¿Qué es el proceso de implantación de un ERP?

Seleccionar un software de sistema ERP es una decisión importante que requiere tiempo e investigación. Una vez hecha la selección, el proceso de implantación del ERP puede resultar intimidante, pero no tiene por qué serlo. Estamos aquí para ayudarle.

En este artículo:

¿Qué es una solución ERP?

Una solución ERP es un repositorio central de datos que conecta todos los departamentos de una organización y permite acceder a toda la información de la empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar. Las soluciones ERP modernas son también plataformas potentes e inteligentes que pueden automatizar tareas manuales, consolidar toda la información relacionada con inventarios, productos, fabricación, distribución y proyectos, y preparar a las empresas para el éxito en la economía digital. Pero, antes de que pueda disfrutar de esta "única fuente de verdad", su empresa debe completar el proceso de implementación de ERP.

¿Qué es la implantación de un ERP?

La implantación de un ERP es el proceso de instalar el software ERP elegido, trasladar los datos de la empresa al nuevo sistema, configurar la información de los usuarios y los procesos personalizados, y formar a los empleados para que utilicen el software. Puede parecer mucho, pero estos componentes de la implantación de un ERP no se realizan todos a la vez. Se llevan a cabo de forma progresiva y lógica, a lo largo del ciclo de vida de la implantación del ERP.

¿Qué es el proceso de implantación de un ERP?

Como ocurre con cualquier proyecto de gran envergadura, la implantación de un sistema ERP debe realizarse paso a paso. Aunque la implantación de un sistema ERP tiene un aspecto ligeramente diferente en cada empresa, el ciclo de vida de cada implantación ERP consta de ocho etapas estándar, todas ellas fundamentales para el éxito del proyecto. El plazo para completar estas etapas también difiere de una empresa a otra y dependerá de sus decisiones personales sobre la rapidez con que desea avanzar. Sin embargo, para tener una perspectiva, la mayoría de las implantaciones de ERP se completan, desde la planificación hasta tener un sistema totalmente operativo, en un plazo de seis meses a un año.

A continuación, analizaremos en detalle las fases del ciclo de vida de la implantación de un ERP. Cada paso debe completarse en su totalidad antes de pasar al siguiente. Esto garantiza que todas las partes del proceso se construyan sobre cimientos firmes.

Pasos de la implantación de ERP

Paso 1: Planificación y organización

Este paso, que comienza incluso antes de que haya elegido el sistema ERP que mejor se adapte a los requisitos de su empresa, tiene varios subpasos. Será:

