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5 ventajas de utilizar un ERP para cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de la implantación de una solución ERP moderna con funciones integradas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. He aquí cómo.
Doug Johnson | 15 de junio de 2023

5 ventajas de utilizar un ERP para cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Tener y gestionar una pequeña o mediana empresa (PYME) es exigente y puede ser estresante, especialmente durante la fase inicial, cuando usted es el gestor de recursos humanos, el gurú del marketing, el líder administrativo y el experto en contabilidad. De todas estas funciones, la gestión eficaz de las necesidades contables es un aspecto fundamental de la dirección de la empresa. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, tal y como recoge Investopedia, alrededor del 20% de las pequeñas empresas fracasan en su primer año, y una de las principales razones es que se quedan sin dinero.

Es esencial tener un control firme de las cuentas por cobrar (AR: su flujo de caja y cuánto dinero se le debe) y de las cuentas por pagar (AP: cuánto dinero está pagando). Pero conseguirlo puede ser más fácil de decir que de hacer, y por eso las grandes empresas tienen departamentos de contabilidad enteros a su disposición.

Como PYME, es posible que (todavía) no pueda contratar a un equipo completo de profesionales de la contabilidad, pero aún así puede asegurarse el éxito contable. ¿Cómo? Invirtiendo en una solución completa de planificación de recursos empresariales (ERP) con funciones integradas de cuentas a pagar y a cobrar.

En pocas palabras, los sistemas ERP ayudan a empresas de todos los tamaños a convertirse en organizaciones cohesionadas e inteligentes. Actúan como bases de datos centrales, almacenando y sincronizando toda la información de la empresa. Los empleados pueden utilizar estos datos actualizados y precisos para tomar decisiones estratégicas. Una solución ERP basada en la nube ofrece capacidades adicionales y se puede acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Este tipo de soluciones ERP basadas en la nube automatizan y simplifican las tareas de cuentas por cobrar y por pagar, para que usted pueda centrarse en desarrollar su negocio. Estas son cinco ventajas de utilizar un sistema ERP para la automatización de cuentas por cobrar y cuentas por pagar:

5 ventajas del ERP

1. Mejora de la eficiencia con la automatización basada en ERP

Automatizar las tareas manuales es una de las mejores maneras de hacer las cosas correctamente y con rapidez, gastando el mínimo de tiempo y energía. Con la inteligencia artificial avanzada (IA) y la tecnología de aprendizaje automático (ML), puede automatizar la entrada de facturas y la conciliación, eliminar las hojas de cálculo y la recuperación de documentos en papel de sus tareas diarias. Esto significa que puede dedicar más tiempo y energía a la innovación, el servicio al cliente y el crecimiento de su cuenta de resultados. Por ejemplo, el software de gestión de cuentas por cobrar puede crear y enviar facturas automáticamente, realizar un seguimiento de los pagos y generar informes. Esto puede ayudar a las empresas a cobrar más rápido y mejorar el flujo de caja.

2. Visibilidad completa de todos los flujos de trabajo de AP y AR

Se acabaron los días de saltar de una aplicación a otra. Todos los procesos empresariales (por ejemplo, pedidos, envíos, datos de producción, datos de proyectos, compras, informes de gastos, etc.) desembocan en AP y AR en tiempo real sin complejidades de integración, proporcionando una visibilidad sin precedentes de pagos, transacciones, depósitos, etc., todo lo cual el sistema alinea automáticamente con los saldos de su libro mayor. Y como su contabilidad se lleva a cabo en una única solución, puede ver e informar sobre todas las transacciones a niveles granulares y holísticos, obteniendo una visión profunda de la salud financiera de su empresa. Por ejemplo, el software de automatización de cuentas a pagar puede realizar un seguimiento del estado de las facturas, identificar posibles duplicados y alertar a los empleados de pagos atrasados.

