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Registra las facturas de los proveedores, automatiza las aprobaciones, controla los pagos salientes y mantén un registro de auditoría completo dentro de Acumatica Cloud ERP. El módulo de Cuentas por Pagar de Acumatica integra la gestión de facturas con las compras, la gestión de tesorería, los impuestos, la elaboración de informes y el libro mayor, de modo que los equipos financieros puedan reducir el trabajo manual y tomar decisiones de pago mejor fundamentadas.
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Producto
Software de Cuentas por Pagar
Cómo el software de Cuentas por Pagar puede funcionar para usted
Acumatica Accounts Payable está diseñado para empresas en crecimiento y de tamaño medio que necesitan gestionar volúmenes crecientes de facturas, múltiples niveles de aprobación, procesos de compra complejos, proveedores internacionales, múltiples entidades o requisitos contables específicos del sector. Está diseñado para:
- Importar facturas desde archivos PDF y archivos adjuntos de correo electrónico
- Gestionar las facturas de transporte mediante flujos de trabajo de aprobación configurables
- Procesar los pagos a proveedores de forma individual o por lotes
- Realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento, los descuentos, las necesidades de efectivo y la antigüedad de las cuentas
- Compatibilidad con múltiples divisas, entidades, requisitos fiscales y formas de pago
- Gestionar los documentos originales, la seguridad basada en roles y el historial de auditoría
Beneficios clave de las soluciones de Cuentas por Pagar para su empresa
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Reducir la tramitación manual de facturas
Captura las facturas de los proveedores a partir de archivos PDF y archivos adjuntos de correo electrónico, y utiliza la introducción de facturas asistida por IA para crear documentos de cuentas por pagar con menos introducción manual de datos. Mantén la factura original adjunta a la transacción para que los revisores puedan verificar la información en un solo lugar.
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Utilizar la IA para mejorar la precisión e identificar excepciones
Aplicar la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para extraer la información de las facturas y detectar importes, costes o patrones de transacción inusuales que puedan requerir una revisión. Los equipos financieros pueden comparar la factura original con el documento de cuentas por pagar antes de su aprobación o pago.
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Agilizar las aprobaciones y mejorar el control de los pagos
Gestiona las facturas y los pagos mediante flujos de trabajo de aprobación configurables, aplicando de forma coherente los valores predeterminados de los proveedores, las condiciones de pago, las normas fiscales, la configuración de las cuentas y las tolerancias en los precios de compra. Prioriza los pagos en función de las fechas de vencimiento, los descuentos disponibles, los saldos pendientes y las necesidades de tesorería.
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Reforzar los controles financieros y la preparación para las auditorías
Proteja la información confidencial de los proveedores mediante permisos basados en roles y mantenga un historial completo de las actividades relacionadas con las facturas, las aprobaciones y los pagos. Adjunte los documentos originales y los registros justificativos directamente a las transacciones para facilitar su revisión y la preparación de auditorías.
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Consigue una mejor visión general de los pasivos y el flujo de caja
Realiza un seguimiento de los saldos pendientes, la antigüedad de las cuentas, los próximos pagos, los descuentos disponibles y las necesidades de tesorería a través de informes y paneles de control. Los responsables financieros obtienen una visión más clara de las salidas de efectivo y pueden tomar decisiones de pago más fundamentadas.
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Integrar la contabilidad de acreedores con el resto de la empresa
Vincula las facturas y los pagos de los proveedores con las compras, el inventario, los proyectos, los impuestos, la gestión de tesorería y el libro mayor. De este modo, se reducen los procesos inconexos y se facilita la armonización de los registros operativos y financieros.
