Errores habituales en los envíos y soluciones mediante la automatización

Errores comunes en los envíos y cómo evitarlos

El envío de productos puede resultar complicado y abrumador. Hoy en día, los distribuidores, minoristas y fabricantes deben gestionar las expectativas de los clientes, la disponibilidad de los transportistas, las normas de cumplimiento, las limitaciones de mano de obra y las presiones en materia de costes, al tiempo que garantizan que los pedidos se tramiten con precisión y puntualidad.

Muchas de estas presiones se intensificaron durante la pandemia, cuando cerraron las tiendas físicas, la demanda del comercio electrónico se disparó rápidamente y las empresas centradas en el inventario tuvieron que hacer frente a un mayor volumen de pedidos en un contexto de cadenas de suministro saturadas, plazos de envío impredecibles, escasez de mano de obra, aumento de los costes y riesgos crecientes.

Esos retos no han desaparecido. Los costes del combustible fluctúan. Los requisitos de documentación y cumplimiento normativo cambian. Los pedidos se gestionan a través de más canales. Los clientes esperan información precisa sobre el estado de sus envíos. Y las empresas que dependen de procesos en papel, hojas de cálculo o sistemas de transportistas desconectados entre sí pueden perder rápidamente la visibilidad de lo que ocurre en el almacén, el muelle de carga y las oficinas administrativas.

En colaboración con nuestros socios de 3G Pacejet, Acumatica ha elaborado el libro electrónico titulado «Envíos optimizados con Acumatica para distribuidores, minoristas y fabricantes», para ayudar a las empresas a adaptarse a este panorama en constante cambio. Este artículo destaca los errores más comunes en los envíos, explica cómo la automatización de los envíos ayuda a evitarlos y describe qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución de envíos integrada en un sistema ERP.

¿Por qué hoy en día es más difícil evitar los errores en los envíos?

Los errores que afectan a las empresas actuales, centradas en las existencias, pueden resumirse en unas pocas categorías, pero rara vez se producen de forma aislada. Las presiones externas generan incertidumbre, y las deficiencias en los procesos internos determinan si esa incertidumbre se convierte en un costoso problema de envío.

Presiones externas en el ámbito del transporte que las empresas deben gestionar

Costes del combustible, inflación y capacidad de las compañías aéreas

La inestabilidad de los precios del combustible y la inflación pueden dificultar la previsión de los gastos de envío. La capacidad de los transportistas también puede variar rápidamente, lo que deja a las empresas con menos opciones cuando aumenta el volumen de pedidos o cuando es necesario realizar envíos urgentes.

Interrupción de la cadena de suministro mundial

La inestabilidad mundial, los retrasos en los puertos, la escasez de materiales y las interrupciones en el suministro pueden afectar a los plazos de transporte y a la disponibilidad. Las empresas que realizan envíos transfronterizos también deben gestionar los requisitos de importación, exportación y documentación, que pueden cambiar con el tiempo.

Limitaciones de mano de obra y complejidad operativa

La escasez de mano de obra cualificada puede suponer una presión adicional para los equipos de almacén, gestión de pedidos y envíos. Cuando los empleados tienen que volver a introducir manualmente los datos de los pedidos, comparar tarifas, preparar documentos e informar a los clientes, aumenta la probabilidad de que se produzcan errores.

Cambios en los requisitos de documentación y cumplimiento normativo

Las empresas que envían mercancías deben cumplir con las normas de los transportistas, los requisitos normativos, las exigencias de los clientes y las directrices de los socios comerciales. Los requisitos de etiquetado, embalaje, documentación y cumplimiento de la normativa minorista pueden variar en función del cliente, el proveedor, el tipo de envío y el destino.

Errores habituales en los envíos internos

Procesos manuales

No pongas el éxito de tu empresa en manos de la introducción manual de datos. Las personas son propensas a cometer errores. Depender de procesos en papel, hojas de cálculo manuales y software de gestión empresarial inconexo invita a que se produzcan errores humanos. Y los errores humanos pueden provocar costosos retrasos, devoluciones y clientes insatisfechos.

