amazon), el negocio de los hermanos Cohen es ahora próspero, pero antes de llegar a Acumatica como su solución de gestión empresarial, era ineficiente.

Cómo casi fue

Durante sus primeros años, Boca Terry utilizaba tres aplicaciones dispares para gestionar sus operaciones. QuickBooks para la contabilidad, ACT! para CRM, y un programa de Microsoft Access para la entrada de pedidos de venta, que fue creado por un amigo del padre de los Cohen.

Descubrieron que depender de aplicaciones desconectadas no garantiza un funcionamiento fluido.

Por ejemplo, el equipo Boca Terry escribía los pedidos a mano, los introducía manualmente en la base de datos Access y supervisaba los envíos. Además, sus sistemas eran lentos, no ofrecían visibilidad operativa y carecían de capacidad para crear informes financieros sencillos. Además, Edward tenía la tarea de responder a las peticiones de los clientes sobre el estado de sus pedidos, lo que suponía un trabajo difícil y que llevaba mucho tiempo.

Estaba claro que algo tenía que cambiar, así que buscaron una solución que uniera sus tres aplicaciones en un único sistema y encontraron NetSuite.

Bruce, propietario y director general, afirma: "NetSuite era bastante difícil de usar y los identificadores de inventario estaban limitados a un número determinado de dígitos. Teníamos que cambiarlos todos porque utilizábamos guiones. El problema con NetSuite era que teníamos que adaptarnos a su sistema. En cambio, Acumatica se adapta al cliente".

Los equipos de soporte de NetSuite fuera del país y los complejos flujos de trabajo se sumaron a sus retos, por lo que se embarcaron en una nueva búsqueda. Esta búsqueda les llevó a Acumatica.

"La integración y la facilidad de uso de Acumatica parecían mejores que las de NetSuite", afirma Edward. "Cuando vimos las demos, era mucho más sobresaliente que cualquier otra cosa que miramos. Encajaba como un guante y la integración de lo que hacemos como empresa parecía que sería una transición sin problemas."

Cómo va la cosa

Con la ayuda de Acumatica VAR i-Tech Support Inc, Boca Terry implementó Acumatica Retail Edition. La empresa se volvió más eficiente y ahora tiene acceso en tiempo real a información precisa que les ayuda a tomar decisiones más rápidamente. "Si alguien está lidiando con dos, tres o cuatro aplicaciones diferentes todo el día, Acumatica es el camino a seguir".

La confianza de Edward y Bruce en Acumatica se debe a las numerosas ventajas que han experimentado, entre las que se incluyen:

• Visibilidad total de la información empresarial crítica.
• Disponibilidad instantánea de información financiera a través de varios cuadros de mando.
• Automatización de los pedidos de venta, reduciendo el número de días que se tarda en enviar un pedido.
• Mejora del servicio al cliente mediante información actualizada sobre cuándo llegarán los productos.
• Más procesamiento de tarjetas de crédito mediante el procesamiento de tarjetas de crédito integrado de Acumatica.
• Automatizar sus tareas administrativas (por ejemplo, confirmación de pedidos, extractos de clientes, informes, etc.), ahorrando tiempo y dinero.
• Pedidos de compra automatizados y perforación de notas de pedido.
• Información sobre la rentabilidad de cada artículo.

Estas son solo algunas de las ventajas que ofrece Acumatica, incluida la posibilidad de acceder de forma remota a la aplicación móvil de Acumatica y disfrutar del conector nativo de Acumatica para BigCommerce.

"En el antiguo sistema Access", dice Edward, "no podíamos ingresar las ventas y probablemente perdíamos 500.000 dólares al año porque no lo relacionábamos realmente. Nos limitábamos a hacer anotaciones en el diario de las entradas de efectivo y no las asociábamos cada día. Ahora, cada orden de venta que llega del sitio de comercio electrónico se carga automáticamente y en Acumatica, por lo que somos capaces de ver esa venta."

Perspectivas de futuro

En última instancia, Edward, Bruce y el equipo de Boca Terry están muy agradecidos de haber cambiado de NetSuite a Acumatica. Elogian las continuas mejoras del producto de Acumatica y están considerando integrarse con algunas de las aplicaciones de terceros de Acumatica para aumentar aún más su funcionalidad.

"Acumatica me ha hecho la vida mucho más fácil. Es increíble", dice Edward, que también afirma que apostar por Acumatica es "una obviedad".

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