Características importantes del software de Cuentas por Pagar
Procesamiento de Pagos a Proveedores
Evite pagar de más a los proveedores con un flujo de procesos que hace que los ajustes de débito abierto estén disponibles como una opción a seleccionar durante el procesamiento del pago. Exporte automáticamente los pagos a proveedores a través de la red ACH mediante los formatos de archivo NACHA o CPA-005 (Canadá). Permitir a los usuarios especificar cuentas para cada proveedor. Preparar pagos a proveedores en bloque en lugar de individualmente. Las organizaciones del Reino Unido pueden utilizar plug-ins de archivos para crear archivos de exportación de pagos para las instituciones bancarias BACS HSBC y Lloyds.
Múltiples cuentas de Cuentas por Pagar (AP) en el Libro Mayor
Vincule grupos de proveedores a cuentas específicas de Cuentas por Pagar (AP) en el Libro Mayor. Las cuentas predeterminadas pueden anularse durante el procesamiento de facturas o pagos. Acumatica compensa automáticamente la cuenta correcta cuando se aplica el pago.
Soporte multidivisa
Emita o acepte facturas en moneda extranjera. Utilice la automatización de cuentas por pagar para aplicar el tipo de cambio efectivo y realizar la conversión sin trabajo adicional para su personal. La triangulación de divisas y los cálculos de ganancias/pérdidas realizadas son automáticos. Las ganancias y pérdidas no realizadas se pueden calcular mediante un proceso de revaluación de saldos. Admite múltiples monedas base y consolida informes entre empresas con diferentes monedas base.
Documentos de Cuentas por Pagar Recurrentes
Cree facturas recurrentes estableciendo la frecuencia y el plazo de pago. Las facturas recurrentes aparecerán en la pantalla de procesamiento de transacciones recurrentes para su revisión, modificación y liberación.
Reembolsos a Proveedores
Procesar las devoluciones de los proveedores que se cargan en una cuenta de caja y se abonan en una cuenta de acreedores, y aplicar dichas devoluciones a los ajustes de débito o a los pagos anticipados.
Contabilidad de Caja
Adopta el método de contabilidad de caja, registrando los ingresos y los gastos en el momento en que se reciben o se efectúan los pagos, y no en el momento en que se contabilizan las operaciones.
IVA en las facturas de pago anticipado
Automatizar el cálculo y la declaración de impuestos, incluida la verificación de la zona fiscal en función de la dirección, para reducir la introducción manual de datos. Admite líneas mixtas, como líneas totalmente sujetas a impuestos y no sujetas a impuestos (o con un 100 % de impuestos) en un mismo documento cuando sea necesario.
Informes Fiscales Automatizados
Calcule automáticamente los impuestos y verifique las zonas fiscales por dirección para evitar la creación de múltiples zonas fiscales. Permita a los usuarios añadir líneas de impuestos al 100% y líneas imponibles en el mismo formulario.
Variación del precio de compra (VPP)
Supervise los costes de forma proactiva estableciendo tolerancias con notificaciones de aprobación automatizadas cuando el precio de compra real en las facturas de los proveedores se desvíe del precio previsto en la transacción de recepción de compra.
AP Aging Reports
Personalice sus categorías de antigüedad de Cuentas por Pagar y cree un conjunto completo de informes de antigüedad que incluyan el total pendiente, vencimientos, requisitos de efectivo y rendimiento de proveedores.
Informes 1099
Realizar un seguimiento de la actividad relacionada con los formularios 1099 de los proveedores designados y generar los informes necesarios. Ofrecer compatibilidad con la presentación de informes y la presentación electrónica de los formularios 1099-NEC y 1099-MISC, y permitir que varias sucursales cierren los períodos fiscales de forma independiente.
Canadiense T5018
Generar comprobantes T5018 para cumplir con el requisito de la Autoridad de Ingresos de Canadá (CRA) de informar sobre el total de pagos de contratos realizados a subcontratistas durante un año calendario o período fiscal.