Sistemas de envíos, contabilidad y almacén desconectados entre sí

No dejes que los datos críticos relacionados con los envíos se almacenen en aplicaciones independientes. Cuando los procesos de envío, contabilidad, inventario, gestión de pedidos y almacén están desconectados entre sí, es posible que los empleados tengan que recurrir a soluciones manuales. Esto puede provocar lagunas en el intercambio de datos, retrasos en las actualizaciones, entradas duplicadas e información incoherente entre departamentos.

No comparar precios

No dependas exclusivamente de un único transportista para tu negocio. Si lo haces, corres el riesgo de gastar de más y de verte afectado por la falta de capacidad. Diversificar tu red de transportistas es la mejor forma de elegir siempre las mejores opciones de envío y las tarifas más adecuadas para ti y para tus clientes.

Sistemas de transporte a medida

No confíes en sistemas de transportistas independientes que obligan a los equipos a gestionar los envíos transportista por transportista. Las herramientas específicas para cada transportista pueden dificultar la comparación de tarifas, la estandarización de los flujos de trabajo y el mantenimiento de un registro claro de cada envío. Un sistema de envíos integrado ayuda a optimizar los envíos con distintos transportistas, al tiempo que mantiene los datos en un único lugar.

Errores en la preparación de pedidos y el embalaje

No envíes los artículos correctos en cajas equivocadas, ni viceversa. Cuando los clientes realizan un pedido, esperan recibir los artículos correctos. Los errores en la preparación de los pedidos pueden provocar quejas, devoluciones o la pérdida de clientes. Los clientes y los socios comerciales también esperan que los envíos estén embalados y etiquetados con la marca adecuada. Por ejemplo, si realizas envíos directos tanto para Wayfair como para Home Depot, no debes enviar un pedido de Home Depot en una caja de Wayfair. Esto confunde a los clientes y puede provocar que los socios comerciales multen a tu empresa por no cumplir los requisitos de cumplimiento normativo del sector minorista.

Errores de etiquetado

No envíes artículos con etiquetas que no cumplan los requisitos. La etiqueta debe ser legible en todos los paquetes y la dirección debe ser correcta. Para evitar multas, cada etiqueta debe cumplir además los requisitos de formato de los socios comerciales y los transportistas. Dado que cada socio comercial puede tener normas diferentes, esto puede suponer tener que hacer malabarismos con muchos requisitos a la vez.

Documentos que faltan o son incorrectos

No pierdas de vista tu documentación. Los documentos extraviados y los datos incorrectos son la receta perfecta para que se produzcan desastres en los envíos. Podrías enviar artículos a destinos equivocados, etiquetar paquetes con direcciones en las que no se puede realizar la entrega, perder de vista los requisitos de los transportistas y los proveedores, e incurrir en costes innecesarios por retrasos en los envíos y sanciones de los transportistas.

Mala planificación

No actúes sin haberlo ensayado antes. Para que el envío sea eficiente, es necesario realizar una previsión cuidadosa de la demanda y una planificación eficiente de las rutas, la negociación de contratos con los transportistas y datos precisos sobre los envíos. Es importante actuar con buen criterio y contar con la tecnología adecuada que le ayude a tomar decisiones precisas que mejoren su negocio.

¿Cómo ayuda la automatización de los envíos a evitar errores costosos?

La implantación de tecnologías modernas de gestión empresarial, como una solución ERP en la nube con un software de automatización de envíos totalmente integrado, es fundamental para evitar errores en los envíos. Este tipo de sistema dota a las empresas de capacidades avanzadas de automatización, lo que les permite dejar de depender de tareas manuales que suponen una pérdida de tiempo y empezar a disfrutar de importantes ventajas.

Procesos conectados

Elimina pasos y agiliza los envíos. El sistema adecuado de gestión empresarial y de envíos pone a tu alcance los datos de toda la empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar. Nunca más tendrás que preguntarte qué está pasando, lidiar con documentos que faltan o datos inexactos, ni preocuparte de que los requisitos de cumplimiento normativo del sector minorista se gestionen fuera del sistema. Las direcciones de los clientes, los requisitos de las etiquetas, las normas de embalaje, los detalles de los pedidos, la información de inventario y los registros de envío pueden estar todos interconectados.

