Grupo EOS

Decidida a trazar correctamente sus requisitos y objetivos de ERP, EOS trabajó con un consultor externo durante más de un año para evaluar el flujo de trabajo existente en la empresa y definir un plan más eficaz.

EOS consideró tanto un producto de software desarrollado en Ecuador como Microsoft Dynamics GP. El producto local se descartó, en parte, porque carecía de una buena pista de auditoría. El socio de Acumatica, Robert Bolte, de New Day Technology, informó a Schotel sobre sus propias preocupaciones acerca de la tecnología patentada y obsoleta de Microsoft y le sugirió que considerara un sistema ERP más reciente del que NDT estaba oyendo hablar mucho: Acumatica.

Schotel pudo ver cómo la moderna plataforma de Acumatica facilitaría las personalizaciones y cómo sería posible adaptar el producto para que se ajustara a las necesidades especializadas de EOS y a sus requisitos fiscales locales. También le gustó la idea de trabajar con una empresa más pequeña y con mayor capacidad de respuesta para hacerlo.

Reducción a más de la mitad del tiempo de preparación de los informes de fin de mes

Antes de Acumatica, la dirección dependía del Departamento Financiero para obtener la información de cierre mensual preparada manualmente en Excel, lo que podía llevar hasta un mes o más después del cierre del mes. Con el software ERP Acumatica Cloud, la información financiera actual está siempre disponible en línea, lo que permite una mejor toma de decisiones. Ahora, la información de cierre mensual está lista el día 10 del mes siguiente.

Las transacciones necesarias para la facturación a proveedores se han reducido en un 50%.

Antes de Acumatica, el procesamiento de una factura de proveedor requería dos transacciones (en primer lugar, registrar la factura y, en segundo lugar, seleccionar manualmente y luego calcular la retención de impuestos que debía aplicarse a la factura, de acuerdo con la normativa fiscal local). Dado que EOS procesaba cerca de 90 facturas al día, esto significaba que eran necesarias cerca de 200 transacciones.

Acumatica permite a EOS configurar un código de retención de impuestos para cada proveedor, de modo que cuando el usuario AP selecciona la factura del proveedor, el porcentaje de retención de impuestos se selecciona automáticamente, luego se calcula y se contabiliza en una sola transacción. Esto no sólo supone un enorme ahorro de tiempo, sino también una reducción de posibles errores.

El plazo de elaboración de informes complejos se reduce de 20 días a 1

Los requisitos fiscales locales específicos de Ecuador exigen la presentación mensual de un informe especializado a las autoridades. Este complejo informe era preparado manualmente por el Departamento de Contabilidad y podía llevar hasta 20 días completar y validar la información. Ahora, con Acumatica, el informe se prepara con sólo pulsar un botón y requiere aproximadamente un día para su validación.

Tranquilidad

Para EOS, la ventaja más significativa de adquirir Acumatica es una tranquilidad intangible. Schotel explica: "Cuando tienes un ERP, quieres un sistema que sea bueno para los próximos 15-20 años, uno que vaya a crecer contigo. Quieres un ERP que sea un socio sólido y te ayude a imaginar qué más puedes hacer para dar valor añadido a tus clientes. Si continuamos la asociación que tenemos con Acumatica, vamos a poder hacer que eso suceda".