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Optimiza la gestión de facturas con un software de contabilidad de proveedores y la automatización de este proceso. Registra las facturas de los proveedores, gestiona los procesos de aprobación, prepara los pagos y supervisa las necesidades de tesorería en un único sistema de gestión financiera integrado.
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AcumatiCares
Producto
Software de Cuentas por Pagar
Automatiza la gestión de cuentas por pagar en tu ERP en la nube
Acumatica Accounts Payable ayuda a las empresas en crecimiento y de tamaño medio a optimizar la captura de facturas, las aprobaciones, los pagos y la elaboración de informes. Al estar conectado con los módulos de compras, inventario, proyectos, gestión de tesorería, impuestos y el libro mayor, reduce el trabajo manual y proporciona a los equipos financieros la información que necesitan para tomar decisiones de pago fundamentadas.
- Gestionar las facturas de transporte mediante flujos de trabajo de aprobación configurables
- Procesar los pagos a proveedores de forma individual o por lotes
- Realizar un seguimiento de los saldos pendientes, las fechas de vencimiento, los descuentos y las necesidades de tesorería
- Permitir la contabilidad en múltiples divisas y entidades
- Gestionar los documentos originales, la seguridad basada en roles y el historial de auditoría
Ventajas de las soluciones de gestión de cuentas por pagar
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Automatizar la captura y el procesamiento de facturas
Captura la información de las facturas en formato PDF y de los archivos adjuntos de los correos electrónicos gracias a la introducción de facturas asistida por IA. Reduce la introducción repetitiva de datos y mantén los documentos originales adjuntos a las transacciones de la contabilidad de proveedores para que los revisores puedan verificar los detalles de las facturas.
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Revisar los detalles y las excepciones de la factura
Revisa la información de las facturas capturadas junto con el documento original antes de su aprobación o pago. Aplica los valores predeterminados configurados para los proveedores y los controles de compras para ayudar a los equipos a identificar las discrepancias que requieren atención.
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Automatizar la aprobación de facturas y los controles de pago
Gestiona las facturas de ruta y los pagos mediante flujos de trabajo de aprobación configurables. Aplica condiciones de pago, fechas de vencimiento, descuentos y márgenes de compra para facilitar revisiones coherentes y una preparación de pagos bien fundamentada.
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Reforzar los controles de cuentas por pagar y la preparación para las auditorías
Controla el acceso a la información confidencial de los proveedores mediante permisos basados en roles. Mantén disponibles los documentos justificativos y el historial de transacciones para ayudar a los equipos financieros a investigar los cambios y prepararse para las auditorías.
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Supervisar el rendimiento de las cuentas por cobrar y las necesidades de tesorería
Revisa las facturas pendientes, los saldos vencidos, los próximos pagos y los descuentos disponibles. Utiliza los informes y los paneles de control para conocer las obligaciones de pago y planificar los gastos.
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Conectar AP con Compras y Contabilidad financiera
Mantén las facturas de los proveedores vinculadas a las compras, el inventario, los proyectos, los impuestos, la gestión de tesorería y el libro mayor. Facilita a los equipos financieros el acceso a los registros relacionados sin tener que depender de hojas de cálculo y aplicaciones inconexas.
Funcionalidades del software de contabilidad de proveedores
Captura automática de facturas y registro de pagos
Utiliza el reconocimiento óptico de caracteres y el procesamiento asistido por IA para extraer información de facturas en formato PDF y archivos adjuntos de correo electrónico, y crear documentos de contabilidad de proveedores. Revisa los datos extraídos antes de continuar con el proceso de aprobación y el flujo de trabajo contable.
Revisión de facturas y documentos justificativos
Consulta las facturas originales y los documentos PDF relacionados junto con los registros de la contabilidad de proveedores. Ayuda a los revisores a verificar los importes, los datos de los proveedores y la información justificativa sin tener que cambiar entre pantallas o archivos distintos.
Flujos de trabajo para la aprobación de facturas
Configura los flujos de trabajo de aprobación para remitir las facturas a los revisores correspondientes. Facilita una revisión coherente de las facturas antes de que los documentos pasen a la fase de preparación del pago.
Preparación y tramitación de pagos a proveedores
Prepara los pagos de forma individual o por lotes utilizando los métodos de pago configurados. Revisa las fechas de vencimiento, los descuentos, los saldos pendientes y los ajustes aplicables al seleccionar las facturas para su pago.
Informes sobre el envejecimiento de cuentas por cobrar y las necesidades de tesorería
Realice un seguimiento de los saldos pendientes y vencidos de los proveedores mediante categorías de antigüedad configurables. Analice las necesidades de tesorería y la actividad de los proveedores para facilitar la planificación de pagos y el análisis financiero.
Múltiples cuentas de Cuentas por Pagar (AP) en el Libro Mayor
Vincule grupos de proveedores a cuentas específicas de Cuentas por Pagar (AP) en el Libro Mayor. Las cuentas predeterminadas pueden anularse durante el procesamiento de facturas o pagos. Acumatica compensa automáticamente la cuenta correcta cuando se aplica el pago.
Registro de auditoría
Mantener un historial trazable de las transacciones de cuentas por pagar, incluida la actividad de los usuarios y los documentos justificativos. Corregir las transacciones mediante ajustes, anulaciones o procesos de cancelación, según lo permita el tipo y el estado del documento.
