La recuperación de información procesable es clave para la excelencia operativa de una empresa, pero obtener esos datos sin las herramientas adecuadas puede ser difícil y, en algunos casos, imposible. Acumatica Cloud ERP permite recuperar información procesable para tomar decisiones empresariales críticas mediante consultas genéricas (GI).

¿Qué son las consultas genéricas?

Acumatica Cloud ERP cuenta con potentes herramientas y capacidades de análisis de datos. Las consultas genéricas son una de estas funciones. Permiten a los usuarios crear consultas personalizadas sin grandes conocimientos de programación. Las consultas genéricas son como hacer una pregunta a Acumatica Cloud ERP, y la respuesta son datos que se pueden presentar visualmente de forma significativa como respuesta a esta pregunta.

En un vídeo general sobre las consultas genéricas, Harsha Sarjapur, fundador de InfoSourcing Inc, socio de Acumatica, afirma que, cuando se utilizan las consultas genéricas, "se intenta preguntar al sistema diciendo: 'Muéstrame una lista de todos los clientes', o 'Muéstrame una lista de todos los proveedores', o 'Muéstrame todos los pedidos de ventas creados la semana pasada'. Estás preguntando por algo".

Estas consultas genéricas (todos los clientes, todos los proveedores, todos los pedidos de ventas) y otras similares están predefinidas y disponibles en Acumatica Cloud ERP, pero usted puede ampliar estas consultas existentes o crear las suyas propias para obtener exactamente la información que desea ver en todo momento. Estas IG se pueden utilizar para:

• • Cree cuadros de mando personalizados para analizar visualmente información específica.
  • Genere informes personalizados para indicadores clave de rendimiento (KPI) importantes.
  • Analice las capas de datos desglosándolos para descubrir información práctica.
  • Identificar y corregir discrepancias o errores en los datos mediante IA.
  • Genere informes rápidamente para responder a las necesidades empresariales inmediatas sobre la marcha.
  • Active flujos de trabajo, automatizando acciones basadas en condiciones de datos específicos.
  • Crear informes de auditoría, garantizando el cumplimiento de las políticas internas/de proveedores y la normativa externa.

Y mucho, mucho más. Lo que diferencia a las consultas genéricas de la metáfora "hacer una pregunta al sistema" es que no se plantea la pregunta en lenguaje natural. En su lugar, las Consultas genéricas utilizan el lenguaje de consulta estructurado (SQL), que es, como dice Geeks for Geeks, "un lenguaje de programación estandarizado que se utiliza para gestionar, manipular e interactuar con bases de datos relacionales". Las bases de datos relacionales, como la que emplea Acumatica Cloud ERP, organizan los datos en tablas. Las filas de estas tablas representan registros individuales (como un cliente o un proveedor), y las columnas representan atributos que completan los detalles de esos registros (como el nombre del cliente, los contactos, las ubicaciones, los números de teléfono, las direcciones de correo electrónico, etc.).

Aunque las Consultas Genéricas utilizan SQL, no es necesario que usted lo conozca. De hecho, las herramientas de creación de IG hacen que la construcción de su IG sea fácil y sencilla.

Las Consultas genéricas forman parte de la promesa de "personalización sin código" de Acumatica Cloud ERP, basada en nuestra creencia de que usted tiene derecho a "adaptar y personalizar completamente la solución para satisfacer sus requisitos empresariales en evolución." Esto significa que sus expertos en procesos empresariales -los que mejor conocen su organización- pueden utilizar las Consultas genéricas para configurar Acumatica según sus operaciones, sin necesidad de grandes conocimientos técnicos. No hay necesidad de una formación profunda en programación SQL ni de un gran equipo de desarrolladores. Sólo necesita saber cómo funciona su empresa y qué detalles específicos desea extraer y analizar de sus datos.

Sin embargo, aunque las consultas genéricas son muy fáciles de usar, también es muy importante conocer las mejores prácticas para optimizarlas. Esto garantiza que se ejecuten de forma eficiente, que siempre reciba la información correcta rápidamente y que no afecten a otros usuarios ni al rendimiento del sistema.

Profundicemos un poco más en algunos problemas a los que puede enfrentarse con Consultas Genéricas no optimizadas, cómo diagnosticar estos problemas y qué mejores prácticas puede emplear para optimizar sus IG y evitar impactos innecesarios en el rendimiento del sistema.

Señales de que necesita optimizar sus consultas genéricas

Al igual que cualquier otra consulta o petición, las consultas genéricas se vuelven más complejas a medida que se busca información más detallada. Pero si no se optimizan, las consultas genéricas complejas pueden causar ineficiencias notables.

Por ejemplo, es posible que experimente largos tiempos de espera al abrir una IG, y que otros usuarios se quejen del rendimiento del sistema cuando se están ejecutando sus Consultas Genéricas. También puede parecer que sus cuadros de mando, poblados por una IG compleja, se actualizan constantemente. Se trata más o menos de una lucha entre la frecuencia de actualización de su cuadro de mandos y el tiempo que tarda en ejecutarse la IG. Esta lucha puede agravarse aún más si muchos usuarios deben ejecutar la misma IG al mismo tiempo.