1. Conseguir que la dirección y el departamento de TI apoyen el proyecto. El apoyo del equipo directivo y del departamento de TI es fundamental, ya que el resto de la organización espera de ellos liderazgo y seguridad, respectivamente. He aquí algunos pasos importantes para conseguir el apoyo de los directivos:
  - - Explique por qué es importante una solución ERP en la nube moderna: La mayoría de los ejecutivos de hoy en día son plenamente conscientes de la necesidad de una estrategia de transformación digital. Para seguir siendo competitivas en el mercado, las empresas deben automatizar importantes procesos de gestión empresarial para aumentar la eficiencia, la escalabilidad y la rentabilidad. Debe comunicar claramente lo que puede hacer un sistema ERP moderno: poner a todos los departamentos en la misma página con una "única fuente de verdad", proporcionar datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones, añadir capacidades de análisis en profundidad, ofrecer movilidad para conectarse en cualquier momento y lugar, y permitir una integración perfecta con las aplicaciones de terceros necesarias.
    - Resaltar el ROI: Para justificar un gasto importante hay que calcular el coste de la inversión, desde la concesión de licencias y su implantación hasta la formación de los usuarios y el mantenimiento del sistema. A continuación se sopesa el coste total frente a los beneficios de un nuevo sistema. Los beneficios de los sistemas ERP en la nube generalmente incluyen la reducción de los gastos operativos, la mejora de la satisfacción del cliente con tiempos de respuesta más rápidos, el aumento del análisis de datos para una mejor toma de decisiones y la garantía de la eficiencia de los empleados a través de flujos de trabajo más completos e intuitivos, todo lo cual se combina para afectar a su Retorno de la Inversión a lo largo del tiempo.
    - Mantener informado al equipo directivo: Aquí es donde entra en juego el campeón, que será, como ya se ha mencionado, alguien del equipo directivo que pueda reunirse con toda la organización periódicamente durante la implantación del ERP para mantener a todo el mundo informado. No sólo estarán preparados para el proceso, sino que también tendrán voz en él. Además, no se sorprenderán cuando surjan retos y podrán ayudar a resolver cualquier problema.
  Una vez que exista el apoyo de la dirección y comience a desarrollarse el proceso de implantación, es importante que toda la empresa participe en él. Esto es lo que puede hacer:
  - Comunique de inmediato el plan para implantar un ERP moderno en la nube - Las ventajas de un ERP basado en la nube pueden no estar claras para sus empleados, que llevan años arreglándoselas con su sistema heredado. Es posible que sientan que este cambio es innecesario, perturbador para su forma de hacer las cosas e incluso ligeramente ofensivo, al percibir que sus esfuerzos no han estado a la altura. El mejor momento para abordar sus preocupaciones (y posibles sentimientos de resentimiento) es antes de la implementación del ERP, tal vez incluso durante el propio proceso de selección del software ERP. Avisar a los empleados de que se va a implantar un nuevo sistema de gestión empresarial les dará tiempo para asimilar la noticia, hacer preguntas y adaptarse al cambio. La ventaja adicional de comunicar esta información con antelación es que los empleados pueden compartir sus opiniones sobre las características que les gustaría ver y utilizar en una nueva solución ERP en la nube. Sus comentarios son muy valiosos; usted tendrá una idea clara de qué cosas ayudarán a hacer su trabajo más ágil y más fácil, fomentando así el apoyo a la implementación.
  - Comunicar claramente las funciones y ventajas - Comunicar las características y los beneficios resultantes antes (y durante) la implementación del ERP ayudará a engrasar las ruedas, por así decirlo. Los sistemas ERP en la nube están diseñados para aprenderse de forma intuitiva, y entre los beneficios se incluyen una mayor eficiencia, escalabilidad y rentabilidad. Estos beneficios proporcionan seguridad laboral y nuevas oportunidades a medida que el negocio se expande.
  - Comunicar el apoyo de la dirección: el objetivo es conseguir que la organización acepte el cambio sin rechistarlo, para lo cual es útil avisar con antelación del cambio de sistema y explicar sus ventajas. Aun así, puede haber resistencia. Reforzar el hecho de que el equipo directivo apoya plenamente esta importante inversión puede facilitar una aceptación más rápida. Saber que toda la organización -de arriba abajo- utilizará el mismo sistema puede infundir confianza, paciencia y aceptación respecto a la implantación del ERP.
2. Reunir el equipo de implantación del ERP. Estos empleados deben provenir de diferentes departamentos, y a cada uno se le asignará una función específica en el equipo de implementación. (Más sobre esto más adelante).
3. Elegir la opción de implantación (SaaS basado en la nube, basado en nube privada o híbrido).

Después de haber hecho los deberes, obtenido el apoyo necesario, utilizado los comentarios de toda la organización para elegir el software ERP en la nube adecuado y establecido un equipo de proyecto interfuncional, estás en el buen camino para una implementación ERP exitosa. Pero todavía hay algunos escollos con los que debe tener cuidado.

Tiempo: Por muy bien que planifique y coordine, la implantación de su ERP puede llevarle más tiempo del que piensa. Establezca un calendario que incluya una zona de seguridad. Hay muchas piezas móviles y mucha gente implicada, e, inevitablemente, surgirán preguntas y desafíos. Tendrá que estar preparado para continuar con sus operaciones diarias mientras encuentra respuestas. Planificar las dificultades desde el principio -aunque le lleve más tiempo- le beneficiará a largo plazo.

Retroceso: Por muy bien que comunique las ventajas de un nuevo sistema, algunas personas preferirán quedarse con lo ya probado. Mantén a los empleados informados de cómo va la implantación, recuérdales los puntos débiles que se resolverán y el tiempo que se ahorrará, y pídeles su opinión a lo largo del proceso.

Paso 2. Selección del sistema ERP Selección del sistema ERP

Definición de requisitos

Definir los requisitos de ERP en la nube implica documentar los procesos empresariales actuales y las lagunas funcionales de su sistema actual. Tú y tu equipo tendréis que determinar qué procesos empresariales podéis mejorar y cómo queréis que funcione nuestro nuevo sistema ERP Acumatica.

Existen cuatro áreas generales en las que se encuadran los requisitos de su ERP en la nube:

Esenciales: Características o funciones imprescindibles para que la empresa pueda operar.
Deseables: Estas funciones aumentarían la utilidad del nuevo sistema, si fuera posible.
No es una necesidad inmediata : Funciones que no son necesarias en este momento pero que lo serán en breve, en función del crecimiento de la empresa y de los avances tecnológicos.
Agradable de tener: Funciones no esenciales que facilitarían el trabajo.

