La galardonada empresa de medios digitales centraliza sus operaciones globales en Acumatica Cloud ERP
Descargar estudio de caso
Solución ERP en la nube de Acumatica para Incubeta
Sede central
17 sedes en todo el mundo con oficinas centrales en Sudáfrica, el Reino Unido y los Países Bajos
Industrias
Servicios profesionales, Servicios
Aplicaciones sustituidas
Sage

Incubeta

  • Obtuvo una única solución conectada, lo que le permitió añadir adquisiciones y crecer sin problemas.
  • Mejora de la visibilidad, obteniendo una imagen real de las operaciones globales.
  • Estandarización de los datos financieros, para obtener una visión más profunda de 17 oficinas en todo el mundo.
  • Reducción del presupuesto de tecnología, transfiriendo la TI a un tercero y eliminando la necesidad de mantener la infraestructura de TI.
  • Posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, lo que mejora la productividad.
  • Reducción del cierre mensual de siete semanas a 9 días, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.
  • Formación acelerada y mayor adopción por parte de los usuarios gracias a una solución intuitiva y fácil de usar.
  • Reduzca los costes de papel e impresora eliminando la necesidad de procesar e imprimir facturas.
Sean Reuben
"Desde que implantamos Acumatica, hemos adquirido dos empresas. Las incorporamos muy rápidamente a nuestra estructura contable, lo que nos permitió visualizar los informes, lo que supuso una enorme ventaja para nosotros."
Sean Reuben, Director Financiero del Grupo
Incubeta
Desafíos
Solución ERP
Resultado
Desafíos

Desafíos

Fundada originalmente para digitalizar las Páginas Blancas y Amarillas en Sudáfrica, Incubeta amplió sustancialmente sus servicios empresariales mediante la diversificación en otras formas de marketing digital y múltiples adquisiciones, convirtiéndose en un galardonado centro neurálgico de medios digitales con operaciones y oficinas en todo el mundo. La aceleración internacional de Incubeta comenzó en 2013 con la adquisición de Net Media Planet (NMPi) y continuó con la adquisición en 2015 de DQ&A, que amplió la huella geográfica y de producto de Incubeta al Reino Unido y Europa. La empresa adquirió al especialista creativo Joystick en 2018 y al experto en comercio electrónico Groundswell en marzo de 2021. En la actualidad, Incubeta presta apoyo a algunos de los clientes más innovadores del mundo, como Google, Amazon, Disney, HBO, Charlotte Tilbury y L'Oréal.

Incubeta cuenta con un equipo internacional de expertos en marketing, tecnología, datos y creatividad apasionados por la estrategia digital, el comercio electrónico y la creatividad que impulsa el crecimiento. Su trabajo abarca muchos sectores, como el comercio minorista, los viajes, las finanzas, los bienes de gran consumo, el iGaming, el entretenimiento, la automoción y el desarrollo de aplicaciones.

El crecimiento de 20 veces en siete años muestra pocos signos de desaceleración. Incubeta tiene previsto adquirir entre tres y cuatro empresas solo en 2021. Este rápido crecimiento planteó muchos retos operativos.

"Cuando me incorporé en 2014, no podía ver ningún libro mayor; todo el mundo tenía diferentes planes de cuentas, y yo estaba tratando con 10 monedas funcionales", dice Sean Reuben, Director Financiero Global de Incubeta. "Era una forma muy complicada de llevar el negocio".

Además de gestionar 10 divisas, Incubeta operaba con cuatro equipos de contabilidad que utilizaban cuatro paquetes financieros diferentes: Sage 50, Sage 300, Exact y Pastel. Conseguir incluso una claridad financiera limitada requería consolidar manualmente los datos de los cuatro sistemas heredados en Excel.

"Era una auténtica pesadilla", dice Reuben, que trabaja desde la oficina de la empresa en los Países Bajos. "Un cierre de mes podía llevar hasta 7 semanas", añade. "Era increíblemente difícil. Éramos muy de la vieja escuela, funcionábamos sólo con correo electrónico y Excel".

A medida que aumentaban las adquisiciones, los ejecutivos se dieron cuenta de que los sistemas heredados no podían gestionar las crecientes transacciones.

"Incubeta empezó a buscar un ERP que fuera fácil de usar, moderno, escalable y asequible. El equipo evaluó SAP B1, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Sage X3 y Acumatica Cloud ERP, que Reuben encontró en el Cuadrante Mágico de Gartner como líder emergente.

"La facilidad de uso era una de nuestras principales prioridades", afirma. "La gestión de cambios es difícil y más aún con muchos idiomas diferentes. También necesitábamos algo escalable y optamos por una solución SaaS porque no queríamos alojar nada localmente en las instalaciones. Además, queríamos flexibilidad para añadir usuarios y empresas de forma eficiente."

Solución ERP

Solución ERP

Muchas de las soluciones ERP que evaluaron cobraban por puesto, lo que hacía que el coste de las licencias fuera prohibitivo para Incubeta, que cuenta con 500 empleados. La facilidad de uso, el modelo de precios único y la API abierta de Acumatica, además del sólido respaldo de Gartner, la convirtieron en una elección natural, afirma Reuben.

