¿Qué es la contabilidad de acreedores en los sistemas ERP y en la contabilidad?

¿Qué son las cuentas por pagar en contabilidad y por qué es importante conocerlas?

En pocas palabras, las cuentas por pagar (AP) son el registro de las obligaciones a corto plazo que una empresa tiene con sus proveedores por bienes y servicios que ya ha recibido pero que aún no ha pagado. Gestionar eficazmente el proceso de cuentas por pagar garantiza beneficios a largo plazo en:

• Flujo de caja.
• Relaciones con los proveedores.
• Precisión de los informes.
• Controles internos.
• Traslado eficiente de datos a través de un sistema ERP.

Los empresarios, propietarios y responsables financieros de hoy en día que trabajan para crear empresas prósperas deben otorgar a la contabilidad y a sus numerosos procesos —incluida la contabilidad de proveedores— la importancia que les corresponde. Como dijo Tilman J. Fertitta, antiguo presidente y consejero delegado de Landry’s Inc.: «No permitas nunca que tu negocio vaya por delante de la parte financiera del mismo. Contabilidad, contabilidad, contabilidad. Conoce tus cifras».

Para ayudar a tu empresa a conocer sus cifras, a continuación te ofrecemos un análisis del proceso de cuentas por pagar y una visión general de cómo hacerlo más eficiente y rentable.

Cómo funciona la gestión de cuentas por pagar, desde la recepción de la factura hasta el pago final

Los registros de cuentas por pagar no son solo partidas del balance, aunque es ahí donde figura la información como pasivo corriente. Forman parte de un flujo de trabajo integral que garantiza que los pagos pendientes a proveedores, contratistas, servicios de suscripción, suministros, servicios profesionales y mantenimiento se abonen con precisión. Además, aseguran que los pagos se realicen a tiempo, lo cual depende de los plazos de pago negociados (por ejemplo, 30, 45, 60 o 90 días).

¿Cuáles son los pasos fundamentales de un flujo de trabajo moderno de cuentas por pagar?

Los pasos del proceso de gestión de cuentas por pagar son sencillos.

1. Recibir una factura del proveedor e introducir la información (por ejemplo, nombre del proveedor, número de factura, fecha, importe total a pagar, etc.) en el sistema de contabilidad o en el sistema ERP.
2. Revisa la factura para asegurarte de que coincide correctamente con la orden de compra (PO).
3. Aprueba la factura una vez que se haya comprobado la información que figura en ella; esto incluye remitir la factura al personal correspondiente.
4. Gestionar las excepciones que surgen cuando las facturas se marcan como erróneas, por ejemplo, en casos de duplicación, fraude o cargos incorrectos o no autorizados.
5. Autoriza el pago una vez que se haya aprobado la factura.
6. Realiza el pago mediante cheques, transferencias ACH, transferencias bancarias o tarjetas de crédito.
7. Contabiliza el pago siguiendo los procedimientos adecuados de contabilidad por partida doble.
8. Analiza la rapidez con la que se tramitó y pagó la factura, recabando información que permita mejorar el flujo de trabajo de la contabilidad de proveedores.

Cuando la gestión de las cuentas por pagar se lleva a cabo de forma eficiente, con cada paso enlazando a la perfección con el siguiente, este proceso optimizado protege a la empresa de los retrasos en los pagos, mejora la calificación crediticia, refuerza las relaciones con los proveedores y proporciona a las empresas una ventaja a la hora de negociar las condiciones.

¿Qué papel desempeña la conciliación a tres bandas en el proceso de revisión y aprobación de las cuentas por pagar?

Aunque cada paso del proceso de gestión de cuentas por pagar es importante, la fase de revisión y aprobación es donde, a menudo, se ahorra o se pierde dinero. Es el paso en el que las empresas se aseguran de que no se realicen pagos indebidos, y una forma de hacerlo es mediante la conciliación a tres bandas.

La verificación triple en la contabilidad de acreedores es un proceso que se suele utilizar para la compra de mercancías. Permite comparar lo que la empresa ha pedido (orden de compra) con lo que ha recibido (albarán de entrada) y lo que le ha facturado el proveedor (factura). Un examen minucioso mediante la verificación triple antes de que se apruebe cualquier factura es el método de referencia para evitar errores y riesgos financieros.

¿Qué son las cuentas por pagar en términos contables y en los asientos contables?

El proceso de cuentas por pagar requiere procedimientos de registro específicos. Según las normas de la contabilidad de devengo, las obligaciones, como las compras a crédito, se registran mediante el sistema de partida doble. En este sistema, cada operación debe tener un débito y un crédito de igual importe. Así, una factura se contabilizará como un gasto o un activo (un débito), lo que provocará un aumento en las cuentas por pagar (un crédito). Cuando se paga la factura, la cuenta de acreedores reflejará un cargo, mientras que la cuenta de caja reflejará un abono.

