Los consumidores presenciales y en línea de hoy en día tienen grandes expectativas. Quieren una gratificación inmediata junto con experiencias de compra cómodas y personalizadas, y si su empresa no cumple sus expectativas, se irán directamente a la competencia. Para evitar perder clientes, tiene que gestionar eficazmente su inventario para no quedarse nunca sin existencias.

¿Qué es la falta de existencias en las empresas? Proporcionaremos una definición de desabastecimiento y analizaremos qué son las tasas de desabastecimiento, por qué se producen desabastecimientos y cómo puede evitar que se produzcan.

Explicación de la falta de existencias: Definición, tarifa y coste

Una situación de falta de existencias se produce cuando un cliente está dispuesto a comprar un producto, pero no está disponible. La mayoría de los clientes responden con frustración, y esa frustración puede llevar a la pérdida de ingresos y reputación y a un aumento de los gastos operativos mientras usted se esfuerza por solucionar la situación (por ejemplo, gastos de envío acelerados para conseguir el producto, ofrecer descuentos en la entrega a los clientes si esperan a que llegue el producto, etc.).

El exceso de existencias se produce cuando se tiene demasiado inventario, lo que puede generar costes adicionales o la necesidad de descontar productos. Las roturas de stock son igual de problemáticas. Ambos son signos de una mala gestión del inventario. Si no gestiona bien el inventario, no podrá satisfacer la demanda de los clientes y sus beneficios se resentirán.

Cálculo de la tasa de agotamiento

La tasa de falta de existencias mide el porcentaje de tiempo que un cliente no puede comprar su producto porque no está disponible para la venta. Puede determinar su tasa global de falta de existencias utilizando la siguiente fórmula:

Número de roturas de stock/Número total de pedidos de venta x 100 = Tasa de roturas de stock

He aquí un ejemplo. Supongamos que se agotan cinco existencias de 100 pedidos. Su fórmula de desabastecimiento sería:

5/100 x 100 = 5% Tasa de agotamiento

Cálculo de los costes de ruptura de existencias

A continuación, puede determinar el coste de estas roturas de stock utilizando la fórmula Coste de Rotura de Stock.

Días OOS x Promedio Unidades/Día x Precio Unidad = Coste de Rotura de Stock

Este coste es un coste directo, mientras que costes como las consecuencias para el cliente y las malas críticas son costes ocultos que también deben tenerse en cuenta.

Causas fundamentales de la falta de existencias en las cadenas de suministro modernas

Debe comprender lo que cuestan a su empresa las roturas de stock, pero es igual de importante que entienda qué las provoca en primer lugar. Hay muchas razones por las que puede sufrir roturas de stock, entre ellas:

• Volatilidad de la demanda (por ejemplo, necesidad, popularidad del artículo y picos estacionales).
• Retrasos de los proveedores
• Perturbaciones meteorológicas
• Acontecimientos geopolíticos
• Huelgas

Estos problemas de falta de existencias son perturbaciones externas que escapan a su control, pero hay algunas causas que sí puede controlar. Algunos ejemplos son los errores de datos (por ejemplo, recuentos inexactos), conciliaciones lentas y sistemas aislados. La solución de gestión empresarial adecuada, como un ERP basado en la nube con sólidas herramientas de planificación de la demanda, le ayuda a gestionar las interrupciones internas y a prevenir o reducir las roturas de stock antes de que se produzcan.

Herramientas de planificación de la demanda en una solución ERP

Las soluciones ERP en la nube proporcionan a las empresas un repositorio centralizado de sus datos empresariales críticos accesible a través de Internet, lo que permite a los usuarios acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Las empresas gestionan sus recursos (por ejemplo, materiales, empleados, capital, etc.) a través de un único sistema, garantizando que todos los departamentos y miembros del equipo estén conectados y puedan colaborar utilizando información actualizada y sincronizada.