Registro de auditoría
Mantenga un registro de auditoría completo de todas las transacciones. Los documentos no pueden ser eliminados ni cancelados. Corrija errores utilizando asientos de corrección o reversión. Las soluciones de cuentas por pagar de Acumatica capturan la ID del usuario que introdujo la transacción y del usuario que modificó el registro. Las notas y los documentos electrónicos de respaldo se pueden adjuntar directamente a las transacciones.
Seguridad de Cuentas de Proveedores
Controle el acceso dentro de su software de cuentas por pagar especificando qué personas y roles pueden ver y modificar la información y los saldos de las cuentas de proveedores. Restrinja la información confidencial de los proveedores.
Entrada automatizada de facturas AP
Utiliza un software de automatización de la contabilidad de proveedores para capturar facturas a partir de archivos PDF o archivos adjuntos de correo electrónico y convertirlas en documentos de contabilidad de proveedores. Facilita la captura de datos de las facturas mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para reducir la introducción manual de datos. Configura la asignación automática a los proveedores (por ejemplo, por la dirección de correo electrónico del proveedor) para agilizar la recepción y reducir el trabajo repetido.
Vista Previa de Facturas en Paneles Laterales
Visualiza las facturas y los documentos PDF relacionados en los paneles laterales mientras revisas o introduces operaciones de cuentas por pagar, de modo que los usuarios puedan comprobar los datos sin salir de la pantalla actual.
Cuentas por Pagar de Acumatica – Preguntas Frecuentes
¿Qué son las Cuentas por Pagar?
Acumatica Accounts Payable es una aplicación de gestión financiera integrada en Acumatica Cloud ERP. Ayuda a las empresas a registrar y tramitar las facturas de los proveedores, automatizar las aprobaciones, realizar un seguimiento de las obligaciones de pago, gestionar los pagos, supervisar las fechas de vencimiento y los descuentos, y mantener registros contables y de auditoría completos.
¿A quién va dirigido Acumatica Accounts Payable?
Acumatica Accounts Payable está diseñado para empresas en crecimiento y de tamaño medio que gestionan un volumen considerable de facturas, múltiples proveedores, requisitos de aprobación, pagos internacionales, varias entidades o procesos de compra complejos. Resulta especialmente útil para equipos de cuentas por pagar, controladores, contables y responsables financieros que desean que la actividad relacionada con las facturas y los pagos esté conectada directamente con su sistema ERP.
¿Cómo automatiza Acumatica la gestión de cuentas por pagar?
Acumatica puede importar facturas de proveedores desde archivos PDF y archivos adjuntos de correo electrónico, crear documentos de cuentas por pagar mediante la introducción de facturas asistida por IA y aprendizaje automático, adjuntar los documentos originales a la transacción, canalizar las facturas a través de flujos de trabajo de aprobación y preparar los pagos a proveedores de forma individual o por lotes. De este modo, los equipos financieros pueden supervisar los saldos pendientes, las fechas de vencimiento, los descuentos y las necesidades de tesorería.
¿Puede Acumatica ayudar a evitar errores en las facturas y los pagos?
Acumatica ayuda a mejorar la precisión mediante la aplicación de los valores predeterminados de los proveedores, las normas de aprobación, la configuración de cuentas y subcuentas, las condiciones de pago, las normas fiscales y las tolerancias en los precios de compra. Los usuarios pueden revisar las facturas junto con los registros correspondientes de la contabilidad de proveedores, identificar valores inusuales mediante la detección de anomalías y mantener un historial de auditoría completo de los cambios en las transacciones.
¿Cómo se integra el módulo de cuentas por pagar de Acumatica con el resto del ERP?
El módulo de Cuentas por Pagar de Acumatica integra las facturas y los pagos de los proveedores con las compras, el inventario, la gestión de tesorería, los impuestos, las divisas múltiples, la generación de informes y el libro mayor. Esto permite a los equipos financieros acceder a la información operativa y contable en un único sistema, en lugar de tener que transferir los datos de las facturas entre aplicaciones independientes.
Vea lo que dicen los clientes de Acumatica