Una IG con muchas uniones (es decir, que combina datos de varias tablas) puede considerarse compleja. Hay que tener muy en cuenta qué tipos de uniones se utilizan, en qué orden se definen, qué campos utilizan las uniones y si esos campos están indexados según sea necesario. La principal ineficiencia que se observa en la mayoría de los casos es la recuperación involuntaria de más registros de datos de los necesarios. La segunda es la unión de tablas en campos que no están indexados, lo que hace que la base de datos "explore" la tabla para cada registro unido. También es fundamental evitar el uso de campos definidos por el usuario (UDF) en las uniones.

Las IG pueden utilizarse además para crear Eventos. Es fundamental asegurarse de que la IG automatizada sea eficiente y tener cuidado con el tipo de Evento que se utiliza.

Saber diagnosticar estos problemas, es decir, comprender dónde las complejidades de la IG están causando ineficiencias innecesarias, es esencial para poder aprovechar al máximo las consultas complejas.

Llegar a un diagnóstico

Si tiene dificultades con una Indagación Genérica, comience el proceso de diagnóstico trabajando hacia atrás. No piense en la IG en sí. Piense en los datos a los que intenta acceder la IG.

Hágase las siguientes preguntas:

• • ¿Qué información busco?
    • Debe saber lo que necesita antes de pedir al sistema que lo recupere por usted.
  • ¿Existen los datos o pueden calcularse a partir de datos preexistentes?
    • Si no es así, es posible que tenga que crear nuevas tablas o columnas dentro de las tablas existentes que contengan la información que necesita.
  • Si los datos existen o pueden calcularse, ¿dónde se encuentran? ¿Está situado para obtener resultados óptimos de IG?
    • Si el acceso a los datos es complejo (demasiadas uniones, por ejemplo), es posible que la IG deje de funcionar antes de que se muestre ningún resultado.
  • ¿Están normalizados los datos?
    • Eliminar la redundancia y la dependencia de los datos y tener un propósito claro y especificado para las relaciones de su base de datos permitirá que su Consulta Genérica sepa dónde se supone que debe buscar la información que necesita.

Trabajar estas y muchas otras cuestiones con un enfoque estructurado instituye el uso de las mejores prácticas, lo que reducirá el esfuerzo general de creación de IG, especialmente en las pruebas, y producirá IG eficaces y eficientes.

Aplicación de las mejores prácticas: El enfoque del ciclo de vida

A medida que las empresas crecen, las solicitudes complejas de información se vuelven más habituales. Por lo tanto, es crucial poner en marcha un proceso que aborde este creciente volumen de solicitudes intrincadas y complejas, manteniendo al mismo tiempo las mejores prácticas y evitando que las IG afecten al rendimiento del sistema o incluso provoquen un comportamiento inesperado del mismo.

El Enfoque del Ciclo de Vida es una forma de desarrollo intencional que instituye las siguientes buenas prácticas, aplicables a las Consultas Genéricas, desde su concepción hasta su despliegue y supervisión.

• • Comience por crear y utilizar un entorno de prueba para construir y probar las IG. Asegúrese de que su entorno de pruebas refleja el entorno de producción mediante copias de seguridad o instantáneas.
  • Evite utilizar cualquier IG nueva en su sistema de producción hasta que esté seguro de que funciona con precisión y eficacia en el entorno de pruebas.
  • Antes de crear una consulta genérica, asegúrese de que comprende claramente el problema de su empresa y la información exacta que desea que recabe la IG para resolverlo.
  • Utilice la herramienta de identificación "Inspeccionar elemento" en las pantallas que contienen los datos de interés para identificar dónde residen estos datos.
  • El navegador de esquemas del DAC está disponible para ayudarle a determinar qué datos se necesitan, dónde se almacenan y qué campos deben utilizarse para crear las relaciones de tablas que recuperarán la información deseada.
  • Aplique filtros en las uniones si es posible. Deje que la base de datos trabaje por usted filtrando dentro de las uniones.
  • Aplique filtros (rangos de datos, por ejemplo) y condiciones (como "ignorar si es menor que x") que minimicen el tamaño de la información recuperada y maximicen el rendimiento de la IG.
  • Mantenga sus IG aplicando actualizaciones y mejoras en el entorno de prueba, de modo que pueda asegurarse de que funcionan correctamente antes de utilizarlas en su sistema de producción. Revise las notas de la versión de cada versión de Acumatica Cloud ERP para estar al día de los cambios realizados que podrían afectar a sus consultas genéricas.
  • Utilice las herramientas no disponibles en SaaS, como SSMS, aplicable a las implantaciones de MS SQL, junto con las herramientas integradas, como System Monitor, Request Profiler y Trace facility.

Para cualquier otra cosa, póngase en contacto con la Comunidad de Acumatica, donde podrá conversar, compartir conocimientos e idear con otros desarrolladores activos de Acumatica y expertos en procesos empresariales.