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Software de cuentas a pagar

Nuestro software de Cuentas a Pagar le ayuda a controlar su flujo de caja mediante el seguimiento de todos sus pagos de facturas pendientes, así como los descuentos disponibles, las fechas de vencimiento y las necesidades de efectivo. Y como nuestra solución de Cuentas a Pagar se ejecuta en la nube, puede acceder a sus informes en cualquier momento y lugar, con solo abrir un navegador web.

Cómo puede ayudarle el software de cuentas a pagar

¿Cómo puede ayudarle el software de cuentas a pagar?

El software de Cuentas a Pagar de Acumatica está diseñado para agilizar sus procesos de cuentas a pagar y mantener su flujo de salida de efectivo puntual y preciso. El módulo de Cuentas a Pagar automatiza los pasos para recibir facturas de sus proveedores (suministradores, subcontratistas, etc.). También realiza un seguimiento de las obligaciones de pago, por lo que siempre pagará a sus proveedores a tiempo, lo que en última instancia mejorará su relación laboral con ellos.

Más información sobre la automatización de cuentas a pagar.

Principales ventajas de las soluciones de cuentas a pagar para su empresa

  • Adjuntar documentos originales a las facturas

    Agilice la aprobación de facturas y facilite la resolución de problemas en el futuro. Cuando reciba documentos originales por correo electrónico o escaneados, se adjuntarán a la factura para facilitar el acceso. Una vez que los archivos se han adjuntado a un documento dentro del sistema, el archivo puede vincularse simplemente a documentos o registros adicionales sin necesidad de cargar el archivo de nuevo.

  • Aceptar pagos anticipados de proveedores

    Introduzca las solicitudes de pago anticipado, emita los pagos anticipados y aplique los pagos anticipados a las facturas a medida que se reciben. Los saldos de los pagos anticipados se mantienen separados de la cuenta AP normal. Coteje los pagos anticipados con los cargos y muestre el saldo restante después del cargo bancario.

  • Reconocer los gastos anticipados

    Asignar un calendario de gastos diferidos por partida AP. Divida automáticamente los pagos entre la cuenta de prepago y las cuentas de gastos.

  • Calcular impuestos automáticamente

    Calcule automáticamente las retenciones, el uso y los impuestos sobre el valor añadido (IVA), y prepare una o varias versiones de cada informe de presentación de impuestos. Asigne una zona fiscal por defecto a cada proveedor y verifique las zonas fiscales por dirección para evitar la creación de múltiples zonas fiscales. El valor predeterminado puede anularse durante la introducción de facturas. Los cálculos de impuestos pueden incluir varias partidas de impuestos por línea de documento, deducción del importe del impuesto del precio y cálculo de impuestos sobre impuestos.

  • Agilizar la aprobación y el pago de facturas

    Ahorre tiempo con las soluciones de cuentas a pagar. Configure el proceso para aprobar automáticamente los pagos o siga un proceso de aprobación para priorizar o retrasar el pago antes de que estos documentos se procesen en los sistemas contables y se paguen. Designe una cuenta desde la que pagar o seleccione un método de pago. Visualice facturas, realice pagos y almacene tarjetas de crédito en el portal de autoservicio de Acumatica.

     

     

  • Optimizar los pagos

    Evite los cargos por demora y aproveche los descuentos de los proveedores alineando los pagos con los flujos de caja.

  • Entrega más rápida, menos errores

    Introduzca datos de forma más eficaz con la entrada predictiva y los diseños de pantalla flexibles. Reduzca los errores estableciendo cuentas, subcuentas, condiciones de pago y descuentos por proveedor por defecto.

Características importantes del software de cuentas a pagar

Múltiples cuentas AP en GL

Vincule grupos de proveedores a cuentas AP específicas en el Libro Mayor. Las cuentas predeterminadas pueden anularse durante el procesamiento de facturas o pagos. Acumatica compensa automáticamente la cuenta correcta cuando se aplica el pago.

Soporte para múltiples divisas

Emita o acepte facturas en moneda extranjera. Utilice la automatización de cuentas a pagar para aplicar el tipo de cambio efectivo y realizar la conversión sin que su personal tenga que realizar ningún trabajo. La triangulación de divisas y los cálculos de ganancias/pérdidas realizadas son automáticos. Las ganancias y pérdidas no realizadas pueden calcularse mediante un proceso de revalorización de saldos. Soporta múltiples monedas base y consolida los informes entre empresas con diferentes monedas base.

Documentos AP recurrentes

Cree facturas recurrentes estableciendo la frecuencia y el plazo de pago. Las facturas recurrentes aparecerán en la pantalla de procesamiento de transacciones recurrentes para su revisión, modificación y liberación.

Reembolsos a proveedores

Los documentos de reembolso de proveedor cargan una cuenta de caja y abonan una cuenta de PA. Aplicar un reembolso a un ajuste de débito o pago anticipado.

Procesamiento de pagos a proveedores

Evite pagar de más a los proveedores con un flujo de procesos que hace que los ajustes de débito abierto estén disponibles como una opción a seleccionar durante el procesamiento del pago. Exporte automáticamente los pagos a proveedores a través de la red ACH mediante los formatos de archivo NACHA o CPA-005 (Canadá). Permitir a los usuarios especificar cuentas para cada proveedor. Preparar pagos a proveedores en bloque en lugar de individualmente.

Informes de antigüedad AP

Personalice sus categorías de antigüedad de cuentas a pagar y cree un conjunto completo de informes de antigüedad que incluyan el total pendiente, los vencidos, las necesidades de tesorería y el rendimiento de los proveedores.

Informes 1099

Acumular información 1099 para cualquier proveedor designado. Realice el seguimiento de los pagos 1099 y genere los informes 1099 correspondientes. Múltiples sucursales pueden cerrar libros (períodos fiscales) independientemente unos de otros.