Veamos un ejemplo sencillo. Supongamos que una empresa de construcción compra una máquina por valor de 20.000 dólares, cuyo pago vence a los 45 días. Así es como se contabilizaría:

Equipamiento: 20 000 $ (débito)

Cuentas por pagar: 20 000 $ (crédito)

Cuando se abone la factura, el registro del pago tendrá el siguiente aspecto:

Cuentas por pagar: 20 000 $ (débito)

Efectivo: 20 000 $ (crédito)

Este proceso de doble asiento permite cuadrar los libros de la empresa. En caso de que se produzca un desajuste, se avisará a la empresa de que se ha cometido un error, para que pueda subsanarlo.

Además, las empresas pueden negociar descuentos por pago anticipado, lo que puede modificar la forma en que se contabiliza el pago de una factura. Por ejemplo, se cargaría en la cuenta de acreedores el importe total de la factura, se abonaría en la cuenta de caja el importe realmente pagado y se abonaría en la cuenta de descuentos por pago anticipado el descuento aplicado.

¿Qué se considera «cuentas por pagar» y qué no debe incluirse en ese concepto?

Las cuentas por pagar pueden confundirse a veces con otros términos contables, como las cuentas por cobrar (AR). Mientras que las cuentas por pagar son las cantidades que las empresas deben a terceros, las cuentas por cobrar son las cantidades que se deben a la empresa. Las cuentas por pagar también deben distinguirse de los gastos y de los pagarés. Los gastos son costes que se contabilizan en la cuenta de resultados, mientras que los pagarés son obligaciones de endeudamiento documentadas mediante un compromiso por escrito de reembolso y pueden ser a corto o a largo plazo.

Como se ha señalado anteriormente, las cuentas por pagar incluyen cualquier pago que una empresa adeude a sus proveedores por conceptos como suministros, arrendamientos y servicios externos. Las cuentas por pagar comerciales, otro término que puede confundirse con «cuentas por pagar», son un subconjunto de estas. Incluyen los importes que una empresa debe a sus proveedores por materias primas, existencias u otros bienes o servicios adquiridos a crédito y utilizados para llevar a cabo las operaciones principales del negocio. El acero adquirido a crédito por un fabricante de automóviles o los productos agrícolas a granel adquiridos a crédito por un restaurante son ejemplos de cuentas por pagar comerciales.

Es importante destacar que los impuestos, los dividendos a pagar y otras cuentas por pagar no comerciales son pasivos a corto plazo que no se consideran cuentas por pagar.

¿Cuándo debe una empresa utilizar una cuenta de devengo en lugar de una cuenta de acreedores?

A diferencia de las cuentas por pagar, una cuenta de periodificación, o gasto devengado, es un gasto en el que se incurrió en un ejercicio contable, pero que se pagará en un ejercicio contable posterior.

Entre las razones más habituales para utilizar el método de devengo frente a las cuentas por pagar se incluyen:

• Falta la factura.
• Estimaciones.
• Salarios de los empleados pendientes de pago.
• Intereses devengados.
• Consumo mensual de servicios públicos (antes de recibir la factura).

Cómo influye la contabilidad de acreedores en el flujo de caja y la planificación financiera

Entender qué son las cuentas por pagar y la gestión de las cuentas por pagar nos lleva a una pregunta fundamental: «¿Cómo influyen en el flujo de caja y la planificación financiera de una empresa?»

La respuesta es sencilla. La gestión de las cuentas a pagar permite a las empresas saber cómo están gestionando su liquidez a corto plazo. Pagar a crédito les permite disponer de más efectivo, siempre y cuando optimicen el momento del pago. Por ejemplo, pagar a tiempo garantiza la satisfacción y la confianza de los proveedores (y la posibilidad de negociar condiciones favorables), pero pagar demasiado pronto (a menos que haya un descuento por pago anticipado) puede dejar a las empresas con problemas de liquidez.

Una gestión eficaz de las cuentas por pagar proporciona a las empresas indicadores basados en datos, como los días de pago pendientes (DPO) y el ratio de rotación de cuentas por pagar, que pueden utilizar para tomar decisiones financieras acertadas. Los días de pago pendiente (DPO) estiman el número medio de días que tarda una empresa en pagar a sus proveedores. Un DPO más alto puede reflejar condiciones de pago favorables o pagos más lentos, mientras que un DPO más bajo indica pagos más rápidos, posiblemente para aprovechar descuentos por pago anticipado. El DPO debe evaluarse en función de las condiciones de pago acordadas y las normas del sector. El ratio de rotación de cuentas por pagar calcula la velocidad media a la que se pagan las compras a crédito.