Intercambio de datos en tiempo real

Cuando el software de envíos se integra con el ERP, las aplicaciones se comunican entre sí en tiempo real. Esto reduce la fragmentación de los datos, los retrasos en la información y las interrupciones en el intercambio de datos entre los equipos de almacén, los equipos financieros, los equipos de atención al cliente y los directivos de la empresa. Todos pueden trabajar con la misma información, ya sea para tramitar un pedido, comprobar el stock, revisar los costes o atender a un cliente.

Finanzas precisas

Lleva un control de cada céntimo. Con una solución de automatización de envíos basada en un ERP en la nube, tendrás acceso inmediato a un completo paquete de herramientas de contabilidad, gracias al cual podrás automatizar los pagos de las facturas de transporte y las cartas de reclamación, optimizar la gestión de gastos y la tramitación de las comisiones de ventas, y supervisar de forma eficaz cada céntimo que entra y sale de tu empresa.

Información empresarial

Supervisa los resultados y toma decisiones que impulsen tu negocio. Gracias al acceso a informes y consultas configurables, podrás estar al tanto de todos los detalles de tu negocio en tiempo real. La captura automática de datos también te ayuda a analizar los costes de envío, el rendimiento de los transportistas, los plazos de entrega y las tendencias de gestión de pedidos, para que puedas tomar mejores decisiones sobre la diversificación de transportistas, la expansión en el mercado y la atención al cliente.

Gestión optimizada de pedidos omnicanal

Configúralo y olvídate. Gracias a la automatización de los envíos, los códigos de barras, los procesos de preparación de pedidos y la supervisión del cumplimiento normativo en el sector minorista, podrás estar seguro de que los pedidos se gestionan con precisión y puntualidad.

Esto cobra aún más importancia en el comercio omnicanal. Los pedidos pueden proceder de tiendas de comercio electrónico, mercados online, ventas en tienda, aplicaciones móviles, equipos de atención al cliente, comerciales u otros canales. Un sistema conectado facilita que cada pedido fluya sin problemas hacia el almacén, proporcionando a los equipos información organizada y precisa a medida que avanzan desde la preparación y el embalaje hasta la programación y el envío.

Seguimiento de series y lotes

Para las empresas que dependen del seguimiento de números de serie y de lote, la automatización ayuda a reducir los errores en los envíos y el etiquetado. Los equipos pueden comprobar que se recogen, embalan, etiquetan y envían los productos correctos a los clientes adecuados, al tiempo que se garantiza el cumplimiento de los requisitos de los clientes, los transportistas y la normativa.

Satisfacción del cliente

Un cliente satisfecho es un cliente fiel que vuelve a comprar. Las notificaciones automáticas por correo electrónico y los portales de autoservicio fáciles de usar animan a los clientes a confiar en los procesos de envío de tu empresa. Cuando los procedimientos optimizados de gestión de pedidos te ayudan a hacer llegar los pedidos al lugar adecuado en el momento oportuno, esa confianza aumenta. Se trata de una forma muy eficaz de fidelizar a los clientes y potenciar las ventas futuras.

Mejora de los Beneficios

Minimiza el esfuerzo y aumenta los beneficios. Un sistema de automatización de envíos basado en un ERP en la nube reduce los costes de personal, contratación y formación, ya que pone a tu alcance todo lo que necesitas para tramitar rápidamente los envíos. Además, agiliza el proceso de comparación de tarifas, de modo que puedas ver de forma rápida y sencilla qué transportistas de tu red ofrecen las mejores tarifas, plazos de entrega y opciones de embalaje para tu empresa y tus clientes. Elige las mejores tarifas, repercute los costes de envío exactos a los clientes y observa cómo aumentan tus beneficios.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de automatización de envíos?

Debes elegir el software adecuado para tu empresa a fin de aprovechar las ventajas de la automatización de los envíos. Hay muchas opciones en el mercado. A la hora de analizarlas, recuerda que necesitarás un sistema que te permita gestionar tanto las operaciones diarias como el crecimiento a largo plazo.

Un sistema configurable que se adapta a tus necesidades

Tus procesos de envío no deben estar limitados a flujos de trabajo rígidos. Busca un sistema configurable que se pueda adaptar a tus procesos empresariales, ajustar a medida que cambie el volumen de pedidos y ampliar a medida que añadas sedes, canales, líneas de productos o transportistas.