A continuación, usted y su equipo elaborarán una lista, empezando por las funciones esenciales y terminando con las funciones adicionales que sean asequibles y se ajusten a su calendario. Cuando termines, deberías tener una lista de las características y funciones que esperas tener cuando el proyecto esté terminado.

Selección del sistema

Ahora que ha establecido sus requisitos de ERP en la nube, es el momento de seleccionar el sistema ERP en la nube que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Es una decisión crítica en la que su equipo de implementación puede ayudarle, y el proceso de toma de decisiones comienza con la determinación de algunos detalles importantes, incluyendo los puntos débiles que existen dentro de su negocio y en su pila de tecnología, cuánto quiere gastar y cómo desea alojar la solución ERP (por ejemplo, en las instalaciones o en la nube).

A partir de ahí, tendrá que empezar a investigar sus numerosas opciones de ERP evaluándolas en función de su escalabilidad, facilidad de uso, funcionalidad y características de seguridad; programando demostraciones; preguntando a los proveedores de ERP sobre su soporte técnico y de usuario; buscando asesoramiento de los socios de ERP; y leyendo las reseñas de los analistas. Esta información vital le ayudará a reducir su selección de ERP al sistema ERP que satisfaga todas sus necesidades específicas.

Paso 3: Instalación

Lo que suceda en este paso dependerá de la opción de implementación de ERP que haya elegido durante el Paso 1. Si eligió implementar su nueva solución ERP como una instancia SaaS, no tendrá requisitos de instalación de software y el tiempo de instalación será escaso o nulo. Si eligió un modelo de nube privada o híbrido, habrá una ventana de días a semanas durante la cual el hardware y el software se entregarán en sus instalaciones, y el software en sí, así como los componentes de infraestructura necesarios, se instalarán.

Paso 4. Migración de datos Migración de datos

Una vez instalado el sistema ERP elegido, hay que filtrar los datos de la empresa (para eliminar cualquier dato incorrecto o redundante) e introducirlos y/o trasladarlos a la base de datos de la nueva solución. Esto incluye "registros básicos" como archivos maestros de clientes, proveedores y artículos; listas de materiales; instalaciones de producción e información de rutas; planes de cuentas del libro mayor; etc. Justo antes de la puesta en marcha, los datos transaccionales activos se convertirán y/o la actividad transaccional se trasladará al nuevo software.

Nota: Esta es la única etapa que puede extenderse a las siguientes. Algunas migraciones de datos pueden completarse en paralelo con la formación, las pruebas y la validación (por ejemplo, probar el sistema para verificar que todos los datos heredados se han trasladado y son accesibles, etc.).

Paso 5. Formación Formación

Los empleados que designe como expertos en la materia (miembros del equipo de TI, el equipo de finanzas, etc.) deben recibir formación especializada durante esta parte del proceso de implementación del ERP, para que puedan enseñar a otros a utilizar el software ERP y ser las personas "a las que acudir" en caso de preguntas después de Go Live. También se debe enseñar a todos los demás usuarios a desempeñar sus propias funciones en el nuevo sistema.

Etapa 6: Pruebas y validación

Este paso implica la creación y aplicación de un plan de pruebas detallado, que medirá la aceptación del usuario y le ayudará a determinar si el sistema ERP se ajusta a sus necesidades desde el primer momento o si deben realizarse modificaciones. También debe emplear aquí sus recursos informáticos, validando si el nuevo software funciona como se espera y asegurándose de que todos los datos de la empresa (migrados al sistema en el paso 4) están completos y son tan precisos como lo eran en su software anterior.

Paso 7: Póngase en marcha

Cuando esté listo para implantar el ERP en toda su empresa, es el momento de elegir qué enfoque se adapta mejor a su contexto. Existen tres opciones principales.

1. - Big Bang: El nuevo sistema ERP se activa y se utiliza exclusivamente en adelante.
  - Por fases: El nuevo sistema ERP se activa por fases para minimizar las interrupciones en las operaciones.
  - En paralelo: Tanto el sistema heredado como el nuevo sistema ERP funcionan al mismo tiempo.

Paso 8: Mejoras continuas y comentarios

El proceso de implantación de un ERP no termina con la puesta en marcha. A partir de ese momento, a medida que sus empleados utilicen el software y su empresa evolucione, recogerá los comentarios de los usuarios y realizará mejoras y ajustes continuos en el sistema. Por eso es muy importante elegir una solución ERP que pueda escalar con usted, de acuerdo con sus necesidades fluctuantes.

