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Nuestro software de Cuentas por Pagar le ayuda a controlar su flujo de caja al rastrear todos sus pagos de facturas pendientes, así como los descuentos disponibles, las fechas de vencimiento y los requisitos de efectivo. Y debido a que nuestra solución de Cuentas por Pagar funciona en la nube, puede acceder a sus informes en cualquier momento y lugar, simplemente abriendo un navegador web.
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AcumatiCares
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Software de Cuentas por Pagar
Cómo el software de Cuentas por Pagar puede funcionar para usted
¿Cómo puede funcionar para usted el software de Cuentas por Pagar?
El software de Cuentas por Pagar de Acumatica está diseñado para optimizar sus procesos de cuentas por pagar y mantener su flujo de caja saliente puntual y preciso. El módulo de Cuentas por Pagar automatiza los pasos para recibir facturas de sus proveedores (suministradores, subcontratistas, etc.). También lleva un registro de las obligaciones de pago, para que siempre pague a sus proveedores a tiempo, lo que en última instancia mejorará su relación de trabajo con ellos.
Obtenga más información sobre la automatización de las cuentas por pagar.
Beneficios clave de las soluciones de Cuentas por Pagar para su empresa
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Adjuntar documentos de origen a las facturas
Agilice las aprobaciones de facturas y facilite la resolución de problemas en el futuro. Cuando reciba documentos de origen por correo electrónico o escaneados, se adjuntan a la factura para un fácil acceso detallado. Una vez que los archivos se han adjuntado a un documento dentro del sistema, el archivo puede vincularse simplemente a documentos o registros adicionales sin necesidad de volver a cargarlo.
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Aceptar pagos anticipados de proveedores
Introduzca solicitudes de pago anticipado, emita pagos anticipados y aplique los pagos anticipados a las facturas a medida que se reciban. Los saldos de los pagos anticipados se mantienen separados de la cuenta de Cuentas por Pagar (AP) regular. Compare los pagos anticipados con los cargos y muestre el saldo restante después del cargo bancario.
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Reconocer gastos pagados por adelantado
Asigne un calendario de gastos diferidos por partida de Cuentas por Pagar (AP). Divida automáticamente los pagos entre la cuenta de prepago y las cuentas de gastos.
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Calcular impuestos automáticamente
Calcule automáticamente los impuestos de retención, uso e IVA (impuesto sobre el valor añadido), y prepare una o más versiones de cada informe de declaración de impuestos. Asigne una zona fiscal predeterminada a cada proveedor y verifique las zonas fiscales por dirección para evitar la creación de múltiples zonas fiscales. El valor predeterminado puede anularse durante la entrada de facturas. Los cálculos de impuestos pueden incluir múltiples partidas fiscales por línea de documento, deducción del importe del impuesto del precio y cálculo de impuestos sobre impuestos.
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Detección de anomalías en las consultas
Mejore el cumplimiento y la precisión de los datos con una detección de anomalías mejorada mediante aprendizaje automático para identificar irregularidades en los datos y promover decisiones empresariales eficaces. Aísle rápidamente los registros que se desvían de los patrones de datos normales en importes, totales, costes y otros valores como márgenes de pedidos de ventas, compras y costes AP.
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Agilice la aprobación y el pago de facturas
Ahorre tiempo con las soluciones de cuentas por pagar. Configure el proceso para aprobar pagos automáticamente o siga un proceso de aprobación para priorizar o retrasar el pago antes de que estos documentos se procesen en los sistemas contables y se paguen. Designe una cuenta desde la que pagar o seleccione un método de pago. Vea facturas, realice pagos y almacene tarjetas de crédito en el Portal de autoservicio de Acumatica.
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Optimizar pagos
Evite cargos por mora y aproveche los descuentos de proveedores alineando los pagos con los flujos de caja.
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Entrega más rápida, menos errores
Introduzca datos de forma más eficiente con la entrada predictiva y diseños de pantalla flexibles. Reduzca errores configurando cuentas predeterminadas, subcuentas, condiciones de pago y descuentos por proveedor.
