Wine Racks America abre las puertas al éxito sin límites con Acumatica

Desde kits de bodegas de vino «hazlo tú mismo» (DIY) hasta soluciones de almacenamiento de vino a medida en madera y metal, pasando por sistemas de refrigeración, Wine Racks America ofrece tanto a los aficionados al vino particulares como a los clientes comerciales todo lo que necesitan para almacenar, conservar y disfrutar de sus colecciones de vino. Esta empresa, con productos fabricados en EE. UU., lleva más de 20 años ayudando a sus clientes a hacer realidad sus ideas para bodegas de vino. Sin embargo, durante la mayor parte de su historia, su capacidad de crecimiento y expansión se vio limitada por su dependencia de sistemas inconexos y procesos manuales.

No era una forma sostenible de gestionar un negocio con éxito. Por eso, el equipo de Wine Racks America tomó la decisión de implantar Acumatica Manufacturing Edition y , al hacerlo, dio un nuevo impulso al negocio.

One-Stop-Shop Wine Racks America apuesta por la solución ERP «todo en uno» Acumatica

Según Christian Hancock, director general, el «almacenamiento de vino» cobró impulso en 2005, cuando Hollywood empezó a rodar películas sobre el vino. El creciente interés impulsó el negocio, por lo que Wine Racks America decidió dejar de encargar piezas prefabricadas y empezar a aserrar su propia madera en bruto para construir hermosas soluciones artesanales para bodegas.

La decisión de la empresa dio sus frutos, pero sus sistemas inconexos (entre ellos, QuickBooks) y sus procesos descoordinados planteaban auténticos retos. El responsable financiero, Nathan Cash, destaca uno de los principales.

«Nuestro personal de ventas introducía los pedidos en el back-end de WooCommerce», explica. «Esos pedidos llegaban luego desde ShipStation. Ese proceso planteaba muchos problemas, porque cuando recibíamos un pedido, si este incluía varios productos, la conexión se interrumpía por completo».

Además de las conexiones interrumpidas, las órdenes de fabricación se imprimían en papel y se repartían manualmente. Pero estos retos no eran más que la punta del iceberg en lo que respecta a las dificultades de Wine Racks America.

Por ejemplo, el equipo solo realizaba un recuento de existencias una vez al mes, y las cifras nunca cuadraban. Como todo se gestionaba mediante hojas de cálculo, obtener información —como las cifras de ventas de líneas de productos concretas— suponía, en palabras de Hancock, «un esfuerzo hercúleo». Y cambiar los precios en su página web era un proceso manual que llevaba tres meses.

«Todo estaba en programas diferentes», explica Jennifer Strieker, directora de Producción y Contabilidad, «era difícil saber en qué programa había que entrar para obtener determinados datos».

Y hablando de datos, Hancock afirma que no era posible acceder a ellos en QuickBooks. Además, QuickBooks requería actualizaciones periódicas. «Cuando eso ocurría, tardábamos semanas y semanas en volver a la normalidad. La falta de datos nos frustraba mucho».

Afortunadamente, el equipo de Wine Racks America logró convertir su frustración en satisfacción gracias a la ayuda de WAC Solution Partners, un proveedor nacional de software de gestión empresarial que recomendó a la empresa implementar Acumatica.

«Wine Racks America necesitaba urgentemente un proceso de fabricación sencillo para ponerse en marcha», afirma Gary Jensen, de WAC Solution Partners. «Acumatica les permitió resolver sus problemas iniciales, pero sabían que no tendrían que volver a cambiar de sistema cuando necesitaran implementar funcionalidades más complejas».

Aprovechar al máximo las ventajas de Acumatica

Gracias a la asistencia especializada de WAC Solution Partners, Wine Racks America implementó Acumatica y empezó a cosechar beneficios, muchos de ellos relacionados con su capacidad para integrarse con Shopify.

«Ha sido fantástico contar con la conexión directa entre Acumatica y la página web para sincronizar los artículos en stock y, a continuación, sincronizar los pedidos de nuestra página web directamente en Acumatica. No hace falta intervenir en absoluto», afirma Cash, mientras que Hancock señala que la integración entre Acumatica y Shopify les ha permitido añadir productos de forma rápida y sencilla.

El ERP para el sector manufacturero de Acumatica también ha ayudado a Wine Racks America:

• Consigue una visibilidad integral de toda la operación.
• Reducir los costes de mantenimiento de las existencias de madera en un 50 %, liberando así liquidez para otras operaciones.
• Se redujo el número de empleados del departamento de contabilidad necesarios para supervisar el proceso de pedidos de venta de tres a una persona y se eliminó el coste de contratar a un contable público externo para la gestión de los impuestos.
• Automatizar el proceso de cierre mensual, reduciendo el tiempo, el número de contables y el esfuerzo.
• Se cambió el modelo de producción de «fabricar para enviar» a un modelo de «producción bajo demanda», lo que supuso un ahorro de tiempo y esfuerzo.
• Reducir la plantilla necesaria para el equipo de montaje de estanterías.

¿Y recuerdas cuánto tiempo tardaba el equipo en actualizar la página web? Hancock afirma que eso ya no es así. Ahora, solo hace falta una persona (en lugar de cuatro) para realizar cualquier cambio. «Gracias a nuestra capacidad para subir rápidamente los aumentos de precios desde Acumatica a Shopify, podemos hacerlo en cuestión de minutos, mientras que antes se tardaban semanas y semanas en actualizar los precios».

De un número ilimitado de usuarios a un potencial de crecimiento ilimitado con Acumatica

El plan de Wine Racks America es seguir expandiéndose y, como cliente de Acumatica, está aprovechando las capacidades aparentemente ilimitadas del sistema ERP. Para Cash, esto supone hacer crecer el negocio sin tener que pagar más por contratar a más empleados. «No hay límite de usuarios».

Y para Hancock, la capacidad de Wine Racks America para gestionar sus datos en Acumatica está allanando el camino hacia un éxito continuado. «Tenemos un potencial de crecimiento ilimitado».

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