"El coste de la solución fue un factor clave", añade. "La solución de precios de Acumatica se alineaba con nuestra estrategia de adquisición, lo que nos permitía añadir nuevos usuarios con cada negocio adquirido sin tener que preocuparnos de que los costes se dispararan. También necesitábamos manejar fácilmente varias divisas en una solución integrada."

Antes de que Incubeta implantara Acumatica, sus cuatro equipos contables acordaron un único plan contable y desarrollaron una arquitectura de sistema única para todas las operaciones. Sin embargo, se encontraron con múltiples retos, agravados por sus diferentes idiomas. Finalmente, eligieron las mejores prácticas de una serie de procesos diferentes y aprendieron a conectar soluciones de cosecha propia con funciones no nativas de Acumatica a través del marco abierto de Acumatica.

Incubeta se puso en marcha con la ayuda del socio de Acumatica Palladium Business Solutions, con sede en Sudáfrica. Al lanzarse con Acumatica, Incubeta reconfiguró la infraestructura tecnológica y desmanteló muchos servidores.

Cuando la pandemia golpeó en 2020, Incubeta estaba totalmente preparada para la transición a "trabajar desde cualquier lugar" sin interrupciones. "No necesitábamos conexiones VPN ni preocuparnos por la velocidad de nuestras conexiones", afirma. "Pudimos dar soporte al negocio sin problemas en Acumatica".

Resultado

Resultado

Una vez que Acumatica Cloud ERP estuvo totalmente implementado, "pudimos revisar fácilmente los libros mayores y acceder a muchos más detalles", dice Reuben. "Podía sumergirme en una entidad legal y mirar una cuenta para ver qué estaba pasando, frente a ver solo un balance de sumas y saldos y tener que llamar y pedir información a la gente".

Dado que cada una de las cuatro oficinas contables desarrollaba su actividad de forma diferente, la empresa organizó sesiones periódicas de intercambio de conocimientos para desarrollar nuevas mejores prácticas y eficiencias.

"Cada dos semanas celebramos una reunión permanente entre el equipo financiero y (el socio de implantación) Palladium, en la que hablamos de las mejoras de la empresa y de las hipótesis, y de la que han surgido algunas soluciones realmente buenas", afirma Reuben. "Hemos empezado a utilizar Power BI y ahora podemos seleccionar y transformar datos de cada divisa y reunirlos en un cuadro de mando. Es brillante".

La visibilidad de los datos impulsa la eficiencia

"Acumatica es flexible y te permite hacer negocios a tu manera", añade Reuben. Las funciones de desglose de la solución y su capacidad para ofrecer un alto nivel de datos en tiempo real ayudaron a Incubeta a "ver dónde estaban las ineficiencias y a abordarlas", afirma. Tomar esas decisiones era imposible antes de Acumatica porque Incubeta carecía de acceso a ese nivel de detalle.

Acumatica permite a los 500 empleados de Incubeta trabajar desde cualquier lugar sin problemas y sin estar atados a una infraestructura física, lo que es "muy convincente", dice Reuben. "Además, no tuvimos ni un fallo ni un paso en falso cuando entramos en cierre porque estábamos en directo con Acumatica. Nunca hemos estado tan agradecidos de tener total flexibilidad para dirigir nuestra función financiera global desde, literalmente, cualquier lugar."

Operaciones racionalizadas

Incubeta automatizó y agilizó sus operaciones con Acumatica. La solución ERP en la nube eliminó los procesos en papel y gestiona más tareas de forma automática y digital, ahorrando a Incubeta mucho tiempo y dinero.

El mayor proveedor de la empresa presenta habitualmente más de 2.000 facturas al mes, que antes se imprimían y capturaban en distintas ubicaciones. Ahora se cargan desde archivos csv, lo que ahorra tiempo y papel. Además, las auditorías son más sencillas, ya que los auditores pueden acceder a los datos independientemente de la entidad que necesiten ver.

La plataforma basada en la nube, junto con su exclusivo modelo de licencias, permite a Incubeta incorporar adquisiciones de forma rápida y sencilla, afirma. "Desde el lanzamiento de Acumatica hemos adquirido dos empresas, una en Estados Unidos y otra en Irlanda del Norte. Las hemos incorporado muy rápidamente a nuestra estructura contable, lo que nos ha permitido visualizar los informes, lo que ha supuesto una enorme ventaja para nosotros." Como las licencias de Acumatica no se basan en los usuarios, "cuando nos planteamos adquisiciones no tenemos que preocuparnos por los costes por puesto, las cargas del servidor o las licencias", afirma Reuben.

"Seguimos mejorando nuestra utilización de Acumatica y obteniendo eficiencia mediante la auditoría de los procesos empresariales y la revisión de los procesos financieros dentro de un programa de mejora continua", afirma.

Descubra historias de clientes relacionadas

The Learning Lab ha implantado con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
The Learning Lab
El centro educativo despierta el amor por el aprendizaje y crea una sólida base financiera con Acumatica...
LiveView Technologies, Inc. implanta con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
LiveView TechnologiesInc.
El crecimiento explosivo de un fabricante de seguridad móvil requiere un ERP moderno en la nube
Auto Action Technologies ha implantado con éxito el sistema ERP Acumatica Cloud
Auto Action Technologies
Auto Action Technologies Acelera con el ERP flexible en la nube de Acumatica

¿Listo para ver Acumatica en acción?