Fabricantes, distribuidores y minoristas tienen necesidades empresariales muy complejas: operaciones de la cadena de suministro, gestión de inventarios, factores de producción y diseño, relaciones con los clientes y mucho más. La mera gestión de estas tareas diarias es todo un reto. Pero se vuelve aún más difícil cuando se añaden a la mezcla las normativas federales y específicas del sector en materia de calidad y conformidad.

Producir y distribuir productos de calidad al tiempo que se gestiona una empresa fiable y que cumple la legislación es primordial para garantizar la seguridad de los clientes, hacer crecer una base de clientes satisfechos y forjar una buena reputación de marca. Pero las normativas de cumplimiento pueden obligar a fabricantes y distribuidores a complicar aún más procesos -como auditorías y cambios de documentos- que, de otro modo, podrían ser mucho más sencillos.

¿Cómo pueden los fabricantes, distribuidores y minoristas gestionar los cientos de miles de normativas y restricciones a las que se enfrentan? ¿Cómo pueden seguir el ritmo de las normas externas y las operaciones internas al mismo tiempo, sin perder de vista ninguna de ellas?

Hoy hablaremos de los tres pasos claros para garantizar la calidad y el cumplimiento de la normativa:

1. Conocer la normativa aplicable a su empresa
2. Conecte sus procesos empresariales a los datos
3. Equipar su empresa con la tecnología adecuada

1. Conocer la normativa aplicable a su empresa

Los fabricantes, distribuidores y minoristas se enfrentan a seis categorías principales de normativas de calidad y cumplimiento, todas ellas con sus propios niveles y subniveles de complejidad.

• Empresa y Finanzas: Además del cumplimiento fiscal general, se incluyen las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA ) y la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), que obliga a las empresas que cotizan en bolsa a adoptar rigurosos procedimientos internos para elaborar estados financieros precisos.
• Tecnologías de la información: Las normativas de TI abarcan muchas categorías diferentes, incluidas las normas de seguridad PCI para el procesamiento de pagos; las normas de ciberseguridad ISO 27001; la ley CAN-SPAM de Estados Unidos, que establece las normas para los correos electrónicos comerciales; el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que regula el procesamiento de datos personales; FedRAMP, que ayuda a proteger los servicios en la nube; y las normativas SOC, SSAE e ISAE del Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA).
• Restricciones del sector: Mientras que la Organización Internacional de Normalización (ISO) establece normas mundiales para bienes y servicios de confianza, las normativas específicas del sector también son elaboradas por grupos independientes, como el Grupo de Acción de la Industria del Automóvil (AIAG), el Instituto Nacional Estadounidense de Normalización (ANSI), ASTM International (para materiales y ensayos) y SAE International (para normativas de automoción y aeroespaciales).
• Leyes laborales: Junto con las leyes de indemnización de los trabajadores, estas incluyen las regulaciones de la Administración de Seguridad y Salud Oc upacional (OSHA), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPPA), la Ley de Normas Laborales Justas y la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA).
• Cumplimiento de los socios comerciales: Los clientes y proveedores pueden establecer sus propias restricciones en materia de calidad, incluidos los requisitos EDI para la transmisión electrónica de documentos, las especificaciones de etiquetado y embalaje, las normas de calidad de los productos, etc.
• Otras normativas gubernamentales: Varían según el lugar, pero en Estados Unidos incluyen las normativas de la Agencia de Protección Medio ambiental (EPA), la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA), la Comisión Federal de Comercio (FTC) y la Comisión de Seguridad de los Productos de Consumo (CPSC).

Por supuesto, no todas estas normativas se aplican a todas las empresas. Varían según el sector, la ubicación y el tipo de empresa. Es fundamental que investigue y sepa de antemano qué requisitos se espera que cumpla y qué normas opcionales desea seguir para consolidar su empresa como un socio digno de confianza.

Pero, después de establecer cuáles son estas normativas, ¿cómo se hace para cumplirlas? Los datos procesables son la clave del cumplimiento de la normativa.