3. Mantenimiento coherente de registros para pistas de auditoría

Las auditorías, ya sean externas o internas, son una realidad y, para gestionarlas con rapidez y eficacia, hay que proporcionar registros precisos y coherentes de todos los pagos y transacciones. Una solución ERP le permite desglosar los estados financieros hasta los documentos subyacentes, lo que pone al alcance de su mano datos detallados de cuentas por pagar y por pagar, y las funciones integradas de cumplimiento normativo están diseñadas para quitarle un peso de encima. No tendrá que preocuparse de si está cumpliendo las cambiantes normativas locales, estatales y nacionales, porque el sistema se encarga de ello por usted. Por ejemplo, los sistemas ERP pueden generar automáticamente informes de auditoría y realizar un seguimiento de los cambios en los registros financieros.

4. Seguridad empresarial basada en la nube

Desde caballos de Troya, gusanos y spyware hasta secuestradores de navegadores, keyloggers, etc., las brechas de seguridad pueden ser repentinas y siempre resultan costosas. La buena noticia es que las soluciones ERP de alta calidad proporcionan seguridad de nivel empresarial. Lo hacen:

  • Restrinja el acceso de usuarios a direcciones IP específicas.
  • Utilice software antivirus para controlar, prevenir, detectar y eliminar continuamente virus maliciosos.
  • Asigne credenciales de seguridad únicas a cada usuario.
  • Proporcione copias de seguridad automatizadas e instantáneas de datos para mantener su información intacta y segura.

Si la solución ERP está basada en la nube y alojada en un servicio fiable, como Amazon Web Services (AWS), su software estará protegido por una arquitectura de red y una seguridad en la nube de última generación. Algunos ejemplos de cómo el software puede mejorar la seguridad empresarial son la restricción del acceso de los usuarios, el cifrado de datos y la detección y prevención de ataques de malware.

5. Mejores relaciones con proveedores y vendedores

La gestión de las cuentas a pagar y a cobrar a través de un sistema ERP es un sólido trampolín para mejorar las relaciones con proveedores y vendedores. Como el sistema envía y recibe automáticamente las facturas, paga las facturas e introduce la información de pago, usted ofrece un servicio puntual y sin fricciones a sus proveedores y vendedores, lo que refuerza sus relaciones con ellos y fortalece su cadena de suministro.

Cómo puede ayudar Acumatica

Acumatica Cloud ERP ofrece una completa aplicación de gestión financiera que cubre sus necesidades de gestión de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, libro mayor, nóminas, tesorería e impuestos (y mucho más). Acumatica se ha diseñado específicamente para ayudarle a gestionar sus activos, ingresos y gastos a través de un sistema conectado.

Danforth Pewteres un buen ejemplo de Acumatica en acción.

Danforth PewterUna empresa familiar que diseña y vende productos de peltre hechos a mano buscaba un nuevo sistema de gestión empresarial que ofreciera una mejor solución de envío, gestionara sus necesidades de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, inventario y fabricación, y se integrara a la perfección con su sistema de punto de venta. Y tenía que ser asequible.

"Todo el mundo nos decía que no existía", explica Bram Kleppner, "que costaría 5 millones de dólares. En vuestro rango de precios", decían, "no hay sistemas integrados"". Pero "ellos" estaban equivocados.

"En cuanto oímos hablar de Acumatica", dice Kleppner, "la elección fue fácil. Era la única que cumplía nuestros criterios".

Con Acumatica, Danforth Pewter abandonó dos sistemas desconectados por una solución conectada, integró sus sistemas financieros y de punto de venta, aumentó su número de pedidos diarios y mejoró la productividad de sus empleados. Y lo han hecho todo a un precio asequible.

"El equipo directivo de cualquier pequeña o mediana empresa que esté pensando en implantar un sistema ERP se estará perjudicando enormemente si Acumatica no figura en su lista de productos a investigar", afirma Kleppner.

No podríamos estar más de acuerdo. Ha llegado el momento de eliminar las intervenciones manuales y sustituir sus sistemas de cuentas a pagar y cuentas a cobrar desconectados. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para empezar a aprovechar las ventajas de la moderna, integrada y galardonada solución ERP de Acumatica.

Y permanezca atento a nuestro próximo artículo, en el que profundizaremos en las capacidades de Acumatica para AP y AR, incluido el pago simultáneo a varios proveedores, el seguimiento de las fechas de vencimiento, la gestión del flujo de caja y mucho más.

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Autor del blog

Vicepresidente de Gestión de Productos en Acumatica.
Categorías: Costes y beneficios

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