Genere automáticamente el formulario 1099-NEC para la remuneración de no empleados sin afectar a los valores predeterminados del proveedor ni a los procesos actuales. Se admite la presentación electrónica de informes 1099-NEC y 1099-MISC.

Seguridad de las cuentas de proveedores

Controle el acceso dentro de su software de cuentas a pagar especificando qué personas y funciones pueden ver y modificar la información y los saldos de las cuentas de proveedores. Restrinja la información confidencial de los proveedores.

Informes fiscales automatizados

Calcular automáticamente los impuestos y verificar las zonas fiscales por dirección para evitar la creación de múltiples zonas fiscales. Permitir a los usuarios añadir líneas 100% impositivas y líneas imponibles en el mismo formulario.

Contabilidad de caja

Registre los ingresos y gastos cuando se reciban o desembolsen los pagos en lugar de cuando se produzcan las transacciones.

Registro de auditoría

Mantenga una pista de auditoría completa de todas las transacciones. Los documentos no pueden borrarse ni anularse. Corrija los errores mediante entradas de corrección o anulación. Las soluciones de cuentas a pagar de Acumatica capturan el ID del usuario que introdujo la transacción y del usuario que modificó el registro. Las notas y los documentos electrónicos de apoyo pueden adjuntarse directamente a las transacciones.

Entrada automatizada de facturas AP

Aplique la tecnología AI/ML para importar documentos PDF desde archivos o directamente desde archivos adjuntos de correo electrónico y transformarlos en documentos AP. Configure el sistema para buscar automáticamente proveedores por dirección de correo electrónico.

Vista previa de la factura en los paneles laterales

Acceda a los paneles laterales de los documentos entrantes para ver las facturas y los documentos PDF relacionados en el panel lateral.

Acumatica Cuentas a Pagar - FAQ

¿Qué son las cuentas a pagar?

Las cuentas por pagar, o AP, son un registro de la deuda que una empresa tiene con proveedores y acreedores por artículos y/o servicios adquiridos o dinero adeudado. Considerada un pasivo a corto plazo, esta deuda aparece como un gasto en el libro mayor de la empresa hasta que el departamento de cuentas a pagar abona el importe pendiente. Realizar los pagos a tiempo -y con exactitud- mejora el flujo de caja de la empresa, así como su relación y reputación con proveedores y acreedores.

¿Qué es el software de cuentas a pagar?

El software de cuentas a pagar automatiza las tareas manuales de gestión de cuentas a pagar en función de las necesidades específicas de una empresa. Normalmente, el software de cuentas a pagar ofrece las siguientes funciones:

  • Recepción y seguimiento de facturas.
  • Tramita los pagos.
  • Almacena información actualizada sobre los proveedores.
  • Supervisa los descuentos, las fechas de vencimiento y las necesidades de efectivo.
  • Identifica las condiciones preestablecidas.
  • Agiliza la aprobación y el pago de facturas.
  • Calcula los impuestos.

El software de gestión de cuentas a pagar simplifica éstas y otras tareas de gestión de cuentas a pagar, eliminando la necesidad de introducir datos y dejar rastros en papel que a menudo provocan costosos errores y retrasos.

¿Qué es el ERP en Cuentas a Pagar?

El software AP como aplicación independiente es una herramienta especializada que ahorra tiempo y dinero. Cuando se integra en una solución completa de planificación de recursos empresariales (ERP), se convierte en un activo inestimable que ayuda a mejorar la productividad y los resultados de una empresa.

Una solución ERP almacena, sincroniza y conecta los datos de todos los departamentos de una empresa, proporcionando a los miembros del equipo la misma información actualizada. Si la solución ERP está basada en la nube, pueden acceder a la información desde cualquier lugar, 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año.

Contar con un módulo de cuentas a pagar integrado en la solución ERP abre la puerta a una mayor funcionalidad, como el acceso a informes desglosados (incluidos los informes de antigüedad de las cuentas a pagar) y cuadros de mando personalizados para ver información pasada que proporcione información sobre el rendimiento actual y futuro; establecer cuentas, subcuentas, condiciones de pago y descuentos por proveedor por defecto; y admitir varias cuentas de cuentas a pagar en el libro mayor.

La solución ERP adecuada ofrece funciones y capacidades adicionales. Éstas pueden incluir la compatibilidad con varias divisas, la posibilidad de crear pagos periódicos y una completa funcionalidad de auditoría, desde la corrección de errores sin borrar ni cancelar documentos hasta la captura de la identificación del usuario. Y como la seguridad de los proveedores es crucial, la solución ERP adecuada ayudará a controlar el acceso mediante permisos basados en funciones.

Con una solución AP y ERP integrada, el procesamiento inteligente de los pagos y la visibilidad completa de todos los datos financieros es posible con sólo pulsar un botón.

"Con todo integrado [en Acumatica], nuestras facturas pasan directamente a nuestros ingresos y a nuestra cuenta de resultados, y los ejecutivos pueden obtener información en cualquier momento. Pueden ver lo rentables que somos este mes. Pueden ver lo que estamos comprando. Pueden obtener respuesta a muchas preguntas en cualquier momento". - Amanda Datte, Directora Financiera, Clive Coffee

Vea lo que dicen los clientes de Acumatica

"Acumatica innova continuamente para que podamos hacer lo que mejor sabemos hacer, que es salvar vidas".
Kelly White, Directora General
LifeSource
"Acumatica ha superado nuestras expectativas. Desde el punto de vista tecnológico y operativo, Acumatica cumple todos los requisitos: Es atractivo para los usuarios, escalable, flexible para satisfacer tus necesidades y crece contigo como empresa."
Chris Drake, Director de Operaciones
Smartnumbers

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