Fórmulas:

DPO = (Promedio de las cuentas por pagar ÷ Coste de los productos vendidos) × Promedio de días del período contable

Ratio de rotación de cuentas por pagar = (Total de compras a crédito netas a todos los proveedores durante el periodo) / (Saldo medio de cuentas por pagar durante el periodo)

La planificación financiera comienza y termina con la comprensión de la salud financiera de una empresa. El flujo de caja, que está directamente relacionado con las cuentas a pagar, es un componente fundamental de la salud financiera de una empresa.

¿Qué son las cuentas por pagar en un sistema ERP y cómo mejora el sistema los flujos de trabajo de cuentas por pagar?

Según DocuClipper, el 68 % de los datos de las facturas se introducen manualmente en los sistemas contables, de media. Aproximadamente el 37 % de las empresas siguen utilizando facturas en papel, y el coste medio de tramitar una factura manualmente es de 15 dólares.

Los elevados costes, el riesgo de error y las ineficiencias son consecuencia de depender de procesos y flujos de trabajo manuales en la gestión de cuentas por pagar. ¿La solución? Los flujos de trabajo de cuentas por pagar integrados en el software de cuentas por pagar de un sistema ERP completo.

Las soluciones de gestión de cuentas por pagar basadas en ERP ayudan a las empresas en crecimiento a gestionar sus volúmenes de facturas, cada vez mayores, y sus complejos requisitos contables. Los datos de las facturas, los registros de proveedores, las autorizaciones, las fechas de vencimiento, los descuentos y el estado de los pagos se centralizan en el sistema ERP, que también garantiza que las órdenes de compra, los recibos, los documentos de cuentas por pagar y los asientos del libro mayor estén sincronizados en un único lugar.

Con la solución adecuada de gestión automatizada de cuentas por pagar, las empresas pueden:

• Reduce el procesamiento manual de facturas mediante la digitalización de facturas a partir de archivos PDF y archivos adjuntos de correo electrónico.
• Utiliza la introducción de facturas asistida por IA para crear documentos de cuentas por pagar con menos introducción manual de datos.
• Gestiona las facturas de ruta mediante flujos de trabajo de aprobación configurables.
• Procesa los pagos a los proveedores de forma individual o por lotes.
• Realiza un seguimiento de las fechas de vencimiento, los descuentos, las necesidades de tesorería y la antigüedad de las cuentas.
• Admite múltiples divisas, entidades, requisitos fiscales y formas de pago.
• Mantener los documentos originales, la seguridad basada en roles y el historial de auditoría.
• Mejora la precisión e identifica las excepciones gracias a los procesos de preaprobación y pago basados en inteligencia artificial.
• Acelera y prioriza las autorizaciones y los pagos en función de las fechas de vencimiento, los descuentos disponibles, los saldos pendientes y las necesidades de tesorería.

La gestión de las cuentas por pagar mediante un sistema ERP moderno e integral ayuda a las empresas a optimizar los flujos de trabajo de cuentas por pagar, mejorar la elaboración de informes, gestionar requisitos y procesos de compra complejos, y obtener una mayor visibilidad de los pasivos y el flujo de caja.

¿Qué preguntas deberían plantearse los compradores sobre la gestión de cuentas por pagar (AP) en los sistemas ERP modernos?

A la hora de buscar una solución ERP moderna con un software avanzado de gestión de cuentas por pagar, las empresas deben tener en cuenta las características y ventajas financieras que ofrece cada opción. Para ello, es necesario plantearse ciertas preguntas, como por ejemplo: ¿la solución ERP:

• ¿Capturar facturas automáticamente?
• ¿Gestionar los flujos de trabajo de aprobación documentados?
• ¿Ofrece acceso basado en roles?
• ¿Proporcionar registros de auditoría?
• ¿Se gestiona el seguimiento de los descuentos?
• ¿Gestionar proveedores, obligaciones fiscales y presentación de informes?

Responder «sí» a estas preguntas puede indicar que el sistema que se está evaluando es una opción sólida.

Cómo la gestión de cuentas por pagar contribuye a unas operaciones empresariales más eficientes

La contabilidad de acreedores es, a la vez, una función contable y una herramienta clave para las operaciones empresariales. Considerada un pasivo corriente y parte de la contabilidad de devengos, la contabilidad de acreedores ayuda a las empresas a supervisar y gestionar su flujo de caja. Cuando se integra con las compras, los registros de proveedores, la gestión fiscal y el libro mayor en una única solución ERP, los flujos de trabajo de la contabilidad de acreedores se optimizan, lo que se traduce en una mayor visibilidad, menos traspasos manuales, registros de auditoría más claros y mejores informes.

Para obtener más información sobre los flujos de trabajo de cuentas por pagar en un sistema ERP, ve el vídeo «Descripción general de las cuentas por pagar» de Acumatica y ponte en contacto con nuestros expertos si tienes alguna duda.