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La mayoría de los sistemas ERP basados en IA se diseñaron pensando en un usuario concreto. Proporcionan los análisis basados en IA que ese usuario ha solicitado, pero, en la mayoría de los casos, dicho usuario no actúa en función de la información que recibe. En su lugar, se la transmite a quienes sí lo hacen, lo que genera un retraso que merma la eficiencia y la productividad que la IA debería aportar.
En la quinta entrada de nuestro blog de la serie sobre liderazgo intelectual en IA, en la que exploramos los conceptos y términos que toda empresa debería conocer, se responde a la pregunta de para quién debe diseñarse un ERP basado en IA: ¿para quien solicita los datos o para quien actúa en función de ellos? Spoiler: debería ser para ambos.
ERP con IA: mismos datos, requisitos diferentes
¿A qué usuarios concretos se dirigen los sistemas ERP basados en IA? Al director financiero que revisa el cierre mensual, al responsable de control de gestión que examina los informes de excepciones y al responsable de operaciones que supervisa los paneles de control. Esto tiene sentido como punto de partida. Son estas personas las que solicitaron información sobre los resultados obtenidos por la IA.
Sin embargo, la visibilidad y la resolución tienen fines distintos y, en la mayoría de las organizaciones, la persona que detecta un problema y la que lo resuelve suelen ser dos personas diferentes. Piensa en cómo funciona realmente un equipo de cuentas por pagar cuando la IA detecta una factura duplicada o un pago que no coincide con la orden de compra.
La alerta llega al panel de control del responsable de cuentas por pagar. El responsable da seguimiento al asunto en una reunión o envía un mensaje. Para cuando llega al especialista en cuentas por pagar —que se encarga de tramitar las facturas y conoce el historial del proveedor—, el detalle concreto que activó la alerta ya se ha resumido, reenviado y despojado del contexto que habría permitido actuar de inmediato. El especialista abre el mismo sistema que la IA ya ha revisado y empieza de nuevo.
El «fixer» necesita algo distinto de lo que necesita el directivo.
Un directivo necesita un resumen: cuántas excepciones se han producido esta semana, qué proveedores están en alerta y cuál es el importe en riesgo. Un especialista necesita el registro específico, el historial pertinente y una vía clara para resolver el problema sin tener que salir de la pantalla en la que ya está trabajando. Se trata de interfaces diferentes, flujos de trabajo distintos y, a menudo, productos distintos, y la mayoría de los sistemas ERP basados en IA se diseñaron para responder a las preguntas del directivo.
Cuando se habla de la productividad de los sistemas ERP basados en IA, se suele hacer hincapié en lo que estos pueden detectar, pero la detección es solo el primer paso. En la mayoría de las organizaciones, la persona que identifica la información relevante y la que actúa en consecuencia rara vez son la misma. Cuando la IA detecta una anomalía, envía una alerta a los niveles superiores y espera a que una cadena de personas la transmita de vuelta a quien puede actuar, el ahorro de tiempo se esfuma en el traspaso de responsabilidades.
Las personas más cercanas al trabajo, aquellas cuyo rendimiento diario mejoraría realmente, son las últimas en notar los beneficios.
El ERP con IA que aporta valor a todos los usuarios
La solución ERP en la nube de Acumatica, impulsada por IA, está diseñada para dar servicio a ambos usuarios. Ya sea que la automatización mediante IA incorpore una recomendación en un flujo de trabajo o que la detección de anomalías señale un patrón inusual en una transacción, la intención es la misma: la persona encargada de actuar recibe el contexto específico que necesita para resolverlo, directamente en su entorno de trabajo. El asistente de IA de Acumatica amplía esa misma inteligencia al ámbito de la pantalla, poniendo la capacidad de lenguaje natural a disposición tanto de la persona que realiza el trabajo como de la que lo revisa.
La visibilidad y la capacidad de actuación cobran mayor valor cuando ambas están presentes, y Acumatica está diseñada para ofrecer ambas cosas. Dos organizaciones agrícolas de tamaño medio que se benefician de las capacidades de inteligencia artificial de Acumatica para proporcionar información en tiempo real tanto al directivo como al especialista son Karsten Group y American Meadows.
El director financiero de Karsten Group, Jeandre Van Der Linde, afirma que el acceso a los datos a través de Acumatica les ha ayudado a tomar decisiones con mayor rapidez, detectar tendencias y debatir temas clave con el equipo operativo, mientras que la directora de operaciones de « American Meadows», Kim Walker, señala que los flujos de trabajo inteligentes y personalizados de Acumatica han simplificado la gestión de riesgos y el aprovechamiento de oportunidades.
«La agricultura siempre ha requerido precisión —condiciones del suelo, previsiones de rendimiento, costes de los insumos—, pero las hojas de cálculo y los sistemas heredados han aislado los datos en silos y han ralentizado la toma de decisiones», afirma Jon Pollock, director de producto de Acumatica, en un reciente comunicado de prensa sobre IA. «Los resultados que nuestros clientes están obteniendo ahora con un ERP moderno basado en IA dejan claro que existe un camino mejor gracias a una infraestructura unificada y basada en la nube».
Cuando se lleva a cabo una evaluación de un sistema ERP, la pregunta clave es qué puede detectar el sistema y dónde se envían los resultados, además de lo fácil que resulta para la persona que los recibe hacer algo útil con ellos. La diferencia entre la alerta y la resolución es donde un ERP con IA aporta valor o lo pierde.
Para saber más sobre la importancia de elegir la solución adecuada que ofrezca capacidades prácticas de IA y funciones avanzadas de ERP, dedica unos minutos de tu tiempo a consultar la valiosa información que ofrece nuestro interesante seminario web, «Acumatica AI: Transformando el ERP para la era de los negocios inteligentes», y lee las entradas anteriores de nuestra serie, entre las que se incluyen «IA a tu medida: IA gestionada y configurable», «Por qué es importante la distinción entre IA y automatización para el ERP» y «¿IA integrada o IA añadida?». «Lo que toda empresa debería preguntarle a su proveedor de ERP» y «Por qué la IA diseñada para fines específicos supera a la IA horizontal».
Y no te pierdas nuestra próxima entrada del blog sobre IA transformadora: «La función de IA que cambia tu forma de trabajar no es la primera que pruebas».