Sin ERP no hay beneficios: El riesgo de no implantar una solución ERP moderna

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Mejores prácticas de implantación de ERP

Decidir actualizar el software ERP existente o implantar un nuevo sistema ERP es una empresa importante, pero puede tener éxito si se siguen las mejores prácticas. Estas son algunas de las mejores prácticas más importantes a tener en cuenta:

Desarrollar un plan de gestión de proyectos - Los procesos de implantación de ERP deben concentrarse en la gestión de proyectos como clave del éxito. La gestión de proyectos consiste en comparar los progresos realizados con el plan original y actualizarlo.

Forme un equipo de proyecto sólido: la función del equipo de implantación es guiar el proyecto de principio a fin. Por lo tanto, el equipo de implantación del ERP debe estar formado por personas de toda la organización que se verán más afectadas por la nueva tecnología: los usuarios. Las personas que más se beneficiarán de la transición serán las más motivadas para garantizar el éxito del proyecto. Durante el proceso de implantación, anticiparán los resultados que proporcionará el nuevo sistema y querrán beneficiarse de ellos lo antes posible.

Establezca requisitos y KPI claros: para evaluar el éxito de su implantación, tendrá que establecer indicadores clave de rendimiento (KPI). Deben ser claros, cuantificables e impactantes. ¿Espera reducir los costes operativos, mejorar la productividad, reducir los niveles de inventario, corregir errores, centralizar los datos en una única fuente de verdad o tomar decisiones más rápidamente? Si la respuesta es algo de lo anterior, todo lo anterior, o todo lo anterior más KPI adicionales, resuma estos puntos para su equipo de proyecto y la organización. Entonces, usted -y ellos- podrán calibrar el éxito de la implantación basándose en métricas reales.

Colaborar y comunicar - como se mencionó en el paso 1, la comunicación es esencial para el éxito de cualquier proyecto de implantación de ERP. Debe comunicarse con todas las partes interesadas a lo largo del proceso, incluidos empleados, clientes y proveedores. Esto ayudará a asegurar que todo el mundo está en la misma página y que el proceso de implementación se desarrolla sin problemas.

Sea flexible: las cosas no siempre salen según lo previsto, por lo que es importante ser flexible durante el proceso de implantación del ERP. Prepárese para hacer los cambios que sean necesarios para garantizar que el proyecto siga por buen camino.

Elija un sistema ERP que sea flexible y escalable: esto garantizará que el sistema pueda satisfacer las necesidades de su empresa a medida que crece y cambia.

Supervise el rendimiento del sistema ERP después de la implantación: esto le ayudará a identificar cualquier problema y a realizar los ajustes necesarios.

Los riesgos de no implantar una solución ERP

La economía digital actual plantea muchos riesgos para las empresas que no implantan soluciones ERP. Algunos de ellos son:
Riesgos y beneficios de la implantación de ERP

1. - Datos desconectados y desarticulados, lo que significa que su empresa no puede funcionar de forma cohesionada porque nadie dispone de la misma información.
  - Empleados frustrados, cuya productividad se ve obstaculizada por esos datos fragmentarios.
  - Dificultades para el crecimiento o el cambio de la empresa debido a las costosas compras de hardware y software que se acumulan con el tiempo.
  - Una interfaz inflexible que no puede conectar a sus empleados de front-office, back-office, de campo y remotos.
  - Ineficiencia y disminución de la rentabilidad.
  - Problemas de seguridad/cumplimiento de la normativa y prolongación del tiempo de inactividad.
  - Una incapacidad general para adaptarse a los tiempos.

Sin embargo, un sistema ERP puede aliviar todas estas preocupaciones. Usted puede esperar:

1. - Operaciones racionalizadas.
  - Funcionalidad fácil de usar.
  - Una visión en tiempo real de su negocio en cualquier momento y lugar y desde cualquier dispositivo.
  - Una plataforma segura que puede adaptarse fácilmente a las necesidades cambiantes de su empresa.

Preguntas frecuentes sobre la implantación de ERP

¿Cuánto suele durar la implantación de un ERP? La mayoría de las implantaciones de ERP se completan, desde la planificación hasta tener un sistema totalmente operativo, en un plazo de entre seis meses y un año. Los plazos pueden variar en función de la solución ERP y del proveedor.