Potentes funciones de gestión de pedidos y almacenes

La precisión en los envíos comienza antes de crear la etiqueta del transportista. Tu sistema debería permitir la gestión de pedidos, los flujos de trabajo del almacén, la visibilidad del inventario, el uso de códigos de barras, la preparación de pedidos, el embalaje, la entrada en almacén, el recuento y la coordinación de la gestión de pedidos.

Herramientas de gestión de envíos y coordinación con los transportistas

Tu software de envíos debería ayudarte a agilizar la gestión de los pedidos y facilitar la comparación de tarifas. Esto incluye la posibilidad de comparar las tarifas, los plazos de entrega, los niveles de servicio y las opciones de embalaje de los transportistas sin tener que cambiar de un sistema a otro.

Funcionalidades de cumplimiento normativo para el sector minorista

El cumplimiento normativo en el sector minorista pueden afectar al etiquetado, la documentación, el embalaje, la imagen de marca y el formato de los envíos. Su sistema debería ayudar a los equipos a gestionar estos requisitos de forma coherente, especialmente cuando se realizan envíos para varios socios comerciales o se lleva a cabo el envío directo en nombre de otras marcas.

Integración de ERP en tiempo real

La automatización de los envíos resulta más útil cuando está totalmente integrada con el resto de la empresa. Una solución de ERP y envíos conectada ayuda a garantizar que los datos relativos a los pedidos, el inventario, los clientes, las finanzas y los envíos se actualicen en toda la organización en tiempo real.

Potentes herramientas de análisis

Los datos de envío deberían ayudarte a comprender algo más que si un paquete ha salido del almacén. Busca herramientas de análisis que te ayuden a interpretar los costes de envío, el rendimiento de los transportistas, la rapidez en la gestión de los pedidos, los problemas de cumplimiento normativo y las tendencias en la atención al cliente, para que puedas adaptar la trayectoria de tu negocio en consecuencia.

Acumatica Cloud ERP y 3G Pacejet Shipping ofrecen todo esto y mucho más.

¿Cómo agilizan los envíos Acumatica y 3G Pacejet Shipping?

Acumatica y 3G Pacejet Shipping ayudan a las empresas a sortear los escollos del transporte moderno mediante la integración de los procesos de ERP, almacén, finanzas, pedidos y transportistas. Juntos, ayudan a distribuidores, minoristas y fabricantes a reducir el trabajo manual, mejorar la visibilidad de los datos y gestionar la complejidad del transporte con mayor coherencia.

Acumatica ERP en la nube

Acumatica Cloud ERP es un moderno sistema de gestión empresarial diseñado para conectar toda tu organización y poner los datos y la información al alcance de tu mano. Con Acumatica, los equipos pueden gestionar las finanzas, el inventario, los pedidos, los flujos de trabajo del almacén, la elaboración de informes y la información de los clientes desde un único sistema integrado.

Envíos 3G Pacejet

3G Pacejet Shipping, integrado con Acumatica, facilita la coordinación con los transportistas, la comparación de tarifas, la tramitación de envíos, el etiquetado, el cumplimiento normativo y los flujos de trabajo de gestión de pedidos. Esto ayuda a las empresas a comparar las opciones de transportistas, reducir la dependencia puntual de los sistemas de los transportistas y mantener los datos de los envíos sincronizados con el resto de la empresa.

El valor combinado

En conjunto, Acumatica y 3G Pacejet ayudan a las empresas a automatizar los procesos rutinarios de preparación de pedidos, embalaje, envío y gestión de pedidos; a mejorar el seguimiento de números de serie y lotes; a garantizar el cumplimiento normativo y de los requisitos del sector minorista; y a ofrecer visibilidad en tiempo real de los datos operativos y financieros.

Para obtener más información y detalles sobre los errores que debes evitar en el envío y las ventajas de la automatización de los envíos, consulta el libro electrónico «Supera los retos del envío con una plataforma ERP moderna.». También puede ver el seminario web completo, «Envíos optimizados: por qué Acumatica y 3G Pacejet son una combinación esencial para distribuidores, minoristas y fabricantes», para descubrir las funciones nativas de Acumatica relacionadas con los envíos y ver una demostración detallada de Pacejet que muestra cómo la plataforma facilita la optimización de los envíos.