2. Conectar los procesos empresariales a los datos

A medida que su empresa de fabricación, distribución o venta al por menor avanza, produce datos constantemente. Esos datos pueden aprovecharse de seis formas importantes para ayudar a su empresa a mantener el cumplimiento normativo en todos los ámbitos. Tendrá que pensar en:

• Documentación: Documente sus procedimientos operativos estándar, instrucciones de trabajo, protocolos de seguridad y requisitos de cumplimiento.
• Formación: Gestionar las habilidades y certificaciones de los empleados; recertificar/formar a los empleados según sea necesario.
• Precisión: Capture los resultados de las pruebas de calidad de los productos y asegúrese de que todos los informes sean precisos.
• Informes: Utilice estos informes precisos para evaluar el rendimiento de los proveedores, el tiempo de inactividad de las máquinas y mucho más.
• Seguridad: Utiliza varios niveles de seguridad para proteger la integridad de tus datos y evitar ciberataques.
• Control de procesos: Realizar un seguimiento de las solicitudes de cambio, establecer normas para los productos configurados y mantener dichas normas vinculadas a los productos.

Parece complicado, ¿verdad?

Porque lo sería, si lo hicieras manualmente. De hecho, no sólo sería complicado. Sería imposible. Lo que nos lleva al tercer paso.

3. Equipar su empresa con la tecnología adecuada

La complejidad de saber qué normativas se aplican a su empresa, cumplirlas y conectar los procesos empresariales con los datos subraya la importancia de dotar a su empresa de la tecnología adecuada. Implantar una tecnología moderna de gestión empresarial es la única manera de conectar sus procesos empresariales con datos procesables y de lograr la garantía de calidad y el cumplimiento de la normativa.

¿Cómo saber qué tecnología es la adecuada para su empresa?

Usted busca un sistema que realmente pueda simplificar los procesos enumerados anteriormente: documentación, formación, precisión, elaboración de informes, seguridad y control de procesos.

Estas ventajas pueden encontrarse en un moderno sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), como Acumatica, combinado con un sistema de gestión de calidad (SGC) orientado al futuro, como eWorkplace Apps (EWPA) QMS.

Con Acumatica Cloud ERP, las empresas pueden utilizar fácilmente wikis para documentar procedimientos operativos estándar, instrucciones de trabajo y protocolos de seguridad, así como para gestionar los requisitos de documentación de calidad con gestión de documentos integrada. EWPA QMS amplía estas capacidades básicas, permitiendo a los usuarios controlar y agilizar completamente sus necesidades internas de calidad y conformidad.

Puede utilizar los atributos personalizados del archivo de empleados de Acumatica para gestionar las habilidades y certificaciones de los empleados. También se pueden aplicar funciones CRM integradas para crear tareas de recertificación y formación.

El código de barras, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático de Acumatica eliminan los errores humanos y mejoran la precisión de los datos. Estos datos de ERP pueden conectarse a datos externos con consultas flexibles y cuadros de mando en directo, para que pueda evaluar fácilmente el rendimiento de los proveedores, el tiempo de inactividad de las máquinas y mucho más.

EWPA QMS está diseñado para gestionar pruebas y retiradas, inspecciones y listas de comprobación, calibración, no conformidad (NC), acciones correctivas y preventivas (CAPA), análisis de causa raíz, informes de trazabilidad hacia delante y hacia atrás, certificados de análisis, recopilación de datos de calidad, análisis de rendimiento de proveedores y mucho más. Esto significa que siempre dispondrá de informes y datos potentes y precisos al alcance de la mano.

Los múltiples niveles de seguridad de Acumatica también protegen la integridad de sus datos y evitan los ciberataques. La seguridad integrada basada en funciones proporciona controles internos para limitar el acceso a la información, de modo que los empleados solo puedan ver la información para la que están autorizados.

Los procesos empresariales automatizados con Acumatica y EWPA eliminan los errores de introducción de datos. El control de cambios de ingeniería y las aplicaciones conectadas de gestión del ciclo de vida de los productos realizan un seguimiento de las solicitudes de cambio con registros de auditoría. Y puede aplicar el configurador de productos basado en reglas de Acumatica para establecer normas para los productos configurados.

Cumplimiento de las normas de calidad: Simplificado

Acumatica Cloud ERP y EWPA QMS se han creado para ayudarle a navegar con éxito por el mar casi interminable de normativas de garantía de calidad y cumplimiento. Juntos, abordan las complejidades del cumplimiento normativo y las condensan en una interfaz sencilla y directa que usted controla por completo.

Para obtener más información sobre cómo Acumatica y EWPA agilizan estos procesos, descargue nuestro resumen completo de la solución: "Simplifique el cumplimiento de la calidad gubernamental e industrial con Acumatica".

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