¿Cuánto cuesta implantar un ERP? El coste de una solución ERP depende de varios factores. Estos factores incluyen si va a alojar su solución ERP en las instalaciones (lo que requiere una inversión inicial en hardware, licencias de software, mantenimiento de hardware y software, personal de TI, almacenamiento y servicios públicos) o en la nube (que no requiere inversiones en hardware, software, almacenamiento o TI); cómo cobra el proveedor de ERP (por usuario o por los recursos utilizados); el tiempo de inactividad y las tarifas de formación (si se aplican); y la posible compra de aplicaciones adicionales en el futuro.

¿Qué tipo de formación y asistencia deben recibir los empleados durante la implantación del ERP? La formación y el soporte completos deben ser proporcionados por el proveedor de ERP y/o el socio de ERP. Cada persona que vaya a utilizar el sistema debe recibir formación práctica, así como soporte en línea y de los socios después de la puesta en marcha. Dependiendo de la solución ERP que elija, la formación puede o no estar incluida en el coste inicial y es una consideración importante antes de firmar un contrato ERP.

¿Cómo se mide el ROI de la implantación de un ERP? El ROI es la comparación del coste total de propiedad (TCO) con los beneficios directos e indirectos que espera recibir en un periodo de cinco a diez años. Algunos ahorros del ROI son el aumento de los ingresos, la reducción de los gastos generales de explotación, la mejora de la eficiencia de la producción y la mejora del flujo de caja. En conjunto, el coste y el ROI le proporcionarán una imagen clara del impacto económico de la solución ERP que está investigando.

¿Cuáles son los requisitos de mantenimiento y asistencia tras la implantación? La puesta en marcha de su nueva solución ERP es un hito emocionante, y usted puede asumir que su viaje de implementación de ERP ha terminado, pero no es así. Garantizar que su solución ERP funcione de forma óptima requiere un soporte continuo, que incluye la revisión de la configuración actual, la posible adición de funciones adicionales no necesarias para la puesta en marcha inicial y la adaptación de los cambios a los procesos empresariales una vez que se esté utilizando el sistema. Además, su software ERP debe recibir mejoras y ampliaciones de forma periódica. Si ha optado por una solución ERP local, su equipo de TI será responsable de las actualizaciones (así como de los requisitos de mantenimiento y seguridad), pero si está ejecutando una solución ERP en la nube, el proveedor de ERP se encargará de las actualizaciones y de sus necesidades de seguridad.

¿Con qué frecuencia debe actualizarse un sistema ERP? La mayoría de los sistemas ERP tienen una vida útil de cinco a diez años, pero esto puede variar en función del sistema ERP que elija. Si elige un sistema basado en una plataforma moderna que pueda personalizarse fácilmente, que se integre a la perfección con aplicaciones de terceros y que reciba mejoras periódicas en función de los requisitos en constante evolución y de los comentarios de los clientes, podrá confiar en su sistema durante muchos años.

Conclusión

La implantación de un ERP es un proceso costoso que requiere mucho tiempo. Antes de embarcarse en un viaje de implantación de ERP, debe estar preparado para los retos que le esperan, pero reconocer que los numerosos beneficios que ofrece la solución ERP adecuada, como una mayor eficacia, empleados más contentos y clientes más satisfechos, hacen que merezca la pena. Ahora es el momento de revisar las etapas de la implantación de ERP, encontrar la solución ERP perfecta para usted y dar el primer paso hacia el éxito de la implantación de ERP.

Una solución ERP conecta a las empresas de principio a fin, ayudándolas a automatizar las tareas manuales, consolidar toda la información relacionada con inventarios, productos, fabricación, distribución y proyectos, y encontrar el éxito en la economía digital. Para disfrutar de estas ventajas, las empresas deben completar el proceso de implantación de un ERP.

El proceso de implantación de un ERP implica varios pasos, desde la elección de la opción de implantación hasta la puesta en marcha. El proveedor de ERP que elija debe guiarle en cada paso y seguir apoyándole una vez finalizada la implantación.

En última instancia, usted y su equipo tendrán que investigar cuidadosamente sus opciones de solución ERP, tomar una decisión informada sobre ERP y comprometerse plenamente con la implantación de ERP. Y cuando haga estas cosas, descubrirá que los beneficios de someterse a una implantación de ERP superan con creces los retos.

"La mayoría de la gente nos dijo que tardaríamos unos nueve meses desde que empezamos el proceso. Fue increíble. En cinco meses estábamos listos. [Acumatica] tiene una gran plataforma y un gran sistema que nos ayudó a ir tan rápido." - Sendy Stern, director de tecnología, Fabuwood

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