Características importantes del software de Cuentas por Pagar
Procesamiento de Pagos a Proveedores
Evite pagar de más a los proveedores con un flujo de procesos que hace que los ajustes de débito abierto estén disponibles como una opción a seleccionar durante el procesamiento del pago. Exporte automáticamente los pagos a proveedores a través de la red ACH mediante los formatos de archivo NACHA o CPA-005 (Canadá). Permitir a los usuarios especificar cuentas para cada proveedor. Preparar pagos a proveedores en bloque en lugar de individualmente. Las organizaciones del Reino Unido pueden utilizar plug-ins de archivos para crear archivos de exportación de pagos para las instituciones bancarias BACS HSBC y Lloyds.
Múltiples cuentas de Cuentas por Pagar (AP) en el Libro Mayor
Vincule grupos de proveedores a cuentas específicas de Cuentas por Pagar (AP) en el Libro Mayor. Las cuentas predeterminadas pueden anularse durante el procesamiento de facturas o pagos. Acumatica compensa automáticamente la cuenta correcta cuando se aplica el pago.
Soporte multidivisa
Emita o acepte facturas en moneda extranjera. Utilice la automatización de cuentas por pagar para aplicar el tipo de cambio efectivo y realizar la conversión sin trabajo adicional para su personal. La triangulación de divisas y los cálculos de ganancias/pérdidas realizadas son automáticos. Las ganancias y pérdidas no realizadas se pueden calcular mediante un proceso de revaluación de saldos. Admite múltiples monedas base y consolida informes entre empresas con diferentes monedas base.
Documentos de Cuentas por Pagar Recurrentes
Cree facturas recurrentes estableciendo la frecuencia y el plazo de pago. Las facturas recurrentes aparecerán en la pantalla de procesamiento de transacciones recurrentes para su revisión, modificación y liberación.
Reembolsos a Proveedores
Los documentos de reembolso a proveedores debitan una cuenta de efectivo y acreditan una cuenta de AP. Aplique un reembolso a un ajuste de débito o a un pago anticipado.
Contabilidad de Caja
Registre ingresos y gastos cuando se reciben o desembolsan los pagos, en lugar de cuando ocurren las transacciones.
IVA en las facturas de pago anticipado
Cumpla con la normativa fiscal contabilizando el IVA en las facturas de pago anticipado para garantizar que los impuestos se incluyan automáticamente en el periodo contable correspondiente. El IVA anticipado se revierte automáticamente en la facturación final.
Informes Fiscales Automatizados
Calcule automáticamente los impuestos y verifique las zonas fiscales por dirección para evitar la creación de múltiples zonas fiscales. Permita a los usuarios añadir líneas de impuestos al 100% y líneas imponibles en el mismo formulario.
Variación del precio de compra (VPP)
Supervise los costes de forma proactiva estableciendo tolerancias con notificaciones de aprobación automatizadas cuando el precio de compra real en las facturas de los proveedores se desvíe del precio previsto en la transacción de recepción de compra.
Informes de Antigüedad de Cuentas por Pagar
Personalice sus categorías de antigüedad de Cuentas por Pagar y cree un conjunto completo de informes de antigüedad que incluyan el total pendiente, vencimientos, requisitos de efectivo y rendimiento de proveedores.
Informes 1099
Acumule información 1099 para cualquier proveedor designado. Realice un seguimiento de los pagos 1099 y genere los informes 1099 adecuados. Múltiples sucursales pueden cerrar libros (períodos fiscales) de forma independiente.
Genere automáticamente el formulario 1099-NEC para compensaciones a no empleados sin afectar los valores predeterminados del proveedor ni los procesos actuales. Se admite la presentación electrónica de informes 1099-NEC y 1099-MISC.
Canadiense T5018
Generar comprobantes T5018 para cumplir con el requisito de la Autoridad de Ingresos de Canadá (CRA) de informar sobre el total de pagos de contratos realizados a subcontratistas durante un año calendario o período fiscal.
Registro de auditoría
Mantenga un registro de auditoría completo de todas las transacciones. Los documentos no pueden ser eliminados ni cancelados. Corrija errores utilizando asientos de corrección o reversión. Las soluciones de cuentas por pagar de Acumatica capturan la ID del usuario que introdujo la transacción y del usuario que modificó el registro. Las notas y los documentos electrónicos de respaldo se pueden adjuntar directamente a las transacciones.