Muchas soluciones ERP ofrecen aplicaciones de venta al por menor, fabricación y distribución que proporcionan herramientas de planificación de la demanda para predecir la demanda futura de los clientes. Gracias a las capacidades analíticas empresariales (incluidos el aprendizaje automático y la IA), la planificación de los requisitos de distribución y los procesos de inventario automatizados, puede gestionar las cantidades de los pedidos, establecer existencias de seguridad (inventario adicional que actúa como red de seguridad en caso de aumento de la demanda o interrupciones del suministro), optimizar los índices de rotación del inventario, evitar los pedidos urgentes, suministrar alertas de reabastecimiento, etc.

Además, la mayoría de las soluciones ERP se integran perfectamente con aplicaciones de terceros, incluidas las aplicaciones avanzadas de planificación de la demanda. Juntas, estas herramientas de planificación de la demanda, inventario y distribución le ayudan a limitar -o, en muchos casos, erradicar- las roturas de stock.

Hoja de ruta para reducir las roturas de stock

La implantación de software que proporcione herramientas sofisticadas de planificación de la demanda para garantizar la satisfacción del cliente y el éxito en el mercado digital actual:

1. Determine qué solución se adaptará mejor a sus necesidades específicas preguntándose qué características y funciones debe ofrecer, teniendo en cuenta si son esenciales, deseables, si no son una necesidad inmediata o si es bueno tenerlas. En caso de ruptura de existencias, las funciones de planificación de la demanda son cruciales.
2. Instale la solución con la ayuda del proveedor de software.
3. Migre los datos de sus sistemas actuales a la nueva solución.
4. Forme a su equipo en la nueva solución.
5. Pruebe y valide su solución (incluida la comprobación de si se necesitan personalizaciones y de que funciona como se espera).
6. En directo.

Una vez que la nueva solución esté operativa, podrá aprovechar inmediatamente la potencia de sus herramientas de planificación de la demanda para equilibrar perfectamente la oferta y la demanda.

Pruebas del impacto

Utilizar soluciones ERP modernas basadas en la nube con funciones de planificación de la demanda, como Acumatica, garantiza que sus días de adivinar la demanda de los clientes, comprobar manualmente el inventario y sufrir errores que causan costosas roturas de stock están contados.

Los distribuidores y comerciantes minoristas pueden utilizar el software de gestión de inventario y planificación de necesidades de distribución (DRP) de Acumatica para optimizar sus niveles de inventario. Al mismo tiempo, los fabricantes pueden aprovechar la herramienta de Planificación de necesidades de material de Acumatica como barrera de seguridad contra la falta de existencias. De este modo, podrán mejorar la gestión del inventario utilizando la disponibilidad del inventario, las existencias de seguridad, los niveles de punto de pedido, las previsiones y los datos reales de demanda de los clientes para evitar desabastecimientos, todo ello desde un panel de control en tiempo real.

Hedstrom Fitness, el único licenciante y distribuidor de productos de ejercicio BOSU, sintió el impacto transformador que tuvo su decisión de implantar Acumatica en sus procesos de inventario. Además de automatizar sus recuentos de inventario, el equipo de Hedstrom Fitness implementó el recuento cíclico por códigos para mejorar la precisión del inventario y agilizar el proceso de cumplimiento de múltiples pedidos directamente a través de EDI.

"Una vez que veo que todo se ve bien, simplemente presiono procesar y dos minutos después, tengo 200 pedidos yendo al almacén y sé que tenemos todo lo que necesitamos para cumplir con esos pedidos", dice Jillian Williams, Gerente de Servicio al Cliente. "Acumatica nos da una vista de pájaro sobre si podemos cumplir con un pedido o no al instante, lo que significa que podemos acomodar el envío el mismo día."

El Presidente Seth McArdle añade: "Consideramos una situación de falta de existencias como una posible venta perdida. Así que, al reducir los plazos de entrega [en Acumatica], hemos reducido el tiempo de falta de existencias de nuestros clientes comerciales, además de ofrecer una mejor experiencia al cliente."

Si está listo para aprender a gestionar los problemas de falta de existencias con Acumatica, póngase en contacto con nuestros expertos hoy mismo. Estarán encantados de responder a cualquier pregunta y de programar una demostración.