Soporte multidivisa
Gestiona las facturas y los pagos de los proveedores en divisas extranjeras. Aplica los tipos de cambio configurados, calcula las ganancias y pérdidas cambiarias realizadas y revalúa los saldos pendientes para determinar las ganancias y pérdidas no realizadas.
Reembolsos a Proveedores
Procesar las devoluciones de los proveedores que se cargan en una cuenta de caja y se abonan en una cuenta de acreedores, y aplicar dichas devoluciones a los ajustes de débito o a los pagos anticipados.
Contabilidad de Caja
Adopta el método de contabilidad de caja, registrando los ingresos y los gastos en el momento en que se reciben o se efectúan los pagos, y no en el momento en que se contabilizan las operaciones.
IVA en las facturas de pago anticipado
Calcula y realiza un seguimiento del IVA en las facturas de pago anticipado de los proveedores cuando la funcionalidad correspondiente esté activada. Mantén los importes de los impuestos junto con los saldos de pago anticipado para facilitar la contabilidad y la presentación de informes del IVA.
Cálculo y presentación automatizados de impuestos
Calcula los impuestos aplicables utilizando las normas fiscales configuradas e integra la declaración de impuestos en tus flujos de trabajo financieros. Verifica las zonas fiscales según la dirección y gestiona las partidas sujetas a impuestos y las exentas de impuestos en los documentos de cuentas por pagar.
Variación del precio de compra (VPP)
Supervise los costes de forma proactiva estableciendo tolerancias con notificaciones de aprobación automatizadas cuando el precio de compra real en las facturas de los proveedores se desvíe del precio previsto en la transacción de recepción de compra.
Informes 1099
Realizar un seguimiento de la actividad relacionada con los formularios 1099 de los proveedores designados y generar los informes necesarios. Ofrecer compatibilidad con la presentación de informes y la presentación electrónica de los formularios 1099-NEC y 1099-MISC, y permitir que varias sucursales cierren los períodos fiscales de forma independiente.
Canadiense T5018
Generar comprobantes T5018 para cumplir con el requisito de la Autoridad de Ingresos de Canadá (CRA) de informar sobre el total de pagos de contratos realizados a subcontratistas durante un año calendario o período fiscal.
Seguridad de Cuentas de Proveedores
Controle el acceso dentro de su software de cuentas por pagar especificando qué personas y roles pueden ver y modificar la información y los saldos de las cuentas de proveedores. Restrinja la información confidencial de los proveedores.
Vista Previa de Facturas en Paneles Laterales
Visualiza las facturas y los documentos PDF relacionados en los paneles laterales mientras revisas o introduces operaciones de cuentas por pagar, de modo que los usuarios puedan comprobar los datos sin salir de la pantalla actual.
Software de cuentas por pagar de Acumatica: preguntas frecuentes
¿Qué es el software de Cuentas por Pagar?
El software de gestión de cuentas por pagar ayuda a las empresas a registrar las facturas de los proveedores, gestionar las autorizaciones, realizar un seguimiento de los importes adeudados, preparar los pagos y llevar los registros contables. Acumatica integra estas actividades con las de compras, gestión de tesorería, elaboración de informes y el libro mayor general dentro de su sistema ERP en la nube.
¿Quién necesita automatizar la gestión de cuentas por pagar?
La automatización de la gestión de cuentas por pagar resulta útil para las empresas que deben gestionar un volumen creciente de facturas, múltiples responsables de la aprobación, tareas manuales recurrentes o una visibilidad limitada de las obligaciones de pago. Acumatica presta apoyo a las organizaciones en expansión y de tamaño medio que necesitan coordinar las actividades de cuentas por pagar entre proveedores, entidades, divisas y procesos de compra.
¿Cómo funciona la automatización de AP?
La automatización de la contabilidad de proveedores utiliza la captura de documentos, reglas configuradas y flujos de trabajo para reducir el procesamiento manual de las facturas. En Acumatica, los equipos pueden capturar información de facturas en formato PDF y archivos adjuntos de correo electrónico, revisar documentos de contabilidad de proveedores, tramitar aprobaciones, preparar pagos y supervisar las obligaciones pendientes.
¿Cómo funciona la gestión de cuentas por pagar en un sistema ERP?
Un sistema ERP conecta la contabilidad de acreedores con los registros relacionados de compras, operaciones y contabilidad. Acumatica vincula la actividad de la contabilidad de acreedores con las compras, el inventario, los proyectos, la gestión de tesorería, los impuestos y el libro mayor, lo que ayuda a los equipos financieros a revisar la información de apoyo y a mantener unos registros financieros coherentes.
¿Qué controles ayudan a reducir los errores en las facturas y los pagos?
Entre los controles útiles se incluyen los valores predeterminados de los proveedores, los flujos de trabajo de aprobación, los márgenes de tolerancia en las compras, el acceso restringido a la información de los proveedores y la revisión de las facturas originales. Acumatica ofrece estos controles, junto con el historial de transacciones y los documentos justificativos, para ayudar a los equipos a identificar discrepancias e investigar los cambios.
¿Cuál es la diferencia entre un programa de gestión de cuentas por pagar y la automatización de los pagos a proveedores?
El software de cuentas por pagar gestiona las facturas de los proveedores, las aprobaciones, los pasivos y los registros contables. La automatización de los pagos a proveedores se centra en la ejecución de los pagos y el seguimiento de su estado. Acumatica Accounts Payable da soporte al flujo de trabajo contable, mientras que las soluciones conectadas, como AP Payments con tecnología de BILL, ofrecen funciones de pago adicionales.
Vea lo que dicen los clientes de Acumatica