Seguridad de Cuentas de Proveedores
Controle el acceso dentro de su software de cuentas por pagar especificando qué personas y roles pueden ver y modificar la información y los saldos de las cuentas de proveedores. Restrinja la información confidencial de los proveedores.
Entrada automatizada de facturas AP
Aplique tecnología de IA/ML para importar documentos PDF desde archivos o directamente desde archivos adjuntos de correo electrónico y transformarlos en documentos de AP. Configure el sistema para buscar automáticamente proveedores por dirección de correo electrónico.
Vista Previa de Facturas en Paneles Laterales
Acceda a los paneles laterales en los documentos entrantes para ver facturas y documentos PDF relacionados en el panel lateral.
Cuentas por Pagar de Acumatica – Preguntas Frecuentes
¿Qué son las Cuentas por Pagar?
Las cuentas por pagar, o AP, son un registro de la deuda que una empresa tiene con proveedores y acreedores por artículos y/o servicios comprados o dinero adeudado. Considerada un pasivo a corto plazo, esta deuda aparece como un gasto en el libro mayor (GL) de la empresa hasta que el departamento de AP de la empresa paga el monto pendiente adeudado. Realizar los pagos a tiempo —y con precisión— mejora el flujo de caja de la empresa, así como su relación y reputación con proveedores y acreedores.
¿Qué es el software de Cuentas por Pagar?
El software de cuentas por pagar automatiza las tareas manuales de gestión de AP según las necesidades específicas de una empresa. Normalmente, el software de AP ofrece las siguientes capacidades:
- Recibe y da seguimiento a las facturas.
- Procesa los pagos.
- Almacena información actualizada de los proveedores.
- Supervisa los descuentos, las fechas de vencimiento y los requisitos de efectivo.
- Identifica condiciones preestablecidas.
- Agiliza las aprobaciones/pagos de facturas.
- Calcula los impuestos.
El software de AP simplifica estas y otras tareas de gestión de cuentas por pagar, eliminando la necesidad de entrada de datos y el papeleo que a menudo conducen a errores costosos y retrasos.
¿Qué es un ERP en Cuentas por Pagar?
El software de AP como aplicación independiente es una herramienta especializada que ahorra tiempo y dinero. Cuando se integra en una solución integral de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), se convierte en un activo invaluable que ayuda a mejorar la productividad y los resultados de una empresa.
Una solución ERP almacena, sincroniza y conecta datos de cada departamento dentro de una empresa, proporcionando a los miembros del equipo la misma información actualizada. Si la solución ERP está basada en la nube, pueden acceder a la información desde cualquier lugar, 24 horas al día, 7 días a la semana, los 365 días del año.
Tener un módulo de AP integrado dentro de la solución ERP abre la puerta a una mayor funcionalidad, como el acceso a informes detallados (incluidos los informes de antigüedad de AP) y paneles personalizados para ver información pasada que proporciona información sobre el rendimiento actual y futuro; establecer cuentas predeterminadas, subcuentas, términos de pago y descuentos por proveedor; y admitir múltiples cuentas de AP en el libro mayor (GL).
La solución ERP adecuada proporciona características y capacidades adicionales. Estas pueden incluir soporte para múltiples monedas, la capacidad de crear pagos recurrentes y una funcionalidad de auditoría completa, desde la corrección de errores sin eliminar o cancelar documentos hasta la captura de la identificación del usuario. Y debido a que la seguridad del proveedor es crucial, la solución ERP adecuada ayudará a controlar el acceso a través de permisos basados en roles.
Con una solución integrada de AP y ERP, el procesamiento inteligente de pagos y la visibilidad completa de todas las finanzas es posible con un solo clic.
"Con todo integrado [en Acumatica], nuestras facturas pasan directamente a nuestros ingresos y a nuestra cuenta de resultados, y los ejecutivos pueden obtener información en cualquier momento. Pueden ver lo rentables que somos este mes. Pueden ver lo que estamos comprando. Pueden obtener respuesta a muchas preguntas en cualquier momento". - Amanda Datte, Directora Financiera, Clive Coffee
Vea lo que dicen los clientes de Acumatica
